Die eAU kommt: Wie sich Arbeitgeber jetzt vorbereiten können

Bereits im Oktober 2019 entschied der Bundestag positiv über die Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, kurz eAU. Seitdem ist viel passiert und der Umstellungsprozess zur Verringerung der Bürokratie in der Wirtschaft und im Gesundheitswesen ist in Gang gekommen. Doch noch mahlen die Mühlen langsam.

Schon mehrfach verschoben: Wann kommt die elektronische AU?

Ursprünglich plante die Bundesregierung, die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bereits ab Januar 2021 einzuführen. Doch die deutschen Arztpraxen und Krankenhäuser waren noch nicht so weit – nicht zuletzt eine Folge der Herausforderungen der COVID-19-Pandemie, aber auch der mangelhaften technischen Infrastruktur. Im Rahmen einer Übergangsregelung wurde der Start auf 1. Oktober 2021 verlegt. Und auch der Plan, ab 1. Januar 2022 dann aber wirklich alles elektronisch abzuwickeln, ist gescheitert.

Immerhin: Seit dem 1. Januar 2022 sind alle Vertragsärzte und -zahnärzte verpflichtet, die Arbeitsunfähigkeitsdaten elektronisch zu übermitteln. Doch noch konnten nicht alle Arztpraxen die technischen Erfordernisse erfolgreich umsetzen. Sie dürfen deshalb übergangsweise bis Ende 2022 weiterhin die bislang üblichen Papiervordrucke ausfüllen. Ob die Patienten aktuell noch eine Kopie ihrer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bei der Krankenkasse einreichen müssen, hängt davon ab, ob ihre Arztpraxis bereits am eAU-Verfahren teilnimmt.

Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung: Was sich für Arbeitgeber und Arbeitnehmer ändert

Die Arbeitgeber sind erst ab dem 1. Januar 2023 verpflichtet, die elektronischen Arbeitsunfähigkeitsdaten bei der Krankenkasse abzurufen. Deshalb müssen die Versicherten bislang noch die AU-Bescheinigung bei ihrem Arbeitgeber in Papierform vorlegen. Zum 1. Januar 2022 ist das Pilotverfahren für Arbeitgeber gestartet. Sie können, wenn sie die Voraussetzungen dafür bereits erfüllen, schon jetzt die elektronischen Arbeitsunfähigkeitsdaten abrufen. Dieser Abruf erfolgt über eine gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung.

Ganz werden die (Zahn-)Arztpraxen den „gelben Schein“ jedoch vorerst nicht los. Denn die Versicherten sollen auch weiterhin einen Papierausdruck erhalten, um im Fall von Streitigkeiten einen Nachweis für ihre Arbeitsunfähigkeit zu besitzen. Diesen müssen Arbeitnehmer aber ab 2023 weder bei der Krankenkasse noch beim Arbeitgeber vorlegen.

Wie sich Arbeitgeber jetzt auf die Umsetzung der eAU vorbereiten können

Auch wenn für Arbeitgeber aktuell noch nicht die Verpflichtung zum elektronischen Abruf der AU-Daten besteht, sollten sie sich jetzt vorbereiten. Nur so schaffen sie rechtzeitig die nötigen technischen Voraussetzungen, die für die Teilnahme am eAU-Verfahren erforderlich sind. Dafür sollten sie einige Punkte wissen.

1) System für den Abruf

Für die Teilnahme am Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsdaten bei den Krankenkassen müssen Arbeitgeber zunächst die technische Basis schaffen. Hierfür benötigen sie geeignete Software:

eine systemgeprüfte Software
eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe wie das kostenfrei zur Verfügung gestellte sv.net
ein systemuntersuchtes Zeiterfassungssystem

Um den Abruf technisch zu ermöglichen, wurde die neue Verfahrenskennung „EAS“ geschaffen. Über diese werden alle Statusanfragen im eAU-Verfahren durch die GKV-Kommunikationsserver übermittelt, ebenso wie die zugehörigen Rückmeldungen seitens der Krankenkasse.

2) Berechtigung zum Abruf

Arbeitgeber dürfen die Arbeitsunfähigkeitsdaten eines Arbeitnehmers nur dann abrufen, wenn sie dazu berechtigt sind. Hierfür müssen sie zwei Voraussetzungen erfüllen:

Arbeitsverhältnis: In dem Zeitraum, für den eine Anfrage gestellt wird, muss mit dem Versicherten ein Arbeitsverhältnis bestanden haben.
Mitteilung: Der Abruf ist nur zulässig, wenn der Arbeitnehmer das Vorliegen einer Arbeitsunfähigkeit und deren Dauer mitgeteilt hat.

Dies bedeutet im Umkehrschluss: Der Arbeitgeber darf nicht pauschal täglich die AU-Daten all seiner Arbeitnehmer abrufen.

3) Grenzen des eAU-Verfahrens

Das eAU-Verfahren kann weder jetzt noch in Zukunft alle Sonderfälle abdecken. Nicht ohne Weiteres möglich ist etwa der Abruf von Arbeitsunfähigkeitsdaten in diesen Fällen:

Minijobber
privat versicherte Arbeitnehmer
Präventions- oder Rehamaßnahmen eines Sozialversicherungsträgers
Beschäftigungsverbote im Rahmen des Mutterschutzes
Bezug von Kinderkrankengeld oder Kinderverletztengeld
Krankschreibung durch einen Privatarzt
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung eines Arztes im Ausland

Krankheitsdaten für Minijobber kann ein Arbeitgeber über die Minijobzentrale anfragen. Dies ist allerdings nur möglich, wenn ihm die Krankenkasse des Arbeitnehmers bekannt ist. Die Minijobzentrale fragt dann die Arbeitsunfähigkeitsdaten des Mitarbeiters bei der Krankenkasse ab und übermittelt sie weiter an den Arbeitgeber.

4) Ablauf ab dem 1. Januar 2023

Ab dem 1. Januar 2023 sollen alle am eAU-Verfahren beteiligten Stellen die notwendigen technischen Voraussetzungen geschaffen haben. Der Ablauf sieht dann folgendermaßen aus:

Schritt: Der Versicherte sucht seinen (Zahn-)Arzt auf. Dieser stellt die Arbeitsunfähigkeit fest. Er gibt dem Patienten einen Papierausdruck seiner Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung mit.
Schritt: Der Arbeitnehmer meldet seinem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit.
Schritt: Der (Zahn-)Arzt übermittelt die eAU-Daten an die Krankenkasse.
Schritt: Der Arbeitgeber schickt seine Anfrage über den GKV-Kommunikationsserver an die Krankenkasse.
Schritt: Die Krankenkasse stellt die elektronischen Arbeitsunfähigkeitsdaten über den Server bereit. Der Arbeitgeber kann diese über seine Software abholen. Alternativ kann die Abfrage auch über den Steuerberater erfolgen.

Vorteile des eAU-Verfahrens

Auch wenn die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung Arbeitgebern aktuell noch komplex und wenig lohnenswert erscheint, zeichnet sich das Verfahren durch viele Vorteile aus. Die Arbeitgeber erhalten früher Informationen über die Arbeitsunfähigkeit und sparen Kosten durch die automatisierte digitale Verarbeitung. Digitale AU-Bescheinigungen können nicht verloren gehen und die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung liegt immer fristgerecht vor, auch wenn der Mitarbeiter bettlägerig ist. Dies beugt Konflikten vor.

Größter Vorteil für Arbeitgeber ist aber die Reduzierung von Medienbrüchen. Bislang erfasst der Arzt die Arbeitsunfähigkeitsdaten digital, druckt sie aus und der Versicherte gibt sie beim Arbeitgeber ab, der sie wiederum händisch im System erfasst. Mit dem neuen Verfahren verringert sich die Fehlerquote. Es lohnt sich also für Arbeitgeber, sich frühzeitig auf die Verpflichtung zum elektronischen Abruf der Daten vorzubereiten oder sich sogar bereits vor dem Stichtag 1. Januar 2023 am Pilotverfahren zu beteiligen.