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DATEV Cloud-Service: flüssiger Datenaustausch zwischen Unternehmen und Steuerberater

31.03.2021
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DATEV Cloud-Service: flüssiger Datenaustausch zwischen Unternehmen und Steuerberater

31.03.2021

Die Kooperation mit Steuerberatern sorgt bei Unternehmern für eine deutliche Entlastung. Auf der einen Seite reduziert sich der zeitliche Aufwand für die Lohnabrechnung, auf der anderen Seite wird kein eigenes fachliches Personal für komplexe Abrechnungsvorgänge benötigt.

Vor einiger Zeit war das Zusammenspiel dennoch müheselig – es wurden – via Pendelordern – Daten manuell ausgetauscht und auf einem elektronischen Medium gespeichert. Dieses Verfahren führte oft zu Fehlern. Jetzt lässt sich dieses Problem einfach beheben: Dank spezieller Schnittstellen mit dem Steuerberater ist ein direkter Datenaustausch möglich.

Schwachstellen beim Datentausch

Doch hier gibt es eine Herausforderung: Es kann zu einem massiven Datenverlust kommen, sollten Empfänger und Sender der Daten nicht richtig aufeinander abgestimmt sein. Müssen die weitergegebenen Daten von Hand den korrekten Datensätzen zugewiesen werden, droht das Verfahren fehlerhaft zu sein. Falsch eingestellte (oder einstellbare) Schnittstellen sind typische Probleme der Datenübermittlung. Sie sorgen für unvollständige Daten, Duplikate in der Datenbank oder inkonsistente Informationen. Hinzu kommen drohende Sicherheitslücken und Datenschutzprobleme.

Die Idealvorstellung: Nahtlose Datenübertragung ohne Medienbrüche

Durch das Verwenden einer Schnittstelle, welche von Unternehmen ebenso wie von Steuerberatern einfach eingeführt und korrekt eingestellt werden kann, lassen sich Datenverluste oder -inkonsistenzen vermeiden. Im besten Fall werden vom Unternehmen, die für die Entgeltabrechnung erforderlichen Daten, an den Steuerberater weitergegeben, sobald diese verfügbar sind. Jener kann fortlaufend an der Payroll arbeiten und überträgt die Abrechnungen anschließend wieder über dieselbe, bidirektionale Schnittstelle zurück zum Arbeitgeber. Mit DATEV Cloud-Service wurde eine Möglichkeit für eine Schnittstelle geschaffen, die dieses perfekt umsetzen kann.

DATEV Cloud-Service: Digitaler Datenaustausch zwischen Steuerberater und Arbeitgeber

Der DATEV Cloud-Service ist eine webbasierte Schnittstelle, welche den einfachen Datentransfer zwischen Steuerberatung und Unternehmen (z.B. von und zur HR-Software von rexx systems) in beide Richtungen ermöglicht. Es funktioniert nach diesem Grundprinzip:

  1. Schritt: Der Arbeitgeber übermittelt die für die Payroll erforderlichen Daten per API an das DATEV-Rechenzentrum.
  2. Schritt: Der Steuerberater übernimmt die Daten aus dem DATEV-Rechenzentrum, bearbeitet die Entgeltabrechnung und schreibt die Abrechnungsdaten ebenfalls via Schnittstelle zurück an das Rechenzentrum.
  3. Schritt: Die Daten werden vom Mandanten wiederum über den DATEV Cloud-Service vom Rechenzentrum abgeholt. Dieser gesamte Prozess funktioniert vollkommen automatisiert mit nur einem Mausklick. Die übertragenen Daten werden automatisch mit denn jeweiligen Buch- und Stammsätzen verbunden.

Ein perfekt funktionierendes Zusammenspiel: rexx systems und DATEV

Bereits seit vielen Jahren arbeitet rexx systems mit DATEV und weiteren Payroll-Anbietern zusammen. Schnittstellen sind zu allem Payroll-Anbietern möglich und etabliert. DIe Schnittstelle DATEV Cloud-Service ist direkt in die rexx-Suite bzw. das rexx Personalmanagement integriert.

Der Prozess beginnt damit sogar schon beim Mitarbeitenden und sorgt so für noch mehr Effizienz:

  • Mitarbeitende können über das Self-Service-Modul eigenständig Änderungen erfassen, etwa eine neue Anschrift oder eine neue Bankverbindung.
  • Payroll-Mitarbeitende übertragen die Lohndaten (inklusive der Änderungen der Mitarbeiter) mit einem Mausklick über die Schnittstelle an den beauftragten Steuerberater.
  • Jener führt die Entgeltabrechnung durch und sendet die Daten via Schnittstelle so gut wie in Echtzeit zurück.
  • Nicht nur das HR hat sofortigen Zugriff auf die Daten – Über den Self-Service ist auch den Mitarbeitenden, innerhalb des Unternehmens, der Zugriff auf die Abrechnungsunterlagen direkt gegeben. Das Unternehmen wird, durch diesen vollautomatisierten Prozess, von zeitraubenden Routineaufgaben entlastet und das HR kann sich voll und ganz auf seine Kernaufgaben konzentrieren.

Vorteile des DATEV Cloud-Services: Weniger Fehler und mehr Effizienz

Durch die Nutzung der Schnittstelle DATEV Cloud-Service in Kombination mit rexx können für das Unternehmen und den Steuerberater zahlreiche Vorteile aufkommen:

  • Dank der langjährigen Kooperation von rexx systems und der DATEV wurden die Prozesse optimiert und automatisiert.
  • Doppelte Erfassung von Daten ist auszuschließen.
  • Gesetzliche Vorgaben wie etwa die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) werden selbstverständlich erfüllt.
  • Es gibt keine Medienbrüche, etwa durch Pendelordner oder externe Speichermedien.
  • Im Anschluss an die Payroll können die Abrechnungsdaten auf Wunsch auch direkt in die Finanzbuchhaltung übernommen werden.
  • Durch die hohe Prozessqualität werden Fehler auf ein Minimum reduziert.
  • Steuerkanzleien werden durch das DATEV-Partner-Onboarding bei der Einrichtung der Schnittstelle kostenfrei unterstützt. Durch den kompetenten Kundenservice von rexx systems, welcher bei der Konfiguration hilft, bekommt das Unternehmen tatkräftige Unterstützung. Dadurch entsteht ein lückenloser, automatischer Prozess.
  • Durch die Anbindung von DATEV LODAS und DATEV Lohn und Gehalt (LuG) können Arbeitgeber künftig neben allen Stammdaten, Gehaltsnachweisen und Lohndaten auch die Bewegungsdaten übermitteln.

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