Fake-Work: wenn nutzlose Arbeit zu viel Zeit kostet

Hand aufs Herz: Niemand ist jede Minute seines Arbeitstags zu 100 Prozent effizient. Problematisch wird es allerdings, wenn sich der Anteil der nutzlosen „Arbeit“ so weit ausdehnt, dass die Produktivität ernsthaft leidet. Fake-Work kostet Zeit und Geld und leistet keinen Beitrag zur Erreichung der Unternehmensziele.

Fake-Work: arbeiten, ohne etwas zu tun

Arbeiten, ohne etwas zu tun: Das ist einfacher, als es sich anhört. Der Mitarbeiter beschäftigt sich, ohne dabei aber tatsächlich ein wertvolles Ergebnis zu erzielen. Typische Beispiele für Fake-Work verdeutlichen das Problem:

Statt nicht mehr benötigte E-Mails zu löschen, werden sie in Ordnern, Unterordnern und Unterunterordnern organisiert.
Der Mitarbeiter nimmt an Meetings teil, die entweder mangels Vorbereitung keinen Sinn ergeben oder mit deren Thema er nichts zu tun hat.
Vorhandene Daten werden in einer Excel-Tabelle oder einem Word-Dokument neu organisiert und ansehnlich formatiert.
Der Mitarbeiter versucht im Stress, möglichst viel gleichzeitig zu erledigen – und bringt dank des unmöglichen „Multitaskings“ keine Aufgabe zu Ende.
Lange Telefonate führen selbst nach einer halben Stunde immer noch nicht zum Ergebnis und kosten nur Zeit.
Der Mitarbeiter perfektioniert die Powerpoint-Präsentation bis ins kleinste Detail. In einer nur zu 95 Prozent perfekten Präsentation wären die Inhalte aber ebenso gut angekommen.
Mitarbeiter erstellen auf Anweisung ihres Chefs Berichte, die er anschließend überhaupt nicht zur Kenntnis nimmt oder sie nur überfliegt.

All diese Fälle haben eines gemeinsam: Der Mitarbeiter ist mitunter mehrere Stunden pro Tag beschäftigt, ohne jedoch produktiv zu arbeiten und mit seiner Arbeit voranzukommen.

Warum Arbeitgeber Fake-Work unbedingt vermeiden sollten

Auf Dauer werden die Mitarbeiter durch Fake-Work unzufrieden. Sie können sich des Gefühls nicht erwehren, heute nichts geleistet zu haben. Werden mühselig ausgearbeitete Ergebnisse oder Präsentationen anschließend überhaupt nicht beachtet oder abgefragt, zeugt dies von mangelnder Wertschätzung, was die Motivation der Mitarbeiter untergräbt.

Hinzu kommt die Kostenproblematik: Ein Mitarbeiter, der sich den ganzen Tag nur beschäftigt, ohne jedoch wirkliche Aufgaben zu erledigen, verursacht unnötige Personalkosten. Die zeitlichen Ressourcen für die Erledigung der wichtigen Aufgaben fehlen dennoch an anderer Stelle. Deshalb kann es sich kein Arbeitgeber auf Dauer leisten, seine Mitarbeiter nur zu beschäftigen, statt sie mit erfolgsrelevanten Aufgaben zu betrauen.

7 Strategien, um Fake-Work zu vermeiden

Doch wie vermeidet man nun Fake-Work? Die folgenden Strategien liefern einen Ausweg aus der unsinnigen Arbeit:

Strategie #1: Meetings begrenzen

Nicht jeder Mitarbeiter muss an jedem Meeting teilnehmen. Wer nichts zum Thema beizutragen hat, bleibt besser an der Arbeit. Zudem besteht die Möglichkeit, nicht die gesamte Dauer der Besprechung abzuwarten, sondern nur für den seinen Arbeitsbereich betreffenden Teil zu bleiben.

Strategie #2: klare Ziele für Meetings setzen

Eine einfache Regel vermeidet Zeitverschwendung: Meetings dürfen nur dann stattfinden, wenn im Vorfeld klar festgelegt wurde, welches Ziel sie verfolgen. Beispiele: Abstimmung eines Prozesses, Besprechung der aktuellen Projektergebnisse.

Strategie #3: über Multitasking aufklären

Wer die Fähigkeit des Multitaskings beherrscht, gewinnt jede Menge Zeit – so ein weitverbreiteter Irrglaube. US-Forscher haben an der Universität Utah herausgefunden, dass Multitasking die Produktivität um bis zu 40 Prozent senkt – und gleichzeitig auch noch das Stresslevel erhöht. Beschäftigte sollten sich besser auf eine Aufgabe konzentrieren und erst danach einen neuen Job beginnen. Dies kostet auch nicht mehr Zeit, aber es entstehen qualitativ bessere Arbeitsergebnisse.

Strategie #4: regelmäßige Pausen einbauen

Es klingt paradox, dass regelmäßige Pausen die Produktivität steigern und Fake-Work vermeiden sollen – erhöhen sie doch zunächst den Zeitaufwand. Tatsächlich fühlt sich der Mensch aber selbst nach einer kurzen Pause von nur wenigen Minuten erholter und kann sich wieder besser auf die zügige Bearbeitung seiner Aufgaben konzentrieren. Spätestens nach einer Stunde konzentrierten Arbeitens sollten sich Beschäftigte eine kurze Pause gönnen.

Strategie #5: auf zeitgemäße EDV setzen

Veraltete Computer kosten viel Zeit, während der Mitarbeiter darauf wartet, bis sich Dateien im Netzwerk öffnen, ein Download abgeschlossen wird oder Websites öffnen. Für neue EDV-Technik ist zwar zunächst eine finanzielle Investition nötig. Im Nachgang spart diese aber viel Geld, wenn unnötige Wartezeiten in den Arbeitsprozessen eliminiert werden können.

Strategie #6: Verwalten der Arbeit abstellen

Statt tatsächlich zu arbeiten, verliert sich so mancher Arbeitnehmer darin, seine Arbeit zu verwalten. Er führt mehrere Terminkalender parallel am Computer und auf dem Smartphone, untergliedert seine To-do-Liste in mehrere Unterlisten – und verliert trotzdem früher oder später den Überblick. Hier helfen klassische Taktiken des Zeitmanagements weiter. Aufgaben, die weniger als fünf Minuten in Anspruch nehmen, werden sofort erledigt und müssen nicht in der To-do-Liste stehen.

Strategie #7: Prioritäten setzen

Um sich nicht in unwichtigen Aufgaben zu verlieren, hilft es, Prioritäten zu setzen. Welche Aufgaben sind besonders wichtig? Diese werden zuerst erledigt. Jobs ohne Priorität sollten im Idealfall vollständig eliminiert werden.

Mehr Struktur im Arbeitsalltag vermeidet Fake-Work

Fake-Work ist oft eine willkommene Ablenkung, wenn es an der richtigen Prioritätensetzung fehlt.

Wer nicht weiß, welche Aufgaben am wichtigsten sind, sucht sich in Form einfacher, aber zeitraubender Jobs Abwechslung. Auch Tiefs in der persönlichen Leistungskurve während der Arbeitszeit rufen Fake-Work auf den Plan.

Gerade in Büroberufen ist es häufig möglich, einen festen Tagesablauf einzurichten. Jede Aufgabe erhält eine feste Priorität. Diese werden passend zum persönlichen Biorhythmus abgearbeitet, etwa Wichtiges vormittags gegen 9.00 Uhr, wenn der Mensch besonders leistungsfähig ist. Ist der Arbeitstag in mehrere Arbeitsblöcke mit zu erreichenden Zielen eingeteilt ist, wird die Gefahr von Ablenkung in Form von Fake-Work automatisch kleiner.