Digital first gilt bei Lampenwelt nicht nur für den Vertrieb von Leuchten und Lampen. Auch im HR-Bereich verfolgt das Unternehmen einen klaren Digitalisierungskurs. Mit Rexx Systems als Partner hat Lampenwelt die Personalabteilung digital neu aufgestellt.
Als Karolina Burkard 2018 als Werkstudentin bei Lampenwelt startete, war das Thema HR-Digitalisierung noch Zukunftsmusik. Heute verantwortet sie als Head of People & Communications ein zehnköpfiges Team, das rund 500 Mitarbeitende betreut – inklusive der deutschen Schwesterfirmen in der Luqom Group, zu der Lampenwelt gehört.
Das Unternehmen betreibt einen Onlinehandel für Beleuchtungsprodukte, ist in 28 Ländern aktiv und vertreibt neben Handelswaren auch eigene Marken. Karolins Mission: Prozesse vereinfachen, Daten besser nutzen und die Mitarbeitererfahrung verbessern. Dabei spielt heute Rexx Systems eine zentrale Rolle.
Ein System für alles – statt alles in fünf Systemen
Vor der Einführung von Rexx Systems war die Systemlandschaft fragmentiert. „Wir hatten sechs oder sieben Tools im Einsatz, ohne Schnittstellen. Bedeutet, dass wir neue Mitarbeitende händisch in fünf Systeme einpflegen mussten – ein enormer Zeitfresser“, erinnert sich Burkard. Schon damals benutzte Lampenwelt die Software von Rexx Systems, allerdings vor allem als Datenbank.
Erst mit dem Start von Rexx Systems, dieses Mal mit umfassender Prozessintegration, änderte sich das grundlegend. Heute bildet Lampenwelt rund 80 Prozent seiner HR-Prozesse über die Rexx Suite ab. Zum Einsatz kommen unter anderem das Bewerbermanagement, das Onboarding-Modul, das Workflow- und Formularwesen, das Stammdatenmanagement, die digitale Personalakte sowie das Stellenmanagement inklusive Stellenfreigaben.
Auch das Vertragsmanagement läuft derzeit vollständig über Rexx Systems. Im Bereich Personalcontrolling und Reporting greifen die HR-Verantwortlichen auf aktuelle Daten direkt im System zu. Ergänzt wird die Rexx Suite lediglich durch DATEV (für die Abrechnung) und ein separates Ticketsystem für interne HR-Kommunikation.
Mittlerweile wurden über 40 Prozesse im System digitalisiert – darunter etwa Anträge für Kontodaten- und Adressänderungen oder Elternzeit und Mutterschutz – von denen die meisten als Self-Service-Funktion den Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt werden. Sie können beispielsweise Formulare ausfüllen, Daten ändern oder per App oder QR-Code ihre Arbeitszeit erfassen.
Ein integriertes App- und Portalkonzept sorgt dafür, dass auch Mitarbeitende ohne festen PC-Arbeitsplatz Zugriff auf die Funktionen haben. Insgesamt kann Lampenwelt so ungefähr 30 Prozent der Zeit, die früher in administrative Arbeiten floss, einsparen – das entspricht eineinhalb Vollzeitarbeitskräften.
Vom Bauchgefühl zur Datenbasis
Was für Burkard persönlich den größten Unterschied macht: „Ich bin jederzeit auskunftsfähig und kann relevante Informationen in kurzer Zeit bereitstellen. Gute Datenpflege und transparente Prozesse machen es möglich.“
Auch für die Führungskräfte hat sich der Arbeitsalltag verändert. Statt auf Rückmeldungen der HR-Abteilung zu warten, können sie selbst auf relevante Informationen zurückgreifen – etwa zur Urlaubsplanung oder zu den Stundensätzen ihrer Teams. Neue Mitarbeitende profitieren wiederum von einem strukturierten Onboarding, bei dem nichts mehr verloren geht.
Auch die Mitarbeitenden schätzen die Transparenz, die einfache Bedienbarkeit bei Self-Service-Funktionen sowie die Professionalität im Onboarding-Prozess. Besonders der schnelle Zugriff auf Informationen – etwa der Status von Anträgen – und die direkte Kommunikation über das Portal werden regelmäßig gelobt.
HR als digitaler Dienstleister
Besonders wichtig war es Burkard, dass die Personalabteilung die digitale Haltung des Unternehmens widerspiegelt: „Wir sind ein reiner Onlinehändler. Es wäre ein Widerspruch, wenn wir in der HR überwiegend mit Papier arbeiten würden.“ Die Mitarbeitenden erwarten digitale Prozesse – und bekommen sie auch.
Das System erfordert eine gewisse Einarbeitungszeit, bietet dann aber vielfältige Möglichkeiten. Mit kluger Prozessgestaltung und gezielter interner Schulung lässt sich viel herausholen. „Rexx Systems ist ein Tool mit enormem Potenzial – und je mehr wir uns damit auseinandersetzten, desto stärker konnten wir dieses Potenzial erschließen.“
Ein Beispiel dafür ist das Rollenkonzept bei Lampenwelt: Jeder Prozess und jeder Bereich ist klar einer Sachbearbeiterrolle zugeordnet, Vertretungen sind transparent geregelt. Das sorgt für klare Verantwortlichkeiten und effizientes Arbeiten in einem ortsungebundenen People-Team und hohe Ausfallsicherheit, wo sonst schnell der Arbeitsalltag ins Stocken gerät.
Blick in die Zukunft: Gruppenfunktion könnte ein nächster Schritt sein
Der nächste Entwicklungsschritt könnte sein, die Möglichkeit zu nutzen, Mitarbeitende aus verschiedenen Schwestergesellschaften der Luqom Group individuell und markenspezifisch anzusprechen. Ziel ist es, Rexx Systems perspektivisch als zentrales Steuerungsinstrument für alle HR-Prozesse zu etablieren. Und die Mitarbeiteransprache im Sinne eines Core Values „look through your customers eye’s“ noch weiter zu verbessern.
Darüber hinaus bringt Lampenwelt konkrete Anwendungsfälle in die Weiterentwicklung von Rexx Systems ein – etwa zur Optimierung der Zeiterfassung in der Logistik. Hier arbeitet das Unternehmen mit dem Anbieter an einer Lösung, die standort- und abteilungsgenaue Arbeitszeiterfassung über Tablets in der Zentrallogistik ermöglichen soll.
Die Zusammenarbeit zwischen Lampenwelt und Rexx Systems zeigt: Digitalisierung ist kein Selbstzweck, sondern ein Hebel für bessere Arbeit – wenn sie mit Struktur, klarem Rollenverständnis und dem Willen zur Veränderung einhergeht. Richtig durchgeführt, kann sie, gerade im anhaltenden Fachkräftemangel, eine handfeste Zeitersparnis bringen. Oder wie Karolina Burkard es zusammenfasst: „Ein Tool ist nur so gut wie die Menschen, die es bedienen.”
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