Zertifizierungen nach DIN und ISO sind anerkannte Gütesiegel. HR-relevant sind vor allem ISO 9001 für das Qualitätsmanagement, ISO 30400 für das Vokabular und ISO TC 260/WG 7 für das Reporting. Hier erfahren Sie das Wichtigste zu Unternehmenszertifizierungen und wie rexx systems als HR-Software dabei hilft.
Das 1917 gegründete Deutsche Institut für Normung e.V., kurz DIN, hat schon vor über 100 Jahren begonnen, Zeichen für einheitliche Normen und Qualitätsstandards zu setzen. Die genau 30 Jahre jüngere Internationale Organisation für Normung, ist aber international heute das Maß aller Dinge.
Um sicherzustellen, dass das Personalmanagement im Einklang mit den nationalen oder internationalen Gepflogenheiten und der Compliance ist, bieten Beratungshäuser und Softwarehersteller wie rexx systems Audits an und die HR-Software unterstützt entsprechende DIN- oder ISO-Zertifizierungen.
Damit haben Sie als Anwenderunternehmen oder HR-Führungskraft die Basis, um alle für das Personalmanagement und mögliche Prüfungen relevanten Informationen bereithalten zu können. Die Gebiete, in denen eine Software unterstützt, sind vielfältig und sehr individuell zu betrachten. Insbesondere sollen die Prozesse oder Anforderungen diverser Zertifikate in verschiedenen Branchen vereinfacht werden. Beispielsweise können für den Brandschutz bestimmte Personen als Brandschutzhelfer benannt werden, die dann wiederum in regelmäßigen Abständen ein gültiges Zertifikat nachweisen oder Schulungen besuchen müssen.
Ähnlich sieht es bei Führerscheinen im Vertrieb aus, diese müssen bei der Übergabe des Dienstfahrzeuges und regelmäßig im Zeitraum von 2 Jahren nachgewiesen werden. Bei mittleren und größeren Unternehmen kann das einen erheblichen Aufwand bedeuten oder entsprechende Konsequenzen bei Nichteinhaltung.
Ein anderes Beispiel ist im Bankwesen zu finden, wo Bankberater nur mit einer Vielzahl von Schulungen und Seminaren (wiederkehrend) Kunden beraten dürfen. Bei diesen oder ähnlichen Prozessen erleichtert eine Softwarelösung den Aufwand enorm, da ein automatisches Monitoring per Knopfdruck eingerichtet wird und individuell anpassbar ist. Über Reminder wird die betreffende Person rechtzeitig erinnert und kann im Self-Service den Nachweis erbringen, auch der verantwortliche Vorgesetzte oder HR-Mitarbeiter hat einen Nachweis oder erhält bei Nichteinreichung die Information, dass hier dringender Handlungsbedarf besteht – alles DSGVO-konform.
Bei der Außenkommunikation wie beispielsweise mit Bewerbenden im Onboarding-Prozess spielt die DSGVO auch eine immer größere Rolle. Viele Fristen müssen eingehalten werden und Bewerberdaten sollen nach 6 Monaten gelöscht oder eine Erlaubnis zwecks Fristverlängerung eingeholt werden. Aber auch Sanktionslisten können automatisiert abgefragt werden und vieles mehr. Mit rexx systems als kompetenten Partner bei Zertifizierungen gestalten sich effiziente Prozesse und Workflows spielend einfach.
Das sind die wichtigsten HR-Gradmesser
Mittlerweile gibt es eine Reihe von ISO-Normen mit entsprechenden Kennzahlen oder Key Performance Indicators (KPIs) für das Personalwesen. Die erste und wohl immer noch wichtigste ist DIN ISO 9001 für das Qualitätsmanagement (QM), wie sie alle Produkte und Services von rexx systems erfüllen.
ISO 9001 für das QM: Mit dieser Norm helfen wir Ihnen, Ihre HR-Prozesse auf allen Ebenen zu verbessern. Und damit können Sie sogar bares Geld sparen. Denn Fehler können sich als teuer erweisen, und je weniger Nachbesserungen nötig sind, desto höher ist die Gewähr, dass Sie sich im HR-Bereich auf die wesentlichen Dinge wie Skill- und Talentmangement konzentrieren können.
ISO 30400 als Oberbegriff für Terminologie und Leitlinien
Das 2011 gebildete Technical Committee 260 (ISO/TCO 260) beschäftigt sich unter dem Oberbegriff ISO 30400, das eigentlich zunächst nur der Terminologie galt, mit einer Reihe von internationalen Standards für das Human Resource Management. Dazu gehören:
- ISO 30400:2016 für das HR-Vokabular
- ISO 30401:2018 mit Leitlinien für Anforderungen an das Wissensmanagement
- ISO 30405:2016 für Rekrutierungsrichtlinien
- ISO/TS 30407:2017 mit KPIs für die Kosten pro Einstellung
- ISO 30408:2016 für Human Governance mit organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen für die Personalführung, einschließlich eingesetzter Tools
- ISO 30409:2016 für die Personalplanung
- ISO/TS 30410:2018 für den Erfolg der Personalbeschaffung
- ISO/TS 30411:2018 mit KPIs für die Qualität der Personalbeschaffung
ISO/TC 260/ WG 7 und DIN 30414:2018 hat unter deutscher Federführung in Texas 2016 erstmals Leitlinien für das interne und externe HR-Reporting erarbeitet. Solche Human Capital Reportings auf Knopfdruck erstellen zu können, ist ein ganz entscheidender Wettbewerbsvorteil von Unternehmen im Ringen und Binden von Talenten inmitten des anhaltenden Fachkräftemangels. Das ist auch ein großer Pluspunkt der rexx Suite und anderer Softwareprodukte von rexx systems, und auch einer der Gründe, warum der Hamburger HR-Softwarespezialist 2020 zum zweiten Male in Folge vom Wirtschaftsinstitut Wolfgang Witte zum Wachstumschampion gekürt wurde.
Die Ausarbeitung der Normen oder Zertifizierungsmaßstäbe unterliegt übrigens nicht nur Expertengremien in stillen Kämmerlein. Vielmehr sind auch Feedback und Praxiserfahrungen von Unternehmen willkommen. Harald Ackerschott hat zum Beispiel für die Deutsche Industrienorm (DIN) als Psychologe an entscheidenden HR-Normen mitgearbeitet und nimmt auch als Leiter der ISO-Arbeitsgruppe Recruitment gerne Vorschläge und Anregungen auf.
Die vier Phasen der Qualitätssicherung
Neben den genannten Standards gibt es natürlich noch eine Reihe von weiteren HR-relevanten DIN- oder ISO-Normen und Leitlinien für die Mitarbeiterführung. Der US-amerikanische Physiker und QM-Pionier William Albert Deming hat zum Beispiel dem nach ihm benannten Demingkreis für die iterative Verbesserung von Prozessen von Anfang an sehr stark unter den HR-Aspekt gestellt und den Ort des Geschehens (japanisch Gemba) in den Mittelpunkt gestellt. Dieser Demingkreis beschreibt die kurz PDCA genannten wichtigsten Phasen für die Qualitätssicherung, so nicht nur, aber auch im Personalmanagement.
Die vier Phasen sind:
Das Management gibt Planung und die Richtlinien vor. Diese gehen in die Umsetzung und die interne Kommunikation, um sie dann zu überprüfen, um schließlich Handlungsstränge abzuleiten und auch über ständige Audits darüber zu wachen, dass die neuen Maßnahmen befolgt werden. Findet sich Raum für Verbesserungen, geht es wieder in die Planungsphase und so weiter. Die HR-Software von rexx systems bildet jede dieser PDCA-Phasen ab und unterstützt Unternehmen somit bei Planung, Umsetzung, Überprüfung und der Verwirklichung von allen Prozessen im Personalwesen.
Gut zertifiziert im Human Resource?
Für das Recruiting und das Talentmanagement kommt es zum Beispiel nicht nur darauf an, auf die Qualifikationen oder Skills der betreffenden Personen zu achten. Im Sinne der Transparenz und des Gleichheitsgrundsatzes gebietet es auch, diese „Pfründe“ der Talente jederzeit lückenlos nachweisen zu können. Um die bei Ihnen derzeit oder künftig Angestellten zielgerichtet einsetzen zu können, ist auch wichtig zu dokumentieren, welche Zusatzqualifikationen wie Führerschein oder Zertifikate für Brandschutzhelfer diese einbringen können.
Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen dürfen auch kein Selbstzweck, sondern müssen zielgerichtet sein und vorab einer Wirksamkeitsprüfung standhalten. Mit der rexx Suite für das Personalmanagement erhalten Sie all diese Informationen und Zertifizierungsnachweise auf Knopfdruck. Dabei erfüllt die HR-Software von rexx systems auch alle datenschutzrechtlichen und normativen Vorgaben.
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