Eine exakte Definition von „Personalakte“ ist schwer zu treffen, denn trotz seiner wichtigen Bedeutung für Arbeitnehmende und Unternehmen gibt es keine gesetzliche Definition des Begriffs. Lediglich im Beamtenrecht heißt es dazu: „Zur Personalakte gehören alle Unterlagen, die die Beamtin oder den Beamten betreffen, soweit sie mit ihrem oder seinem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen (Personalaktendaten). Andere Unterlagen dürfen in die Personalakte nicht aufgenommen werden.“

Bedeutet also: In der Personalakte werden alle Unterlagen gesammelt, die zum jeweiligen Arbeitnehmenden gehören und für das Unternehmen relevant sind, also mit dem Arbeitsverhältnis unmittelbar in Verbindung stehen. Dadurch soll ein möglichst vollständiges Bild über den Mitarbeitenden und dessen dienstlichen Werdegang übermittelt werden können.

Auch in einigen Wirtschafts- beziehungsweise Rechtslexika finden sich ähnliche Beschreibungen, was unter dem Begriff „Personalakte“, bezogen auf die freie Wirtschaft, zu verstehen ist.

Heutzutage ist die Personalakte jedoch keineswegs mehr ein verstaubter Aktenordner, sondern liegt meist in digitaler Form vor. Eine Papier-Akte ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Selbstverständlich muss auch in diesem Fall der Datenschutz- der zuvor durch einen sicheren Aktenschrank gewährleistet werden musste- berücksichtigt werden.

Was gehört in eine Personalakte?

Neben der Form der Personalakte, ist auch deren Inhalt nicht gesetzlich festgelegt. Eine Ausnahme dessen bilden lediglich die Vorgaben für Personalakten von verbeamteten Personen. In allen anderen Fällen kann der Arbeitgebende selbst bestimmen, was er in die Personalakte aufnehmen möchte. Eine Einschränkung gibt es jedoch: Aufgenommen werden darf nur, was unmittelbar mit dem Beschäftigungsverhältnis zu tun hat. Den Anfang der Personalakte bildet also in der Regel der Arbeitsvertrag, beziehungsweise die Bewerbungsunterlagen. Zumindest für zwei Jahre werden auch Abmahnungen mit in die Personalakte aufgenommen, bevor diese wieder entfernt werden.

Außerdem können folgende Inhalte mit in die Personalakte aufgenommen werden:

Der schriftliche Austausch zwischen Arbeitnehmendem und Arbeitgebendem, auch der elektronische
Ergebnisse von möglichen Auswahlprüfungen oder Eignungstests
Sozialversicherungsdaten, wie die Krankenkasse oder Steuerunterlagen
Personalfragebogen
Erklärung über eine Nebenbeschäftigung
Vermerke über besondere Vereinbarungen
Gehalts- oder Lohnsteuerbescheinigungen
Urlaubsanträge und deren Bewilligungen
Berichte bei Werksunfällen
Führerschein
Angaben über Darlehen oder Lohnpfändungen
Bei Unterrichtsanspruch des Arbeitgebenden: Krankheitsbescheide oder Aufzeichnungen des Betriebsarztes
Der Vermerk über die Mitgliedschaft im Betriebsrat
Arbeitszeugnisse
Andere Leistungsbeurteilungen (auch über Fortbildungen)
Das Kündigungsschreiben

Sowie in besonderen Fällen auch eine Arbeitserlaubnis oder eine Aufenthaltserlaubnis, ein Schwerbehindertenausweis, ein amtliches Führungszeugnis oder eine Gegendarstellung des Arbeitnehmers.

Was gehört nicht in eine Personalakte?

Auch wenn es keine gesetzliche Vorgabe für die Personalakte gibt, so gibt es trotzdem unzulässige Inhalte, die nicht in die Personalakte aufgenommen werden dürfen. Dies sind unter anderem private Informationen über Gepflogenheiten des Arbeitnehmenden, wie beispielsweise eine Kopie des Social Media Profils oder von ärztlichen Unterlagen sowie Listen über Krankheitstage. Genauso verhält es sich mit psychologischen oder graphologischen Gutachten, bei denen keine explizite Einwilligung des Mitarbeitenden vorliegt. Außerdem ist das Führen von „Schwarzakten“ oder „Geheimakten“ ohne die Kenntnis der Arbeitnehmenden verboten.

Rechte und Pflichten des Arbeitgebers

Sowohl Arbeitnehmende als auch Arbeitgebende haben Rechte und Pflichten, was die Erstellung und Aufbewahrung der Personalakte angehen. Grundsätzlich besteht keine Pflicht zur Führung einer Personalakte. Dennoch liegt es meist im beidseitigen Interesse, dass Unternehmen eine Akte über ihre Mitarbeitenden anlegen.

Der Arbeitgebende hat zunächst im Rahmen seiner Fürsorgepflicht alle Daten, die Mitarbeitende betreffen, darunter also auch die Personalakte, sorgfältig aufzubewahren. Dabei ist der Kreis der involvierten Personen möglichst klein zu halten und Arbeitgebende selbst sind hier in der Regel die einzigen, neben befugten Personalern, die die Personalakten führen und verwalten dürfen. Der Inhalt der Akten ist vertraulich zu behandeln und darf nicht an Dritte weitergegeben werden. Besonders bei digitalen Akten ist dabei der Datenschutz nicht außer Acht zu lassen. In diesem Zusammenhang regelt das Bundesdatenschutzgesetz die Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung.

Dies zieht besondere Anforderungen mit sich, die an Unternehmen mit elektronischen Personalakten gestellt werden. Eine davon ist die explizite Einwilligung, die Mitarbeitende zur Erhebung, Übermittlung und Speicherung der Daten geben müssen. Eine Möglichkeit, diese als Arbeitgebender einzuholen, ist eine Betriebsvereinbarung, die in Abstimmung mit dem Betriebsrat eine Einführung von digitalen Personalakten vorsieht.

In Bezug auf den Datenschutz sind Unternehmen darüber hinaus dazu verpflichtet, eine mit dem Datenschutz beauftragte Person bereitzustellen, sobald personenbezogene Daten von mindestens zehn Mitarbeitenden automatisiert werden oder von mindestens 20 Mitarbeitenden in sonstiger Form verarbeitet werden. Davon sind vor allem mittlere bis große Unternehmen betroffen.

Ansprüche des Arbeitnehmers

Die Arbeitnehmenden haben dahingegen das Recht darauf, die Personalakte jederzeit einzusehen, und zwar ohne besonderen Grund. Dies ist in § 83 Abs. 1 BetrVG geregelt. Von diesem Recht sollten die Arbeitnehmenden auch regelmäßig Gebrauch machen, da die Arbeitgebenden gesetzlich nicht dazu verpflichtet sind, den Mitarbeitenden eine Auskunft über die aktuelle Personalakte zu geben. Zur Einsicht der Arbeitnehmenden darf auch ein Mitglied des Betriebsrats hinzugezogen werden. Darüber hinaus hat der Mitarbeitende das Recht, sich Notizen während der Einsicht zu machen und darf auch gegebenenfalls Kopien einzelner Inhalte anfertigen. Er hat jedoch kein Recht darauf, dass ihm die Personalakte (für einen vorübergehenden Zeitraum) überlassen wird.

Der Arbeitnehmende kann vom Arbeitgebenden verlangen, dass falsche oder unrichtige Angaben in der Personalakte berichtigt oder unberechtigte Angaben entfernt werden. Dies können beispielsweise Tatsachenbehauptungen sein, die die Karriere des Mitarbeitenden behindern sein. Bei einer Weigerung des Arbeitgebenden ist auch ein gerichtlicher Weg nicht ausgeschlossen. Auch eine Gegendarstellung darf er nach § 83 Abs. 2 BetrVG beifügen. Der Arbeitnehmende darf zu seiner Personalakte Stellung nehmen und Erklärungen dazu verfassen, die der Akte beigefügt werden müssen.

Übrigens bleibt das Recht auf Einsichtnahme der Personalakte auch nach Ende der Beschäftigung im Betrieb bestehen. Das hat das Bundesarbeitsgericht zuletzt entschieden.

Datenschutz

Der Datenschutz bei Personalakte ist besonders streng zu befolgen. Vor allem digitale Personalakte erfordern besondere Maßnahmen, um die sorgfältige Aufbewahrung zu gewährleisten. Denn Personalakten enthalten personenbezogene Daten, die unter die DSGVO fallen. Diesbezüglich schreibt das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) explizite Regelungen vor, die im Beschäftigtendatenschutz den Umgang mit personenbezogenen Daten, die die Mitarbeitenden betreffen, festschreiben. Dazu zählt unter anderem, dass die Datenerhebung und -verarbeitung zweckgebunden sein muss. Das heißt auch, dass die Beschäftigtendaten zum Zweck des Arbeitsverhältnisses verarbeitet werden dürfen. Dies ist in § 26 Abs. 1 BDSG (neu) festgelegt. Vor allem, wenn dies für einen der folgenden Fälle erforderlich ist:

Die Begründung des Arbeitsverhältnisses
Die Durchführung des Arbeitsverhältnisses
Die Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses
Um Rechte aus Gesetzen, Tarifverträgen oder Betriebs- beziehungsweise Dienstvereinbarungen zur Interessensvertretung der Beschäftigten auszuüben
Um Straftaten aufzudecken, bei denen unter anderem ein begründeter Verdacht vorliegt, dass der Mitarbeitende eine Straftat begangen hat

Beim Datenschutz der Personalakten liegt besonders bei sensiblen personenbezogenen Daten eine besondere Situation vor: Sie sollten gesondert vom Rest der Personalakte aufbewahrt werden. Bei Papierakten bedeutet dies, dass sie in einem geschlossenen Umschlag abgelegt werden. Außerdem müssen diese unwiderruflich und sicher gelöscht werden, sobald der Speicherungszweck nicht mehr vorliegt.

Dann muss das Unternehmen schnell reagieren- andernfalls könnte es teuer werden. Abhilfe schaffen DSGVO-konforme digitale Personalakten. Damit ist sicher, dass sowohl Mitarbeitende Einsicht in die Akte erhalten als auch eine fristgerechte und automatische Löschung erfolgt. Dazu kann bereits beim Anlegen der Personalakte ein potenzielles Löschdatum der Daten festgelegt werden.

Bei der Aufbewahrungsdauer gibt es bestimmte Aufbewahrungsfristen, die einzuhalten sind. Beispielsweise bei Buchhaltungsbelegen von Gehaltszahlungen oder Akten nach dem Arbeitszeit-, Jugendschutz- oder Mutterschutzgesetz.

Die Personalakte muss zudem durch den Arbeitgebenden vor dem Zugriff Dritter geschützt werden. Dieser muss dafür organisatorische und technische Maßnahmen ergreifen. Das können unter anderem abschließbare Aktenschränke, das Schreddern der Altbestände oder ein Passwortschutz bei digitalen Personalakten sein. Die Daten aus der Personalakte sollten zudem nur einem kleinen Personenkreis zugänglich sein.