Jeder Arbeitgeber ist verpflichtet, für seine sozialversicherungspflichtigen Mitarbeitende eine Lohnsteuerbescheinigung zu erstellen. Diese enthält detaillierte Angaben über gezahlte Steuern und Sozialversicherungsbeiträge. Sowohl die Arbeitnehmende als auch das Finanzamt benötigen das Dokument.

Definition: Was ist eine Lohnsteuerbescheinigung?

Früher stellte das Finanzamt die Lohnsteuerkarte in Papierform aus. Diese enthielt die wichtigsten Informationen, die der Arbeitgeber zur korrekten Berechnung der Lohnsteuer benötigte, etwa zur Steuerklasse, Religionszugehörigkeit oder zu eingetragenen Freibeträgen. Jedes Jahr stellte der Arbeitgeber eine Lohnsteuerbescheinigung in Papierform aus und übermittelte diese an das Finanzamt. Sie wies aus, welche Beträge der Arbeitgeber von den Gehältern der Mitarbeiter für Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag einbehalten und abgeführt hat.

Der Prozess hat sich 2013 durch die Einführung des ELStAM-Verfahrens grundlegend geändert – im Kern ist er jedoch immer noch unverändert. Der Arbeitgeber ruft die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) digital beim Finanzamt ab. So erfährt er, welche Steuerklasse oder Freibeträge zu berücksichtigen sind. Er wird durch das Finanzamt zeitnah informiert, wenn sich Änderungen ergeben.

Nach wie vor ist der Arbeitgeber zur Ausstellung einer Lohnsteuerbescheinigung verpflichtet. Diese übermittelt er nun jedoch ebenfalls digital an das Finanzamt. Der Mitarbeiter erhält zwar einen Ausdruck der Lohnsteuerbescheinigung, damit er die Daten in seine Steuererklärung übernehmen kann. Er muss diese jedoch nicht mehr an das Finanzamt übermitteln.

Inhalte der Lohnsteuerbescheinigung

Der Aufbau der Lohnsteuerbescheinigung folgt bei jedem Arbeitgeber demselben Schema – die Finanzverwaltung gibt hierfür jedes Jahr ein aktualisiertes amtliches Formular heraus. Es umfasst aktuelle Daten zum Arbeitsverhältnis selbst, zu den angewendeten Steuermerkmalen und dem im betreffenden Zeitraum generierten Einkommen des Mitarbeiters.

Die Lohnsteuerbescheinigung enthält mindestens diese Angaben:

Steuer-Identifikationsnummer
eTIN (lohnsteuerliche Identifikationsnummer für die Zuordnung beim Finanzamt)
Steuerklasse
Religionszugehörigkeit
anzuwendende Freibeträge
Solidaritätszuschlag
Höhe der abgeführten Beiträge zur gesetzlichen oder privaten Kranken- und Pflegeversicherung, Arbeitslosen- und Rentenversicherung

Darüber hinaus enthält das Formular zahlreiche Eingabefelder, die nur in bestimmten Einzelfällen zur Anwendung kommen, etwa bei Zahlung von Kurzarbeitergeld, Verpflegungszuschüssen oder Versorgungsbezügen. Auch Leistungen im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung tauchen in der Lohnsteuerbescheinigung auf.

Hinweis: In bestimmten Fällen kann es dazu kommen, dass ein Arbeitnehmer mehrere Lohnsteuerbescheinigungen innerhalb eines Jahres bekommt. Dies ist unter anderem der Fall, wenn ein Mitarbeiter den Arbeitgeber wechselt, die Lohnsteuerklasse wechselt, mehreren sozialversicherungspflichtigen Beschäftigungen nachgeht oder eine Abfindung erhält.

Wie Arbeitnehmer:innen die Lohnsteuerbescheinigung erhält

41b EStG sieht vor, dass der Arbeitgeber nach Ende des Kalenderjahrs (oder alternativ nach Beendigung eines Arbeitsverhältnisses) das Lohnkonto des Mitarbeiters abschließen muss. In der Folge muss er die Lohnsteuerbescheinigung elektronisch an das Finanzamt übermitteln. Nach § 41b Abs. 1 Satz 3 EStG ist jedem Arbeitnehmer die Lohnsteuerbescheinigung auszuhändigen – entweder wie gehabt in Papierform oder in elektronischer Form.

Üblicherweise erhalten Arbeitnehmer die Lohnsteuerbescheinigung nach der letzten Abrechnung eines Jahres – manchmal schon mit der Dezember- oder Januarabrechnung. Die meisten Arbeitgeber übermitteln sie jedoch mit der Lohnabrechnung im Februar – der 28. Februar ist zugleich auch der Stichtag für die Übermittlung an das Finanzamt.

Welche Mitarbeitende eine Lohnsteuerbescheinigung erhalten

Tatsächlich erhält jeder Arbeitnehmer eine Lohnsteuerbescheinigung, der sozialversicherungspflichtig beschäftigt ist. Minijobber sind davon ausgenommen. Der Arbeitgeber versteuert ihr Einkommen pauschal. In ihrer Steuererklärung müssen es die Arbeitnehmer nicht angeben und brauchen deshalb auch keine Lohnsteuerbescheinigung.

Arbeitnehmer sollten ihre Lohnsteuerbescheinigung gut aufbewahren. Sie benötigen sie nicht nur für ihre Steuererklärung, sondern auch zu Nachweiszwecken, etwa bei der Klärung von Rentenansprüchen oder zur Beantragung anderer staatlicher Leistungen (z. B. Elterngeld, BAföG).

Lohnsteuerbescheinigung online verwalten

Der Gesetzgeber sieht ausdrücklich vor, dass dem Arbeitnehmer die Lohnsteuerbescheinigung auch elektronisch übermittelt werden kann. Dies ist inzwischen zur gelebten Realität geworden, denn immer mehr Arbeitgeber setzen auf Self-Service-Tools. Diese ermöglichen es dem Mitarbeiter, auf seine gespeicherten Daten zuzugreifen. Der Arbeitgeber kann die Lohnsteuerbescheinigungen online verwalten und die Beschäftigten erhalten größtmögliche Flexibilität:

Der Arbeitgeber stellt die Lohnsteuerbescheinigung im Self-Service-Tool zur Verfügung, sobald die Daten vorliegen. Diese Übergabe erfolgt vollautomatisch und ohne zusätzlichen Aufwand.
Der Arbeitnehmer kann seine Lohnsteuerbescheinigung jederzeit einsehen und für seine Steuererklärung ausdrucken. Dazu loggt er sich mit seinen Zugangsdaten in seine digitale Personalakte ein und lädt das Dokument tagesaktuell herunter.
Verliert der Mitarbeiter seinen Ausdruck, kann er sich die Bescheinigung jederzeit erneut ausdrucken. Das gilt auch für bereits abgeschlossene Steuerzeiträume. Der Arbeitgeber muss die Lohnsteuerbescheinigungsdaten ohnehin für mindestens zehn Jahre aufbewahren. Häufig sind die Bescheinigungen sogar noch länger verfügbar.

Um ihre Lohnsteuerbescheinigung online zu verwalten, brauchen Arbeitgeber lediglich die rexx Digitale Personalakte. Hier legen sie alle anfallenden Dokumente ab und geben sie für die Mitarbeitenden frei. Der digitale Self Service ermöglicht es den Arbeitnehmern, jederzeit auf ihre digitale Personalakte zuzugreifen. Die für die Steuererklärung erforderlichen Lohnsteuerbescheinigungen laden Sie für das aktuelle Jahr oder auch frühere Jahre einfach herunter und drucken sie bei Bedarf aus.