ATS – Applicant Tracking System

Bei einem Applicant Tracking System handelt es sich um eine Softwarelösung zur Verwaltung des gesamten Rekrutierungs- und Einstellungsprozesses. Im Fokus steht, das Recruiting transparenter zu gestalten, die Prozesse zu optimieren und zu beschleunigen.

ATS – Applicant Tracking System Definition

Wortwörtlich übersetzt ist ein Application Tracking System (kurz: ATS) ein System zur Verfolgung von Bewerbungen. Es wird häufig auch als Bewerbermanagementsystem bezeichnet. Die Mitarbeitenden des Recruiting-Teams können mithilfe der Software alle Informationen zu den Bewerbenden an zentraler Stelle organisieren, den Prozess verfolgen und die interne Zusammenarbeit sowie die Kommunikation mit den Kandidatinnen und Kandidaten vereinfachen.

Welche Funktionen bieten ATS?

Früher waren Application Tracking Systeme reine Verwaltungsprogramme. Darüber konnten die Informationen von Bewerbenden zentral verwaltet und abgerufen werden. Heute besitzen die Softwarelösungen je nach individueller Ausrichtung eine Vielzahl von zusätzlichen Funktionen, die die Arbeit im Recruiting effizienter gestalten:

• CV-Parsing: Reichen Bewerbende ihren Lebenslauf ein, muss HR diesen nicht mehr manuell erfassen. Dank CV-Parsing werden die enthaltenen Daten automatisch ausgelesen und in die richtigen Felder der Software übernommen.
  
  
• Multiposting: Das ATS verteilt offene Stellenanzeigen auf Knopfdruck in verschiedensten Portalen wie der eigenen Karriere-Website, in vielfältigen Jobbörsen und in den sozialen Medien.
  
  
• Bewerbungsformulare: Mithilfe eines ATS lassen sich Bewerbungsformulare erzeugen, die den Interessenten die Bewerbung besonders einfach machen. Es werden lediglich die wichtigsten Informationen abgefragt, um die Hemmschwelle herabzusetzen.
  
  
• One-Click-Bewerbung: Interessierte können ihre Lebenslaufdaten automatisch aus dem Businessnetzwerk XING importieren und sich so mit nur einem Klick bewerben.
  
  
• Matching: Beim Matching analysiert das ATS die eingegangenen Bewerbungen anhand vorgegebener Kriterien. Dabei errechnet die Software einen Score, durch den die Bewerbungen im Hinblick auf ihre Übereinstimmung mit der Ausschreibung in eine Rangfolge gebracht werden können.
  
  
• Karriereseite: Das Hiring-Team pflegt die Karriereseite des Unternehmens komfortabel direkt aus dem Bewerbermanagementsystem heraus. Diese sollte für mobile Endgeräte optimiert sein.
  
  
• Kommunikation: Ein ATS vereinfacht die interne Kommunikation, beispielsweise mit der Fachabteilung über geeignete Kandidaten. Zugleich ermöglicht sie effiziente Kontakte mit den Bewerbenden, etwa im Rahmen individueller E-Mails, persönlicher Chats und regelmäßiger Status-Updates.
  
  
• Video-Chats: Video-Chats ermöglichen ein unkompliziertes erstes Kennenlernen ohne lange Anfahrt.
  
  
• Terminabstimmung: Über Kalendermodule können Termine für Gespräche mit den Kandidatinnen und Kandidaten einfach vereinbart werden.
  
  
• Kennzahlen: Das System analysiert die vorliegenden Daten und kann daraus relevante Kennzahlen ableiten. KPIs wie die Time to Hire oder die Cost per Hire können helfen, den Prozess zu optimieren.
  
  
• Talentpool: Nicht eingestellte Kandidatinnen und Kandidaten können sich auf eigenen Wunsch für zukünftige Stellen vormerken lassen. Passen sie zum Profil einer neuen Stellenausschreibung, werden sie automatisch zur Bewerbung aufgerufen.
  
  
• Suchmaschinenoptimierung: Um eine prominente Platzierung der Stellenanzeigen zu erreichen, unterstützt das Applicant Tracking System bei deren Optimierung auf die Suchalgorithmen von (Job-)Suchmaschinen, z. B. auch Google for Jobs.
  
  
• Schnittstellen: Durch die Verknüpfung zu bestehenden HR-Systemen ist die Datenübernahme im Falle einer Einstellung nahtlos möglich.
  

Die Rolle künstlicher Intelligenz in Applicant Tracking Systemen

ATS-Lösungen werden zunehmend von künstlicher Intelligenz durchdrungen. Für die selbstlernende Technologie gibt es zahlreiche Einsatzmöglichkeiten. So kann die Maschine etwa frühere Einstellungsentscheidungen auswerten, daraus Rückschlüsse ziehen und so zukünftige Entscheidungen beeinflussen. Schon seit Jahren ist Software in der Lage, die Eignung eines Kandidaten anhand von im Lebenslauf und Anschreiben vorhandenen Schlüsselwörtern zu überprüfen.

Die Algorithmen sind inzwischen sogar dazu fähig, die Daten nicht nur auszuwerten, sondern eigenständig zu interpretieren. Dabei kommen Methoden wie das maschinelle Lernen und die natürliche Sprachverarbeitung (NLP) zum Einsatz.

Man erhofft sich vom Einsatz künstlicher Intelligenz, offene oder verdeckte Diskriminierung im Rekrutierungsprozess zu vermeiden. Ein Computer interessiert sich nicht für Geschlechter, Aussehen oder die ethnische Herkunft.

Aber: Trifft die künstliche Intelligenz Entscheidungen auf der Basis von früheren Entscheidungen, könnten versehentlich vergangene Diskriminierungen fortgeführt werden. Wurden beispielsweise in der Vergangenheit überhaupt keine Bewerbenden anderer Hautfarbe eingestellt, könnte die Maschine Kandidaten mit weißer Haut den Vorzug geben.

Vorteile einer ATS-Software

Richtig eingesetzt, kann ein Application Tracking System eine Vielzahl von Vorteilen bringen:

• Es spart nach der Anfangsphase Zeit und Kosten.
  
  
• Es verbessert die Candidate-Experience durch eine verbesserte Kommunikation und eine intuitive, einfache Bewerbung.
  
  
• Die Time to Hire kann verkürzt werden. Dies wirkt sich wiederum positiv auf die Absprungrate aus.
  
  
• Auch die Cost per Hire lassen sich per ATS senken.
  
  
• Mit einem ATS lassen sich Prozesse automatisieren und effizienter bearbeiten.
  

Auswahl eines ATS

Der Markt der Bewerbermanagementsysteme ist breit gefächert und mit weit mehr als hundert Anbietern von Lösungen eher unübersichtlich. Dies bietet Arbeitgebern aber zugleich den Vorteil, dass sie eine perfekt auf ihren Bedarf zugeschnittene Software auswählen können.

Hierzu sollten sie allerdings zunächst hinterfragen, welche Funktionen sie tatsächlich benötigen. Längst nicht jedes Unternehmen kann unter anderem die Stärken künstlicher Intelligenz wirtschaftlich für sich nutzen. Mit dem Funktionsumfang steigt natürlich auch der Preis an.

Entscheidend ist, eine Softwarelösung zu finden, die die benötigten Funktionen abdeckt, dabei aber immer noch im Budget ist. Grundsätzlich lohnt es sich selbst für kleinere Unternehmen, in eine Application-Management-Software zu investieren, denn der Zeitgewinn kann enorm sein. Besetzt ein Unternehmen aber pro Jahr nur wenige Stellen, reicht mitunter ein rudimentärer Basis-Funktionsumfang.