Über 30 Prozent der Geschäftsreisenden nahmen im November 2020 an vier bis fünf Tagen pro Woche an Videokonferenzen teil (Quelle: Verkehrsclub VCD). Was vor Corona allenfalls eine spartanisch genutzte Möglichkeit war, hat sich als Standard etabliert. Schon heute sprechen viele Arbeitgeber davon, auch zukünftig Geschäftsreisen durch Videocalls ersetzen zu wollen.
Wenn da nur nicht dieses eine Problem wäre: der Datenschutz macht Ihnen einen Strich durch die Rechnung. Eine Veröffentlichung der Berliner Datenschutzbeauftragten zeigt: Die gravierenden Mängel vieler Online-Collaboration-Tools haben sich kaum gebessert.
Vom Nutzer unbemerkte Verstöße gegen den Datenschutz
Für die User ist es wirklich einfach: Link erzeugen, in die Sitzung einloggen und losdiskutieren. Doch was im Hintergrund in technischer Hinsicht passiert, ist vielen nicht bewusst. Hier werden Daten ausgetauscht. Leider weisen gerade die weit verbreiteten Lösungen oft Sicherheitslücken auf.
Schon lange ist die Umsetzung der Vorgaben der DSGVO bei vielen Lösungen von Herstellern aus den USA ein Problem. Im Juli 2020 kippte der Europäische Gerichtshof jedoch den sogenannten „Privacy Shield“, der bislang die Übertragung von personenbezogenen Daten von Europäern auf US-amerikanische Server regelte – welch Überraschung: wegen eines Verstoßes gegen den Datenschutz. Damit sehen sich Unternehmen, die diese Tools weiterhin einsetzen, mit der Gefahr von Bußgeldern in Millionenhöhe konfrontiert.
Häufige Mängel von Videochat-Tools
Die Zahl der anzutreffenden Mängel ist groß. Typische Mängel sind etwa:
- mangelnde Genehmigung einbezogener Dienstleister als Unterauftragsverarbeiter
- Übertragung von Daten in Drittländer, die nicht vertraglich festgehalten wurden
- fehlender Auftragsverarbeitungsvertrag
- lückenhafte Umsetzung der Richtlinien der DSGVO
- unklare oder widersprüchliche Vertragsklauseln
- Vorbehalt der Verwendung der Daten zu eigenen Zwecken
Werden personenbezogene Daten in die USA übermittelt, erhalten darauf fast automatisch auch die US-Geheimdienste Zugriff darauf – Datenschutz Fehlanzeige.
Meet, Zoom oder Teams: Viele gängige Tools fallen durch
Die Prüfung der Softwarelösungen durch die Berliner Datenschutzbeauftragte, Maja Smoltczyk, zeigt, dass gerade die weit verbreiteten, bekannten Lösungen teils eklatante Lücken aufweisen. Nach den aktuellen gesetzlichen Regelungen können Sie viele Tools, die in Unternehmen täglich eingesetzt werden, datenschutzrechtlich durchfallen. Hierzu gehören etwa:
- Google Meet
- Microsoft Teams
- Skype & Skype for Business
- Zoom
- frei verfügbare Jitsi-Angebote
- GoToMeeting
- TeamViewer Meeting
- Cisco Webex Meetings
Bereits vor einem Jahr hatte die Berliner Datenschutzbeauftragte eine vergleichbare Erhebung durchgeführt, ebenfalls mit deutlichen Mängeln. Besonders ärgerlich: Obwohl die Ergebnisse öffentlich publiziert wurden, hat sich bei den Anbietern kaum etwas getan. Im Gegenteil: Manche Lösung hat sich sogar zum Negativen verändert. Es scheint, als fehlte der Wille, die europäischen Datenschutznormen einzuhalten.
Problematische Dienste trotzdem nutzen? Nur auf Umwegen möglich!
Unternehmer können Softwarelösungen von US-Anbietern durchaus noch nutzen. Allerdings müssen sie die auftretenden Sicherheitslücken selbst ausmerzen. Etwa, indem sie entsprechende Vorkehrungen treffen, damit keine personenbezogenen Daten übermittelt werden. Dies erfordert die Wahl europäischer Server, die Verschlüsselung und Pseudonymisierung der Daten – und vor allem die Kenntnis, welche Sicherheitslücken überhaupt bestehen. In der Praxis dürfte dies allerdings technisch und organisatorisch schwierig umzusetzen sein.
Die Auflistung weist auch einige Alternativen aus, die die eng gesteckten gesetzlichen Anforderungen einhalten. Bei ihnen mangelt es jedoch an der erforderlichen Verbreitung und Akzeptanz – was kaum jemand kennt, wird im Alltag nur selten eingesetzt.
Eine echte Alternative: der integrierte Video-Chat der rexx Suite
Nachdem das Problem schon länger bekannt ist und Videokonferenzen stark im Kommen sind, hat rexx systems sofort reagiert und ein leistungsfähiges Tool in die rexx Suite integriert. Ob Remote Work, schnelle Abstimmung, Mitarbeitergespräch oder Webinar, über den rexx Video-Chat können Arbeitgeber alle Gespräche im Alltag abwickeln. Die Software bietet Ihnen eine Vielzahl von Vorteilen:
- Sicherheit und Datenschutz: Bei rexx wird der Datenschutz großgeschrieben. Deshalb werden alle Datenübertragungen ausschließlich über deutsche Rechenzentren abgewickelt. Sie wollen absolut sicher sein? Dann lassen Sie Daten über Ihren eigenen Server laufen. Ihre Daten gelangen nicht nach außen und das Risiko ist auf ein Minimum reduziert.
- Einzelgespräche oder Gruppen: Ob Face-to-Face oder Videokonferenz mit zehn Teilnehmern, mit dem rexx Video-Conferencing-Modul können beliebig viele Mitarbeiter oder Geschäftspartner mitdiskutieren.
- Sichere Datenübertragung: Über die Verbindung tauschen Ihre Mitarbeiter Dokumente schnell und sicher aus – selbstverständlich DSGVO-konform.
- Kein Pflegeaufwand: Alle Mitarbeiter des Unternehmens werden automatisch angelegt und sind somit erreichbar. Neueintritte und Austritte werden in Echtzeit berücksichtigt. Und externe Personen? Die laden Sie einfach unkompliziert mithilfe vordefinierter Vorlagen zum Videochat ein.
- Einfache Handhabung: Der rexx Videochat ist intuitiv bedienbar – hier gibt es keine Barrieren und jeder kann mitmachen.
- Verfügbarkeit: Durch die Integration in die rexx Suite ist im Videochat immer erkennbar, welche Kollegen aktuell verfügbar sind. Dank der Kalenderanbindung können Abwesenheiten wie Dienstreisen oder Urlaube angezeigt werden.
- Funktionsvielfalt: Sie müssen auf keine gängigen Funktionen verzichten. Teilen Sie Ihren Bildschirm oder richten Sie feste Räume für wiederkehrende Meetings ein. Lassen Sie externe Personen per Telefon teilnehmen, nehmen Sie Meetings auf oder wechseln Sie zwischen Video und Audio – alles ist möglich.
So setzen Sie den rexx Videochat ein
Vordergründig geht es beim rexx Videochat um Ihre betriebsinterne Kommunikation. So binden Sie Ihre Mitarbeiter im Homeoffice perfekt in Ihre Teams ein, können sich schnell abstimmen, Besprechungen abhalten und sogar Mitarbeitergespräche durchführen.
HR profitiert von den Videochats zusätzlich, denn sie können über das Modul problemlos Live-Interviews mit Bewerbern durchführen. Dies bietet sich nicht nur während der Corona-Pandemie an. Auch langfristig können Sie dieses Tool einsetzen, um Bewerber kennenzulernen, für die die Anreise zu weit wäre. Auch für eine Vorauswahl der Bewerber – hierzu wurden bisher oft telefonische Interviews durchgeführt – bieten sich Videocalls an.
Und auch in der Personalentwicklung werden sich Videokonferenzen und Webinare mehr und mehr durchsetzen – so lassen sich interne Schulungen mit Mitarbeitern von verschiedenen Standorten beinahe kostenneutral durchführen. Regelmäßig wiederkehrende Unterweisungen werden effizient abgearbeitet.
Kennen Sie den rexx Video-Chat bereits? Sprechen Sie unser freundliches Team von rexx systems an – nutzen Sie die Möglichkeit eines Tests oder erfahren Sie mehr über die Funktionalität der Software.
