HRworks-Alternative

HRworks-Alternative – 5 HR-Tools im Vergleich

Sie haben bereits mit HRworks Erfahrungen gemacht oder vergleichen derzeit HR-Software-Anbieter und möchten wissen, wie sich HRworks-Alternativen in Struktur, Funktionen und Preismodellen unterscheiden? Diese Übersicht zeigt fünf Systeme im Vergleich und stellt die wichtigsten Unterschiede übersichtlich dar.

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Wichtige Entscheidungskriterien bei der Auswahl der besten HRworks-Alternative

Wer sich mit der HRworks-Software beschäftigt oder eine passende Alternative sucht, sollte nicht nur einzelne Features vergleichen. Oft bestimmen Details darüber, wie gut eine HR-Software in den Unternehmensalltag passt.

Module, die zum aktuellen Bedarf passen

Nicht jede Software muss das gesamte Personalwesen abdecken. Wichtig ist, dass die wichtigsten Prozesse je nach Bedarf zuverlässig unterstützt werden. Überlegen Sie zum Beispiel:

• Soll die Zeiterfassung inklusive Pausenregelung über das Tool laufen?
• Möchten Sie Urlaubs- und Abwesenheiten zentral verwalten?
• Wird eine digitale Personalakte mit individuellen Zugriffsrechten benötigt?
• Ist ein Bewerbermanagement ohne manuelle Zwischenschritte sinnvoll?

Je nach Anforderung kann es sinnvoll sein, auf ein Tool mit integrierten Funktionen zu setzen. Andernfalls entstehen später oft Aufwand und Kosten für externe Lösungen oder zusätzliche Schnittstellen.

Verständliche Oberfläche, auch für fachfremde Nutzer

Eine klare Benutzerführung ist für viele Firmen ein wichtiges Auswahlkriterium. Eine HR-Software sollte daher eine Oberfläche bieten, die sich schnell erschließt. Unabhängig davon, ob sie von HR-Fachkräften oder anderen Mitarbeitern genutzt wird.

Preisstruktur und Skalierung

Ein genauer Blick auf die Preisstaffel lohnt sich. Wichtig:

• Gibt es Staffelpreise nach Nutzerzahl?
• Welche Module sind im Grundpreis enthalten?
• Wie transparent sind versteckte Kosten (z.B. Support, Einrichtung)?
  

Gerade bei sich entwickelnden Teams muss das System mitwachsen können, sowohl funktional als auch finanziell.

Schnittstellen zu bestehenden Tools

Viele Nutzer möchten ihre HR-Software mit bereits etablierten Programmen verbinden, z.B.:

• Lohnabrechnung via DATEV
• Microsoft 365 (Outlook, Teams, Kalender)
• ERP-Systeme oder Zeiterfassungs-Terminals
  

Eine HRworks-Alternative sollte hier zumindest offene Schnittstellen (API) oder Standardschnittstellen mitbringen.

Datenschutz und Datenkontrolle

Ein professionelles HR-Tool sollte DSGVO-konform arbeiten und nachvollziehbar mit sensiblen Personaldaten umgehen. Hosting im EU-Raum, flexible Zugriffsrechte und sichere Schnittstellen sind in vielen Betrieben zentrale Anforderungen.

Grundlegende Unterschiede zwischen HRworks-Alternativen

Viele Anbieter decken ähnliche HR-Bereiche ab. Unterschiede zeigen sich aber bei Struktur, Tiefe und technischer Umsetzung. Wer eine HRworks-Alternative sucht, sollte genauer hinschauen.

Modulares System oder All-in-One?

Manche Tools lassen sich gezielt zusammenstellen, andere bieten ein festes Gesamtpaket. Das hat direkte Auswirkungen auf Anpassbarkeit und Komplexität.

Technische Umsetzung

• Cloud only: Schnell verfügbar, einfache Wartung, aber weniger Kontrolle
• Hybrid- oder On-Premise-Option: Mehr Kontrolle über Daten, aber höhere IT-Ansprüche
• Frei wählbar: Beide Optionen möglich, je nach technischer Vorgabe

Tiefe der Funktionen

Ein Tool sollte nicht nur „Urlaub“ und „Zeiterfassung“ verwalten, sondern auch komplexe Abläufe wie Schichtmodelle, Rückstellungen oder mehrstufige Genehmigungen abbilden können.

Alltagstauglichkeit

Die Bedienbarkeit ist für viele User ein Knackpunkt. Wer viele Funktionen in einem System bündelt, riskiert, dass Nutzer sich verlieren. Manche Tools wirken aufgeräumt, lassen aber wichtige Funktionen vermissen. Andere sind vollständig, aber schwer zugänglich.

Gute Alternativen bieten eine klare Struktur, rollenabhängige Ansichten und einfache Navigation, auch ohne lange Einarbeitung. Selbst gelegentliche Nutzer, die etwa über eine App oder ein Self-Service-Portal auf einzelne Funktionen zugreifen, finden sich problemlos zurecht.

Funktionen, die eine HRworks-Alternative bieten sollte

Wer eine HRworks-Alternative sucht, sollte im ersten Schritt prüfen, inwiefern wichtige Funktionen abgedeckt werden. Ohne Umwege über Drittanbieter oder komplizierte Erweiterungen. Zeiterfassung, Bewerbermanagement oder Personalakte. 

Je nach Ziel und Betriebsgröße können bestimmte Funktionsbereiche hilfreich sein. Es lohnt sich, zu prüfen, welche davon zum eigenen Bedarf passen:

• Bewerbermanagement mit Multiposting: Stellenanzeigen erstellen, auf Jobbörsen veröffentlichen, Bewerbungen an einem Ort zu verwalten. Ohne E-Mail-Chaos.
• Digitale Personalakte: Verträge, Zertifikate, Gehaltsdaten und Stammdaten übersichtlich an einem Ort.
• Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement: Arbeitszeiten per App, Terminal oder Browser erfassen. Inklusive Urlaubsplanung und Kalenderansicht.
• Onboarding und Offboarding: Aufgaben automatisieren, Berechtigungen steuern und Prozesse dokumentieren.
• Zielvereinbarungen und Feedback: Ziele festhalten, Feedback aus verschiedenen Perspektiven einholen und Entwicklungsmaßnahmen dokumentieren.
• Self-Service für Mitarbeitende: Daten ändern, Urlaub beantragen oder Lohnabrechnungen einsehen. Ohne Rückfragen an HR.
• Mobile Nutzung: Zugriff für Führungskräfte, HR-Teams und Mitarbeiter per Smartphone-App oder Browser.
• Schnittstellen und Datenexport: Verbindung zu DATEV, ERP-Systemen oder Kalenderdiensten. Idealerweise mit offener API.

Diese Funktionen bilden das Rückgrat der meisten HR-Prozesse. Eine gute Alternative erlaubt es, diese Bereiche von der Einführung bis zur täglichen Nutzung ohne große Reibungsverluste umzusetzen.

#1 Rexx Systems

Rexx Systems ist eine modulare HR-Software aus Deutschland. Die Plattform eignet sich für Betriebe, die ihre Personalprozesse strukturiert abbilden und an bestehende Systeme anbinden möchten. Der Betrieb ist sowohl in der Cloud als auch lokal auf eigenen Servern möglich.

Stärken von Rexx Systems

• Modularer Aufbau: Nur die Funktionen buchen, die tatsächlich gebraucht werden + jederzeit erweiterbar.
• Hosting in Deutschland: Datenspeicherung auf ISO-27001-zertifizierten Servern mit DSGVO-konformer Struktur.
• Tiefe Integration: Alle HR-Prozesse greifen ineinander, von der Bewerbung bis zum Zielgespräch.
• Skalierbarkeit: Passt sich problemlos an das Unternehmenswachstum an. Geeignet für Unternehmen ab 100 Mitarbeitenden, sowie große Firmen mit mehreren Standorten bis hin zu internationalen Konzernen.

Funktionen

• Bewerbermanagement mit CV-Parsing, Talent-Pool, Interviewplanung
• Digitale Personalakte mit Dokumentenverwaltung und Rechteverwaltung
• Zeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung, inklusive mobiler Buchung
• Onboarding und Offboarding mit Aufgabenlisten und automatisierten Abläufen
• Zielvereinbarungen, 360°-Feedback, Schulungsplanung
• Self-Service über Mitarbeiterportal und App
• Schnittstellen zu Lohnbuchhaltung, Kalenderdiensten, ERP und anderen Drittsystemen
• Reporting mit konfigurierbaren Dashboards

Pläne & Preise

Die Kosten bei Rexx Systems orientieren sich an der Anzahl der Nutzer sowie dem gewählten Funktionspaket. Abgerechnet wird monatlich pro Nutzer bei Cloud-Nutzung. On-Premise-Modelle sind separat kalkuliert.

• Recruiting only: Zwischen 0,50 und 2,10€, für Betriebe, die ausschließlich ein Bewerbermanagement mit eigener Karriereseite benötigen.
• Personalmanagement (Basis): Zwischen 0,70 und 3,70€, inklusive digitaler Personalakte, Dokumentenverwaltung und Stammdatenpflege.
• Kombipaket mit Zeiterfassung: Zwischen 1,60 und 7,30€, geeignet für Firmen, die Bewerberverwaltung und Zeiterfassung gemeinsam einsetzen möchten.
• Erweiterung Talentmanagement: Preis auf Anfrage; umfasst Zielvereinbarungen, Skill-Matrix, Feedbacksysteme und Lernplattformen für die Personalentwicklung.
  

Bei größeren Nutzerzahlen sinkt der Preis je Mitarbeiter deutlich. Ein kostenloser Testzugang ist verfügbar.

#2 Personio

Personio ist eine cloudbasierte HR-Software aus Deutschland mit Fokus auf Personalprozesse wie Zeiterfassung, Bewerbermanagement und Personalverwaltung. Sie vereint grundlegende Funktionen rund um Personalverwaltung, Bewerbermanagement und Zeiterfassung, mit Fokus auf EU-Konformität und nutzerfreundlicher Bedienung.

Stärken 

• Datenschutz mit Fokus auf EU-Richtlinien: Die Software erfüllt hohe Standards im Bereich Datenschutz und wird vollständig in Europa betrieben.
• Intuitive Bedienung: Viele Nutzer schätzen die klare Oberfläche und einfache Navigation, sowohl für die Personalabteilung als auch für Mitarbeitende.
• Funktionales Dokumentenmanagement: Personio bietet digitale Signaturen, strukturierte Onboarding-Prozesse und automatische Erinnerungsfunktionen.

Funktionen

• Digitale Personalakte mit On- und Offboarding
• Bewerbermanagement inklusive Interviewplanung und Karriereseite
• Basis-Zeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung
• Erstellung von Berichten und Vorbereitungen für die Lohnabrechnung
• Integration mit gängigen Tools wie E-Mail, Kalender oder Kollaborationsplattformen

Pläne & Preise

Personio bietet zwei Kernpakete mit Erweiterungsmöglichkeiten:

• Core: ab ca. 2,88€ pro Mitarbeiter und Monat, inklusive Personalakte, Zeiterfassung, Abwesenheitsverwaltung und Reporting
• Core Pro: ab rund 4,43€ pro Mitarbeiter und Monat, zusätzlich mit unbegrenztem Dokumentenvolumen, API-Zugriff und mehreren Zugriffsrechten
• Ein Testzeitraum von 14 Tagen erlaubt einen Einblick in Funktionsumfang und Handhabung.

#3 Factorial

Factorial ist ein cloudbasiertes HR-System aus Spanien, das Tools für Zeiterfassung, Recruiting und Personalentwicklung kombiniert. Die Software deckt von der Zeiterfassung über das Recruiting bis zur Personalentwicklung verschiedene Personalprozesse ab und gilt als unkompliziert im Einsatz.

Stärken

• Einfache Bedienung: Die Oberfläche ist selbsterklärend gestaltet und schnell einsetzbar.
• Modular erweiterbar: Zusätzliche Funktionen können je nach Bedarf aktiviert werden.
• Zeiterfassung inklusive Schichtplanung: Hilfreich für Betriebe mit Früh-, Spät- oder Wochenenddiensten.
• Zugriff per Web und App: Mitarbeiter können Anträge und Zeiten auch mobil verwalten.

Funktionen

• Verwaltung von Abwesenheiten und Urlaubsanträgen, inklusive Teamkalender
• Zeiterfassung mit Projektzeiten und Unterstützung für Schichtplanung
• Bewerbermanagement (ATS) und strukturierte Onboarding-Prozesse
• Performance-Module zur Zielerfassung und Mitarbeiter-Feedback
• Dokumentenverwaltung inklusive elektronischer Signatur
• Payroll-Export und API-Schnittstellen für Systemintegration

Pläne & Preise

Die Kosten bei Factorial variieren je nach gewählten Modulen und Anzahl der Nutzer. Alle Pakete werden monatlich abgerechnet und können um optionale Module ergänzt werden.

• Core-HR-Plan beginnt bei etwa 8€ pro Nutzer im Monat und enthält Basisfunktionen wie Mitarbeiterverwaltung und Abwesenheitstools. 
• Add-ons kosten zusätzlich und richten sich nach Teamgröße und Nutzung.
• Ein kostenloser Testzeitraum ist verfügbar, um Funktionen vor der Wahl auszuprobieren.

#4 HRlab

HRlab automatisiert administrative HR‑Aufgaben, ermöglicht Self‑Service und bietet Zeit‑, Abwesenheits‑ und Bewerberverwaltung. Sie kombiniert eine modulare Struktur mit einem praxisnahen Funktionsumfang für alltägliche Personalprozesse.

Stärken 

• Modulbasierter Aufbau: Die Software lässt sich maßgeschneidert zusammenstellen, von Basisfunktionen bis zu erweiterten Modulen.
• DSGVO-konformes Hosting: Daten werden auf deutschen Servern verarbeitet.
• Einfacher Zugang: Die Oberfläche ist übersichtlich gestaltet und auch für Fachfremde nutzbar.
• Persönlicher Support: Kunden erhalten direkte Betreuung ohne anonyme Ticketsysteme.

Funktionen

• Digitale Personalakte mit Dokumentenverwaltung
• Zeiterfassung über Web und App
• Abwesenheitsverwaltung mit Genehmigungsprozess
• Onboarding-Checklisten und Aufgabenverteilung
• Benutzer- und Zugriffsrechte für HR, Führungskräfte und Mitarbeitende
• Reporting-Funktionen für Auswertungen
• API-Anbindung an andere Systeme

Pläne & Preise

Die Preisstruktur von HRlab basiert auf einem Basistarif, der sich durch optionale Zusatzmodule erweitern lässt. Abgerechnet wird pro Nutzer und Monat bei jährlicher Laufzeit. Die Mindestanzahl liegt bei 20 Nutzern.

• Compact: 4 € pro Nutzer – beinhaltet digitale Personalakte, Dokumentenverwaltung, vorbereitende Lohnbuchhaltung, Berichte und Self-Service
• Classic: 5 € pro Nutzer – zusätzlich mit Prozess- und Aufgabenmanagement, anpassbaren Vorlagen, News-Modul sowie API-Zugriff.

Eine 14-tägige Testphase steht zur Verfügung. Der Gesamtpreis steigt mit Erweiterungen, bleibt aber dank Modularität transparent planbar.

#5 Tellent HR

Tellent HR bietet Funktionen für Personalverwaltung, Zeitmanagement und Feedbackprozesse in einem europäischen Cloud-System. Die Plattform ermöglicht eine strukturierte Abbildung von HR-Prozessen und lässt sich modular erweitern.

Stärken

• Benutzerfreundlichkeit: Klare Oberfläche, auch ohne lange Einarbeitung bedienbar
• Zielgruppe: Passend für kleinere und mittlere Betriebe mit steigendem Bedarf
• Übersichtliche Bedienung: Schnelle Einarbeitung und mobile Nutzbarkeit
• DSGVO-konformes Hosting: Datenhaltung in Europa, mit ISO-Zertifizierung

Funktionen

• Mitarbeiterdatenbank und Organisationsstruktur
• Zeiterfassung mit Kalenderzugang und Spesenmanagement
• Abwesenheitsplanung und vorbereitende Gehaltsabrechnung
• Onboarding- und Offboarding-Prozesse
• Tools für Feedback, Ziele, Engagement und Kompetenzprofile
• HR-Reporting, Dashboards und Datenexport
• Whistleblowing-Funktion und Compliance-Management
• Integration per API mit über 200 Partner-Tools

Pläne & Preise

Tellent bietet zwei Plattformen: Recruitee (für Recruiting) und HR (für Personalverwaltung). Beide können 18 Tage kostenlos getestet werden, bei jährlicher Zahlung gibt es 20% Rabatt.

Tellent Recruitee:

• Start: ab 270 € pro Monat – inkl. 5 aktiver Jobs, Karriereseite, Multi-Posting, Reporting, mobile App
• Advance: ab 343 € pro Monat – unbegrenzte Jobs, mehrsprachige Karriereseiten, Empfehlungen, erweiterte Reports
• Optimize: Preis auf Anfrage – mit BI-Integration, SSO, Premium-Support
  

Tellent HR:

• HR Core: ab 83 € pro Monat – für Mitarbeiterdaten, Zeiterfassung, Abwesenheiten, Auswertungen, Onboarding und Compliance
• Grow-Modul (optional): für Performance Management – auf Basis des gleichen Preismodells ergänzbar

So finden Sie Ihre HRworks-Alternative

Wer mit HRworks arbeitet oder es evaluiert hat, kennt viele Grundlagen bereits. Trotzdem lohnt es sich, bei der Suche nach einer neuen HR-Software einige übergeordnete Aspekte zu prüfen, auch über Funktionen und Preise hinaus.

Weitere Tipps:

• Überlegen Sie, wie groß Ihr Team in zwei Jahren sein wird. Das erleichtert Ihre Planung.
• Prüfen Sie, inwieweit Budget und Leistungsumfang zueinanderpassen. Auch Service und Support sollten klar sein.
• Erfahrungen aus Foren oder unabhängigen Bewertungsportalen können helfen, Unterschiede bei Support, Release-Zyklen oder Bedienbarkeit besser einzuordnen.

Wenn diese Punkte im Auswahlprozess mitgedacht werden, fällt es leichter, eine HRworks-Alternative zu finden, die sich reibungslos und langfristig in den Arbeitsalltag einfügt.

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HRworks-Alternative – Häufige Fragen und Antworten