Erfolgreiche digitale Transformation bei Viebrockhaus

rexx Bewerbermanagement erleichtert der HR-Abteilung die Arbeit

Mit dem rexx Bewerbermanagement laufen alle Bewerbungsprozesse nun übersichtlich und digital ab. Reporting Funktionen und der direkte Vergleich von Bewerbenden für eine Vakanz erleichtern der Personalabteilung die Arbeit enorm.

Die Bereitstellung der Informationen für Führungskräfte ist mit wenigen Klicks möglich. Vor der Einführung der rexx systems Software wurden die gesammelten Daten und Unterlagen von einer Person verwaltet. Nun können Führungskräfte und sämtliche erforderliche Abteilungen verstärkt in die Abläufe einbezogen werden. Das gilt sowohl für das Onboarding neuer Mitarbeitenden als auch beim Ausscheiden von Personal.

Deutschlandweit transparente HR-Prozesse bei Viebrockhaus

Aufgrund der Größe des Konzerns mit deutschlandweiten Beratungsbüros, 600 Mitarbeitenden auf Baustellen und der Personalabteilung am Hauptsitz in Harsefeld sind die Kommunikationswege und Prozesse nun erheblich beschleunigt und gleichzeitig transparenter gestaltet. Die Nutzung von Remindern erleichtert die Organisation und die Einhaltung von Terminen in dem großen Unternehmen. Konzernübergreifende Berichte sind nur dank der HR Software von rexx systems möglich.

Vor der Einführung des Abwesenheitsmanagements wurden Urlaubsanträge in Papierform gestellt, mussten auf herkömmliche Weise genehmigt werden und wurden dann postalisch durch verschiedene Stellen gesendet. Oft wurden sie auch per E-Mail versandt und mussten zusätzlich in physischer Form weitergeleitet, manuell erfasst und archiviert werden. In der HR Software ist alles digital hinterlegt und jederzeit für den Mitarbeitenden, die HR-Abteilung und die Vorgesetzten einsehbar. Vor der Digitalisierung musste jede Führungskraft alles in der Personalabteilung einholen und immer wieder ausgedruckt bekommen. Listen wurden geführt und waren doch nie aktuell.

Durch die digitale Self Service Funktion kann das Personal auf allen Baustellen und an allen Standorten in ganz Deutschland jetzt mühelos digital Anträge stellen, Daten einsehen, Lohnabrechnungen aufrufen und Stammdaten ändern. Sowohl am Rechner als auch mobil auf dem Handy über die rexx Go App.

Erfolgreiche digitale Transformation dank rexx systems

Die Erfassung der Kinderdaten, die aufgrund der jüngsten Gesetzesänderung erforderlich war, wurde vollständig über die HR Software von rexx systems abgewickelt und innerhalb von nur drei Wochen erledigt. Den Mitarbeitern wurde der Antrag “Kinderdaten” zugewiesen, den sie ausfüllen konnten, und die Daten wurden automatisch in der digitalen Personalakte des Mitarbeitenden hinterlegt.

Das Learning Management System unterstützt Viebrockhaus bei der Übersicht über alle Schulungen und Weiterbildungen. Zum Beispiel bei der Verwaltung der Führerscheinmodule und Augentests der Lkw-Fahrer. Sie müssen alle fünf Jahre erneuert werden, jedes Jahr ist ein Modul fällig. Mit Remindern wird nun rechtzeitig an die Termine erinnert und Weiterbildungen können pünktlich gebucht werden.

Die erfolgreiche Umsetzung der digitalen Transformation wäre ohne die HR Software von rexx systems nicht möglich gewesen. Viebrockhaus hat dadurch erhebliche Einsparungen beim Papier und im Verwaltungsaufwand erzielt. Die Prozesse laufen nun deutlich vereinfacht, beschleunigt und sind transparenter gestaltet. Dies wird besonders offensichtlich in Bezug auf die Möglichkeit des Homeoffice. Ohne die HR Software von rexx systems wäre die sofortige Umstellung aller Mitarbeitenden auf Homeoffice während der Coronazeit nicht machbar gewesen.