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Whistleblowing Software in der rexx Suite

10.12.2021
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Whistleblowing Software in der rexx Suite

10.12.2021

Am 16. Dezember 2019 ist die EU-Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern in Kraft getreten und soll von den EU-Ländern bis zum 31.12.2021 in nationales Recht umgewandelt werden. In Deutschland soll das im sog. „Hinweisgeberschutzgesetz“ (HinSchG) erfolgen, das in der alten Legislaturperiode nicht mehr verabschiedet werden konnte. Aber es ist klar, dass dies demnächst passieren wird. 

Dabei haben kleinere Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten eine verlängerte Einrichtungsfrist bis zum 17. Dezember 2023. Diesen Unternehmen ist es zur Kosteneinsparung erlaubt, eine gemeinsam betriebene Meldestelle gemeinsam mit anderen Unternehmen zu errichten.

rexx systems ist der Zeit bereits voraus und stellt das passende Modul vor

Der Entwurf zum HinSchG liegt schon in der Schublade und wartet quasi nur noch auf die Verabschiedung. Da es unausweichlich kommen wird, tun Unternehmen gut daran sich schon jetzt um die Einrichtung eines richtlinienkonformen Hinweisgebersystems zu kümmern. Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht vor, dass Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden oder einem jährlichen Umsatz ab 10 Mio. EUR einen Meldekanal für rechtliche Verstöße im Berufsalltag für Angestellte, Kunden und sonstige Dritte einrichten müssen. Unternehmen aus dem Bereich des Finanzsektors trifft es besonders hart, denn unabhängig von der Anzahl der Beschäftigten müssen diese interne Hinweisgebersysteme einführen.

Mit dem Systems soll ersichtlich sein, an wen die Meldung gerichtet ist, wer Zugriff auf diese hat, wie mit Rückfragen verfahren wird und innerhalb welcher Frist eine Rückmeldung erfolgen sollte.  Es muss die Möglichkeit gewährleistet sein, diese Verstöße in mündlicher oder in Textform zu melden. Der Fokus liegt dabei auf dem Schutz des anonymen Hinweisgebers. Der uneingeschränkte Zugang zu einem Hinweisgebersystem, welches die Identität des Whistleblowers sowie etwaiger Dritter wahrt und unbefugten Personen den Zugriff darauf verwehrt, soll eine interne Aufklärung in einem geschützten nicht-öffentlichen Rahmen ermöglichen.

Bei der Einführung eines neuen bzw. bei der Änderung bestehender Hinweisgebersysteme müssen Unternehmen den Betriebsrat beteiligen. Der Entwurf des HinSchG sieht zudem vor, dass Personen, die die Meldungen entgegennehmen, regelmäßig geschult werden. Alle Meldungen sind zu dokumentieren und müssen auf Stichhaltigkeit überprüft werden. Anschließend werden entsprechende Folgemaßnahmen wie etwa interne Untersuchungen oder die Abgabe an eine zuständige Stelle eingeleitet.

Eigenes Modul in der rexx Suite integriert

Mit dem Whistleblower-Kanal hat rexx systems für diese Funktion in der rexx Suite ein eigenes Modul entwickelt. Mitarbeitende haben die Möglichkeit, Verstöße, die beispielsweise straf- oder bußgeldbewehrt sind, sowohl 100% anonym als auch unter Angabe der Kontaktdaten in einem Antragsformular einzureichen. Alle Meldungen und Anfragen werden streng vertraulich und schützenswert behandelt, also vollständig compliant mit DSGVO & der EU-Whistleblower-Richtlinie. Besser als eine physikalische Mailbox, effizienter als gemäß dem Slogan „Meine Türe ist immer offen“ und sicherer als telefonisch, via E-Mail oder Brief – das geht nur mit dem Modul Whistleblowing.

Der Hinweisgeber kann den Status der Meldung jederzeit einsehen, um zu prüfen, ob Maßnahmen ergriffen wurden. Eine Eingangsbestätigung muss sieben Tage nach Erhalt der Meldung vorliegen. Ebenso kann die Meldung vom Hinweisgeber jederzeit um weitere Informationen ergänzt werden oder die empfangsberechtigten Personen können sich für weitere wichtige Informationen, die zur Lösung des Problems beitragen, zurückmelden. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, innerhalb von drei Monaten eine Rückmeldung zum Umgang mit der Meldung zu geben.

 

Anonymer Austausch ist jederzeit gewährleistet

Um den anonymen Zugang zur Meldung jederzeit zu gewährleisten, wird nach Aufgabe der Hinweise ein sicherer Key erzeugt. Der Mitarbeitende wird aufgefordert, diesen Key zu kopieren und via Checkbox zu bestätigen. So kann der Hinweisgeber auch weiterhin die bestehende Meldung weiterverfolgen, ohne seinen Benutzernamen und sein Passwort preisgeben zu müssen. Der User muss dafür lediglich den generierten Key eintragen. Die Kommunikation mit dem Whistleblower wird ganz einfach über die Kommentarfunktion des Tickets gesteuert. Auch die Antworten des Hinweisgebers gehen als Kommentare in dieses Feld zurück und die berechtigten Personen erhalten eine Benachrichtigung.

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