Die künstliche Intelligenz (KI) an sich ist nichts Neues. George Orwell hätte sich damals wohl kaum träumen lassen, dass sich seine Geschichte „1984“ irgendwann bewahrheiten könnte. Auch wenn wir von der Machtübernahme durch die KI hoffentlich noch weit entfernt sind, hat sich einiges getan. Und spätestens seit der freien Zugänglichkeit des Chatbots ChatGPT wurden im vergangenen halben Jahr viele Anwendungsmöglichkeiten entdeckt – auch im HR-Bereich. Experten gehen davon aus, dass die KI disruptive Veränderungen für die Personalarbeit bedeuten könnte. Doch bis dahin wird noch einiges an Kopf- und Entwicklungsarbeit nötig sein.
Was ist ChatGPT?
ChatGPT steht für „Chat Generative Pretrained Transformer“. Es handelt sich dabei um ein Deep-Learning-System. Dieses füttert der Entwickler mit Daten und „trainiert“ es damit. Dadurch entwickelt es sich selbstständig und kann seine Möglichkeiten zunehmend erweitern, je mehr Daten es erhält. ChatGPT ist sprach- und textbasiert und kann Sprache aufnehmen und auch wieder ausgeben. Diese Form der KI kann beispielsweise:
- nach Vorgabe Texte erstellen
- Texte analysieren oder zusammenfassen
- Texte umschreiben
- Rezepte vorschlagen und daraus eine Einkaufsliste erstellen
- Ideencluster und Themensammlungen anlegen
- Programmiercode erstellen
- Texte übersetzen
- Stil, Stimmung und Tonalität eines Textes analysieren und nachahmen
Typisch für ChatGPT ist das Dialogformat: Der Nutzer kann mit der Maschine kommunizieren und erhält interaktive Antworten. Seit Dezember 2022 ist die aktuelle Version ChatGPT-3,5 frei verfügbar und kann kostenlos getestet werden. Die KI arbeitet hier mit gigantischen Datenmengen, die 45 Terabyte entsprechen. Dabei werden die Informationen ähnlich miteinander verknüpft wie im menschlichen Hirn. So kann die künstliche Intelligenz Schlussfolgerungen ziehen und Informationen zu einzigartigen Texten zusammenstellen.
Hinweis: Da das Thema seit der Veröffentlichung von ChatGPT stark an Zulauf gewonnen hat, setzen viele den Dienst als stellvertretend für KI gleich. Tatsächlich gibt es jedoch eine Vielzahl künstlicher Intelligenzen – und ChatGPT ist lediglich eine von vielen.
Texterstellung im HR-Bereich per ChatGPT: so einfach geht’s
Zuallererst denkt man bei ChatGPT natürlich an die Erstellung von Texten. Und bereits dafür gibt es eine Vielzahl von Einsatzmöglichkeiten. Mögliche Anforderungen an den Chatbot könnten etwa sein:
- „Schreib mir eine Stellenbeschreibung für einen HR-Leiter mit je fünf Muss- und Kann-Anforderungen. Gefordert werden mehrere Jahre Berufserfahrung und ein Master-Hochschulabschluss.“
- „Erstelle ein Arbeitszeugnis für einen Staplerfahrer mit der Gesamtnote 2.“
- „Verfasse eine Kündigung/Abmahnung wegen mehrfachen Zuspätkommens zum 31. Juli 2023.“
- „Schreibe eine Absage an einen Bewerber, der sich auf die Stelle des Marketing-Managers beworben hat.“
- „Schreibe einen Arbeitsvertrag für einen Social-Media-Manager mit Informationen zu Versetzungen, Gehalt, Urlaubsanspruch, Kündigungsfristen und Krankheit.“
- „Erstelle eine Betriebsvereinbarung zum Umgang mit Raucherpausen im Unternehmen. Gib vor, dass für Raucherpausen die Arbeitszeit unterbrochen werden muss und die vorgegebenen Plätze aufzusuchen sind.“
Je genauer die Vorgaben sind, desto spezifischer sind die Ergebnisse. Allgemeiner formulierte Anfragen ergeben eher generische Texte. In jedem Fall müssen die Ergebnisse auf ihre Richtigkeit kontrolliert, mit persönlichen Daten angereichert und gegebenenfalls noch überarbeitet werden. Um ein erstes Grundgerüst für eine Aufgabe zu bekommen, sind sie jedoch sehr hilfreich.
Welche Einsatzmöglichkeiten von ChatGPT in der Personalarbeit
Neben der gezielten Erstellung von Texten, die der Personalverantwortliche bislang von Hand oder mittels Vorlagen selbst erzeugen musste, gibt es eine Vielzahl weiterer Einsatzbereiche. So kann die KI die Arbeit im HR-Bereich vereinfachen und zeitraubende Routine beseitigen:
- Kommunikation mit Bewerbern: Arbeitgeber können auf der Basis von ChatGPT einen Chatbot anbieten, der Fragen schnell und effizient beantwortet. Dies entlastet das Recruiting von der Beantwortung häufig wiederkehrender Fragen und optimiert die Candidate-Experience.
- Unterstützung beim Onboarding: Die KI kann Bewerbern automatisiert Informationen zukommen lassen, die sie im Rahmen des Onboardings unterstützen, und so der Einarbeitung einen festen Rahmen geben.
- Betreuung der Mitarbeitenden: Auch intern lohnt sich der Einsatz von ChatGPT als Chatbot. Mitarbeiter können durch ihr „Gespräch“ mit der KI Urlaubsanträge stellen, sich passende Schulungen zu ihren Skills heraussuchen lassen, fehlende Stundeneinträge nachreichen oder allgemeine Fragen beantworten lassen.
- Talentmanagement: Im Talentmanagement kann ChatGPT automatisiert Vorschläge für Mitarbeiter mit zu einer Herausforderung passenden Skills machen.
ChatGPT könnte mit entsprechenden Weiterentwicklungen eine gute Ergänzung zu modernen Softwarelösungen im HR-Bereich sein und deren Funktionen erweitern. Schon heute ermöglicht etwa die Talent Management Software von rexx systems die automatisierte Identifikation von Talenten, die Vor- und Nachbereitung von Mitarbeitergesprächen und Verwaltung von Skills im Unternehmen. Die künstliche Intelligenz könnte die bereits vorhandenen Funktionen auf ein neues Level der Unterstützung heben.
Unerlässlich: Risiken beim Einsatz von ChatGPT minimieren
Die Nutzung von ChatGPT bringt unweigerlich Risiken mit sich. Zu den wichtigsten gehören:
- Datenschutz: Lassen Sie beispielsweise ein Arbeitszeugnis mit Mitarbeiterdaten erstellen, nutzt die künstliche Intelligenz die eingegebenen Daten zum Training. Es könnte passieren, dass die personenbezogenen Daten in anderen Anwendungsfällen wieder ausgegeben werden. Dies könnte den Datenschutz aushebeln.
- Umgang mit Betriebsgeheimnissen: Dieselbe Gefahr besteht im Hinblick auf Betriebsgeheimnisse, wenn diese für die Erstellung von Texten in die Datenbank der KI gespeist werden.
- Fehlende Aktualität: Die Datenbestände, mit denen die aktuelle Version der ChatGPT trainiert wurde, stammen von Ende 2021. Es könnten somit für die Erstellung von Texten veraltete Daten verwendet werden.
- Fehleranfälligkeit: Die KI kann lediglich vorhandene Daten in einen Kontext setzen und daraus einen Text formulieren. Sie ist nicht in der Lage zu überprüfen, ob die wiedergegebenen Informationen tatsächlich korrekt sind.
Um diese Risiken zu minimieren, sollten im Unternehmen Regeln für den Umgang mit ChatGPT geschaffen werden. Darf die Technologie eingesetzt werden, und wenn ja, wofür? Die Mitarbeiter sollten über die Gefahren informiert und auf die richtige Verwendung geschult werden. Entscheidend ist die Erkenntnis, dass die generierten
Antworten stets auf ihre Richtigkeit und Eignung zu überprüfen und gegebenenfalls zu überarbeiten sind.
Gehen die Mitarbeitenden richtig mit ChatGPT um, ermöglicht die KI im HR-Bereich fantastische Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung und Einsparung von Ressourcen. Dies erfordert jedoch einen verantwortungsvollen Umgang mit der Technologie. Mit Spannung bleibt abzuwarten, welche Neuerungen das bereits ausgerollte GPT-4 mit sich bringen wird. Kostenlos kann das Tool bislang nicht getestet werden.
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