Eine Reisekostenabrechnung erfasst die Kosten, die im Rahmen einer Geschäftsreise (= beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit) anfallen. Als Reisekosten gelten sowohl Fahrtkosten und Übernachtungskosten als auch Verpflegungsmehraufwendungen und Reisenebenkosten.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, um die Reisekosten abzurechnen. Das Unternehmen kann die Ausgaben direkt bezahlen. Alternativ legt der Reisende die Kosten zuerst aus, um sie später vom Arbeitgeber erstattet zu bekommen. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, Firmenkreditkarten zu nutzen.

Beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit als Voraussetzung

Eine Reisekostenabrechnung können sowohl Mitarbeitende als auch Unternehmer erstellen. Im Sinne des Steuerrechts muss eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit vorliegen, die in der Praxis häufig als Geschäfts- oder Dienstreise bezeichnet wird.

Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn ein Unternehmer oder ein Mitarbeiter vorübergehend abseits der regelmäßigen Arbeitsstätte und der Privatwohnung beruflich tätig wird. Darunter fallen etwa:

Kundengespräche außerhalb der Stadtgrenze
Fahrten zu anderen Unternehmensstandorten
Fahrten zu Schulungen, Seminaren, Konferenzen und Messen

Die Reisekostenabrechnung erfordert ein sorgfältiges Vorgehen. Demnach sind die Belege zu sammeln und der Verlauf der Geschäftsreise ist mit Datum, Ort und Uhrzeit genau zu dokumentieren.

Warum und wann ist eine Reisekostenabrechnung notwendig?

Unternehmen sind nicht gesetzlich dazu verpflichtet, eine Reisekostenabrechnung zu erstellen. Demnach müssen Arbeitgeber den Mitarbeitern die Übernachtungs- und Verpflegungspauschalen nicht ersetzen. Wenn Unternehmen diese Ausgaben nicht erstatten, können die Arbeitnehmer diese Kosten im Rahmen der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten ansetzen.

Nachweis für das Finanzamt

Arbeitnehmer können ihre Reisekosten nur dann lohnsteuerfrei erstatten lassen, wenn es sich nachweislich um eine Geschäftsreise gehandelt hat. Dasselbe gilt für Unternehmer, die diese Ausgaben steuerlich geltend machen möchten. Um dies dem Finanzamt gegenüber nachzuweisen, ist eine Reisekostenabrechnung zu erstellen, die alle Kosten aufschlüsselt und diese Aufwendungen anhand von Belegen und Quittungen belegt. Es ist daher wichtig, alle Belege sorgfältig aufzubewahren. Unternehmen können den Vorsteuerabzug nutzen, wenn die Mehrwertsteuer auf diesen Quittungen ausgewiesen ist.

Interne Abrechnung

Nicht nur für das Finanzamt, sondern auch für das Rechnungswesen ist eine korrekte Abrechnung der Reisekosten wichtig. Nur wenn sich jeder Rechnungsbetrag einem Buchungskreis und einer Kostenstelle zuordnen lässt, kann die Buchhaltung die Reisekosten intern korrekt verrechnen.

Welche Ausgaben sind bei der Reisekostenabrechnung anzusetzen?

Reisekosten wirken sich als Betriebsausgaben in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) steuermindernd aus. Als Reisekosten gelten die folgenden Positionen.

1. Fahrtkosten

Fahrtkosten bezeichnen jene Ausgaben, die mit Hin- und Rückfahrten sowie Fahrten am Zielort und Zwischenfahrten zusammenhängen, wenn sie mit einem dieser Verkehrsmittel erfolgen:

öffentliche Verkehrsmittel wie Bahn, Bus und Straßenbahn
Flugzeug
Taxi
Privat-Pkw
Mietauto

Fahrten mit dem Firmenauto fallen nicht darunter. Die Fahrtkosten sind in voller Höhe erstattungsfähig, wenn es einen entsprechenden Nachweis gibt. Bei öffentlichen Verkehrsmitteln und Mietwägen sind sie mit Tickets oder Belegen nachweisbar.

Wird ein Privatwagen genutzt, müssen Geschäftsreisende ein Fahrtenbuch führen und die Kosten entweder durch die Kilometerpauschale oder mit einem fahrzeugindividuellen Kilometersatz abrechnen:

Kilometerpauschale: Für die Fahrtkosten mit einem Privat-Pkw können Geschäftsreisende die jeweils aktuelle Kilometerpauschale pro gefahrenem Kilometer ansetzen.
Individueller Kilometersatz: Die Reisekostenabrechnung mittels individuellem Kilometersatz ist aufwändiger. Hierfür sind die jährlichen Gesamtkosten des privaten Pkw anzusetzen und durch die Zahl der gefahrenen Kilometer zu teilen. Dann ist anteilsmäßig die Summe für die beruflich zurückgelegte Strecke zu ermitteln. Es sind die Kosten für Benzin, Reparaturen, Abschreibung, Steuer, Versicherung, Wartung, Garagenmiete und Zinsen zu berücksichtigen. Diese Option bietet sich bei hochwertigen Fahrzeugen an.

2. Übernachtungskosten

Als Übernachtungskosten gelten die tatsächlichen Kosten für Hotelaufenthalte und Mieten für Apartments. Diese Kosten sind in voller Höhe erstattungsfähig, sofern es Nachweise gibt. Für die Arbeitgebererstattung sind Pauschalbeträge für Übernachtungskosten vorgesehen.

3. Verpflegungsmehraufwand

Die Verpflegung des Arbeitnehmers wird anhand einer Pauschale nach der Länge der Geschäftsreise abgerechnet. Für diesen Verpflegungsmehraufwand, der bei einer Auswärtstätigkeit anfällt, wird in der Reisekostenabrechnung ein Pauschalbetrag angesetzt. Es gibt eine kleine und eine große Verpflegungspauschale.

Die kleine Verpflegungspauschale gilt für Auswärtstätigkeiten mit mehr als acht, aber weniger als 24 Stunden. Dieser Spesensatz ist auch auf An- und Abreisetage mehrtägiger Geschäftsreisen anwendbar. Für jeden ganzen Tag ist die große Verpflegungspauschale anzusetzen. Die Sätze für den Verpflegungsmehraufwand werden von Zeit zu Zeit angepasst. 2022 lagen sie bei 14 und 28 Euro.

4. Reisenebenkosten

Weitere Kosten, die im Rahmen einer Geschäftsreise anfallen, sind als Reisenebenkosten in voller Höhe erstattbar. Dazu gehören beispielsweise

Parkgebühren
Maut
Kosten für berufliche Telefonate
Gepäckaufbewahrungsgebühren
Eintrittspreise im Rahmen der beruflichen Tätigkeit
Schäden am Reisegepäck
Diebstahl von Gepäck oder von beruflichen und privaten Gegenständen, die für die Geschäftsreise nötig sind
Trinkgelder

Was gilt bei der Abrechnung von Reisekosten im Ausland?

Wenn die Reisekosten im Zuge einer Geschäftsreise im Ausland anfallen, gelten andere Pauschalbeträge als im Inland. Diese Pauschalen für Auslandsreisen variieren je nach Reiseziel und dortigem Kostenaufwand. Für die Reisekostenabrechnung sind die aktuellen Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten im Ausland zu berücksichtigen, die das BMF veröffentlicht.

Abwicklung der Reisekostenabrechnung

Früher wurden Reisekostenabrechnung schriftlich per Formular durchgeführt, mit dem die Belege bei der Buchhaltung eingereicht wurden. Heute setzen viele Arbeitgeber auf die digitale Reisekostenabrechnung und andere Alternativen:

Option 1: Reisekostenabrechnung per in Papierform oder elektronisch ausgefülltem Formular
Regelmäßig tragen die Mitarbeiter alle Zahlen, Daten und Fakten zu Reiseverlauf und angefallenen Ausgaben in ein Erstattungsformular ein, das der Arbeitgeber zur Verfügung stellt. Dieses Formular für die Reisekostenabrechnung gibt es sowohl auf Papier als auch in Form eines elektronischen Textdokuments oder einer Tabelle. Der Mitarbeiter übermittelt das ausgefüllte Formular in Papierform oder elektronisch per E-Mail.
Option 2: Software für papierlose Reisekostenabrechnung
Einige Unternehmen nutzen eine spezielle Software für Spesen- & Reisekostenabrechnung, um die Reisekosten papierlos und automatisiert abzurechnen. Die Software liefert nicht nur das Antragsformular, sondern bildet auch den Prüfungsprozess ab. Es besteht die Möglichkeit, das Kilometergeld und den Verpflegungsmehraufwand automatisch zu ermitteln. Die Nutzung einer Software für die Reisekostenabrechnung ist insbesondere für Unternehmen interessant, bei denen viele Geschäftsreisen stattfinden und eine manuelle Abwicklung daher einen hohen Zeitaufwand nach sich ziehen würde.
Option 3: Ausgabe von Firmenkreditkarten
Manche Tools unterstützen die Ausgabe vom Firmenkreditkarten (Debitkarten), über die Mitarbeiter die Kosten unkompliziert bezahlen können. Für die Buchhaltung sind diese Vorgänge im Echtzeit jederzeit nachvollziehbar.