Die HOYER Group mit Hauptsitz in Hamburg steht seit Jahrzehnten als traditionsreiches Familienunternehmen für erstklassige Logistiklösungen in der Chemie-, Lebensmittel-, Gas- und Mineralölindustrie.
Doch selbst ein etablierter Global Player wie HOYER spürt zunehmend den Druck des Fachkräftemangels und den daraus resultierenden Wettbewerb um qualifizierte Mitarbeiter:innen. Um in dieser angespannten Marktsituation weiterhin erfolgreich zu sein und sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren, hat HOYER Ende 2019 damit begonnen, die HR- und Recruiting-Software von rexx systems einzuführen.
rexx systems, ebenfalls in Hamburg ansässig, entwickelt seit 25 Jahren Softwarelösungen, die Unternehmen dabei unterstützen, Personalprozesse zu digitalisieren und nachhaltig effizienter zu gestalten. Zu den wichtigsten Bestandteilen zählen das Recruiting– und Bewerbermanagement, die Talentverwaltung sowie umfassende HR-Tools. Heute nutzen rund 3.000 Unternehmen die Lösungen von rexx systems, und die Zahl wächst kontinuierlich. Besonders für große Mittelständler wie HOYER, die international tätig sind, bietet das modulare System eine zentrale Plattform, in der sämtliche personalrelevanten Prozesse abgebildet werden können.
HOYER – Tradition trifft Innovation
Die HOYER Group blickt auf eine Unternehmensgeschichte zurück, die bis ins Jahr 1946 reicht. Seitdem hat sich das inhabergeführte Familienunternehmen zu einem der weltweit führenden Anbieter von Bulk-Logistik für Flüssiggüter entwickelt. Mit rund 6.500 Mitarbeitenden und Repräsentanzen in über 100 Ländern agiert HOYER auf fünf Kontinenten. Das Dienstleistungsportfolio ist vielfältig und richtet sich insbesondere an Branchen wie Chemie, Lebensmittel, Gas und Mineralöl. Neben dem umfassenden Fuhrpark, der aus Zugmaschinen, Tankaufliegern, IBC und Tankcontainern besteht, verfügt HOYER über eigene Depots, Reinigungsanlagen und Werkstätten.
Das rasche Wachstum des Unternehmens und die stetig steigende Komplexität in der Personalbeschaffung stellten HOYER vor neue Herausforderungen. Gerade in hart umkämpften Arbeitsmärkten kann der Wettbewerb um qualifizierte Fachkräfte enorm sein. Neben Fahrer:innen im gewerblichen Bereich werden zunehmend auch Spezialist:innen für kaufmännische und technische Positionen sowie Fach- und Führungskräfte in Verwaltungs- und Managementbereichen gesucht.
Um diesen Herausforderungen zu begegnen, entschied sich HOYER Ende 2019 für den Einsatz der Softwarelösungen von rexx systems. Kernziele waren dabei, die Time-to-Hire zu verkürzen, den administrativen Aufwand in der Personalbeschaffung zu senken und potenzielle Kandidat:innen mit modernen, zeitgemäßen Bewerbungsprozessen zu überzeugen.
Warum rexx systems?
rexx systems hat sich in den letzten 25 Jahren einen Namen als einer der führenden Anbieter im deutschsprachigen HR-Softwaremarkt gemacht. Das modular aufgebaute System deckt die gesamte Bandbreite von Recruiting, Personaladministration, Talentmanagement, E-Learning, Workforce Management bis hin zu Performance Reviews ab.
Wichtige Gründe für die Entscheidung zugunsten von rexx systems
Umfassendes Bewerbermanagement: Alle Schritte von der Stellenausschreibung, dem Bewerbungsprozess bis zur Einstellung werden in einem System abgebildet. Dadurch entfallen Medienbrüche und wichtige Informationen über Kandidat:innen sind jederzeit transparent einsehbar.
Modularität und Skalierbarkeit: Die rexx Suite erlaubt, einzelne Module je nach Bedarf zu ergänzen oder anzupassen. Dadurch kann HOYER die Softwarelandschaft sukzessive erweitern, ohne von Anfang an in ein überkomplexes System investieren zu müssen.
Bedienfreundlichkeit: Sowohl Recruiter:innen als auch Fachabteilungen profitieren von einer intuitiven Benutzeroberfläche. Das verringert Schulungsaufwand und erleichtert die Akzeptanz in der gesamten Organisation.
Zukunftsfähige Technologien: Ob KI-gestützte Matching-Algorithmen oder neue Kommunikationskanäle – rexx systems erweitert sein Portfolio kontinuierlich, um Unternehmen konkurrenzfähig zu halten.
Persönliche Betreuung: HOYER schätzt besonders die Nähe zu rexx systems, da beide Unternehmen in Hamburg ansässig sind. Kurze Wege und ein direkter Austausch fördern die schnelle Umsetzung individueller Anforderungen.
Die Implementierung – von der Planung bis zum Rollout
Nachdem HOYER Ende 2019 die Entscheidung für rexx systems getroffen hatte, folgte eine mehrmonatige Projektphase, in der die bestehenden Prozesse analysiert, Anforderungen konkretisiert und die Softwareimplementierung geplant wurden. Bereits zu Beginn spielten Aspekte wie Nutzerrollen, Datenschutzanforderungen und das Schnittstellen-Management eine wichtige Rolle, da HOYER als weltweit agierender Logistikkonzern hohe Standards erfüllen muss.
Ablauf des Roll-Outs
- Bestandsaufnahme: Zunächst wurden die vorhandenen HR- und Recruiting-Prozesse auf den Prüfstand gestellt. In Workshops mit Personaler:innen und Fachabteilungen identifizierte man zentrale Schmerzpunkte – etwa zeitintensive manuelle Arbeitsschritte oder hohe Abstimmungsaufwände zwischen verschiedenen Abteilungen.
- Konfiguration des Systems: Auf Basis dieser Analysen wurde ein Konzept für die Konfiguration der rexx Suite erstellt. Die eingesetzten Module im Bewerbermanagement sollten dabei möglichst passgenau auf HOYERs Bedürfnisse zugeschnitten sein.
- Schulung und Change Management: Um eine hohe Akzeptanz zu erreichen, führte rexx systems gemeinsam mit HOYER umfangreiche Schulungen durch. Diese zielten nicht nur auf die Vermittlung technischer Kenntnisse ab, sondern auch darauf, allen Beteiligten den Mehrwert des neuen Systems zu verdeutlichen.
- Stufenweiser Rollout: Um den Regelbetrieb nicht zu beeinträchtigen, entschied man sich für einen stufenweisen Rollout. So konnte HOYER wertvolles Feedback von Anwender:innen sammeln und das System bei Bedarf flexibel nachjustieren.
Dank dieses strukturierten Vorgehens verlief die Einführung der rexx Suite insgesamt sehr reibungslos. Bereits kurz nach Livegang Ende 2019 konnten erste Erfolge verzeichnet werden – etwa schnellere Bearbeitungszeiten und eine deutliche Vereinfachung der Bewerbungsprozesse.
Erste Erfolge und wichtige Erkenntnisse
Time-to-Hire reduzieren: Ein zentrales Ziel für HOYER war es, die Zeitspanne von der Stellenausschreibung bis zur Einstellung deutlich zu verkürzen. Mit dem digitalen Bewerbermanagement von rexx systems ist dies gelungen. Recruiter:innen behalten jederzeit den Überblick über eingegangene Bewerbungen, den Status einzelner Kandidat:innen und anstehende Aufgaben wie Interview-Einladungen oder Feedback-Rückmeldungen.
Transparente Abstimmung: Ein großer Vorteil der rexx Suite besteht darin, dass Fachabteilungen eng eingebunden sind und jederzeit Einsicht in relevante Informationen haben. Feedback zu Kandidat:innen lässt sich direkt im System hinterlegen, was die Entscheidungsprozesse beschleunigt. Diese Transparenz ist für ein Unternehmen mit so vielen Standorten und Niederlassungen besonders wertvoll.
Optimiertes Bewerbererlebnis: HOYER konnte zudem eine Verbesserung der Candidate Experience feststellen. Bewerber:innen schätzen die Online-Bewerbungsformulare und die Möglichkeit, den eigenen Bewerbungsstatus digital nachzuverfolgen. Insbesondere bei gefragten Zielgruppen, die in anderen Branchen oder Unternehmen ebenfalls nach Stellen suchen, kann das den entscheidenden Unterschied ausmachen.
Ganzheitlicher Blick auf Talente: Über die Datenbasis im Recruiting hinaus lassen sich auch Informationen zu Weiterbildungen, Zertifizierungen und Potenzialanalysen in der rexx Suite abbilden. Dadurch entsteht ein holistischer Talent-Pool, der für interne Karrierepfade oder neue Projekte genutzt werden kann. HOYER profitiert hier von der wachsenden Datenbank an kompetenten Fach- und Führungskräften, die sich rasch für offene Positionen kontaktieren lassen.
Kurzer Exkurs: Bewerben per WhatsApp
Im Juli 2023 führte HOYER zusätzlich das Modul „Bewerben via WhatsApp“ von rexx systems ein – und erzielte damit in wenigen Monaten beachtliche Erfolge. Über 200 Bewerbungen gingen innerhalb kurzer Zeit ein, wovon 67 % der Bewerber:innen zu Vorstellungsgesprächen eingeladen wurden. Sogar erste Einstellungen kamen über den Messenger-Dienst zustande.
Für HOYER und rexx systems zeigt sich darin, wie schnell ein zusätzlicher digitaler Kanal spürbare Effekte im Recruiting haben kann. Vor allem Kandidat:innen aus operativen Berufen, die selten klassische Karriereportale nutzen, profitierten von der einfachen und mobilen Bewerbungsstrecke. Mithilfe eines QR-Codes gelangt man direkt in ein Chatfenster, in dem grundlegende Informationen abgefragt werden. Diese Daten fließen automatisiert in die rexx Suite ein, sodass der Prozess ohne Reibungsverluste fortgesetzt werden kann.
Für HOYER stellte dieser Bewerbungskanal zunächst einen Test dar, der jedoch nachweislich gut ankommt. Obwohl das Unternehmen bislang nur bei ausgewählten Stellenausschreibungen einen QR-Code zum Messenger platziert und keine größere Werbekampagne dafür gefahren hat, ist das Feedback sehr positiv. Kurze Antwortzeiten und die direkte Kommunikation mit den Bewerber:innen heben HOYER von Mitbewerbern ab und stellen einen wichtigen Baustein dar, um sich als moderner Arbeitgeber zu positionieren.
Hamburg Morgen: Fachkräfte finden mit WhatsApp
NDR Hamburg Journal vom 17. März 2024
(c) Norddeutscher Rundfunk
„Innerhalb der ersten sieben Monate nach Implementierung unseres WhatsApp-Kanals haben wir 156 Bewerbungen allein über diesen neuen Kanal erhalten – und das, obwohl wir ihn momentan nur für etwa die Hälfte unserer ausgeschriebenen Stellen anbieten. Die Synergieeffekte aus dem rexx Bewerbermanagement und der vereinfachten Kontaktaufnahme via Messenger sind deutlich spürbar. Vor allem in Berufen, in denen die Bewerberquote sonst eher gering ist, erreichen wir neue Interessent:innen.“
Carina Böttcher, Senior Manager / Teamlead Recruiting Germany, HOYER Group
„Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ist es unverzichtbar, Bewerbungen so einfach und barrierefrei wie möglich zu machen. Mit unserem Modul ‚Bewerben via WhatsApp‘ senken wir diese Hürden erheblich. Das Beispiel HOYER zeigt eindrucksvoll, wie schnell sich das in konkreten Zahlen niederschlägt.“
Felix Köhnecke, Senior Sales Manager, rexx systems
Fazit
Die HOYER Group ist ein Musterbeispiel dafür, wie ein traditionelles Familienunternehmen mit Weitblick und Innovationsfreude auch in einem anspruchsvollen Marktumfeld erfolgreich sein kann. Die Einführung der rexx Suite Ende 2019 war ein wesentlicher Schritt, um Personalarbeit und Recruiting nachhaltig zu professionalisieren und zu beschleunigen. Über die Jahre hinweg konnte HOYER sowohl die internen Prozesse verschlanken als auch die Candidate Experience deutlich verbessern.
Der kurze Exkurs in die Bewerbung über Messenger-Dienste zeigt darüber hinaus, wie schnell sich neue Kanäle etablieren können, wenn sie Bewerbenden echten Mehrwert und Erleichterung bieten. Über 200 Bewerbungen in wenigen Monaten, 67 % Einladungsquote zu Vorstellungsgesprächen und mehrere erfolgreiche Einstellungen sprechen für sich. Allerdings ist dies nur einer von vielen Bausteinen in HOYERs umfassender Digital- und Recruiting-Strategie, die in enger Zusammenarbeit mit rexx systems stetig weiterentwickelt wird.
Im Kern bleibt das Ziel unverändert: HOYER möchte die besten Talente gewinnen, entwickeln und langfristig im Unternehmen halten. Genau dafür bietet rexx systems die passenden digitalen Lösungen, die ständig an die Markterfordernisse angepasst werden. Indem beide Unternehmen ihre Kompetenzen zusammenführen – HOYER mit jahrzehntelanger Erfahrung in der Logistik und rexx systems als führender Experte für HR-Software – schaffen sie Voraussetzungen, in einer zunehmend komplexen Arbeitswelt konkurrenzfähig zu bleiben.
Die bisherige Erfolgsgeschichte ist ein starkes Signal dafür, dass konsequente Digitalisierung und ein innovativer, nutzerfreundlicher Ansatz im Personalmanagement die entscheidenden Hebel sein können, um dem Fachkräftemangel zu begegnen. HOYER hat diesen Schritt gemacht und bestätigt eindrucksvoll, wie sich Effizienz, Qualität und Schnelligkeit in Bewerbungs- und Einarbeitungsprozessen positiv auf das Gesamtunternehmen auswirken.
So zeigt sich: In Hamburg arbeiten zwei Unternehmen Hand in Hand, die nicht nur denselben Standort teilen, sondern auch eine gemeinsame Vision verfolgen – Menschen mit den passenden Aufgaben zu verbinden und so langfristig Erfolg für alle Beteiligten zu sichern.
