Wenn ein Arbeitgeber eine Kündigungsabsicht hat, sollte er keinesfalls überstürzt handeln. Es ist wichtig, besonnen vorzugehen und erst zu prüfen, ob und unter welchen Voraussetzungen die Kündigung möglich und umsetzbar ist.
Wann ist eine Kündigung rechtlich wirksam?
Damit eine Kündigung wirksam ist, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein. Der Arbeitgeber muss die
- Kündigung ordnungsgemäß erklären,
- schriftlich übermitteln und ggf. begründen (Kündigungsgrund) sowie
- die Gesetze beachten und
- die Kündigungsfrist einhalten.
Darüber hinaus muss die Kündigung wirksam zugegangen sein. Wenn ein Arbeitgeber die gesetzlichen Vorgaben nicht erfüllt und Fehler begeht, kann die Kündigung unwirksam sein. Das bedeutet wiederum, dass der Arbeitnehmende mit einer rechtzeitig eingebrachten Kündigungsschutzklage gute Aussichten auf Erfolg hat und vielleicht sogar seinen Arbeitsplatz behalten kann.
Eine fehlerhaft erklärte Kündigung stärkt außerdem die Chancen des Mitarbeitenden im Streit um eine Abfindung. Vielfach streben Arbeitgeber und Arbeitnehmender einen Vergleich an, weil eine weitere Zusammenarbeit auf lange Sicht oftmals wenig sinnvoll erscheint, wenn sich die Parteien im Streit befinden.
Checkliste zur Kündigung: die zehn wichtigsten Punkte
Die folgenden Punkte sollten Unternehmen stets beachten, wenn sie eine Kündigung rechtswirksam durchsetzen möchten.
1. Kündigung muss schriftlich erfolgen
Der Arbeitgeber muss die Kündigung in Schriftform erklären. Demnach sind Kündigungen, die elektronisch, per E-Mail, SMS oder Fax erfolgen, unwirksam, ebenso wie mündliche Kündigungen.
2. Kündigung ordnungsgemäß unterschreiben
Der Arbeitgeber muss das Kündigungsschreiben mit einer Unterschrift absegnen, die einen Bezug zu seinem Namen erkennen lässt. Initialen oder Abkürzungen reichen nicht aus. Zudem sollte entweder der Firmeninhaber selbst oder eine vertretungsberechtigte Person unterschreiben. Andernfalls ist eine Vollmacht beizufügen.
3. Kündigungsschreiben im Original übersenden
Der Arbeitgeber muss die Kündigung im Original übermitteln. Eine Kopie ist nicht ausreichend.
4. Kündigungsgrund angeben
Arbeitsverträge, tarifvertragliche Regelungen und Betriebsvereinbarungen können vorsehen, dass der Kündigungsgrund anzugeben ist. In diesem Fall ist die Kündigung nur dann wirksam, wenn der Arbeitgeber die Kündigungsgründe erläutert.
5. Kündigungsfrist einhalten
Der Arbeitgeber hat die gesetzlichen Kündigungsfristen einzuhalten, wenn er einen Mitarbeitenden kündigen möchte. Wenn er diese Fristen verletzt, kann der Mitarbeitende die Kündigung mit einer Kündigungsschutzklage erfolgreich bekämpfen. Auch der Arbeitsvertrag oder eine tarifvertragliche Regelung können eine Kündigungsfrist vorsehen. Es gilt immer die für den Mitarbeitenden günstigste Frist.
6. Kündigung ordnungsgemäß zustellen
Der Arbeitgeber muss die Kündigung ordnungsgemäß zustellen. Nur wenn die Kündigungserklärung dem Mitarbeitenden wirksam zugegangen ist, gilt die Kündigung als rechtmäßig. Dieser Punkt ist oftmals Gegenstand eines Rechtsstreits. Die Kündigungserklärung muss in den Machtbereich des Mitarbeitenden gelangt sein, damit er unter gewöhnlichen Umständen vom Inhalt des Schreibens Kenntnis bekommen kann. Wenn das Kündigungsschreiben verspätet eintrifft, kann diese Verzögerung den Kündigungstermin nach hinten verschieben.
7. Besonderen Kündigungsschutz beachten
Eine Kündigung ist nur dann zulässig, wenn es keine vertraglichen oder gesetzlichen Regelungen gibt, die dagegensprechen. Dies betrifft beispielsweise Mitarbeitende, die einen besonderen Kündigungsschutz genießen. Dazu gehören:
- Schwangere
- Schwerbehinderte
- Mütter und Väter in Elternzeit
- Betriebsratsmitglieder und Personalräte
- Beschäftigte in Mitarbeitervertretungen
Um diesen Personengruppen zu kündigen, muss der Arbeitgeber strengere Anforderungen erfüllen, zum Beispiel:
- Schwangere und Mitarbeitende in Elternzeit: Der Arbeitgeber benötigt die Zustimmung der zuständigen obersten Landesbehörde. Außerdem darf die Kündigung nicht mit der Schwangerschaft oder Elternzeit zusammenhängen. Andernfalls ist die Kündigung unzulässig.
- Schwerbehinderte: Bei Schwerbehinderten muss der Arbeitgeber im Vorfeld die Zustimmung des Integrationsamtes einholen, um wirksam kündigen zu können.
- Betriebsratsmitglieder: Bei Betriebsratsmitgliedern muss der Betriebsrat der Kündigung zustimmen.
8. Ordentliche Kündigung: Frist und Kündigungsgrund
Welche Voraussetzungen Arbeitgeber einhalten müssen, richtet sich auch danach, ob eine ordentliche oder außerordentliche Kündigung vorliegt. Für die Wirksamkeit einer ordentlichen Kündigung ist es entscheidend, dass der Arbeitgeber die Kündigungsfrist einhält und einen Kündigungsgrund hat. Ist das Kündigungsschutzgesetz anwendbar, ist eine Kündigung nur zulässig, wenn einer dieser Kündigungsgründe vorliegt:
- Betriebsbedingte Kündigung
Für eine betriebsbedingte Kündigung muss der Arbeitgeber nachweisen, dass der Arbeitsplatz des Mitarbeitenden zukünftig nicht mehr bestehen wird. Wenn er die Tätigkeit auf einen anderen Beschäftigten überträgt oder erst kurz zuvor einen Ersatzmitarbeiter rekrutiert hat, ist diese Voraussetzung nicht erfüllt.
Im Kündigungsschutzverfahren muss der Arbeitgeber die betriebsbedingten Gründe genau darlegen. Außerdem sind im Rahmen einer Sozialauswahl Faktoren wie Alter, Dauer der Betriebsangehörigkeit und Unterhaltsverpflichtungen für minderjährige Kinder zu berücksichtigen. - Verhaltensbedingte Kündigung
Eine verhaltensbedingte Kündigung setzt voraus, dass der Mitarbeitende seine arbeitsvertraglichen Pflichten schuldhaft verletzt und dadurch einen Kündigungsgrund geliefert hat. Typische Beispiele sind etwa Zuspätkommen, unentschuldigtes Fehlen oder verbale Entgleisungen. Meist muss der Arbeitgeber den Mitarbeitenden zunächst abmahnen und kann erst im Wiederholungsfall kündigen. Andernfalls kann ein Arbeitsgericht die verhaltensbedingte Kündigung für unwirksam erklären. Schwerwiegende Vergehen muss der Arbeitgeber nicht akzeptieren. Kommt es etwa zu Diebstählen, schweren Beleidigungen oder rassistischen Äußerungen kann eine Abmahnung entbehrlich und sogar eine fristlose Kündigung angezeigt sein. - Personenbedingte Kündigung
Eine personenbedingte Kündigung ist nur dann möglich, wenn der Kündigungsgrund in der Person des Mitarbeitenden zu finden ist. Das gilt insbesondere dann, wenn der Arbeitnehmer aufgrund seiner persönlichen Eigenschaften oder Fähigkeiten nicht in der Lage ist, seine Arbeitspflichten zu erfüllen. Beispiele sind etwa die krankheitsbedingte Kündigung oder der Verlust einer für die Berufsausübung erforderlichen Erlaubnis (z. B. Führerschein bei einem Berufskraftfahrer) sein. Auch eine schlechte Arbeitsleistung kann ein Kündigungsgrund sein. An personenbedingte Kündigungen werden ebenfalls sehr hohe Anforderungen gestellt. Insbesondere ist eine negative Zukunftsprognose nachzuweisen.
9. Befristetes Arbeitsverhältnis als Sonderfall
Ein befristetes Arbeitsverhältnis kann ein Arbeitgeber vor dem Ende der Frist nur dann ordentlich kündigen, wenn dies ausdrücklich im Arbeitsvertrag vereinbart wurde. Dies ergibt sich aus § 15 Absatz 3 Teilzeit- und Befristungsgesetz. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung bleibt allerdings bestehen.
10. Außerordentliche Kündigung
Eine außerordentliche, fristlose Kündigung ist rechtlich nur dann zulässig, wenn der Arbeitgeber einen triftigen Grund dafür hat. Außerdem muss das Unternehmen schnell handeln. Ab der Kenntnis des Fehlverhaltens bleiben nur zwei Wochen Zeit für die fristlose Kündigung.
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Wenn ein Arbeitgeber eine Kündigung ausspricht, steht er auch vor der Aufgabe, ein abschließendes Arbeitszeugnis zu erstellen. Das Zeugnis rechtssicher und dennoch zutreffend und aussagekräftig zu formulieren, kann eine Herausforderung sein. Der rexx Vertrags- und Zeugnis-Generator unterstützt Arbeitgeber dabei, einfach und schnell ein professionelles Arbeitszeugnis auszufertigen. Das moderne Tool liefert eine vielfältige Auswahl an erprobten Textbausteinen anhand eines einfachen Notensystems. Mit diesen Vorgaben lässt sich im Handumdrehen und ohne großen Aufwand ein Arbeitszeugnis aufsetzen.
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