Die Personalbeschaffung ist ein wichtiger Bestandteil des Personalmanagements. Die größte Herausforderung hierbei ist es, den perfekt qualifizierten Bewerber zu rekrutieren und gleichzeitig einen möglichst geringen finanziellen und zeitlichen Aufwand zu bereiten. Deshalb ist es sehr wichtig, ein umfangreiches Wissen in Bezug auf die Planung und Durchführung der Personalbeschaffung zu besitzen.

Die Personalbeschaffung, welche oft auch als Recruitment, Recruiting oder Personalgewinnung bezeichnet wird, dient in Unternehmen zur Beschaffung von passend qualifiziertem Personal. Der Fokus liegt hierbei auf den Kandidaten bzw. Bewerbern. Die Personalbeschaffung ist heutzutage wichtiger und komplexer denn je zuvor, da der Mangel an Fachkräften auf dem Arbeitsmarkt zu einem sogenannten War for Talents geführt hat.

Das Ziel der Personalbeschaffung ist die vollständige Abdeckung aller offenen bzw. vakanten Stellen innerhalb eines Unternehmens. Hierbei kommen zwei unterschiedliche Verfahren zum Einsatz, die interne und die externe Personalbeschaffung. Bei der internen Personalbeschaffung versucht man für die offenen Stellen eine qualifizierte Arbeitskraft innerhalb des Unternehmens zu finden, wohingegen bei der externen Personalbeschaffung eine neue Arbeitskraft in das Unternehmen eingeführt wird.

Wie funktioniert Personalbeschaffung?

Gehen wir davon aus, dass es in einer bestimmten Abteilung eines Unternehmens derzeit eine personelle Unterbesetzung gibt. Was ist in diesem Fall die beste Vorgehensweise bei der Personalbedarfsplanung? Zunächst muss sich die Personalabteilung dafür entscheiden, ob zur Besetzung der offenen Stellen lieber interne oder externe Personalbeschaffung betreiben möchte.

Um diese Entscheidung fällen zu können, sollten zunächst die bereits angestellten Arbeitskräfte geprüft werden. Vielleicht gibt es unter den Angestellten eine Person, deren Qualifikationen und Fähigkeiten die Anforderungen der offenen Stelle erfüllen. Falls dem so ist, kann die entsprechende Arbeitskraft über eine Versetzung oder eine Beförderung in die offene Stelle gebracht werden. Falls fachliche Mängel vorhanden sind, kann die Arbeitskraft über eine Fortbildung für die Stelle vorbereitet werden. Externe Personalbeschaffung kommt in der Regel erst zum Einsatz, wenn keine adäquat qualifizierten Arbeitskräfte unter den Mitarbeitenden gefunden werden, die qualifizierten Arbeitskräfte derzeit nicht ihre Stellen verlassen können oder sich eine Fortbildung nicht lohnt.

Interne Personalbeschaffung

Bei der internen Personalbeschaffung besetzt das Personalmanagement die offene Stelle mit einer Arbeitskraft, die bereits im Unternehmen angestellt ist. Um den passenden Kandidaten für die Stelle innerhalb des Unternehmens zu finden, gibt es unterschiedliche Methoden.

Beförderung

Die Beförderung ist vermutlich die beste Methode der internen Personalbeschaffung, da sowohl das Unternehmen als auch der Angestellte von ihr profitieren. Der Angestellte erhält neue professionelle Entwicklungschancen und ein erhöhtes Gehalt, wohingegen das Unternehmen die perfekte Fachkraft für die offene Stelle bekommt. Vor der Beförderung sollte jedoch zunächst das Potenzial der Arbeitskraft anhand von Leistungskennzahlen und Vorgesetztenbewertungen evaluiert werden.

Versetzung

Falls es innerhalb des Unternehmens eine passend qualifizierte Arbeitskraft gibt, kann man sie entweder dauerhaft oder für einen gewissen Zeitraum auf die vakante Stelle versetzen. Idealerweise sollte die Arbeitskraft dieser Versetzung zuvor zugestimmt haben. Hierbei muss das Personalmanagement auch die Vorgaben des Arbeitsvertrages berücksichtigen.

Mehrarbeit

Diese Maßnahme ist bei den Mitarbeitenden in der Regel sehr unbeliebt. Die Einführung von Mehrarbeit für das vorhandene Personal ist eine sehr heikle Entscheidung, die Sie Ihren Angestellten so konkret wie möglich erläutern müssen. Die Mehrarbeit sollte logischerweise möglichst kurz durchgeführt werden, damit die Angestellten zeitnah ihre geleisteten Überstunden abbauen können.

Stellenausschreibung innerhalb des Unternehmens

Die interne Ausschreibung der offenen Stelle ist oft lohnenswert. Die Stellenausschreibung kann zum Beispiel über Firmenmagazine, einen internen Karrierebereich auf der Unternehmenswebsite, einen Personalnewsletter oder das „Schwarze Brett“ abgewickelt werden. Somit erhalten die Angestellten die Möglichkeit, sich innerhalb des Unternehmens an etwas Neuem zu versuchen.

Empfehlungen von den Vorgesetzten

Arbeitskräfte, die für die offene Stelle fachlich qualifiziert sind, können von ihren Vorgesetzten direkt für die Besetzung der Stelle empfohlen werden.

Verschiebung der Urlaubszeiten

Wenn ein Projekt trotz eines personellen Mangels zur entsprechenden Deadline abgeschlossen werden soll, ist es manchmal empfehlenswert, mit den Angestellten über eine potenzielle Verschiebung des Urlaubs zu sprechen. So können die fehlenden Arbeitskräfte kurzfristig ausgeglichen werden. Angestellte sind von diesem Vorschlag in der Regel nicht sehr begeistert, weshalb Sie ihnen angemessene Kompensationsmöglichkeiten für die Verschiebung des Urlaubs bieten sollten.

Externe Personalbeschaffung

Bei der externen Personalbeschaffung rekrutiert das Personalmanagement eine neue Arbeitskraft für das Unternehmen, um die offene Stelle auszufüllen. Die externe Personalbeschaffung wird generell in die aktive und die passive Personalbeschaffung unterteilt.

Aktive Personalbeschaffung

Bei der aktiven Personalbeschaffung verwendet das Personalmanagement spezielle Methoden und Strategien, um die Aufmerksamkeit von potenziellen Bewerbern zu erwecken. Zu den beliebtesten Maßnahmen der aktiven Personalbeschaffung zählen Anzeigen bei Jobbörsen, Präsenz auf Messen und Recruiting- bzw. Networking-Veranstaltungen sowie der Einsatz von Personalvermittlern. Ein weiterer Bestandteil der aktiven Personalbeschaffung ist das sogenannte Active Sourcing. Hierbei kontaktiert das Personalmanagement gezielt passende Fachkräfte, die derzeit in anderen Unternehmen angestellt sind oder auf dem Arbeitsmarkt nach einem neuen Job suchen. Neben den bereits genannten Maßnahmen werden die nun folgenden Maßnahmen im Rahmen der aktiven Personalbeschaffung auch häufig genutzt:

Anzeigen in Printmedien
Social Media Recruiting über eigene Social Media-Kanäle
Headhunting Agenturen
Eigene Karrierewebsite
Empfehlungen von Kontakten aus der Branche

Passive Personalbeschaffung

Bei der passiven Personalbeschaffung wertet die Personalabteilung die eingehenden Initiativbewerbungen aus und vergleicht die Personalprofile mit den Anforderungen der offenen Stelle. Um möglichst viele Initiativbewerbungen zu erhalten, sollte das Unternehmen ein hohes Ansehen auf dem Arbeitsmarkt haben. Viele Unternehmen führen zu diesem Zweck spezielle Employer-Branding-Maßnahmen durch. Die Kooperation mit der Agentur für Arbeit und das Personalleasing (Zeitarbeit) gelten auch als Bestandteile der passiven Personalbeschaffung.

Für wen ist Personalbeschaffung relevant?

Egal ob globaler Konzern oder junges Start-Up, Personalbeschaffung spielt in jedem Unternehmen eine wichtige Rolle. Sobald Unternehmen Arbeitskräfte benötigt, um offene Stellen zu besetzen, ist die Personalbeschaffung unumgänglich. Der zusätzliche Personalbedarf wird in den meisten Fällen durch Kündigungen oder Ruhestand verursacht. Der Personalbedarf kann aber auch durch Erweiterungen des Unternehmens oder Veränderungen in der Unternehmensstruktur zustande kommen. Im Rahmen der Geschäftspolitik sollten Unternehmen somit immer den Wettbewerb um neue Arbeitskräfte, Talente und Fachpersonal am Arbeitsmarkt berücksichtigen. Der Mangel an Fachkräften auf dem Arbeitsmarkt ist mittlerweile so extrem, dass er einen eigenen Namen hat: War for Talents. Der Personalbeschaffung ist heutzutage aufgrund der Knappheit von qualifizierten Arbeitskräften und der Komplexität des Auswahlverfahrens zeitaufwendiger und kostspieliger denn je zuvor. Um die benötigten Qualifikationen und Eigenschaften bei den Bewerbern zu prüfen, nutzen Unternehmen spezielle Methoden und Strategien, welche in der Regel zum Teil oder vollständig digital ablaufen.