Softwareauswahl: So wichtig sind die Anforderungen

Der ICR-Report „Ein Jahr Recruiting in Zeiten von Corona“ zeigt eindrücklich: Die Digitalisierung in deutschen HR-Abteilungen hat während der COVID-19-Pandemie einen großen Sprung vorwärts gemacht. Acht von zehn Arbeitgebern planen, ihr Recruiting noch stärker zu digitalisieren und haben dafür bereits ganz konkrete Vorstellungen. Statt jedoch nach dem Gießkannenprinzip Software einzukaufen – viel hilft nicht immer viel –, gilt es, mit Plan vorzugehen. Ansonsten kann es passieren, dass sich die gewählte Lösung als unpassend für mehrere Zielgruppen darstellt.

Mehr Digitalisierung im Recruiting

Schon vor der Krise gab es in vielen HR-Abteilungen Bestrebungen, den Recruiting-Prozess digitaler zu gestalten und Routineaufgaben zu automatisieren. Was damals aber noch in vielen Unternehmen unbestimmte Zukunftsmusik war, wurde plötzlich ernst: Beinahe von heute auf morgen mussten Lösungen geschaffen werden, die die Einstellung von neuen Mitarbeitern auch auf die Distanz ermöglichten. So kommt es, dass inzwischen vier von fünf Unternehmen mit Videointerviews arbeiten, was vor der Pandemie eine untergeordnete Rolle spielte – diese haben ganz nebenbei größtenteils auch telefonische Vorstellungsgespräche abgelöst. Der Trend geht dahin, das erste Interview per Video abzuhalten und nur die daraus resultierende engere Auswahl zum persönlichen Gespräch zu laden.

Auch das Onboarding hat digitalen Aufschwung erfahren. Fast sieben von zehn Arbeitgebern haben ihr Onboarding auf virtuelle Beine gestellt – im März 2020 waren es nur 36 Prozent. Über gute Softwarelösungen wird es möglich, neue Mitarbeiter auf Distanz im Homeoffice in das Unternehmen einzuführen und einzuarbeiten. Da sich das Modell offensichtlich bewährt hat, wird die virtuelle Variante des Onboardings sicher auch nach der Krise erhalten bleiben.

Ausbau der Digitalisierung: Welche Pläne haben Arbeitgeber?

80 Prozent der Arbeitgeber wollen ihr Recruiting stärker digitalisieren. Wenig überraschend dabei: Zwei Drittel planen, ihre Bewerberinterviews digitaler und so effizienter zu gestalten. Rund jedes zweite Unternehmen möchte ein digitales Onboarding auf die Beine stellen und sein Online-Personalmarketing ausbauen. Vier von zehn Arbeitgebern konzentrieren sich auf ein fundiertes Employer-Branding, Active Sourcing und eine gut nutzbare Karrierewebsite.

Insellösungen durch Corona-Pandemie

Während der Pandemie mussten viele Arbeitgeber ihre bislang genutzten Tools für das Bewerber-, Talent- und Personalmanagement überdenken. Plötzlich taten sich Lücken auf, die gefüllt werden mussten, etwa wenn das Bewerbermanagement keine Videointerviews unterstützte. Um schnell zu reagieren, setzten viele Arbeitgeber auf verfügbare Insellösungen, was jedoch zu einer gewissen Unübersichtlichkeit der IT-Architektur geführt hat.

Wie der ICR Recruiting Technology Report 2021 zeigt, ist die Zufriedenheit der HR-Mitarbeitenden mit den genutzten Lösungen eher mau. Viele sind von ihren HR-Suites oder Kombinationen aus mehreren Insellösungen unzufrieden. Sie sehen ihre Erwartungen nicht erfüllt, leiden unter dem erhöhten Aufwand und haben keine direkte Aussicht auf Besserung. Verantwortlich dafür sind auch die unterschiedlichen Erwartungen der Zielgruppen.

Unterschiedliche Ansprüche an HR-Lösungen

Am Beispiel einer Recruiting-Software lässt sich gut darstellen, wie unterschiedlich die Anforderungen an eine Lösung sein können; denn speziell mit dieser Software arbeiten ganz unterschiedliche Zielgruppen:

Bewerber: Möglichst schnell und einfach soll die Bewerbung vonstattengehen. Eine leicht zu bedienende Karrierewebsite, Transparenz beim Kontakt zum Recruiter und dem gesamten Recruiting-Prozess sowie aktuelle Informationen zu vakanten Stellen sind wichtige Eckpunkte, die sich Bewerber wünschen.
Recruiter: Der Recruiter wünscht sich eine intuitiv zu bedienende Lösung, die keinesfalls noch mehr Aufwand macht als die manuelle Bewerberverwaltung. Insbesondere die zeitraubende Bearbeitung der Bewerbungseingänge, des Schriftverkehrs und die Vorauswahl sollten stimmig umgesetzt werden. Zudem legen Recruiter Wert auf einen sicheren Umgang mit Bewerberdaten und die Umsetzung einer positiven Candidate Experience.
Fachabteilung: Ähnlich wie beim Bewerber steht hier Schnelligkeit im Fokus: Ein schneller Überblick über die Kandidaten, zwei bis drei in die engere Auswahl nehmen – und schon kann man sich wieder seiner Arbeit zuwenden.
IT-Abteilung: Die IT-Experten wünschen sich, dass die Software einfach zu implementieren ist, ohne dass es zu Schnittstellenproblemen kommt. Als Voraussetzung dafür muss sich die Lösung problemlos in die bestehende IT-Infrastruktur integrieren lassen.

Die Realität sieht anders aus. Sehr oft werden schon die Erwartungen der Recruiter nur teilweise erfüllt – von den Anforderungen der Bewerber ganz zu schweigen. Beide Zielgruppen werden überhaupt nicht oder zumindest unzureichend in den Prozess der Softwareauswahl einbezogen. So kommt es, dass die gewählten Lösungen zwar nach sinnvollen Gesichtspunkten ausgewählt werden (z. B. anhand der Integrierbarkeit in bestehende Systeme), nicht jedoch nach Aspekten wie der Candidate-Experience, der Komplexität oder der Usability für den Recruiter.

Leitfaden für die Auswahl von Personalmanagement-Lösungen

Die eine Software, die für jedes Unternehmen die passende Lösung darstellt, gibt es nicht. Zu groß sind die Unterschiede im Hinblick auf den Bedarf an Funktionen, die Unternehmensgröße, die Branche des Arbeitgebers oder die Ausgestaltung der HR-Prozesse.

Zudem stehen Unternehmen vor der Wahl, ob sie eine Insellösung bevorzugen oder lieber alles zusammen in einer HR-Suite vereinen. Insellösungen haben den Vorteil, dass sie sich speziell auf einen Bereich fokussieren und deshalb oft eine durchdachtere und umfangreichere Funktionalität in den Mittelpunkt stellen. Zudem ist ein Wechsel bei Unzufriedenheit leichter. Für die HR-Suite spricht, dass sie das gesamte Personal-, Bewerber- und Talentmanagement abdecken kann, alle Funktionen aus einer Hand kommen und deshalb das Zusammenspiel verschiedener Bereiche völlig nahtlos erfolgt. Der Aufwand für den Wechsel zu einem anderen Softwarehersteller ist jedoch ungleich höher.

Um die richtige HR-Software zu finden, sollten sich Arbeitgeber die folgenden Fragen stellen:

Welche Ziele sollen mit dem Einsatz von Digitalisierungslösungen erreicht werden?
Welche Anforderungen haben die Kandidaten – bietet die Software eine ausreichend gute Candidate Experience?
Welche Funktionen muss die Software zwingend abdecken? Wie können die eigenen Bedürfnisse erfüllt werden – sowohl seitens der Recruiter als auch der Fachabteilung?
Welche Funktionalitäten sind essenziell und welche können im Zweifelsfall auch fehlen?
Bringt der Softwarehersteller Branchenkenntnisse mit und betreut er bereits vergleichbare Unternehmen?
Lässt sich die Software problemlos in die bestehende IT-Landschaft integrieren? Sind erforderliche Schnittstellen vorhanden?
Welche Prozesse sollen konkret digitalisiert werden – Bewerbermanagement, Talentmanagement oder das gesamte Personalmanagement?
Braucht das Unternehmen eine On-Premise-Lösung oder ist eine Cloudlösung die bessere Wahl?
Welche Stärken haben die Lösungen – und welche Schwächen?

Für die durchdachte Auswahl einer HR-Software ist es entscheidend, die eigenen Anforderungen zu definieren und – mit Prioritäten versehen – in einem Anforderungskatalog zu beschreiben. So kann anschließend genau abgeglichen werden, welche Muss- und Kann-Kriterien eine Software erfüllt – und welche fehlen. Auf dieser Basis nimmt der Arbeitgeber etwa drei Anbieter in die engere Auswahl. Im Rahmen einer Live-Demonstration können diese die Stärken ihrer Systeme präsentieren und so die Basis für eine fundierte Entscheidung schaffen.