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Lohnabrechnung perfekt vorbereitet mit der richtigen Software

13.09.2021
Lohnabrechnung-Software
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Lohnabrechnung perfekt vorbereitet mit der richtigen Software

13.09.2021

Lohnabrechnung, Gehaltsabrechnung, Entgeltabrechnung – häufig kommt die Frage auf, worin sich diese Begriffe unterscheiden. Immerhin steht am Ende jeder Abrechnung doch immer ein Lohnzettel, der das auszuzahlende Entgelt ausweist. Der Unterschied liegt lediglich in der Methode, wie das Entgelt berechnet wird.

Lohn, Gehalt & Entgelt: die Unterschiede auf einen Blick

Die Ermittlung des Entgelts funktioniert unterschiedlich:

  • Gehalt: Bei einem Gehalt handelt es sich um ein festes Entgelt, das Monat für Monat gleich bleibt, unabhängig davon, wie viele Arbeitsstunden tatsächlich erbracht wurden. Früher war es überwiegend im Angestelltenbereich üblich.
  • Lohn: Löhne werden stets auf Basis einer bestimmten Bezugsgröße berechnet und variieren deshalb von Abrechnungszeitraum zu Abrechnungszeitraum. Beispiele: geleistete Stunden x Stundenlohn, produzierte Stückzahl x Stücklohn, Festgehalt + Qualitätsprämie. Löhne waren früher vorrangig im gewerblich-technischen Bereich üblich.
Lohnabrechnung-Tools

Heute verschwimmen die Grenzen zwischen Lohn und Gehalt zunehmend, zumal auch Produktionsmitarbeiter oft ein festes Gehalt bekommen. Deshalb spricht man heute vom Entgelt.

Die Unterschiede zwischen der Lohn- und Gehaltsabrechnung sind auf dem eigentlichen Lohnzettel kaum mehr erkennbar, weil sie lediglich in der Ermittlung des Bruttogehalts oder -lohns stecken.

Warum eine korrekte Entgeltabrechnung so wichtig ist

Der Arbeitgeber ist nach § 108 GewO gesetzlich verpflichtet, seinem Arbeitnehmer einen Lohnzettel auszuhändigen. Dies gilt zumindest, wenn das Entgelt monatlich schwankt. Während der Mitarbeiter diesen Ausdruck nicht zwingend aufbewahren muss, sieht das beim Arbeitgeber anders aus: Mindestens sechs Jahre muss er diese Dokumente vorhalten, um die korrekte Lohnabrechnung bei einer Sozialversicherungs- oder Steuerprüfung oder gegenüber dem Finanzamt nachzuweisen.

Die Gewerbeordnung gibt zugleich an, welche Inhalte die Lohnabrechnung mindestens ausweisen muss: Abrechnungszeitraum und Zusammensetzung des Arbeitsentgelts. In der Praxis hat sich folgender Aufbau bewährt:

  • Kopfteil: Name und Anschrift von Arbeitgeber und Mitarbeiter, seine Steuer- und Sozialversicherungsdaten, Vertrags- und Urlaubsdaten, Bezugs- und Erstellungsdatum der Lohnabrechnung
  • Hauptteil: Bruttoentgelt abzüglich Sachbezüge, VWL, bAV-Beiträge, Lohn- und Kirchensteuer, Sozialversicherungsbeiträge und persönliche Abzüge; Auszahlungsbetrag
  • Schlussteil: Kontoverbindung, Verdienstbescheinigung

Die Lohnabrechnung darf keine Fehler enthalten

Die Lohnabrechnung ist für die korrekte Ermittlung der zu entrichtenden Steuer- und Sozialabgaben maßgeblich und muss als steuerrelevantes Dokument unbedingt korrekt sein. Wenn Fehler auffallen, können diese immerhin noch für drei Monate rückwirkend korrigiert werden. Werden Beiträge wiederholt nicht oder nicht korrekt abgeführt, kann dies sogar strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Lohn und Gehalt im HR

Warum sollten Arbeitgeber die Entgeltabrechnung trotz dieser möglichen Folgen selbst durchführen? Weil es mit einer guten Lohnabrechnungssoftware problemlos möglich ist, die Abrechnung rechtssicher und korrekt zu erstellen. Sie inhouse zu erledigen, bringt viele Vorteile:

  • Kostenvorteile
  • regelmäßige Updates des Softwareherstellers für jederzeitige Konformität mit den Steuer- und Sozialversicherungsgesetzen
  • mehr Datensicherheit, da sensible Mitarbeiterdaten das Unternehmen nicht verlassen müssen
  • fachlich versierte Ansprechpartner im eigenen Unternehmen
  • Unabhängigkeit von externen Drittanbietern

Alternativ bearbeitet der Arbeitgeber lediglich die vorbereitende Lohnbuchführung selbst und übermittelt die Daten anschließend an den Steuerberater.

Die Entgeltabrechnung nicht isoliert betrachten

Früher war es üblich, die Bereiche HR und Payroll voneinander isoliert zu betrachten. Die Aufgabenbereiche des HR-Managers und des Abrechnungsspezialisten sind zu breitgefächert, um alles in einer Stelle zu vereinen.

Entgeltabrechnung: Lohnzettel

Und doch: Die Grenzen zwischen den beiden Bereichen verschwimmen zunehmend. Denn während die Tätigkeiten unterschiedlicher kaum sein könnten, sind die Abweichungen in der genutzten Datenbasis nicht allzu groß. HR und Payroll brauchen sich gegenseitig und arbeiten mit denselben Daten. So trifft der HR-Manager Entscheidungen auf Basis aktueller Lohndaten. Belohnt er gute Leistungen mit einer Bonuszahlung, kommt wiederum die Kommunikation mit der Payroll ins Spiel.

Um redundante Informationen zu vermeiden, sollten sich beide Bereiche zur Schaffung einer gemeinsamen Datenbasis zusammentun. Ausschlaggebend dafür sind Softwaresysteme, die miteinander kommunizieren und gemeinsam benötigte Daten zur Verfügung stellen.

Bestens vorbereitet: warum die Entgeltabrechnung mit Software so einfach ist

Eine gute Software ermöglicht es, die Verwaltung der Mitarbeiter und die Entgeltabrechnung auf die bestmögliche Art und Weise miteinander zu verknüpfen. Der Payroll stehen Daten aus anderen HR-Bereichen automatisiert zur Verfügung. So lassen sich Zeiterfassungsdaten in die vorbereitende Lohnbuchhaltung einlesen. Die Payroll-Mitarbeiter greifen direkt und ohne Umwege auf die digitale Personalakte der Arbeitnehmer zu.

Ziel ist jedoch nicht nur die einheitliche Datenbasis, sondern die Automatisierung der Workflows. Ein gutes Beispiel ist die Änderung einer Bankverbindung. Statt ein Papierformular auszufüllen, das anschließend wieder manuell erfasst werden muss, sollten die Prozesse nahtlos ineinandergreifen. Der Mitarbeiter ändert seine Bankverbindung selbst im Rahmen des Employee-Self-Services. Die Daten werden nach Freigabe des zuständigen HR-Managers automatisch in die Payroll übernommen und/oder an den Steuerberater übermittelt. Solche fließenden Übergänge sparen Zeit und verringern die Fehleranfälligkeit.

Automatisierte Workflows: Schnittstellen geben den Ausschlag

Lohnabrechnung-Schnittstelle

Müssen Payroll und Personalmanagement zwingend in einer einzigen Softwarelösung angesiedelt sein, um diese Ziele zu erreichen? Nein, müssen sie nicht. Das Zauberwort heißt: Schnittstellen. Ein guter Partner für HR-Systemlösungen bietet die Option, nahezu jede beliebige HR-Software per API anzubinden und den Austausch von Informationen zu ermöglichen. rexx Systems arbeitet mit zahlreichen namhaften Unternehmen wie DATEV, SUMMIT oder OEDIV zusammen und kann so die Anbindung seiner Personal-Software an jedes beliebige Payroll-System gewährleisten, ob VEDA, PAISY oder SAP.

Automatisierte Workflows anhand dieser Schnittstellen stellen sicher, dass jeder Schritt der Lohnabrechnung maximal effizient abläuft. Mitarbeiter pflegen ihre Stammdaten über ihren ESS-Zugang selbst. Nach der Freigabe des zuständigen HR-Mitarbeiters werden diese Informationen automatisiert per Schnittstelle an das DATEV-Rechenzentrum weitergegeben, selbstverständlich DSGVO-konform und sicher vor dem unberechtigten Zugriff Dritter. Nach der Bearbeitung der Lohnabrechnung durch den Steuerberater überträgt der DATEV-Cloud-Service die Abrechnungsdaten automatisiert zurück an die Personalsoftware von rexx systems. Sie stellt den Mitarbeitern über ihren ESS-Zugang die Abrechnungsdokumente zur Verfügung.

Eine mit dem Personalmanagement verzahnte Payroll ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zur digitalen Transformation im HR-Bereich. Diese umzusetzen, ist dank moderner Software gut machbar. Der Auswahl eines kompetenten Partners kommt hierbei allerdings große Bedeutung zu.

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