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Whistleblowing Software
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Das professionelle Whistleblower System

Mit der rexx Whistleblowing Software haben Mitarbeitende und externe Personen die Möglichkeit, insbesondere schwerwiegende Verstöße oder Fehlverhalten in Sachen Datenschutz, Korruption, Gewalt, Ungleichbehandlung oder allgemein gegen die Compliance an die verantwortlichen Stellen im Unternehmen zu melden. Dabei bietet rexx nicht nur die einfache Meldung, sondern ein umfassendes Hinweisgeberschutzgesetz-Management, in dem Zuständigkeiten, Workflows und Datenstrukturen der Meldung in Abhängigkeit der Meldungskategorie unternehmensindividuell gesteuert werden – optional auch unter Einbeziehung externer Sachverständiger, wie z. B. eines externen Datenschutz- oder Informationssicherheitsbeauftragten.

Alle Meldungen und Anfragen werden streng vertraulich und schützenswert behandelt, also vollständig compliant mit DSGVO & der EU-Whistleblower-Richtlinie.

Die Einrichtung der Whistleblowing Software in der rexx Suite ist unkompliziert möglich und kann innerhalb eines Tages erfolgen. Die Kosten sind gering und liegen weit unter denen eines Bußgeldes. Besser als eine physikalische Mailbox, effizienter als gemäß dem Slogan “Meine Türe ist immer offen” und sicherer als telefonisch, via E-Mail oder Brief – das geht nur mit der Whistleblowing Software von rexx systems.

Der Hinweisgeber kann den Status der Meldung jederzeit einsehen, um zu prüfen, ob Maßnahmen ergriffen wurden. Eine Eingangsbestätigung muss sieben Tage nach Erhalt der Meldung vorliegen. Ebenso kann die Meldung vom Hinweisgeber jederzeit um weitere Informationen ergänzt werden oder die empfangsberechtigten Personen können sich für weitere wichtige Informationen, die zur Lösung des Problems beitragen, zurückmelden. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, innerhalb von drei Monaten eine Rückmeldung zum Umgang mit der Meldung zu geben.

Übrigens, die rexx Meldeplattform lässt sich auch ganz universell nutzen, beispielsweise für Verbesserungsvorschläge. Die Bearbeitungs-Workflows lassen sich je nach Melde-Kategorie anpassen und steuern.

Beispielformular für Whistleblowing:

Hinweisgeber Meldung im Whistleblower System

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Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG): Was es zu beachten gilt

Mit dem System soll ersichtlich sein, an wen die Meldung gerichtet ist, wer Zugriff auf diese hat, wie mit Rückfragen verfahren wird und innerhalb welcher Frist eine Rückmeldung erfolgen sollte. Es muss die Möglichkeit gewährleistet sein, diese Verstöße in mündlicher oder in Textform zu melden. Der Fokus liegt dabei auf dem Schutz des anonymen Hinweisgebers, Personen, die die hinweisgebende Person unterstützen sowie Personen, die Gegenstand der Meldung sind.

Der uneingeschränkte Zugang zu einem Hinweisgebersystem, welches die Identität des Whistleblowers sowie etwaiger Dritter wahrt und unbefugten Personen den Zugriff darauf verwehrt, soll eine interne Aufklärung in einem geschützten, nicht öffentlichen Rahmen ermöglichen.

 

Whistleblower System Download Einseiter

Laden Sie hier alle Informationen zu unserem Whistleblower System als kompakten Einseiter herunter.

PDF “Whistleblowing Modul”

In einem professionellen Hinweisgeberschutzgesetz-Management ist vorzusehen, dass alle Personen, die die Meldungen entgegennehmen, regelmäßig geschult werden. Sämtliche Hinweisgeber-Vorgänge werden durch das Whistleblower-System dokumentiert und dann auf Stichhaltigkeit und Relevanz überprüft. Auch diese Prüfung wird in der Software automatisch dokumentiert. Anschließend werden ggf. entsprechende Folgemaßnahmen wie interne Untersuchungen oder die Übergabe an andere zuständige Stellen veranlasst.

Zudem sollte regelmäßig die Anzahl, die Art sowie die tatsächliche Relevanz der Whistleblower-Meldungen differenziert nach Meldungskategorien ausgewertet und an das Management des Unternehmens sowie die jeweiligen Verantwortlichen berichtet werden – mit der Whistleblowing-Software von rexx ist das schnell gemacht!

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Jetzt schnell Whistleblowing Software einführen

Seit dem 16. Dezember 2019, dem Tag, an dem die EU-Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern in Kraft trat, waren die EU-Mitgliedsstaaten aufgefordert, diese bis zum 31. Dezember 2021 in nationales Recht umzusetzen. In Deutschland ist das entsprechende Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) schließlich am 2. Juli 2023 in Kraft getreten.

Mit dem Wirksamwerden dieses Gesetzes müssen Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitenden sofort eine interne Meldestelle etablieren. Firmen mit 50 bis 249 Angestellten erhalten eine verlängerte Frist bis zum 17. Dezember 2023, um eine Meldestelle einzurichten, wobei es ihnen gestattet ist, zur Kosteneinsparung mit anderen Unternehmen eine gemeinsame Meldestelle zu betreiben.

Der Anwendungsbereich dieses Meldekanals erstreckt sich auf rechtliche Verstöße im beruflichen Kontext, die von Angestellten, Kunden oder anderen Dritten gemeldet werden können. Speziell für den Finanzsektor gilt, dass unabhängig von der Mitarbeiterzahl interne Hinweisgebersysteme obligatorisch sind.

Vom 1. Dezember 2023 an können gegen Unternehmen und Vereinigungen, die der gesetzlichen Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle nicht nachkommen, Bußgeldverfahren eingeleitet werden, mit möglichen Strafen bis zu 50.000 Euro, abhängig von der Unternehmensgröße und anderen Faktoren.

Einführungspflicht nach Unternehmensgröße:

Konzerngröße Tochtergesellschaften Verpflichtung einer internen Meldestelle Gültigkeit seit
< 50
Mitarbeitende
- Keine Verpflichtung -
50 < 249
Mitarbeitende
- Pflicht einer internen Meldestelle für die Muttergesellschaft. 17.12.2023
> 250
Mitarbeitende
< 50
Mitarbeitende
Pflicht einer internen Meldestelle für die Muttergesellschaft.

Keine Pflicht für die Konzerntochter.
02.07.2023
> 250
Mitarbeitende
50 < 249
Mitarbeitende
Pflicht einer internen Meldestelle für die Muttergesellschaft.

Tochtergesellschaften können sich am Verfahren der Mutter anschließen.
02.07.2023
> 250
Mitarbeitende
> 250
Mitarbeitende
Pflicht einer internen Meldestelle für die Muttergesellschaft.

Große Tochtergesellschaften benötigen ein eigenes System. Der Betrieb kann durch die Muttergesellschaft erfolgen, die Bearbeitung des Hinweises muss jedoch bei der Tochtergesellschaft erfolgen.
02.07.2023
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Hinweisgebersystem: Nur mit anonymen Austausch

Um den anonymen Zugang zur Meldung jederzeit zu gewährleisten, wird nach Aufgabe der Hinweise ein sicherer Key erzeugt. Der Mitarbeitende wird aufgefordert, diesen Key zu kopieren und via Checkbox zu bestätigen. So kann der Hinweisgeber auch weiterhin die bestehende Meldung weiterverfolgen, ohne seinen Benutzernamen und sein Passwort preisgeben zu müssen.

Hinweisgeber Bestätigung im Whistleblower System

Der User muss dafür lediglich den generierten Key eintragen. Die Kommunikation mit dem Whistleblower wird ganz einfach über die Kommentarfunktion des Tickets gesteuert. Auch die Antworten des Hinweisgebers gehen als Kommentare in dieses Feld zurück und die berechtigten Personen erhalten eine Benachrichtigung.

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