Personalcontrolling

Ein professionell umgesetztes Personalcontrolling ist nicht nur wichtig für die Personalarbeit im Unternehmen, sondern hat direkte Auswirkungen auf dessen Gesamterfolg. Im Kern geht es um die Planung und Steuerung aller relevanten personalwirtschaftlichen Prozesse. Was die wichtigsten Ziele, Aufgaben und Formen des Personalcontrollings sind und welche Instrumente für eine erfolgreiche Umsetzung zur Verfügung stehen, erfahren Sie hier.

Definition: Was ist Personalcontrolling?

Das Personalcontrolling, auch als Human Resource Controlling oder HR-Controlling bezeichnet, kann sowohl dem Unternehmens-Controlling als auch dem Personalmanagement zugeordnet werden. Innerhalb eines Unternehmens stellt es ein wichtiges Instrument für die Planung, Steuerung und Kontrolle personalwirtschaftlicher Prozesse und Ergebnisse dar.

Der Definition der Deutschen Gesellschaft für Personalführung (DGFP) zufolge, überwacht das Personalcontrolling das optimale Verhältnis von personalbezogenem Aufwand zu personalbezogenem Ertrag unter Berücksichtigung der derzeitigen und künftigen wirtschaftlichen Entwicklung im Unternehmen und in dessen Umfeld.

Als Grundlage für die Beobachtung und Anpassung sämtlicher Personalprojekte, -prozesse und -verfahren sammelt das Personalcontrolling alle relevanten personalbezogenen Daten und Kennzahlen eines Unternehmens. Diese Daten sind ebenfalls für das Personalmanagement grundlegend, um wichtige betriebliche Entscheidungen und Strategien zu entwickeln sowie die Personalarbeit besser planen zu können.

Wie funktioniert Human Resource Controlling?

Das Personalcontrolling bezieht sich auf zwei Gegenstandsbereiche. Zum einen umfasst es die Personalarbeit und alle damit einhergehenden personalbezogenen Prozesse, Verfahren und Projekte sowie Aufgaben der Personalabteilung, von der Personalplanung bis zum Recruiting. Zum anderen bezieht es sich auf das Personal selbst, das heißt die Mitarbeiter des Unternehmens, ihre Funktionen und Einsatzorte oder ihre soziodemografische Zusammensetzung. Vor diesem Hintergrund wird das Personalcontrolling in unterschiedliche Formen unterteilt.

• quantitatives Personalcontrolling
• qualitatives Personalcontrolling
• strategisches Personalcontrolling
• operatives Personalcontrolling

Während das quantitative Personalcontrolling direkt messbare Daten, wie zum Beispiel die Mitarbeiterzahl oder die Personalkosten umfasst, geht es beim qualitativen Personalcontrolling um nur schwer objektiv nachvollziehbare Faktoren, die nicht unmittelbar messbar sind. Um Informationen über die Mitarbeiterbindung, -zufriedenheit und -motivation oder das Führungsverhalten des Managements zu erhalten, ziehen Personalcontroller bestimmte Indikatoren als Hilfsmittel hinzu, wie etwa Krankenstände oder Mitarbeiterumfragen. Beim strategischen Personalcontrolling geht es um die langfristige Betrachtung der Mitarbeiter als Humankapital, die Entwicklung von langfristigen Strategien und Zielen bezogen auf personalwirtschaftliche Prozessen sowie die Planung, Steuerung und Kontrolle der Erfolgspotenziale des Unternehmens. Das operative Controlling umfasst hingegen das Vorgehen, um diese Ziele zu erreichen. Im Mittelpunkt stehen Chancen, Risiken, Trends bei der Planung und Kontrolle sowie die Abwägung von Kosten und Nutzen in Hinblick auf die Effizienz des Personaleinsatzes, der Personalentwicklung sowie der gesamten Personalarbeit.

Das sind die Ziele des HR-Controllings

Die Ziele des Personalcontrollings unterscheiden sich je nach Unternehmen und sind den jeweiligen Unternehmens- und Personalwirtschaftszielen untergeordnet. Zu den wichtigsten Zielen im HR-Controlling zählen unter anderem:

• Information
• Koordination
• Planung
• Kontrolle
• Steuerung

Information: Das Personalcontrolling stellt für das Management relevante Informationen über Personalprozesse bereit und bereitet auf diese Weise wichtige strategische Entscheidungen vor und macht diese transparent. Das betrifft etwa die Kosten der Personalarbeit oder die Beschreibung von Personalprozessen durch die Erhebung von relevanten Kennzahlen. Darüber sorgt es dafür, dass die Informationen allen Abteilungen im gesamten Unternehmen zur Verfügung stehen.

Koordination: Das Personalcontrolling übernimmt ebenfalls eine Koordinations- und Integrationsfunktion der Personalarbeit, etwa bezüglich der Abstimmung mit anderen Teilbereichen im Unternehmen, zum Beispiel bei der Personalplanung und der Koordination der Personalkapazitäten.

Planung: Anhand von Planungssystemen können Personalcontroller die Auswirkungen von neuen Entwicklungen und Trends einschätzen, Chancen und Risiken identifizieren und so nicht nur Probleme frühzeitig erkennen, sondern auch geeignete Maßnahmen ergreifen.

Kontrolle: Das HR-Controlling arbeitet umfassende Kontrollsysteme aus und überwacht die Entwicklung relevanter Kennzahlen und Werte, um abschätzen zu können, wie die jeweiligen personalbezogenen Prozesse, Projekte und Maßnahmen dazu beitragen, die Unternehmensziele zu erreichen.

Steuerung: Nicht geht es beim Personalcontrolling um die Steuerung des Unternehmens und die Frage, inwieweit das Personalwesen zum Unternehmenserfolg und dem Erreichen der jeweiligen Unternehmensziele beiträgt.

Aufgabenbereiche im Personalcontrolling

Die Ziele stellen zwar zugleich die Aufgaben des HR-Controllings dar. Letztere lassen sich jedoch in drei Bereiche unterteilen:

• Effektivitätscontrolling
• Effizienzcontrolling
• Kostencontrolling

Das Effektivitätscontrolling untersucht, wie sich die Personalarbeit auf den Gesamterfolg des Unternehmens auswirkt und wertet in diesem Zusammenhang relevante Kennzahlen, wie zum Beispiel die Fluktuationsrate, Abwesenheitszeiten oder die Ergebnisse von Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit im Unternehmen aus.

Das Effizienzcontrolling, das auch als Wirtschaftlichkeitscontrolling bezeichnet wird, überwacht den Einsatz von Ressourcen im Personalwesen im Verhältnis zum Unternehmensergebnis. Dazu gehört etwa die Auswertung und Identifizierung der effektivsten Wege zur Personalbeschaffung bei der internen oder externen Stellenbesetzung. Das Kostencontrolling ist für die Budget-Planung im gesamten Personalbereich verantwortlich und achtet darauf, dass der veranschlagte Finanzrahmen nicht überschritten wird.

Welche Instrumente stehen Personalcontrollern zur Verfügung?

Im Personalcontrolling gibt es eine Vielzahl von Instrumenten, mit denen Controller die genannten Ziele und Aufgaben umsetzen können. Eines der wichtigsten Instrumente sind Personalkennzahlen für die erfolgreiche Steuerung im Personalbereich. Sie geben einen Überblick über die jeweilige personalbezogene Situation im Unternehmen und bilden die Grundlage, um frühzeitig die richtigen Entscheidungen zu treffen. Zu den relevanten Kennzahlen im Personalcontrolling zählen:

• Altersgruppen der Mitarbeiter
• Durchschnittsdauer der Unternehmenszugehörigkeit
• Fluktuationsrate
• Frauenanteil
• Gesamtvergütungsentwicklung
• Krankheitsquote
• Mitarbeiterproduktivität
• Mitarbeitermotivation
• Soll- und Netto-Personalbedarf
• Personalbestand
• Personalbeschaffungskosten
• Überstundenquote

Vergleiche und Benchmarks dienen dazu, die Kennzahlen intern mit anderen Abteilungen bzw. Standorten oder extern mit anderen Unternehmen zu vergleichen. Hierbei gibt es Soll-Ist- (Planabweichungskontrolle), Ist-Ist- (Zeitvergleichskontrolle), Ist-Wird- (Prämissenkontrolle) und Wird-Ist-Vergleiche (Prognosenkontrolle). Auch Zeitreihen können für Vergleiche herangezogen werden und Trends erkennbar machen. Mit einer Human Resource Scorecard können Ziele und Key Performance Indicators (KPI) definiert und eine Strategie entwickelt werden. Während Mitarbeiterbefragungen ein geeignetes Instrument sind, um Stärken und Schwächen des Unternehmens zu identifizieren, dient die SWOT-Analyse dazu, Stärken, Schwächen, Risiken und Chancen für den eigenen Betrieb im Vergleich zu Konkurrenzunternehmen zu ermitteln. Bei einer geschäftlichen Abwicklung ist Human Resource Due Diligence ein geeignetes Instrument, um Personalressourcen zu analysieren, prüfen und bewerten.