Das Erstellen eines Anforderungsprofils ist ein wichtiges Instrument des Personalmanagements. Innerhalb der Personalbeschaffung wird für die Auswahl von potenziellen neuen Mitarbeitenden im Rahmen der Stellenausschreibung ein Anforderungsprofil erstellt.

Es dient zur systematischen Zusammenstellung der zentralen Anforderungen, die der betreffende Arbeitsplatz an die sich bewerbende Person stellt, die diese Stelle ausfüllen soll oder möchte.
In diesem Rahmen spezifiziert das Anforderungsprofil die typischen Anforderungen und die Merkmale nach Ausprägung und Umfang.

Erstellung eines Anforderungsprofils

Anforderungsprofile ergänzen die Stellenanzeige und werden vor allem in der Personalplanung, -werbung, -auswahl und im Personaleinsatz verwendet. Die Erstellung dieser erfolgt in der Regel durch die Personalabteilung in Zusammenarbeit mit den zuständigen Fachführungskräften. Die Darstellung ist meist tabellarisch.
Im ersten Schritt ist hierzu ein Katalog der Merkmale anzufertigen, die in das Anforderungsprofil aufgenommen werden sollen. Außerdem sind alle notwendigen und wichtigen Anforderungen zu definieren, welche von den Bewerbenden zu erfüllen sind.
Inhalte des Anforderungsprofils können unter anderem Qualifikationen, Kompetenzen, Persönlichkeitseigenschaften und Fähigkeiten, die ein Unternehmen von Bewerbenden fordert, sein. Mit Hilfe des Anforderungsprofils haben die Bewerbenden eine Vorstellung davon, welche Kompetenzen gebraucht werden und ob sie diese auch erfüllen.
Außerdem soll mit einem solchen Anforderungsprofil die Personalentwicklung des Arbeitgebers verbessert werden. Denn das Ziel ist es, die vakante Stelle bestmöglich zu besetzen und langfristig einen Mitarbeitenden zu finden, der den Herausforderungen gewachsen ist.
Die Personalabteilung und das HR-Team erstellen das Anforderungsprofil nach bestimmten Merkmalen. Diese können je nach Stellenausschreibung variieren. Mögliche Merkmale sind: Kenntnismerkmale, identifizierende Merkmale, Verhaltensmerkmale, allgemeine Anforderungen, körperliche Anforderungen, geistige Anforderungen und die Eigenschaften von Führungskräften. Weitere Möglichkeiten, um ein Anforderungsprofil zu erstellen, ist die Unterteilung in zwei Blöcke:

“Personal Fit”
Notwendige und wichtige Fähigkeiten, wie zum Beispiel einen Abschluss oder die Berufserfahrung werden hierbei genannt. Aber auch benötigte Fremdsprachenkenntnisse.
“Cultural Fit”
Die sogenannten „Softskills”, welche die Bewerber/innen mitbringen sollten.

Mit Softskills werden die Werte, Fähigkeiten und persönlichen Eigenschaften bezeichnet, die von den Bewerbenden erwartet werden.

Oftmals wird der Begriff Stellenbeschreibung synonym zum Anforderungsprofil verwendet. Allerdings kann hier eine klare Differenzierung vorgenommen werden: Denn während eine Stellenbeschreibung die Position in das organisatorische Gefüge des Betriebs einordnet, charakterisiert ein Anforderungsprofil die potenziellen und optimalen Bewerbenden und Mitarbeitenden.
Daher sollte ein gutes Anforderungsprofil auf die Stellenausschreibung aufbauen und vor deren Hintergrund erstellt werden. Dabei sollte besonderer Wert auf die Genauigkeit des Anforderungsprofils gelegt werden. Denn dies ist maßgeblich für den Erfolg dessen. Nur wenn ein Profil detailliert ist und alle wichtigen Eigenschaften enthält, die Bewerbende mitbringen sollen, erfüllt es auch seinen Zweck.

Vorteile eines Anforderungsprofils

Zum einen sind klare Vorstellungen und Erwartungen zu nennen. Denn ein Anforderungsprofil gibt ein klares Ziel vor. Fehlt dieses, so kann die Suche nach einem geeigneten Mitarbeitenden schnell chaotisch verlaufen.
Zum anderen sind die passenden Bewerbungen zu nennen. Oftmals werden Unternehmen mit Bewerbungen überflutet, doch darüber freuen diese sich nur, wenn die Qualität dieser ebenfalls überzeugt. Durch ein treffendes Anforderungsprofil, wissen Bewerbende, was von ihnen erwartet wird. Im Umkehrschluss führen nicht aussagekräftige Angaben im Anforderungsprofil oftmals zu einer Vielzahl an Einsendungen, die aber nicht zum Team oder der Stelle passen.
Außerdem führen Anforderungsprofile zu einer besseren Auswahl von Bewerbenden. Denn das Anforderungsprofil gibt Kriterien vor, anhand dieser Bewerbende bewertet, verglichen und aussortiert werden können. Bereits in der ersten Phase des Bewerbungsprozesses können so zahlreiche Unterlagen innerhalb kurzer Zeit gesichtet, geordnet und schließlich ausgewertet werden.
Auch im weiteren Verlauf der Arbeit kann ein Anforderungsprofil als Orientierung dienen und daran erinnern, welche Kompetenzen im Fokus der Personalsuche stehen.
Allerdings sind diese Vorteile nicht nur auf den Arbeitgeber anzuwenden. Bewerbende erhalten durch ein gut strukturiertes Anforderungsprofil einen Einblick in die Position und erfahren, ob die eigenen Kompetenzen zu den Anforderungen der jeweiligen Position passen. Außerdem können dadurch Bewerbungen gezielt auf die gesuchten Qualifikationen ausgerichtet werden und der Fokus somit richtig gesetzt werden.

Problematik

Die Problematik von Anforderungsprofilen hingegen ist, dass sie dazu verleiten, die Ansprüche zu hochzusetzen und Bewerbende diese nicht alle erfüllen können. Unter diesen Bedingungen lässt sich die Stelle dann schwer besetzen. Deshalb ist es wichtig, die Kriterien des Anforderungsprofils nach der Erstellung zu überprüfen und gegebenenfalls die notwendigen von den wünschenswerten Kompetenzen zu trennen. Dadurch kann die Wahrscheinlichkeit gesteigert werden, dass passende Bewerbende ihre Bewerbung einreichen und die vakante Stelle im Bewerbungsprozess besetzt werden kann.

Checkliste

Diese Checkliste soll das zuvor beschriebene Vorgehen beim Erstellen eines Anforderungsprofils zusammenfassen:
Man sollte dafür wissen,

welche Stelle besetzt werden soll,
welche bestimmten Tätigkeiten die Person zu bearbeiten hat, um diese Position erfolgreich zu besetzen,
welche Kompetenzen essenziell für die Besetzung der Stelle sind und welche nur wünschenswert,
welche Fähigkeiten besonders hervorgehoben werden sollten, da sie auf keinen Fall fehlen dürfen,
elche Arbeitsbedingungen für die ausgeschriebene Stelle kennzeichnend sind und welche sozialen Fähigkeiten dementsprechend nützlich wären
und welche Formulierungen problematisch sein könnten.