Wenn in einem Bewerbungsverfahren Kandidaten abgelehnt werden, sehen sich Arbeitgeber vor die Herausforderung gestellt eine Bewerbungsabsage zu formulieren. Rechtliche Aspekte sind hier ebenso zu bedenken wie mögliche schlechte Bewertungen durch die Bewerber, die sich negativ auf das Image des Unternehmens auswirken.

Absage an Bewerber als Chance für Arbeitgeber

Eine Bewerbungsabsage übermitteln Unternehmen an Bewerber, die ihre Bewerbung eingereicht haben, im Laufe des Bewerbungsprozesses jedoch abgelehnt werden und nicht für die Besetzung der ausgeschriebenen Stelle in Frage kommen. Für den Arbeitgeber ist es wichtig, eine Bewerbungsabsage so zu formulieren, dass sie keinen schlechten Eindruck des Unternehmens hinterlässt. Im Internet haben Bewerber und potenzielle Arbeitnehmer die Möglichkeit, aktuelle und potenzielle Arbeitgeber zu bewerten und sich über sie auszutauschen. Insbesondere negative Erfahrungen werden gern kommuniziert und geteilt. Wie Unternehmen mit einer Bewerbung umgehen, hat somit direkten Einfluss auf das Employer Branding und Corporate Image der Firma. Bleibt ein Unternehmen positiv in Erinnerung, wirkt sich das ebenfalls direkt positiv auf die Candidate Experience aus.

Was macht eine Bewerbungsabsage für Unternehmen so wichtig?

Arbeitsrechtlich sind Unternehmen nicht dazu verpflichtet eine Bewerbungsabsage zu verschicken. Bei einem hohen Aufkommen an Bewerbungen haben viele Recruiter zudem kaum Zeit, an jeden Bewerber eine Absage zu senden. Hinzukommt, dass das Formulieren einer Bewerbungsabsage durchaus schwierig ist. Nicht jeder Personaler widmet sich gern dieser unangenehmen Aufgabe. Dennoch kann es für das Image eines Unternehmens durchaus fruchtbar und ratsam sein, sich die Zeit zu nehmen und eine Bewerbungsabsage zu schreiben. Denn viel schlimmer als eine Absage ist es für Bewerber, wenn Arbeitgeber gar nicht reagieren. Wichtig ist jedoch, dass Unternehmen eine Absage höflich formulieren sowie respektvoll und professionell. Selbst wenn Bewerber ausfallend reagieren, ist es wichtig, dass Personaler genau das nicht sind. Zu schnell landen negative Erfahrungen mit potenziellen Arbeitgebern in den sozialen Netzwerken und gehen schlimmstenfalls viral.

Weitere Kriterien, die bei einer Bewerbungsabsage zu berücksichtigen sind, betreffen unter anderen den zeitlichen Rahmen. Die Rückmeldung auf eine Bewerbung sollte nie länger als zwei bis sechs Wochen dauern. Einer Umfrage aus dem Jahr 2019 zufolge erwarten Bewerber sogar eine Antwort binnen ein bis zwei Wochen nach Absenden der Bewerbungsunterlagen. Unternehmen sollten das zur Kenntnis nehmen und eine Bewerbungsabsage möglichst zeitnah verschicken. Des Weiteren sollten Unternehmen alle Bewerbungsunterlagen vollständig zurücksenden, da sie rein rechtlich dem Bewerber gehören. Ist es bereits zu einem Vorstellungsgespräch gekommen, ist es zudem empfehlenswert, die Ansprechpersonen nicht wechseln, sondern es im Bewerbungsprozess ein bis zwei feste Ansprechpartner gibt, die ebenfalls die Bewerbungsabsage formulieren können.

Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG) nicht verletzen

Bei der Formulierung einer Bewerbungsabsage ist ebenso wie bei einer Stellenanzeige oder beim Vorstellungsgespräch das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) zu berücksichtigen. Dieses ist 2006 verabschiedet worden, um Diskriminierung im Rahmen des Bewerbungsverfahrens zu unterbinden. Eine Bewerbungsabsage ist inhaltlich oft an eine Begründung geknüpft, die jedoch nicht gegen das AGG verstoßen darf. Demnach dürfen Bewerber aus folgenden Gründen nicht abgelehnt werden:

Rasse/ethnische Herkunft
Religion/Weltanschauung
Geschlecht
sexuelle Identität
Alter
Behinderung und chronische Krankheiten
Schwangere und Frauen mit Kindern
Männer mit Kindern oder die ein Kind erwarten

Für Arbeitgeber ist es wichtig zu wissen, dass Bewerber auf Entschädigung klagen können, wenn sie nachweisen können, dass die Bewerbungsabsage gegen das AGG verstößt. Laut Paragraph 15 Abs. 4 AGG können Bewerber innerhalb von zwei Monaten ihren Anspruch schriftlich geltend machen und danach innerhalb von 3 Monaten eine Klage auf Entschädigung erheben. Unternehmen sollten Bewerbungsunterlagen deshalb bis zu sechs Monaten aufbewahren. Eine Masche sind etwa auch Scheinbewerber, die sich auf offene Stellen bewerben und möglichst viele Absagen von Unternehmen kassieren, um diese dann wegen diskriminierender Umstände zu verklagen. Dieses Vorgehen, das es seit Inkrafttreten des AGG gibt, wird auch als AGG-Hopping bezeichnet. Umso wichtiger ist es, dass potenzielle Arbeitgeber Bewerbungsabsagen möglichst unverbindlich und unspezifisch formulieren und auf unvorsichtige Sätze wie etwa „Wir suchen für unser junges Team…“ zu verzichten. Allerdings gibt es auch Ausnahmen: Etwa, wenn kirchliche Arbeitgeber auf die Kirchenzugehörigkeit von Bewerbern achten, verstößt das nicht gegen das AGG.

Gründe für eine Bewerbungsabsage

Oft gibt es zahlreiche Gründe, warum sich Personaler und Recruiter für eine Bewerbungsabsage entscheiden: Bewerber sind unter- oder überqualifiziert, haben nicht die nötige Berufserfahrung, machen einen unsympathischen Eindruck, haben zu hohe Gehaltsvorstellungen oder fehlerhafte Bewerbungsunterlagen eingereicht. Das bedeutet allerdings nicht, dass auch alle Begründungen direkt mitgeteilt werden. Potenzielle Arbeitgeber können sachbezogene Gründe nennen: die Stelle ist spontan intern besetzt worden, ein Mitbewerber hat mehr Berufserfahrung oder eine bessere Ausbildung, die Gehaltsvorstellungen sind zu hoch oder es sind, im Fall einer Initiativbewerbung, aktuell keine freien Stellen verfügbar. Allerdings gilt es immer, möglichst ehrlich zu sein und keine Gründe vorzuschieben. Denn abgelehnte Bewerber haben das Recht, einen Nachweis vom Unternehmen einzufordern, der belegt, ob der eingestellte Bewerber tatsächlich besser in die Firma passt. Im Zweifelsfall verzichten Unternehmen auf eine Begründung, wenn beispielsweise Unsicherheit darüber besteht, ob diese gegen das AGG verstößt.

Wie können Arbeitgeber eine Absage formulieren?

Eine Bewerbungsabsage ist stets ehrlich und direkt, dabei aber höflich und wertschätzend zu formulieren – wobei auf Floskeln, Standardsätze und Paraphrasen bestenfalls verzichtet wird. Die Absage kann ruhig individuell gestaltet sein, um dem Bewerber und seinen Bewerbungsbemühungen zu entsprechen. Dabei sind Ton und Stil der Bewerbungsabsage an den jeweiligen Bewerber anzupassen – für einen Schulabsolventen, der sich auf einen Ausbildungsplatz bewirbt, sind andere Worte zu wählen als für einen Architekten mit zehn Jahren Berufserfahrung. Besonders wichtig ist nicht nur die persönliche, sondern auch die richtige Anrede und Schreibweise des Namens. Schnell passiert es, dass aus einem Herrn Müller eine Frau Müller wird. Um den individuellen Charakter einer Bewerbungsabsage hervorzuheben, können besondere Aspekte der Bewerbung oder der Qualifikation eines Bewerbers betont und gelobt werden, sei es ein außergewöhnliches Anschreiben oder wenn es der Bewerber bereits in die engere Auswahl geschafft hat. Um bei vielen Bewerbungen die Arbeit zu erleichtern, können durchaus Textbausteine und Vorlagen, etwa für E-Mails, verwendet werden. Diese sollten aber stets auf den jeweiligen Bewerber abgestimmt und keine 0815-Standardvorlage sein. Der Aufbau einer Bewerbungsabsage ist dabei in der Regel gleich. Er setzt sich wie folgt zusammen:

Anrede des Bewerbers
Danksagung für Bewerbung und Interesse an der ausgeschriebenen Stelle
Absage
ggf. Begründung
ggf. individuelle Worte
alles Gute und Erfolg wünschen für den weiteren Lebensweg
Grußformel
Name und Unterschrift

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