Neben dem Lebenslauf zählt das Arbeitszeugnis zu den wichtigen Dokumenten bei einer Bewerbung. Es soll dokumentieren, was der Arbeitnehmer geleistet hat, bewertet Erfolge und das Sozialverhalten und gibt Dauer und Art des bisherigen Beschäftigungsverhältnisses an. Ein sehr gutes Arbeitszeugnis kann bei der Suche nach einer neuen Arbeit von Vorteil sein.
Einfaches und qualifiziertes Arbeitszeugnis
Das qualifizierte Arbeitszeugnis enthält zusätzlich zu den sachlichen Aspekten eines einfachen Arbeitszeugnisses wie Aufgaben und Tätigkeiten auch eine Beurteilung der Leistungen und des Sozialverhaltens des Arbeitnehmers. Für Arbeitnehmer empfiehlt es sich im Falle einer Kündigung, ein qualifiziertes Arbeitszeugnis zu verlangen. Das qualifizierte Arbeitszeugnis muss aktiv beantragt werden, andernfalls stellt der Arbeitgeber nur ein einfaches Arbeitszeugnis aus.
Das Arbeitszeugnis muss einige formale Anforderungen erfüllen. Im §630 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) ist festgelegt, dass ein Arbeitszeugnis schriftlich auf Papier ausgefertigt sein muss. Auch sollte der Ausdruck des Arbeitszeugnisses auf Briefpapier des Unternehmens erfolgen. Weiter heißt es: „Die Erteilung des Zeugnisses in elektronischer Form ist ausgeschlossen.“ Weitere Details regelt die Gewerbeordnung (GewO).
Inhalt eines Arbeitszeugnisses
Ein Arbeitszeugnis folgt normalerweise einem typischen Aufbau: Es nennt zuerst die Personalien, dann folgen die Dauer der Arbeit und die Beschreibung der Aufgaben des Arbeitnehmers sowie die Bewertung der Leistungen. Nach der optionalen Bewertung des Verhaltens etwa Vorgesetzten gegenüber folgt eine Schlussformulierung. Sie ist freiwillig und enthält Dank und Bedauern über das Ausscheiden des Arbeitnehmers sowie gute Wünsche für die Zukunft. Im letzten Schritt muss der Arbeitgeber das Arbeitszeugnis eigenhändig unterschreiben.
Wenn die Schlussformulierung fehlt, wird das meistens negativ ausgelegt. Auch sollte das Arbeitszeugnis nicht länger sein als zwei Seiten DIN A4. Wegen der gesetzlichen Vorgabe, dass ein Arbeitszeugnis positiv verfasst sein muss, haben sich codierte Schulnoten herauskristallisiert, die sich an bestimmten Formulierungen festmachen lassen: Note 1 enthält die Wörter „jederzeit“, „immer“, „stets“ und „zur vollsten Zufriedenheit“. Die Note 2 ergibt sich, wenn von „vollster Zufriedenheit“ oder „stets zur vollen Zufriedenheit“ die Rede ist. Die Floskel „zur vollen Zufriedenheit“ bedeutet Note 3, und „zur Zufriedenheit“ ist Note 4. Note 5 ergibt sich aus „im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit“. „Er oder sie hat sich bemüht“ ist gleichbedeutend mit Note 6. Ein Arbeitszeugnis muss nach den Paragrafen des Gesetzes grundsätzlich mindestens „befriedigend“ sein, also Note 3. Bei schlechteren Arbeitszeugnissen steht der Arbeitgeber in der Pflicht, dies genau zu begründen.
Recht auf ein Arbeitszeugnis
Rechtlich steht dem Arbeitnehmer am Ende des Arbeitsverhältnisses ein Arbeitszeugnis zu. Wenn bis zum letzten Arbeitstag des Arbeitnehmers kein Arbeitszeugnis vorliegt, empfiehlt sich eine schriftliche Aufforderung an den Arbeitgeber verbunden mit einer Frist und dem Hinweis auf den rechtlichen Anspruch. Wenn auch das keine Früchte trägt, dann bleibt der Gang zu einem Anwalt, der auf Arbeitsrecht spezialisiert ist.
Den gesetzlichen Anspruch auf ein schriftliches Arbeitszeugnis regeln §630 BGB und §109 GewO. Darin heißt es: „Der Arbeitnehmer hat bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis. Das Zeugnis muss mindestens Angaben zu Dauer und Art der Tätigkeit enthalten (einfaches Zeugnis). Der Arbeitnehmer kann verlangen, dass sich die Angaben darüber hinaus auf Leistung und Verhalten im Arbeitszeugnis erstrecken (qualifiziertes Arbeitszeugnis).“
Der Arbeitgeber ist demnach verpflichtet, ein solches Zeugnis auszustellen. Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis verjährt drei Jahre nach Ende des Arbeitsverhältnisses. Das Abschlusszeugnis muss laut Gesetz klar und verständlich sowie wahr und wohlwollend formuliert sein. Das führt zu den verklausulierten Formulierungen im Arbeitszeugnis. Einen gesetzlichen Anspruch auf ein Zwischenzeugnis in einem laufenden Arbeitsverhältnis gibt es nicht.
Keinerlei Anspruch auf ein Arbeitszeugnis haben Selbstständige und freie Mitarbeiter. Sie können zwar ihre Auftraggeber um Beurteilungen ihrer Leistungen bitten. Die unterliegen jedoch nicht rechtlichen Bestimmungen oder formalen Regeln.
Ausstellung des Arbeitszeugnisses
Das Arbeitszeugnis muss schriftlich verfasst werden. Zudem haben die Arbeitnehmer Anspruch auf einen fehlerfreien, nicht zerknitterten und sauberen Ausdruck auf Firmenpapier. Das Zeugnis wird in der Regel vom Vorgesetzten oder vom Personalverantwortlichen unterschrieben. Bei Managern und Vorständen fällt diese Aufgabe dem Vorsitzenden des Aufsichtsrats zu, bei Geschäftsführern dem Gesellschafter. Vor allem in größeren Unternehmen stellt oftmals die Personalabteilung das Zeugnis aus. Im Prinzip muss derjenige unterschreiben, der das Arbeitszeugnis erstellt hat.
Es spricht grundsätzlich nichts dagegen, wenn der Arbeitnehmer das Arbeitszeugnis selbst formuliert. Das ist in der Praxis fast schon die Regel. Viele Vorgesetzte erlauben ihren Mitarbeitern, ein Zwischenzeugnis oder abschließendes Arbeitszeugnis zu schreiben, und ersparen sich so die Mühe, selbst tätig zu werden. Das ist in Ordnung, solange das Arbeitszeugnis inhaltlich der Wahrheit entspricht.
Was nicht im Zeugnis stehen darf
Grundsätzlich verboten sind im Arbeitszeugnis Angaben über Krankheiten, Elternzeit, Gehalt, Schwangerschaften, Nebentätigkeiten und Straftaten. Eine Ausnahme kann dann eintreten, wenn eine Nebentätigkeit gegen den Arbeitsvertrag verstößt. Offene oder versteckte Bemerkungen bezüglich Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft oder im Betriebsrat oder hinsichtlich einer Parteizugehörigkeit sind im Arbeitszeugnis ebenfalls verboten. Der genaue Grund für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses darf nur mit ausdrücklicher Genehmigung des Arbeitnehmers im Arbeitszeugnis genannt werden. Gleiches gilt für Aussagen zu nicht bestandenen Prüfungen, etwa bei einem Ausbildungszeugnis.
Zwischenzeugnis
Ein Zwischenzeugnis wird ausgestellt, wenn das Arbeitsverhältnis noch besteht. Deshalb erfolgt die Formulierung stets im Präsens. Um den Arbeitnehmer weiterhin zu motivieren und möglichst im Unternehmen zu halten, sind die Leistungen im Zwischenzeugnis oftmals positiver dargestellt als im Abschlusszeugnis. Wenn später der Vorgesetzte wechselt oder der Mitarbeiter in eine andere Abteilung geht, dann können die neuen Vorgesetzten nicht ohne Weiteres von der ursprünglichen Beurteilung abweichen.
Abholpflicht für Arbeitszeugnisse
Der Arbeitgeber muss dem Arbeitnehmer das Arbeitszeugnis nicht zusenden. Letzterer unterliegt einer Holschuld. Der Arbeitgeber ist jedoch verpflichtet, das Arbeitszeugnis auszustellen und zur Abholung bereitzustellen. Wenn die Abholung des Zeugnisses jedoch mit einem unverhältnismäßig hohen Aufwand für den Arbeitnehmer verbunden ist, dann kann der Aussteller dennoch auch dazu verpflichtet werden, das Arbeitszeugnis zu verschicken. Wenn sich der Arbeitgeber mit dem Arbeitszeugnis in zeitlichem Verzug befindet, dann ist er ebenfalls dazu angehalten, es zu versenden.
Wenn das Arbeitszeugnis nicht der Wahrheit entspricht
Falls ein Arbeitnehmer mit seinem Arbeitszeugnis unzufrieden ist, dann sollte er zunächst das Gespräch mit dem Vorgesetzten suchen und um Korrekturen bitten. Zeigt dieser sich uneinsichtig, ist der nächste Schritt ein schriftlicher Widerspruch, in dem alle beanstandeten Passagen aufgeführt sind, samt Lösungsvorschlägen. Sollten trotz dessen keine Korrektur erfolgen, steht drei Wochen nach Erhalt des Zeugnisses der Gang vor Gericht in Form einer Zeugnisberichtigungsklage offen. Die Beweislast liegt dabei beim Arbeitnehmer, sofern das Zeugnis nicht schlechter als „befriedigend“ ausfällt. Der Anspruch auf Korrekturen am Arbeitszeugnis erlischt nach 15 Monaten.
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