Die explodierenden Kosten für Strom, Gas und Heizöl veranlassen viele Privathaushalte dazu, Energie zu sparen. Auch Betriebe sind gezwungen, ihren Energieverbrauch zu reduzieren, um die Ausgaben zu reduzieren. In dieser Situation kommt so manches Unternehmen auf die Idee, dieses Ziel zu erreichen, indem es die Mitarbeiter ähnlich wie während der Corona-Pandemie wieder im Homeoffice arbeiten lässt.
Energieverbrauch senken und Kosten sparen
Aus betriebswirtschaftlichen Gründen scheint es für Unternehmen jedenfalls reizvoll zu sein, Arbeitnehmer ins Homeoffice zu schicken. Die Arbeitgeber ersparen sich damit einige Kosten. Sie können vor allem den Energieverbrauch senken, da sie unbenutzte Büros und Geschäftsräumlichkeiten weder beheizen noch beleuchten müssen. Zudem entfallen die laufenden Stromkosten für Geräte wie Computer, Drucker, Kopierer, Kaffeemaschinen, Kühlschränke und Mikrowellen, die Mitarbeiter gewöhnlich am Arbeitsplatz nutzen.
Homeoffice ausweiten – Problem der Kostenverlagerung
Einige Unternehmen weiten in der Zeit der Energiekrise ihre Regelungen für die Arbeit im Homeoffice aus, um den deutlich gestiegenen Gas- und Stromkosten durch eine Reduktion des Energieverbrauchs entgegenzuwirken. So möchte beispielsweise der Henkel-Konzern die Mitarbeiter wieder verstärkt zum Arbeiten nach Hause schicken, um weniger Gas und Strom zu verbrauchen.
Arbeitgeber sollten dabei aber bedenken, dass die Energiekosten nicht wegfallen, sondern sich nur vom Arbeitgeber auf die Mitarbeiter verlagern. Auf Beschäftigte, die in ihren eigenen vier Wänden für den Betrieb arbeiten, kommen Mehrkosten für Strom und Heizung zu. Viele müssen dann mehr heizen, wenn sie tagsüber zu Hause sind. Und auch die Stromkosten erhöhen sich, wenn viele Stunden am Tag PC und Drucker im Einsatz sind. Die betroffenen Arbeitnehmer fragen sich zu Recht, inwieweit der Arbeitgeber für diesen Mehraufwand aufkommen kann und muss.
Erstattungsanspruch des Mitarbeiters bei dauerhaftem Homeoffice
Wenn Mitarbeiter lediglich teilweise oder vorübergehend von zu Hause aus tätig werden, muss der Arbeitgeber die entstehenden Kosten nicht ersetzen. Eine derartige Verpflichtung besteht nur dann, wenn die Tätigkeit im Homeoffice dauerhaft ist und das Unternehmen den Beschäftigten keinen Arbeitsplatz in den Betriebsräumen zur Verfügung stellt. In diesem Fall muss der Arbeitgeber dafür sorgen, dass dem jeweiligen Mitarbeiter die benötigten Arbeitsgeräte wie Computer, Laptop und Telefon zur Verfügung stehen.
Der Erstattungsanspruch beinhaltet aber auch laufende Ausgaben wie Strom-, Telefon- und Internetkosten. Allerdings ist jeweils nur jener Teil erstattungsfähig, der die berufliche Nutzung betrifft. In der Praxis lässt sich jedoch nur schwer feststellen, wie hoch der beruflich veranlasste Anteil der Internet- oder Telefonkosten ist.
Freiwillige monatliche Kostenpauschale des Arbeitgebers
Aus arbeitsrechtlicher Sicht ist es empfehlenswert, dass der Arbeitgeber dem Mitarbeiter aus freien Stücken eine monatliche Pauschale zahlt, um die Kostenverlagerung auszugleichen. Demnach sollte das Unternehmen jenen Beschäftigten, die im Homeoffice arbeiten, eine monatliche Kostenpauschale zukommen lassen, um damit die Kosten abzudecken. Darunter fallen Ausgaben für
- Strom,
- Telefon,
- Internet und
- Wasser.
In vielen Fällen erweist sich eine monatliche Zahlung von 50 Euro als angebracht, um die entstandenen Kosten auszugleichen. Es ist jedenfalls sinnvoll, die Kostenübernahme im Homeoffice vertraglich festzuschreiben, um Missverständnissen vorzubeugen. Solche Regelungen können Unternehmen in Form einer Betriebsvereinbarung für alle Mitarbeiter treffen oder aber eine Individualvereinbarung mit dem jeweiligen Mitarbeiter abschließen.
Homeoffice-Pauschale: höhere Energiekosten als Werbungskosten absetzen
Damit Arbeitnehmer nicht auf den erhöhten Energiekosten im Homeoffice sitzen bleiben, hat der Gesetzgeber vorerst zeitlich befristet auf die Jahre 2020, 2021 und 2022 eine Homeoffice-Pauschale eingeführt. Diese Pauschale soll einen Ausgleich zu den Mehrkosten bieten, die Mitarbeitern durch die Homeofficetätigkeit entstehen. Darunter fallen auch höhere Strom- und Heizungskosten.
Demnach können Mitarbeiter für jeden Arbeitstag, den sie im Homeoffice verbringen, fünf Euro als Werbungskosten geltend machen. Es besteht eine Höchstgrenze von 600 Euro pro Jahr. Umgerechnet sind das maximal 120 Homeoffice-Tage jährlich, für die Arbeitnehmer jeweils fünf Euro ansetzen können.
Mitarbeiter, die mehr als 120 Tage von zu Hause aus arbeiten, können diesen Überschuss nicht im Rahmen der Homeoffice-Pauschale steuerlich geltend machen. Der Staat akzeptiert demnach einen Betrag von bis zu 600 Euro, vorausgesetzt, der Betroffene macht die Homeoffice-Pauschale in der Steuererklärung geltend.
Er gewährt diese Pauschale allerdings nicht zusätzlich, sondern rechnet sie in die Werbungskostenpauschale (1000 Euro) ein. Das bedeutet, dass lediglich jene Arbeitnehmer von der Homeoffice-Pauschale profitieren, deren Werbungskosten höher als 1.000 Euro sind.
Es steht Arbeitnehmern allerdings höhere Kosten individuell über Belege nachzuweisen. Dann können sie die für das Homeoffice angefallenen Energiekosten in voller Höhe steuerlich absetzen.
Kritikpunkte an der Idee, Energie zu sparen durch Homeoffice
Die Idee, Mitarbeiter ins Homeoffice zu schicken, um Heiz- und Stromkosten im Unternehmen zu sparen, stößt mancherorts auf Skepsis. Vor allem die Gewerkschaften zeigen sich skeptisch, was den Sinn dieser Vereinbarung betrifft. Die IG Metall zweifelt am Energiespareffekt, zumal die Mitarbeiter auch im Homeoffice Wärme und Strom verbrauchen. Außerdem verursache das Abschalten der Heizung und das anschließende Wiederaufwärmen von großen Betriebsgebäuden mehr Energie als das Durchheizen. Weitere Kritikpunkte im Überblick:
- Einsparpotenzial fraglich: Die Höhe des Einsparpotenzials lässt sich laut IHK München ohnehin nicht exakt berechnen, weil sich dieses nach Art und Größe der Räumlichkeiten richtet. Unternehmen könnten allenfalls in einzelnen Räumen die Zimmertemperatur für bestimmte Tage von 20 auf 15 oder 16 Grad reduzieren, wenn die Mitarbeiter nicht vor Ort sind. Ein weiteres Absenken der Temperatur ist aufgrund der Schimmelgefahr nicht sinnvoll. Noch schwieriger wird es, den Energieverbrauch zu senken, wenn es um Großraumbüros geht, in denen ein Teil der Belegschaft anwesend ist. Das Unternehmen darf in solchen Fällen die Raumtemperatur nicht so weit absenken, dass die Mitarbeiter frieren.
Bezüglich der Raumtemperatur ist die Arbeitsstättenverordnung eindeutig. Demnach sind für Arbeitsräume, in denen Mitarbeiter vorwiegend sitzen, 19 bis 20 Grad als Mindesttemperatur vorgesehen. - Kein Recht, Homeoffice anzuordnen: Der DGB Rechtsschutz führt an, dass der Arbeitgeber kein Recht hat, Homeoffice einseitig anzuordnen. Demnach müssen Unternehmen ein solches Vorhaben mit den Mitarbeitern und den Betriebsräten abstimmen.
- Zusätzliche Kosten für Mitarbeiter: Darüber hinaus dürfen Mitarbeiter auf ihren Kosten nicht sitzen bleiben, die ihnen durch die Nutzung des Homeoffice entstehen. Eine Forderung lautet daher, dass Unternehmen die eingesparten Energiekosten an ihre Mitarbeiter weitergeben sollen.
- Homeoffice-Pauschale nicht ausreichend: Es stellt sich die Frage, ob die Steuerpauschale in Höhe von 600 Euro reicht, um die Mehrkosten durch den höheren Energieverbrauch im Homeoffice auszugleichen. Derzeit können Mitarbeiter in ihrer Steuererklärung für das Jahr 2022 bis zu 600 Euro als Homeoffice-Pauschale geltend machen und damit die Mehrkosten von der Steuer absetzen.
Die Homeoffice-Pauschale ist ein Produkt der Corona-Pandemie und wurde damit noch vor den Zeiten explodierender Energiepreise geschaffen. Gewerkschaften kritisieren daher, dass diese Steuerpauschale nicht ausreiche, und fordern deren Ausweitung.
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