Für viele Unternehmen ist eine HR-Software lediglich ein Werkzeug, um hier ein paar Dokumente abzulegen und dort einen Urlaubsantrag anzunehmen. Doch das richtige Tool mit der richtigen Anwendung kann nicht nur Abläufe verbessern, sondern auch neue Formen der Zusammenarbeit ermöglichen oder gar einen Kulturwandel einleiten.
Angela Krüger leitet seit über zwei Jahrzehnten die Personal- und Organisationsentwicklung bei Meisinger, einem traditionsreichen Medizintechnikunternehmen mit Sitz in Neuss. Gegründet 1888 und heute in fünfter Generation inhabergeführt, zählt Meisinger zu den international führenden Anbietern im Dentalbereich.
Das Unternehmen produziert hochpräzise Instrumente für Zahnärzte und Zahntechniker ist in über 100 Ländern aktiv und erwirtschaftet rund 85 Prozent seines Umsatzes im Exportgeschäft. Neben dem Kerngeschäft im Dentalbereich ist Meisinger auch in angrenzenden medizinischen und industriellen Anwendungen erfolgreich und betreibt Tochtergesellschaften in den USA, Frankreich und Asien.
Interaktion nahezu vervierfacht
Ursprünglich wollte Angela Krüger lediglich ein modernes Tool zur Verwaltung von Schulungen, Skills und Feedback-Prozessen, wo vorher noch keine digitalen Lösungen existierten. Bei der anschließenden Suche machte ein vermeintlich kleines Feature für sie den Unterschied bei der Auswahl des richtigen Anbieters. Das interaktive Mitarbeiterportal von Rexx Systems: „Ein vermeintliches Add-on – aber für uns der Gamechanger“, so Krüger.
Während andere HR-Tools häufig nur für die Verwaltung entwickelt seien, ermöglichte das Portal von Anfang an durch eine App auf dem Smartphone einen einfachen Zugang für alle Mitarbeitenden, auch jene ohne PC-Arbeitsplatz. Das Tool durfte dabei am Anfang ohne Zwang genutzt werden.
„Heute schauen die Mitarbeitenden freiwillig und täglich in das System, weil sie dort nicht nur Anträge stellen, sondern Neuigkeiten erfahren, posten und reagieren können. So erleben sie sich wirklich als aktiven Teil des Unternehmens.“
Im Vergleich zu 2020 hat sich die Aktivität auf den internen Portalen mit einer Steigerung von 363 Prozent nahezu vervierfacht. So schauen heute die Mitarbeiter nicht nur wegen für die Arbeit relevanten Informationen ins Tool, sondern einfach, weil sie keine spannenden Neuigkeiten verpassen wollen.
75 Prozent weniger Zeit für Stellenausschreibungen
Besonders stark spürbar ist der Impact im Bereich der Workflows: Von der Einladung zu medizinischen Untersuchungen über Zertifikate und Probezeitgespräche bis zur automatischen Erinnerung an Schulungen laufen heute unzählige Prozesse über individuell konfigurierbare Rexx-Workflows.
„Was früher in Mails oder auf Papierformularen versickerte, hat jetzt eine klare Struktur. Das spart nicht nur Zeit, sondern schafft auch Transparenz.“
Angela Krüger, Leitung Personal- und Organisationsentwicklung bei Hager & Meisinger GmbH.
Der Zeitaufwand für einen Recruiting-Prozess hat sich dabei mindestens halbiert. Der zeitliche Aufwand für die Erstellung und Pflege von Stellenbeschreibungen sank sogar um mindestens 75 Prozent.
Ebenfalls zentral für Angela Krüger: Die Möglichkeit, 360-Grad-Feedbacks und digitale Stärkengespräche in Rexx Systems abzubilden. Statt klassischer Leistungsbeurteilungen setzt Meisinger auf teamgestütztes Feedback und Weiterentwicklung. Ein Ansatz, der die Stärken der Mitarbeitenden in den Fokus rückt und versucht, diese weiter auszubauen. “Ich habe irgendwann erkannt: Ich kann Menschen weiterbilden – aber ich werde nie aus jemandem, der sich für Technik begeistert, jemanden machen, der sich am liebsten um Menschen kümmert.”
Durch das Skillmanagement in Verbindung mit automatisch zuweisbaren Schulungen gewinnt Meisinger zudem Kapazitäten in Höhe von rund einem Vollzeitmitarbeiter pro Jahr – allein für Planung, Organisation und Evaluation der Schulungen und Einarbeitungsprogramme.
Digitalisierung mit Fingerspitzengefühl
Ob Zeiterfassung per App und QR-Code oder die Integration von Produktionsmitarbeitenden ohne festen Rechnerzugang – der Erfolg des Systems liegt laut Krüger auch in der behutsamen Einführung: „Wir haben nichts erzwungen. Erst als die Mitarbeitenden selbst gemerkt haben, dass sie einen regen Austausch untereinander wie in einem sozialen Netzwerk verpassen, wenn sie nicht ins System schauen, kam die Dynamik.“
Heute läuft nahezu alles über Rexx Systems: Anträge, Workflows, Schulungen, Zeiterfassung. Der Verzicht auf weitere externe Tools, etwa für Zeitmanagement, war eine bewusste Entscheidung. „Natürlich gibt es spezialisiertere Systeme. Aber was nützt ein Mercedes, wenn ihn keiner fahren will? Entscheidend war: Die Leute kennen das System, fühlen sich sicher und nutzen es.“
Ein System, das mitwächst
Krüger ist offen begeistert und merkt sogar den Fakt als Vorteil an, dass es etwas Zeit braucht, um sich in Rexx einzuarbeiten: „Rexx ist kein Plug-and-play-System. Es verlangt Einsatz. Aber genau das ist auch seine Stärke. Wer sich reinarbeitet, kann unendlich viel damit gestalten.“ Ihre klare Empfehlung: Intern eine systemverantwortliche Person ernennen, die sich in das Tool einarbeitet. Denn Rexx Systems lebt vom aktiven Gestalten.
Digitalisierung als kulturelle Chance
Meisinger hat nicht einfach ein HR-System eingeführt. Das Unternehmen hat Rexx Systems zum Katalysator eines umfassenden Wandels gemacht. Was als Tool für Schulungen begann, ist heute ein zentrales Element der internen Organisation bei Meisinger.
Wünsche für die Zukunft gibt es dabei viele – dazu gehören deutliche Weiterentwicklungen im Learning Management System, unter anderem die Einbindung von E-Learnings ohne Datum für die dauerhafte Verwendung, bis zur KI-Integration. Die baldige Einführung der Module Entgeltplanung und Entgeltrunden steht als nächstes an. Für die internationale Zukunft von Meisinger ist zudem eine einfache Mehrsprachigkeit entscheidend, um auch Tochterunternehmen weltweit effizient einzubinden. Und Angela Krüger? Die bleibt Botschafterin für ein System, das zeigt, wie viel möglich ist – wenn man es richtig nutzt.
