Planstellen-Management
Planstellen bedarfsgerecht planen und gezielt besetzen
Stellenplanung digital abbilden
Ihre Unternehmensentwicklung verlangt nach einem stabilen Stellenplan. In Rexx Systems legen Sie das Soll fest und behalten die Kontrolle über Kapazitäten, Budgets und Hierarchien:
Organigramm & Visualisierung
Strukturen auf einen Blick verstehen
Kapazitätsplanung & FTE-Management
Teilzeit und Doppelbesetzungen im Griff
Vakanz-Management & Recruiting-Sync
Lücken schneller füllen
Historisierung
Den Überblick über Veränderungen behalten
Manager Self-Service
Führungskräfte entlasten
Planstellen-Management
Mit Rexx Systems trennen Sie die Planung von der Person. Sie definieren zuerst, welche Rollen Ihr Unternehmen braucht, um erfolgreich zu sein, und besetzen diese im zweiten Schritt. So behalten Sie immer die Kontrolle über Ihre Kapazitäten.
- Soll-Ist-Abgleich in Echtzeit
Sie sehen auf einen Blick, welche Stellen geplant sind und wer sie aktuell besetzt. Lücken zwischen Ihrem Plan und der Realität werden sofort sichtbar.
- Stellenbeschreibungen absichern
Hinterlegen Sie Aufgaben und Anforderungen direkt an der Planstelle.
Geht ein Mitarbeitender, bleibt das Wissen über die Rolle im Unternehmen und der Nachfolger weiß sofort, was zu tun ist.
- Budget- und Kostenstellen-Kontrolle
Weisen Sie jeder Stelle eine feste Kostenstelle oder ein Budget zu. Das System verhindert, dass Sie mehr Stellen besetzen, als finanziell freigegeben sind.
- Besetzungsgrad & Arbeitsstunden
Eine Vollzeitkraft oder zwei Teilzeitkräfte per Jobsharing? Die Rexx Suite rechnet automatisch mit Vollzeitäquivalenten (FTE).
Sie wissen immer, wie viele Arbeitsstunden Ihnen pro Team zur Verfügung stehen.
Organigramm & Visualisierung aller Stellen
Mit dem interaktiven Orgtree der Rexx Suite machen Sie Ihre gesamte Firmenhierarchie per Klick greifbar und steuerbar.
- Interaktives Organigramm
Navigieren Sie stufenlos durch Ihr gesamtes Unternehmen, von der Konzernspitze bis ins kleinste Team. Sie sehen sofort, wie Abteilungen zusammenhängen und wer an wen berichtet.
- Stellenplanung per Drag & Drop
Versetzen Sie Mitarbeitenden oder ganze Planstellen einfach mit einem Klick. Das System aktualisiert automatisch alle verbundenen Daten.
- Eigene Ansichten erstellen
Filtern Sie die Darstellung nach Ihren Wünschen, zum Beispiel nach Standorten, Kostenstellen oder Projektteams. So erhalten Sie genau die Übersicht, die Sie für Ihre aktuelle Entscheidungslage brauchen.
- Export auf Knopfdruck
Erstellen Sie jederzeit ein aktuelles Abbild Ihrer Struktur als PDF oder Bilddatei. Perfekt für Präsentationen oder um neue Mitarbeitende schnell über die Teamstrukturen zu informieren.
Kapazitätsplanung & FTE-Management: Budgets und Arbeitszeiten steuern
Die Rexx Suite rechnet für Sie in Arbeitskraft (FTE, Full Time Equivalent). So managen Sie auch komplexe Teilzeitmodelle und Jobsharing-Teams ohne Rechenfehler.
- FTE-Monitoring
Das System zeigt Ihnen sofort, wenn eine Stelle durch mehrere Teilzeitkräfte besetzt ist. Sie sehen, ob 100 % der geplanten Kapazität erreicht sind oder ob noch Stunden für eine weitere Besetzung frei sind.
- Schutz vor Überbesetzung
Die Software warnt, wenn einer Abteilung mehr Personal zugewiesen wird, als das Budget oder der Stellenplan vorsieht.
- Übergaben planen
Planen Sie temporäre Doppelbesetzungen ein, wenn ein Nachfolger eingearbeitet werden muss. Die Rexx Suite markiert diese Zeiträume deutlich, ohne Ihre langfristige Budgetplanung dauerhaft zu verzerren.
- Arbeitszeitmodelle
Hinterlegen Sie Stundenanteile für jeden Mitarbeitenden. Das System rechnet diese automatisch gegen die Soll-Vorgaben der Planstelle auf.
Planstellen. Budgets. Vakanzen. Alles im Blick.
Sehen Sie, wie Rexx Systems Ihre Stellenplanung zentral und transparent abbildet.
Vakanz-Management & Recruiting-Sync: Lücken schneller füllen
Mit der Rexx Suite ist der Stellenplan der Startschuss für Ihr Recruiting. Sobald eine Planstelle frei wird oder neu geschaffen wird, können Sie ohne Umwege den Besetzungsprozess starten.
- Vakanzen sofort erkennen
Lassen Sie sich auf Knopfdruck alle unbesetzten Planstellen anzeigen. Das System markiert Lücken farblich nach Dringlichkeit, sodass Sie sofort sehen, wo Handlungsbedarf besteht.
- Ausschreibung per Klick
Übergeben Sie die Daten der Planstelle (Aufgaben, Skills, Gehaltsband) direkt an das Rexx Recruiting-Modul. Sie müssen keine Anzeigen manuell neu tippen, da alle Infos bereits im System hinterlegt sind.
- Status-Tracking
Verfolgen Sie im Stellenplan live mit, wie weit der Recruiting-Prozess für eine Vakanz fortgeschritten ist, vom Eingang der Bewerbungen bis zum unterschriebenen Vertrag.
- Proaktive Bedarfsplanung
Erstellen Sie neue Planstellen für künftige Projekte und starten Sie die Suche lange im Voraus, damit das Team zum Projektstart voll einsatzbereit ist.
Historisierung: Veränderungen jederzeit nachvollziehen
Mit der Rexx Suite dokumentieren Sie jeden Personalumbau und jede Versetzung automatisch, damit Sie auch Jahre später noch wissen, wie Ihre Struktur zu einem bestimmten Zeitpunkt aussah.
- Zeitreise-Funktion
Springen Sie im Organigramm zu jedem beliebigen Datum in der Vergangenheit. Das System zeigt Ihnen exakt die damalige Hierarchie, die Stellenbesetzungen und die Berichtswege an.
- Lückenloser Audit-Trail
Jede Änderung am Stellenplan, wie eine neue Abteilung oder die Umbenennung einer Stelle, wird revisionssicher protokolliert. Sie sehen immer, wer wann welche Änderung vorgenommen hat.
- Entwicklungs-Charts
Analysieren Sie, wie sich die Größe Ihrer Teams über Monate oder Jahre verändert hat. Das liefert Ihnen wertvolle Daten für künftige Budgetverhandlungen und Kapazitätsplanungen.
- Sichere Dokumentation
Versetzungen oder Beförderungen werden automatisch in der digitalen Personalakte des Mitarbeitenden vermerkt. Sie müssen nichts doppelt pflegen.
Führungskräfte einbinden mit dem Manager Self-Service
Über das Portal Mein Team haben Manager direkten Zugriff auf ihren Verantwortungsbereich, ohne bei jeder Frage die HR-Abteilung kontaktieren zu müssen.
- Eigener Verantwortungsbereich
Teamleiter sehen ausschließlich ihr eigenes Team im Organigramm. Sie haben sofortigen Zugriff auf die Besetzungssituation, die Profile ihrer Mitarbeitenden und die ihnen zugewiesenen Planstellen.
- Dezentrale Antrags-Workflows
Muss eine neue Stelle geschaffen oder eine bestehende angepasst werden? Führungskräfte stoßen den Prozess direkt im System an. Der Antrag durchläuft automatisch die definierten Genehmigungsstufen (z. B. Budgetfreigabe durch HR oder GF).
- Offenlegung der Kapazitäten
Manager sehen live, wie viele FTE (Vollzeitäquivalente) ihnen noch zur Verfügung stehen. Das erleichtert die interne Planung von Urlauben, Projekten oder Neubesetzungen.
- App: Rexx Go
Auch unterwegs haben Führungskräfte via Smartphone Zugriff auf die wichtigsten Teamdaten und können dringende Freigaben für den Stellenplan mit einem Klick erledigen.
Axel Hofmann
Success Story lesen„Die Entscheidung für Rexx Systems hat sich für Veolia Deutschland in jeder Hinsicht ausgezahlt. Wir haben nicht nur unsere HR-Prozesse digitalisiert und effizienter gestaltet, sondern auch eine zukunftsfähige Plattform geschaffen, die mit unserem Unternehmen mitwachsen kann. Die positiven Erfahrungen bestärken uns darin, die Zusammenarbeit mit Rexx Systems weiter auszubauen und zusätzliche Module zu implementieren, um unser Personalmanagement kontinuierlich zu optimieren.“
Stellenplan Datenschutz- und DSGVO-konform abbilden
- Berechtigungskonzept: Steuern Sie, wer welche Informationen im Orgtree sieht. Ein Teamleiter könnte dann nur die Namen seiner Mitarbeitenden sehen, aber keine Gehaltsbänder oder vertrauliche Planstellen-Budgets.
- Zugriff nach Rolle: Legen Sie Profile für HR, Geschäftsführung und Führungskräfte fest. So stellen Sie sicher, dass der Zugriff auf den Stellenplan immer dem „Need-to-know“-Prinzip entspricht.
Qualität, Sicherheit und die Einhaltung der DSGVO sind wichtige Maßstäbe, für die wir mit dem ISO 27001:2022-Zertifikat ausgezeichnet wurden und auf die wir regelmäßig überprüft werden.
Auch unsere Rechenzentren in Deutschland und der Schweiz gewährleisten die Einhaltung der europäischen Datenschutzbestimmungen gemäß EU DSGVO.
Weitere Funktionen in der Rexx Suite:
Planen Sie Ihre Organisation klar und vorausschauend
Erleben Sie Stellenplan und Orgmanagement direkt in Rexx Systems.
Stellenplan – Häufige Fragen und Antworten
Was ist ein digitaler Stellenplan?
Ein digitaler Stellenplan ist das Strategiepapier Ihrer Personalplanung. Er bildet ab, wer aktuell im Unternehmen arbeitet und definiert den Soll-Zustand Ihrer Organisation inklusive Budgets, Kostenstellen und Anforderungsprofilen. Mit Rexx Systems wird dieser Plan dynamisch: Vakanzen werden sofort sichtbar und Änderungen fließen direkt in das Recruiting und die Personalakte ein.
Was ist der Unterschied zwischen einem Organigramm und einem Stellenplan?
Das Organigramm ist eine rein visuelle Darstellung der Hierarchien und der aktuellen Besetzung (Ist-Zustand). Der Stellenplan hingegen ist ein betriebswirtschaftliches Steuerungsinstrument, das auch unbesetzte Positionen und genehmigte Budgets (Soll-Zustand) enthält. In der Rexx Suite sind beide Ansichten verknüpft, sodass Sie aus dem Stellenplan heraus per Klick ein grafisches Organigramm erstellen können.
Wie unterstützt Rexx Systems die Kapazitätsplanung (FTE)?
Rexx Systems rechnet automatisch in Vollzeitäquivalenten (FTE). Das bedeutet, Sie sehen sofort, ob eine 100%-Stelle durch eine Vollzeitkraft oder beispielsweise zwei Mitarbeitenden mit jeweils 50% besetzt ist. So vermeiden Sie Planungsfehler bei Teilzeitmodellen und haben jederzeit Klarheit über Ihre tatsächliche Arbeitskraft-Kapazität in jeder Abteilung.
Können Führungskräfte den Stellenplan selbst einsehen?
Ja, über den Manager Self-Service können Führungskräfte auf den Stellenplan ihres eigenen Verantwortungsbereichs zugreifen. Sie sehen dort Vakanzen, Besetzungsgrade und Teamstrukturen, ohne Daten aus anderen Abteilungen einsehen zu können. Dies entlastet die Personalabteilung massiv von Routineanfragen zur Teamstruktur.
Ist die Historisierung des Stellenplans möglich?
Ja, Rexx Systems speichert jede Änderung an der Organisationsstruktur revisionssicher ab. Über eine Zeitstrahl-Funktion können Sie zu jedem beliebigen Datum in der Vergangenheit zurückkehren, um zu sehen, wie das Unternehmen damals strukturiert war oder wer zu diesem Zeitpunkt welche Planstelle innehatte. Das ist besonders für Audits und statistische Auswertungen wertvoll.