In unserer schnelllebigen Zeit müssen Unternehmen immer wieder Veränderungen vornehmen, um am Markt bestehen und überleben zu können. Das betrifft auch die Belegschaft als Gesamtes und die einzelnen Mitarbeitende im Besonderen. Deshalb ist die Workforce-Transformation ein wichtiger Prozess, wenn es um betriebliche Umstrukturierungen geht.
Was bedeutet Workforce-Transformation?
Der Begriff setzt sich aus den englischen Wörtern Workforce und Transformation zusammen. Demnach bezeichnet er eine Veränderung oder Umwandlung der Belegschaft. In der unternehmerischen Praxis versteht sich Workforce-Transformation als umfassender Ansatz, nach dem Unternehmen auf anstehende Entwicklungen und Herausforderungen reagieren können. Diese Umwandlung kann eines dieser drei Elemente für sich alleine betreffen oder eine Mischung aus diesen Aspekten bilden:
- Personalaufbau
- Personalabbau
- Personalumbau
Regelmäßig geht es dabei um mittel- und langfristige Maßnahmen, die die Personalstruktur an den zukünftigen Bedarf anpassen sollen. Auch kurzfristige Maßnahmen können erforderlich sein.
Warum sind Transformationsprozesse in der Belegschaft notwendig?
In Zeiten des technologischen Wandels und sich stetig verändernder Geschäftsmodelle und Arbeitsweisen gewinnt die Workforce-Transformation zunehmend an Bedeutung. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre Personalstrategie und die Mitarbeiterstruktur an diese Veränderungen anpassen zu müssen. Dies setzen sie um, indem sie Personal aufbauen, die Belegschaft umbauen und/oder Mitarbeitende abbauen.
Einige der Hauptursachen für diese Transformationsprozesse sind
- Automatisierung
- Digitalisierung
- Robotisierung
- Crowdworking
- zunehmender Kostendruck
Auch der Mangel an Fachkräften ist einer der Gründe dafür, warum Unternehmen ihre Personalstruktur verändern müssen.
Wie lässt sich die Workforce-Transformation umsetzen?
Die Workforce-Transformation lässt sich in drei Stufen umsetzen, die sich wiederholen:
Stufe 1: Planen
Zuerst sollte sich das Unternehmen die Frage stellen, in welche Richtung es sich entwickeln möchte und welche Mitarbeitenden beziehungsweise Kompetenzen es dafür benötigt.
1) Zunächst geht es darum, die Faktoren zu analysieren und zu verstehen, die die zukünftige Personalstruktur beeinflussen:
- Ziele und Strategie des Unternehmens: Wie können sich Produktsortiment, Wertschöpfung und Märkte verändern?
- Technologien: Hier stehen technologische Entwicklungen im Fokus, die die Produktpalette und das Geschäftsmodell sowie die Betriebsabläufe beeinflussen können.
- Gesellschaftliche und rechtliche Rahmenbedingungen
2) Im nächsten Schritt ist zu analysieren, wie sich diese Einflussfaktoren auf die bestehende und zukünftige Belegschaft auswirken können.
- Aktuelle Situation analysieren:
- Welche Mitarbeitenden gibt es aktuell im Unternehmen?
- Welche Kompetenzen bringen sie mit?
- Wie sieht es mit der Kapazität und den Personalkosten aus?
- Wie setzt sich die Belegschaft zusammen? Wie sieht die Personalstruktur aus?
- Zukünftige Entwicklung berücksichtigen:
- Welche Unternehmensbereiche werden wachsen?
- Welche Fähigkeiten zählen zu den „Future Skills“? Welche Kompetenzen werden zukünftig nicht mehr benötigt?
- Wo ergeben sich Lücken und wo bestehen freie Kapazitäten?
- Welche Mitarbeitenden haben das Potenzial, Schlüsselfunktionen im Team zu übernehmen?
- Welche und wie viele Beschäftigte werden in der nächsten Zeit aus Altersgründen das Unternehmen verlassen?
- Welches Fachwissen und welche Kompetenzen muss das Unternehmen daher durch Rekrutierung oder Fortbildungen ersetzen?
- Potenzial für Substituierbarkeit analysieren:
- Welche Aufgaben und Funktionen lassen sich durch technologische Mittel ergänzen oder ersetzen? In welchem Ausmaß und in welchem Zeitrahmen ist dies möglich?
- Welche Kosten fallen dafür an?
- Was ist bei der Umsetzung zu berücksichtigen?
Das Ziel besteht darin, die „Future Workforce“ (Zeithorizont: fünf bis zehn Jahre) vor Augen zu haben und zu wissen,
- wie viele Mitarbeitende in welchen Abteilungen benötigt werden,
- welche Fähigkeiten und Qualifikationen erforderlich sind (Kompetenzen),
- wie sich die Belegschaft zusammensetzen soll (Standort, Alter, Geschlecht, Fixanstellung und Freelancer) und
- welche Kosten anfallen.
Stufe 2: Future Workforce bauen
Vom Plan geht es an die Umsetzung. In dieser Phase ist zu klären, wie das Unternehmen von der aktuellen Ausgangssituation zur zukünftigen Workforce gelangen kann. Dabei greifen sie auf Aufbau, Umbau und Abbau zurück.
Personalaufbau
Beim Personalaufbau geht es darum, neue Mitarbeitende zu suchen und zusätzliche Kompetenzen ins Unternehmen zu holen. Dabei sollte sich das Unternehmen diese Fragen stellen:
- Lässt sich der Personalaufbau intern mit eigenen Mitarbeitenden realisieren?
- Wenn nicht, wie sollte das Unternehmen externe Mitarbeitende rekrutieren?
- Ist das Personal dauerhaft oder temporär aufzubauen?
- Kann die Technologie die Aufgaben abdecken?
In Zukunft könnte eine Kombination aus Festanstellungen und flexibleren Beschäftigungsmöglichkeiten die Lösung sein, weil sich benötigte Kompetenzen schnell wandeln und Spitzentalente Freiräume bevorzugen.
Personalumbau
Der Personalumbau kann ebenfalls ein geeignetes Instrument sein. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn es bestehende Mitarbeitende mit entsprechenden Kompetenzen und Potenzial im Betrieb gibt und die Kosten für ein externes Bewerbungsmanagement höher sind als interne Umschulungsmaßnahmen. Die Herausforderung besteht darin, diese Talente umzuschulen und jeweils in den für sie idealen Aufgabenbereichen einzusetzen. Der Personalumbau versteht sich als Neubesetzung von Stellen durch eigene Mitarbeitende (Redeployment).
Im Vorfeld ist es wichtig, solche Schlüsselfiguren und Leistungsträger zu erkennen und geeignete Maßnahmen für die Mitarbeiterbindung und Weiterentwicklung zu schaffen. Dafür braucht es innerbetriebliche Qualifizierungsmodelle sowie individuell abgestimmte Weiterbildungs- und Umschulungsangebote. Unternehmen, die neue Kompetenzen schnell und nachhaltig aufbauen können, fördern ihre eigene Anpassungs- und Wettbewerbsfähigkeit.
Personalabbau
Transformationsprozesse kommen oftmals ohne Stellenabbau nicht aus. Dieser Personalabbau erfordert ein umsichtiges und sensibles Vorgehen. Wenn Unternehmen Mitarbeitende entlassen müssen, ist es wichtig, dass sie diesen Stellenabbau möglichst sozialverträglich umsetzen. Im Idealfall kooperieren sie bereits frühzeitig mit den Betriebs- und Personalräten sowie mit einer Transfergesellschaft. Dies bietet nicht nur dem Unternehmen Planungs- und Kostensicherheit, sondern unterstützt auch die Mitarbeiter bei der Jobsuche.
Stufe 3: Mobilisieren und kommunizieren
Um eine Workforce-Transformation erfolgreich umzusetzen, müssen Unternehmen alle Beteiligten mobilisieren. Das bedeutet, dass sowohl Führungskräfte und Projektleiter als auch die Mitarbeitende und die Betriebsräte gefragt sind, wenn es um die Umsetzung der Transformationsprozesse geht.
Es ist wichtig, dass Unternehmen eine offene Kommunikation pflegen und die Mitarbeiter auch über die Gründe der Transformation informieren. Im Idealfall geben sie jedem einzelnen Mitarbeitenden Orientierung, Unterstützung und eine Perspektive. Hierbei sind empathisches Verhalten und eine ehrliche Kommunikation gefragt. Dies betrifft vor allem Mitarbeitende, deren Kompetenzen nicht mehr zu den momentanen und zukünftigen Anforderungen passen. Es geht darum, Ängste ernst zu nehmen und Beratung anzubieten. Mitarbeitende, die neue Aufgaben übernehmen sollen, benötigen das dazu passende Arbeitsumfeld, um gerüstet zu sein.
Die Workforce-Transformation ist als fortlaufender Prozess zu verstehen, sodass Unternehmen die einzelnen Stufen wiederholt durchlaufen.
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