Zeiterfassung

Obwohl die Zeiterfassung bislang in der Mehrzahl der Fälle freiwillig war, setzen viele Unternehmen auf die genaue Dokumentation der Arbeitszeiten ihrer Arbeitnehmer. Schon bald kommt allerdings kein Arbeitgeber mehr darum herum, sich mit der Arbeitszeiterfassung zu beschäftigen: Der Europäische Gerichtshof hat mit seinem bahnbrechenden Urteil vom 14. Mai 2019 eine Erfassungspflicht für alle europäischen Arbeitgeber normiert.

Zeiterfassung: HR-Glossar

Was versteht man unter Zeiterfassung?

Als Zeiterfassung bezeichnet man den Vorgang, wenn der Arbeitgeber die Arbeitszeiten der Mitarbeiter protokolliert. Eine genaue Arbeitszeiterfassung dokumentiert mindestens diese Informationen:

  • Beginn der Arbeitszeit
  • zeitliche Lage der Pausenzeiten
  • Ende des Arbeitstages
  • Anzahl der gearbeiteten Stunden

Die Arbeitszeiterfassung kann klassisch mithilfe von ausgedruckten Stundenzetteln erledigt werden. Diese haben allerdings den Nachteil, dass sie manuell ausgerechnet und in die Lohnbuchhaltung übernommen werden müssen – ein fehleranfälliges und zeitraubendes System. Deshalb setzen Arbeitgeber zunehmend auf die softwaregestützte Zeiterfassung.

Pflicht zur Arbeitszeiterfassung

Bislang gibt es in Deutschland zwar keine generelle Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Dennoch müssen in einigen Branchen bzw. bei bestimmten Arten von Arbeitsverhältnissen die Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter dokumentieren:

  • Überstunden müssen nach § 16 Abs. 2 ArbZG aufgezeichnet werden.
  • Für geringfügig Beschäftigte muss nach § 17 Abs. 1 MiLoG die Arbeitszeit dokumentiert werden, um nachvollziehen zu können, ob der Mindestlohn eingehalten wird.
  • Bei Berufskraftfahrern sind die Arbeitszeiten zu dokumentieren, um die Einhaltung der Lenkzeiten nachweisen zu können.
  • Wird im Unternehmen Kurzarbeit eingeführt werden, muss der Arbeitgeber nachweisen können, wie viele Stunden tatsächlich gearbeitet wurden.

Zur Bekämpfung der Schwarzarbeit schreibt § 17 Abs. 1 MiLoG für bestimmte Branchen die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung fest. Dazu gehören:

  • das Baugewerbe
  • die Gastronomie und Hotellerie
  • die Personenbeförderung
  • das Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe
  • forstwirtschaftliche Betriebe
  • Gebäudereinigung
  • Schausteller
  • der Messebau
  • die Fleischwirtschaft
  • das Wach- und Sicherheitsgewerbe
  • die Prostitution

Das EuGH-Urteil: Pflicht zur Zeiterfassung für alle Arbeitgeber

Mit seinem Urteil vom 14. Mai 2019 verankerte der EuGH die Pflicht zur Zeiterfassung für alle Unternehmen. Konkret sollen Arbeitgeber eine Lösung einführen, mit der die Arbeitszeiten der Beschäftigten „objektiv, verlässlich und zugänglich“ dokumentiert werden.

Noch wurde das Urteil nicht in deutsches Recht umgesetzt. Ein Gutachten, das im Auftrag des Bundesarbeitsministeriums erstellt wurde, hat bereits einen Handlungsbedarf festgestellt. Arbeitgeber tun gut daran, bereits heute auf digitale Lösungen zu setzen, die Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeiten nach den Vorgaben des EuGH-Urteils dokumentieren.

Systeme für die Arbeitszeiterfassung

Die einfachste Form der Zeiterfassung beruht auf manuell ausgefüllten Papierformularen. Diese Stundenzettel lassen sich von den Mitarbeitern einfach führen. Leider ist das System anfällig für Manipulationen, kostet bei der manuellen Übertragung der Daten in die Lohnbuchhaltung viel Zeit und zieht häufig Fehler nach sich.

Darüber hinaus wählen Arbeitgeber heute aus einer großen Bandbreite an Alternativen:

  • Stundenerfassung per Excel: Jeder Mitarbeiter kann von überall aus auf seine Zeiterfassung zugreifen. Die Nutzung ist einfach und übersichtlich. Aber: Das System ist anfällig für Manipulationen und Fehler.
  • Stechuhr/Stempeluhr: Der Mitarbeiter identifiziert sich am Stempelterminal oder an der Stechuhr und erfasst so seine Arbeitszeit. Diese Identifizierung kann klassisch über eine Stempelkarte (Manipulationsgefahr!) erfolgen, in modernen Systemen auch durch den Fingerabdruck oder eine geheime PIN. Diese Lösungen sind jedoch nur direkt im Betrieb nutzbar und verursachen für die Anschaffung und Wartung hohe Kosten.
  • Zeiterfassungssoftware: Die Mitarbeiter loggen sich von unterwegs aus oder am Arbeitsplatz in die Software ein und erfassen ihre Arbeitszeiten. Die Daten lassen sich über Schnittstellen automatisch in die Lohnbuchhaltung übernehmen. Häufig bieten sie eine mobile Anbindung via App oder Cloud-Software.
  • Integrierte Lösung: Verwendet der Arbeitgeber eine Payroll-Software, die auch über ein Modul für die Arbeitszeiterfassung verfügt, ist die Lösung besonders effizient. Die erfassten Zeitwirtschaftsdaten können nahtlos in die Lohnbuchhaltung übernommen werden.

Warum sich die digitale Zeiterfassung in jedem Fall lohnt

Vom großen Konzern bis zum Kleinbetrieb, die digitale Arbeitszeiterfassung bringt für den Arbeitgeber ebenso wie für die Mitarbeiter eine Vielzahl von Vorteilen:

  • weniger Verwaltungsaufwand für die Bearbeitung der Zeitwirtschaft
  • geringeres Papieraufkommen in der Personalabteilung
  • Verfügbarkeit von aktuellen Zahlen zu geleisteten Arbeitsstunden und Überstunden
  • effiziente Abwicklung der Zeitwirtschaft
  • eigenständige Pflege der erfassten Datensätze durch die Mitarbeiter (über Employer-Self-Service-Schnittstelle)
  • direkter Zugriff der Mitarbeiter auf den Stand ihres Überstunden- und Urlaubskontos

Stellen Arbeitgeber eine Schnittstelle zwischen der Payroll-Lösung und der Arbeitszeiterfassung her, können sie die Fehleranfälligkeit deutlich verringern. Sie vermeiden die doppelte Erfassung von Daten, sparen Aufwand für den Übertrag der Zeitwirtschaftsdaten in die Payroll und profitieren von tagesgenauen Reportings.

Die Rolle des Datenschutzes in der Zeiterfassung

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) kommt immer dann zur Anwendung, wenn Arbeitgeber personenbezogene Daten verarbeiten. Im Gegensatz zur landläufigen Meinung gilt sie nicht nur für die Verarbeitung von Informationen in digitalen Softwarelösungen, sondern auch für Stundenzettel in Papierform.

Der Arbeitgeber muss Regelungen für den Zugriff treffen. Nur Mitarbeiter, die die Informationen tatsächlich benötigen, dürfen darauf zugreifen. Dazu zählen neben den Payroll-Mitarbeitern vor allem der Beschäftigte selbst und dessen Führungskraft. Setzt der Arbeitgeber auf eine App oder Cloudlösung, ist die datenschutzkonforme und sichere Speicherung der Daten auf deutschen Servern wichtig. Zudem dürfen mobil verfügbare Lösungen ohne Zustimmung keine Bewegungsprofile aufzeichnen.

 

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19. November 2021

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