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Scrum im Personalmanagement: agile Methoden auch für HR nutzen

07.07.2021
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Scrum im Personalmanagement: agile Methoden auch für HR nutzen

07.07.2021

In den 1990er-Jahren legten zwei japanische Wissenschaftler im Bereich des Wissensmanagements den Grundstein für Scrum. Diese Methode der Projektentwicklung revolutionierte einst die Zusammenarbeit in der IT und gestaltete sie agiler und effizienter. Vier Jahrzehnte später existiert eine ganze Reihe an agilen Methoden wie Kanban, Design-Thinking, DevOps oder agile Frameworks. Immer mehr Unternehmen übernehmen diese neben der IT auch für andere Fachabteilungen. Obwohl HR dabei in Zahlen gemessen nicht immer die Nase vorne hat, nehmen die Spezialisten für Personal und Führung bei dieser Entwicklung eine zentrale Rolle ein.

Nur 11 Prozent nutzen keine agilen Methoden

Die Managementberatung Horváth & Partners befragte gemeinsam mit IDG Research Services über 200 Entscheider in Unternehmen der DACH-Region zu ihrem Umgang mit agilen Methoden. Die Studie „Agile Business & IT Collaboration Model 2019“ zeigt deutlich, dass agile Methoden in den Unternehmen längst angekommen sind. Am häufigsten setzen sie die folgenden Techniken ein:

  • 36 Prozent Scrum
  • 34 Prozent Design-Thinking
  • 33 Prozent DevOps
  • 30 Prozent Kanban
  • 27 Prozent agile Frameworks (z. B. SAFe)

Nur 11 Prozent der befragten Unternehmen gaben an, überhaupt keine agilen Methoden einzusetzen.

Wichtige Rolle von HR: Vorantreiben des Wandels zur agilen Organisation

Organisationen sehen sich enormen Veränderungen gegenüber. Der Arbeitsalltag ist schnelllebiger geworden – was heute up to date ist, kann morgen schon veraltet sein. Agile Prozesse ermöglichen es, sich schneller und flexibler auf die neuen Rahmenbedingungen einzustellen. Und um diese tatsächlich umzusetzen, kommt HR eine entscheidende Rolle zu: Als Bindeglied zwischen der Geschäftsführung, der Managementebene und den operativen Mitarbeitern kann HR die notwendigen strukturellen Anpassungen der Organisation anstoßen, begleiten und vorantreiben. Ziel ist es, den Transformationsprozess zu ermöglichen und in die richtige Richtung zu lenken.
Die Arbeitswelt verändert sich rasant. Wer am Ball bleiben will, muss agil sein. Juristin und Mediatorin Britta Redmann ist eine ausgewiesene Expertin für New Work und Arbeitsrecht und erläutert in der #23 rexxperts Podcast-Folge, wie Unternehmen agile Methoden nutzen und gleichzeitig rechtskonform bleiben:

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Wie funktioniert Scrum?

Warum sich Scrum für nahezu jeden Unternehmensbereich eignet, der größere Projekte verfolgt, liegt in seinem Aufbau begründet. Alle Teammitglieder arbeiten gemeinsam an einem großen Ziel, einem langfristigen Plan (Backlog). Dieser Plan ist jedoch nicht starr, sondern flexibel und kann jederzeit angepasst werden. Das Backlog wird auf einzelne Teilaufgaben heruntergebrochen (Sprints). Sprints sind bestimmte Zwischenergebnisse, die nach einer definierten Zeit (maximal vier Wochen) vorliegen sollten. Diese werden wiederum in einzelne Teilschritte aufgeteilt (Tickets), an denen die Teammitglieder im Verlauf arbeiten. Die Teams bestehen idealerweise aus fünf bis neun Mitgliedern. Der Abstimmungsaufwand ist bei der Scrum-Methode relativ hoch, weshalb größere Teams zu unübersichtlich werden. Scrum-Projekte folgen stets demselben Ablauf:

  1. Schritt: Grundidee & Zielsetzung
    Das Scrum-Team erarbeitet gemeinsam das Backlog, beruhend auf Ideen vom Idealzustand. Daraus ergeben sich die Merkmale, die das fertige Projekt aufweisen soll.
  2. Schritt: Priorisierung
    Welche Merkmale muss das Projekt in jedem Fall aufweisen (Must-Have), welche Eigenschaften sind optional (Kann-Merkmale) und welche Vorgaben sind nicht ausreichend wichtig und können direkt eliminiert werden? Vor der Umsetzung folgt die Priorisierung.
  3. Schritt: Planung der Sprints
    In diesem Planungsschritt werden die in den Sprints zu erreichenden Teilziele definiert.
  4. Schritt: Erstellung des Sprint-Backlogs
    Die definierten Teilziele für den Sprint werden auf einzelne Tickets heruntergebrochen, die die Mitglieder des Scrum-Teams im betreffenden Zeitraum eigenverantwortlich bearbeiten. Sie werden im Sprint-Backlog festgehalten.
  5. Schritt: Daily Scrum
    Während des Verlaufs eines Sprints setzen sich die Teammitglieder täglich im sogenannten Daily-Scrum-Meeting zusammen und geben sich gegenseitig ein Update zu ihrer Arbeit des vergangenen Tages und ihren Plänen für den bevorstehenden Tag.
  6. Schritt: Sprint-Review
    Ist der aktuelle Sprint abgeschlossen, berichten die Teammitglieder dem Product-Owner, der für das letztendliche Projektergebnis verantwortlich ist, über die erreichten Ziele. Daraus leiten sich mögliche Optimierungen des Backlogs und der nächsten Teilziele ab.

Die Schritte 5 und 6 wiederholen sich so lange, bis das Projekt abgeschlossen ist. Wichtig ist der iterative Aufbau. Jeder Arbeitsschritt, jedes auftretende Problem kann eine Veränderung bedeuten. Dieser agile Ansatz bringt zum einen schnelle Ergebnisse hervor, erlaubt aber auch die kontinuierliche Anpassung der Ziele an neue Rahmenbedingungen oder gewünschte Veränderungen der Stakeholder.

Scrum im Personalmanagement: HR-Prozesse neu gedacht

HR übernimmt nicht nur die Rolle des Enablers für andere Abteilungen, sondern kann die Scrum-Werkzeuge auch für eigene Projekte einsetzen. Insbesondere altgediente HR-Prozesse bieten oft ein großes Potenzial für Optimierungen. HR-Projekte sind häufig sehr umfangreich und langfristig angelegt. Dank des iterativen Vorgangs der Scrum-Methode können schnell Ergebnisse erreicht, im Alltag umgesetzt und getestet werden. So können die Erfahrungen aus den ersten Zwischenergebnissen direkt in die nächsten Sprints einfließen und die Prozessoptimierung noch nachhaltiger gestalten. Ob RecruitingOnboarding oder Talent Management, mit Scrum können HR-Experten die meisten Prozesse entlang der HR-Wertschöpfungskette bearbeiten.

HR kann durch den Einsatz von Scrum von vielen Vorteilen profitieren:

  • Motivation: Schnelle Zwischenergebnisse und die eigenständige und eigenverantwortliche Arbeitsweise steigern die Motivation der Teammitglieder.
  • Schnelle Ergebnisse: Der iterative Prozess ermöglicht schneller handfeste Ergebnisse, und Projekte können zügig abgeschlossen werden.
  • Transparenz: HR-Prozesse lassen sich transparent gestalten.
  • Image: Agile Arbeitsansätze wie Scrum erhöhen die Attraktivität des Arbeitgebers (positiver Einfluss auf die Arbeitgebermarke).
  • Zusammenarbeit: Die Teammitglieder gewöhnen sich schnell an die Scrum-Methodik und arbeiten besser und reibungsloser zusammen.
  • Prioritäten: Dank der detaillierten Prioritätensetzung leiden die Mitarbeiter seltener unter Stress. Unnötige Aufgaben werden eliminiert. Zudem kommt zum Ende des Projekts weniger Druck auf, weil bereits zuvor regelmäßig Meilensteine zu erreichen sind.

Voraussetzung für den erfolgreichen Einsatz von Scrum-Methoden ist entsprechende Kompetenz in der HR-Abteilung. Dies gilt gleichsam für die Rolle als Wegbereiter für andere Abteilungen als auch für eigene Projekte in der agilen HR-Organisation.

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