Was bedeutet agile Personalarbeit und agiles Arbeiten?

Das Gabler Wirtschaftslexikon definiert Agilität mit „Beweglichkeit oder Wendigkeit von Personen und Organisationen bzw. in Strukturen und Prozessen“. Ursprünglich stammt der Begriff aus der Softwareentwicklung. Gemäß dem Manifest für agile Softwareentwicklung von 2001 ging es darum, Software-Projekte schneller, transparenter und stärker auf den Bedarf orientiert umzusetzen. Statt einer detaillierten Dokumentation, auf deren Basis programmiert, getestet und die Software fertiggestellt wurde, werden Teilaufgaben definiert.

Auf diese Weise ist es möglich, flexibel auf Veränderungen einzugehen sowie Feedback und Korrekturen in den Prozess einzubinden. Übertragen auf die Unternehmenskultur bedeutet Agilität, Unternehmensprozesse zeitnah unterbrechen und anpassen zu können, um beispielsweise Kundenwünschen oder veränderten Marktanforderungen zu entsprechen. Human Resources (HR) agiert in diesem Zusammenhang nicht nur selbst agil, sondern ermöglicht agiles Arbeiten, bei dem kleine Teams für ein Projekt abteilungsübergreifend und flexibel zusammenarbeiten.

Agile Personalarbeit – eine Definition

Agile Personalarbeit bedeutet so viel wie bewegliche Personalarbeit. Agilität ist in der modernen Personalarbeit ein wichtiger Faktor für die Transformation der Unternehmenskultur – weg von festgefahrenen Mustern, hin zu mehr Flexibilität. Es soll keine starren Positionen und langen Entscheidungswege mehr geben, sondern stattdessen mehr Flexibilität, Eigenverantwortung und Selbstorganisation.

Bewegliche Personalarbeit macht es möglich, fortlaufend auf neue Anforderungen und einen veränderten Bedarf in den Teams bzw. Abteilungen zu reagieren. Der Fokus wird in der agilen Personalarbeit auf die Weiterentwicklung von Personalkompetenzen und Übertragung von Verantwortung gelegt, dies betrifft einzelne Mitarbeitende, Führungskräfte und auch ganze Abteilungen.

Entscheidungen sollen direkt im Team getroffen werden, somit werden Prozesse effizienter und Reaktionswege kürzer. Durch die Verantwortung steigt zudem auch die Motivation der Mitarbeitenden.
Bei allem soll die Personalabteilung den Teams und Führungskräften beratend zur Seite stehen und während der Prozessveränderung aufklären sowie auf die Bedürfnisse einzelner Mitarbeitender eingehen.

Welche Funktion hat die HR bei der agilen Transformation?

Die HR-Abteilung fungiert als eine Art Schnittstelle, an der zahlreiche Prozesse zusammenlaufen. Neben administrativen Aufgaben wie der Gehaltsabrechnung ist sie unter anderem an der Entwicklung von Personal- und Führungskräften, der Rekrutierung und Personalauswahl sowie Mitarbeitergesprächen beteiligt. Damit nimmt sie eine Schlüsselrolle ein, wenn es darum geht, Rahmenbedingungen zu gestalten, die agiles Arbeiten in Unternehmen möglich machen und fördern. Eine Interviewstudie des Instituts für Personalforschung an der Hochschule Pforzheim (2017) hat drei Bereiche herausgestellt, in denen agile Personalarbeit mehr Agilität in Unternehmen gestalten kann. Das betrifft

die Begleitung und Beratung von Mitarbeitenden und Führungskräften
die Anpassung und gegebenenfalls Weiterentwicklung von Personal- und Führungsinstrumenten sowie
die Aufklärungs- und Vorbildfunktion für die agile Transformation in Unternehmen.

Vorteile agilen Arbeitens und agiler Personalarbeit

Indem die HR-Abteilung wesentlich daran beteiligt ist, die Selbstorganisation im Unternehmen zu fördern, stärkt sie zugleich die Vorteile, die mit einer agilen Arbeits- und Denkweise einhergehen. Mitarbeitende erhalten mehr Selbstbestimmung und können eigenverantwortlich arbeiten, was sich wiederum auf ihre Motivation auswirkt. Indem sie stärker eigene Interessen einbringen können und spüren, dass Führungskräfte Vertrauen in sie haben, sind sie motivierter und leistungsbereiter.

Die Vorteile auf einen Blick:

mehr Selbstbestimmung und Eigenverantwortung
höhere Mitarbeitermotivation und stärkere Identifizierung mit der Arbeit
bessere Selbstorganisation
Mitarbeitende reagieren flexibel auf Veränderung (Einwilligung oder Absprachen sind nicht nötig)
lösungsorientiertes Arbeiten und schnelles Reagieren
Arbeitnehmende erleben Erfolg, da ihnen Lösungen bzw. Ergebnisse zugeordnet werden können

Personalauswahl und Personalentwicklung in der agilen HR

Eine entscheidende Rolle bei der agilen Personalarbeit spielt die Personalentwicklung und die Personalauswahl. Bei der agilen Personalentwicklung geht es im Grunde genommen darum, die Selbstständigkeit der Mitarbeitenden zu fördern und ihnen mehr Eigenverantwortung sowie Entscheidungskraft zu übertragen. Dafür ist es nicht nur wichtig, dass sie relevante Informationen über Ziele und Strukturen erhalten und ihre Verantwortlichkeiten klar definiert sind, sondern dass die Arbeit auf gegenseitigem Vertrauen basiert und eine Fehlerkultur etabliert wird. Auf diese Weise ist es möglich, dass Mitarbeitende einen Lern- und Entwicklungsprozess durchlaufen, der durch Weiterbildungsmöglichkeiten flankiert wird. Statt der klassischen, hierarchiebezogenen Karrierewege steht in der agilen Personalarbeit eine vergleichsweise individuelle Schulung im Fokus, die den Mitarbeitenden dabei unterstützt, sich persönlich, fachlich und inhaltlich in seinem eigenen Tempo weiterzuentwickeln. Die Weiterbildung orientiert sich hierbei an den Stärken, dem individuellen Bedarf und den Anforderungen der jeweiligen Arbeitssituation des Mitarbeitenden.

Führungskräfte haben in diesem Zusammenhang eine Schlüsselrolle inne, da sie als Vorbilder für die anderen Arbeitnehmenden fungieren und sich ihre Aufgaben- und Kompetenzbereiche in agilen Unternehmen ändern. Da sie mit den eigenverantwortlich agierenden Mitarbeitenden künftig auf Augenhöhe agieren, greift das klassisch-hierarchische Rollenverständnis nicht mehr – Führungsstile müssen sich daher anpassen. Führungskräfte sind vielmehr Begleiter, für die Kommunikation und Beratung im Fokus steht sowie die Mitarbeiterförderung und eine stärkere Kundenorientierung. Die agile Personalarbeit begleitet und unterstützt Führungskräfte auf dem Weg zu ihrem neuen Rollenverständnis, erstellt gemeinsam sowohl mit den Führungskräften als auch den Mitarbeitenden den jeweiligen Schulungsbedarf.

Bei der Personalauswahl begleitet die HR die verschiedenen Abteilungen, wobei das detaillierte Anforderungsprofil einer Art Bedarfsermittlung weicht: Das heißt, es stehen spezifische Fähigkeiten der Arbeitnehmenden im Mittelpunkt und die Frage, welchen Beitrag sie zum Ziel des Teams leisten können. Immerhin können sich die Anforderungen an neue Mitarbeitende schnell ändern.

Wichtige HR-Instrumente für mehr Agilität

Die Aufgabe der agilen HR ist es, die Zusammenarbeit über Hierarchiegrenzen und Abteilungen hinaus zuzulassen und agile Kompetenzen zu fördern. Zu den wichtigsten Komponenten neben einer stärkeren Kundenfokussierung und mehr Flexibilität bei der agilen Personalarbeit zählt iteratives Arbeiten. Wie im agilen Unternehmen selbst steht der Prozess im Mittelpunkt und nicht das Endprodukt. Das heißt, klassische Vergütungsmodelle mit individuellen Zielvereinbarungen passen nicht zur Arbeit in agilen Teams, die abteilungsübergreifend und temporär zusammenarbeiten.

Vielmehr gilt es, kurzfristige Team-, Abteilungs- und Unternehmensziele mit jeweiligen Boni zu setzen und mit den Arbeitnehmenden öfter als nur einmal im Jahr Mitarbeitergespräche zu führen. Damit diese zeitnah auf neuen Bedarf oder Änderungen reagieren können, ist unmittelbares Feedback über die Leistung der Führungskräfte und Mitarbeitenden entscheidend.

Tipps für die HR bei der Umsetzung agiler Personalarbeit im Unternehmen

Die HR kann Agilität im Unternehmen fördern und in diesem Zusammenhang selbst eine Vorbildfunktion bei der Transformation einnehmen. So ist es beispielsweise wichtig, einen wertschätzenden Umgang im Unternehmen zu pflegen und selbst agile Methoden zu nutzen, wie bereits oben beschrieben. Des Weiteren gilt es, die Arbeitnehmenden im Betrieb bei der Gestaltung und Umsetzung zu mehr Agilität mitzunehmen. An erster Stelle steht deshalb die frühzeitige und offene Information über die Veränderung von Prozessabläufen. Nicht jeder Angestellte ist bereit für die Umstrukturierung oder möchte agil arbeiten. Um Bedenken und Widerstände zu zerstreuen, ist Transparenz das oberste Gebot: Mitarbeitende sollten wissen, welche Änderungen in Bezug auf Arbeitsweisen, Ansprechpartner oder Abteilungen anstehen und welche Rolle und Verantwortlichkeiten sie selbst dabei übernehmen. Die HR ist hierbei die Schnittstelle, die beratend und unterstützend zur Seite steht und über das Thema Agilität aufklärt.