Personalcontrolling
Personalcontrolling plant, steuert und kontrolliert alle personalwirtschaftlichen Prozesse eines Unternehmens anhand von Daten und Kennzahlen. Es liefert Geschäftsführung, HR und Führungskräften eine belastbare Grundlage für Entscheidungen zu Personalkosten, Fluktuation und Recruiting, anstatt sich auf Bauchgefühl oder unvollständige Excel-Listen zu verlassen.
Was ist Personalcontrolling?
Personalcontrolling ist die Anwendung des Controlling-Gedankens auf die Planung, Steuerung und Kontrolle aller personalwirtschaftlichen Prozesse und Ergebnisse eines Unternehmens. Es lässt sich sowohl dem Unternehmens-Controlling als auch dem Personalmanagement zuordnen und bildet für Letzteres die Datengrundlage.
Wie bereitet Personalcontrolling Daten für Entscheidungen auf?
Die Deutsche Gesellschaft für Personalführung (DGFP) beschreibt damit die Überwachung des optimalen Verhältnisses von personalbezogenem Aufwand zu personalbezogenem Ertrag. Das Personalcontrolling sammelt dafür systematisch alle relevanten Personaldaten und Kennzahlen und bereitet sie für Entscheidungsträger auf. Personalcontrolling ist damit untrennbar mit dem gesamten Bereich Human Resources verbunden.
Die vier Formen des Personalcontrollings
Personalcontrolling lässt sich nach der Art der Daten und dem Planungshorizont in jeweils zwei Formen unterteilen:
- Quantitatives Personalcontrolling erfasst direkt messbare Daten wie die Mitarbeiterzahl oder die Personalkosten.
- Qualitatives Personalcontrolling arbeitet mit schwer objektivierbaren Faktoren wie Mitarbeiterbindung, -zufriedenheit oder Führungsverhalten. Es erfasst diese beispielsweise durch Mitarbeiterbefragungen oder strukturierte Feedbackgespräche.
- Strategisches Personalcontrolling betrachtet die langfristige Personalentwicklung und entwickelt Ziele für personalwirtschaftliche Prozesse, etwa zur Sicherung von Fachkräften in den kommenden Jahren.
- Operatives Personalcontrolling unterstützt die kurzfristige Personalplanung und überwacht dabei Kosten und Nutzen des Personaleinsatzes.
Welche Vorteile hat Personalcontrolling für Ihr Unternehmen?
Personalcontrolling ergänzt Erfahrungswerte durch belastbare Zahlen und zeigt Geschäftsführung und Führungskräften, welche Ergebnisse personalwirtschaftliche Maßnahmen erzielen.
Steigt die Fluktuationsrate in einer Abteilung über den Branchendurchschnitt, kann die Personalabteilung die Ursachen untersuchen und gezielte Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung einleiten. Schlüsselt eine Führungskraft die Personalkosten nach Abteilungen auf, erkennt sie, wo Überstunden oder Krankheitsausfälle das Budget belasten.
Auch gegenüber der Geschäftsführung kann eine HR-Abteilung Entscheidungen mit klaren Kennzahlen begründen. Personalkostenquote, Fluktuationsrate und Time-to-Hire lassen sich im Zeitverlauf vergleichen und mit Unternehmenszielen verknüpfen, sodass das Management die Entwicklung der Personalarbeit nachvollziehen kann.
Was sind die Ziele des Personalcontrollings?
Die Ziele des Personalcontrollings sind Information, Koordination, Planung, Kontrolle und Steuerung, wobei sich die konkrete Gewichtung nach den Unternehmens- und Personalwirtschaftszielen richtet.
- Information: Personalcontrolling versorgt das Management mit belastbaren Daten zu Personalkosten und Personalprozessen und stellt berechtigten Abteilungen die jeweils erforderlichen Informationen zur Verfügung.
- Koordination: Personalplanung, Recruiting und Personalentwicklung stimmt das Personalcontrolling aufeinander ab, damit Kapazitäten nicht an der falschen Stelle fehlen.
- Planung: Anhand von Trends und Entwicklungen schätzt das Personalcontrolling künftige Chancen und Risiken ein und identifiziert Probleme, bevor sie das Budget belasten.
- Kontrolle: Kontrollsysteme überwachen die Entwicklung zentraler Kennzahlen und zeigen, ob Maßnahmen zur Zielerreichung beitragen.
- Steuerung: Das Personalwesen richtet seinen Beitrag konsequent an den übergeordneten Unternehmenszielen aus, etwa bei Umsatzwachstum oder Kostensenkung.
Welche Aufgaben hat das Personalcontrolling?
Die Aufgaben des Personalcontrollings lassen sich in Effektivitätscontrolling, Effizienzcontrolling und Kostencontrolling einteilen, auch wenn sie inhaltlich eng mit den Zielen zusammenhängen.
- Effektivitätscontrolling untersucht, inwieweit die Personalarbeit ihre festgelegten Ziele erreicht und zum Unternehmensergebnis beiträgt. Kennzahlen wie die Fluktuationsrate, Abwesenheitszeiten oder die Ergebnisse von Mitarbeiterbefragungen liefern dafür wichtige Anhaltspunkte.
- Effizienzcontrolling, auch Wirtschaftlichkeitscontrolling genannt, überwacht den Ressourceneinsatz im Personalwesen im Verhältnis zum Ergebnis. Dazu lässt sich beispielsweise auswerten, wie viele Bewerbungen, Vorstellungsgespräche und Einstellungen die Personalbeschaffung im Verhältnis zu ihrem Zeit- und Kostenaufwand erzielt.
- Kostencontrolling unterstützt die Budgetplanung im gesamten Personalbereich, überwacht die tatsächlichen Kosten und macht Abweichungen vom veranschlagten Finanzrahmen sichtbar.
Welche Kennzahlen sind im Personalcontrolling wichtig?
Im Personalcontrolling werden quantitative Kennzahlen und qualitative Faktoren gemeinsam betrachtet. Quantitative Kennzahlen sind direkt messbar, etwa die Anzahl der Mitarbeitenden, die Personalkosten oder die Fluktuationsrate.
Qualitative Faktoren wie Mitarbeiterzufriedenheit, Führungsverhalten oder Betriebsklima lassen sich dagegen nur indirekt erfassen, beispielsweise über Mitarbeiterbefragungen oder strukturierte Feedbackgespräche.
Die folgende Tabelle zeigt ausgewählte quantitative Kennzahlen, die sich regelmäßig auswerten lassen.
| Kategorie | Kennzahl | Aussage |
|---|---|---|
| Personalkosten | Personalkostenquote | Anteil der Personalkosten am Gesamtumsatz |
| Recruiting | Time-to-Hire | Dauer vom Eintritt der eingestellten Person in den Bewerbungsprozess bis zur Annahme des Stellenangebots |
| Recruiting | Cost-per-Hire | Kosten pro Neueinstellung inklusive Jobbörsen und Aufwand der Recruiter |
| Bindung | Fluktuationsrate | Anteil der Mitarbeitenden, die das Unternehmen in einem Zeitraum verlassen |
| Abwesenheit | Krankheitsquote | Anteil krankheitsbedingter Fehlzeiten an der Sollarbeitszeit |
| Kapazität | FTE (Vollzeitäquivalent) | Umrechnung von Teilzeit- und Vollzeitstellen auf Vollzeitstellen |
| Entwicklung | Weiterbildungskosten pro Mitarbeitendem | Investition in Qualifizierung im Verhältnis zur Belegschaftsgröße |
Einzelne Kennzahlen sagen wenig aus, wenn Führungskräfte sie isoliert betrachten. Erst im Vergleich zu Vorperioden, zu anderen Abteilungen oder zu Branchenwerten zeigen sie, ob eine Entwicklung normal verläuft oder Gegensteuern nötig ist. Für den Vergleich zwischen Standorten oder mit anderen Unternehmen eignet sich Benchmarking.
Für die strategische Steuerung verknüpfen einige Unternehmen ihre Personalkennzahlen zusätzlich mit OKR, um Kennzahlen direkt an übergeordnete Unternehmensziele zu koppeln.
Welche Instrumente stehen im Personalcontrolling zur Verfügung?
Zu den wichtigsten Instrumenten im laufenden Personalcontrolling zählen Soll-Ist-Vergleiche, Zeitreihenanalysen, die HR-Scorecard und Mitarbeiterbefragungen.
Vergleiche stellen Soll- und Ist-Werte oder verschiedene Zeiträume gegenüber, um Abweichungen und Trends sichtbar zu machen. Die Human Resource Scorecard verknüpft zentrale Unternehmensziele mit passenden Personalkennzahlen und macht damit den Beitrag von HR zur Gesamtstrategie sichtbar.
Mitarbeiterbefragungen liefern qualitative Daten zu Zufriedenheit, Führung und Kommunikation. Bei Unternehmenstransaktionen ergänzen HR-Due-Diligence-Analysen diese Instrumente durch eine gezielte Prüfung personalbezogener Chancen und Risiken.
Wie unterstützt eine HR-Software die Auswertung von Personalkennzahlen?
Eine HR-Software kann Personalstammdaten, Zeitwirtschaft und Recruiting-Daten aus angebundenen Modulen zusammenführen. Auf dieser Grundlage lassen sich verfügbare Personalkennzahlen auswerten, ohne die Daten für jeden Bericht manuell aus mehreren Excel-Tabellen zusammenzutragen.
Warum bremsen verstreute Daten die Auswertung aus?
Ohne eine gemeinsame Datenbasis pflegen HR und Fachabteilungen ihre Zahlen häufig in unterschiedlichen Tabellen und Systemen. Das kostet Zeit bei jeder Auswertung und führt dazu, dass Geschäftsführung und Personalabteilung teilweise mit unterschiedlichen Zahlen argumentieren.
Welche Personalkennzahlen lassen sich mit Rexx Systems auswerten?
Rexx Systems bietet mit dem HR Data Warehouse Auswertungen zu Personalkennzahlen wie Fluktuationsrate und Personalbestand. Im Recruiting-Dashboard lassen sich Kennzahlen wie Time-to-Hire und Cost-per-Hire anzeigen. Welche Auswertungen verfügbar sind und wie aktuell die Daten vorliegen, hängt von den eingesetzten Modulen, eingerichteten Schnittstellen und verfügbaren Daten ab.
Der Wechsel von einzelnen Tabellen zu einer zentralen Plattform kann die Erstellung von Personalberichten beschleunigen. Wie schnell die benötigten Kennzahlen vorliegen, hängt von der Datenqualität, der Konfiguration und den angebundenen Systemen ab.
Personalcontrolling mit Rexx Systems im Alltag verankern
Für den Einstieg ins Personalcontrolling reichen wenige Kennzahlen, die auf die Unternehmensziele abgestimmt sind. Legen Sie einheitliche Berechnungsgrundlagen, verlässliche Datenquellen und feste Auswertungsintervalle fest. Rexx Systems unterstützt Sie dabei, die verfügbaren Personaldaten zentral auszuwerten und Entwicklungen im Zeitverlauf nachzuvollziehen.
Holen Sie sich Ihre Personalkennzahlen auf einen Blick
Rexx Systems unterstützt Sie dabei, Kennzahlen wie Fluktuationsrate und Time-to-Hire auszuwerten. Erfahren Sie in einer Demo, welche Auswertungen Ihnen mit den passenden Modulen zur Verfügung stehen.
Personalcontrolling – Häufige Fragen & Antworten
Wer ist im Unternehmen für das Personalcontrolling zuständig?
In kleineren Unternehmen übernehmen HR-Generalisten das Personalcontrolling zusätzlich zu ihren übrigen Aufgaben. Ab einer bestimmten Unternehmensgröße etabliert sich häufig eine eigene Stelle als Personalcontroller oder HR-Controller, die eng mit der Finanzabteilung und der Geschäftsführung zusammenarbeitet.
Wie oft sollte ein Unternehmen Personalkennzahlen auswerten?
Operative Kennzahlen wie Krankheitsquote oder Überstunden lohnen sich in einem monatlichen Rhythmus, da sie kurzfristige Entwicklungen sichtbar machen. Strategische Kennzahlen wie die Altersstruktur der Belegschaft reichen in der Regel als quartalsweise oder jährliche Auswertung.
Welche Fehler passieren beim Einstieg ins Personalcontrolling am häufigsten?
Viele Unternehmen erfassen von Beginn an zu viele Kennzahlen, ohne vorher zu klären, welche Entscheidung eine einzelne Kennzahl überhaupt unterstützen soll. Ein zweiter häufiger Fehler ist eine inkonsistente Datenbasis, etwa wenn Zeiterfassung und Personalstammdaten in getrennten Systemen ohne Schnittstelle gepflegt werden.
Wie unterstützt Rexx Systems Unternehmen beim Personalcontrolling?
Rexx Systems bietet je nach eingesetzten Modulen Auswertungen zu Personalkennzahlen wie Fluktuationsrate und Time-to-Hire. Über die optionale DATEV-Schnittstelle lassen sich außerdem Stammdaten und lohnrelevante Daten an DATEV übertragen sowie Abrechnungsergebnisse zurück in die HR-Software übernehmen.
Für welche Unternehmensgrößen eignet sich die HR-Software von Rexx Systems?
Rexx Systems richtet sich laut Anbieter an Unternehmen mit 150 bis 50.000 Mitarbeitenden. Dank des modularen Aufbaus können mittelständische Unternehmen und große Konzerne die benötigten Funktionen entsprechend ihren Anforderungen zusammenstellen.
Braucht jedes Unternehmen ein strategisches Personalcontrolling?
Nein, nicht jedes Unternehmen braucht einen eigenen Bereich oder ein formalisiertes System für strategisches Personalcontrolling. Ein strategischer Blick auf die Personalarbeit ist jedoch auch für kleinere Unternehmen sinnvoll, etwa wenn mehrere Renteneintritte oder ein veränderter Fachkräftebedarf absehbar sind. Der Umfang hängt von Größe und Komplexität ab.
