Gratifikationen sind Sonderzahlungen, die der Arbeitgeber gegenüber seinen Arbeitnehmern leistet. Sie dienen als finanzielle Anerkennung für bestimmte Leistungen. Dabei sind einige arbeitsrechtliche sowie steuerrechtliche Aspekte zu beachten.

Was ist eine Gratifikation?

Der Begriff „Gratifikation“ leitet sich vom Lateinischen „gratificatio“ ab, was sich mit „Gefälligkeit“ übersetzen lässt. Es handelt sich dabei im allgemeinen Sprachgebrauch um eine Form der Belohnung, ganz gleich welcher Art.

Meist wird die Gratifikation allerdings mit dem Arbeitsrecht in Verbindung gebracht und beschreibt hier eine zusätzliche Geldleistung durch den Arbeitgeber. Daher wird die Gratifikation auch als Sondervergütung bezeichnet. Es handelt sich in jedem Fall um eine Bezahlung des Arbeitnehmers, die über den eigentlichen Arbeitslohn hinausgeht.

Beispiele für diese Sonderzuwendung seitens Arbeitgeber sind das Weihnachtsgeld oder Jubiläumszuwendungen. Arbeitgeber zielen mit einer Gratifikation darauf ab, dem Arbeitnehmer besondere Anerkennung für ihre geleistete Arbeit zu erweisen und die Motivation der Mitarbeitenden zu erhöhen. Daher gelten auch Bonuszahlungen, die durch erreichte Verkaufsziele ausgezahlt werden, als Gratifikation.

Gibt es einen Anspruch auf Gratifikation?

Immer wieder fragen sich Arbeitnehmer, ob sie einen Anspruch auf Gratifikation haben. Dies lässt sich mit einem klaren Nein beantworten. Niemand hat grundsätzlich Anspruch auf Gratifikation.

Aus diesem Grund ist es für Arbeitgeber ratsam, Sonderzahlungen im Arbeitsvertrag festzuhalten. Dadurch wird Klarheit für beide Seiten geschafft. Wer daher als Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern zum Beispiel Weihnachtsgeld als ein 13. Gehalt zahlen möchte, sollte dies schriftlich festhalten.

Wenn die Zahlung einer Gratifikation schriftlich geregelt ist, besteht jedoch auch ein Anspruch. Als Arbeitgeber ist man daraufhin nicht mehr befugt, die Sonderzuwendung einzubehalten. Das Gleiche gilt bei einer sogenannten Betriebsübung.

Eine Betriebsübung oder betriebliche Übung entsteht laut Arbeitsrecht dann, wenn eine bestimmte Sonderzuwendung mindestens dreimal vorbehaltlos an den Arbeitnehmer gezahlt wurde. Daraus können Arbeitnehmer das Recht auf weitere Zahlungen dieser Form der Gratifikation ableiten.

Doch aufgepasst: Dieser Grundsatz gilt nicht, wenn sich die Gratifikation jährlich je nach dem finanziellen Zustand der Firma schwankt. Um auf der rechtlich sicheren Seite zu sein, sollten Arbeitgeber daher festlegen, dass es sich bei einer Gratifikation immer um eine „freiwillige Leistung unter Ausschluss eines Rechtsanspruchs für die Zukunft“ handelt.

Gemäß des Gleichbehandlungsgrundsatzes kann man als Arbeitgeber auch nicht einzelne Mitarbeiter von einer Gratifikation ausschließen. Wenn der Großteil einer Abteilung eine Gratifikation erhält, müssen auch die restlichen Mitarbeiter der Abteilung eine Sonderzahlung erhalten. Ausnahmen gelten nur bei einer hohen Fehlzeitenquote, bei Kündigungen oder einer zu kurzen Betriebszugehörigkeit.

Welche Gratifikationen gibt es?

Die Sondervergütung in Form einer Gratifikation kann vielfältig sein:

Urlaubsgeld
Weihnachtsgeld
Monatsgehalt
Jahresabschlussvergütung
Jubiläum (Betriebszugehörigkeit)
Prämien für bestimmte Zielvereinbarungen

Steuerrechtliche Regelung von Gratifikationen

Bei der Gratifikation handelt es sich um eine Sonderzahlung, für die sowohl für das Unternehmen als auch für den Arbeitnehmer Steuern anfallen. Wird eine Gratifikation nicht fortlaufend gezahlt, fällt sie unter die Kategorie der sonstigen Bezüge. Damit ist sie sowohl steuerpflichtig als auch sozialabgabenpflichtig.

Handelt es sich hingegen um Gratifikationen, die fortlaufend gemeinsam mit dem monatlichen Entgelt gezahlt werden, müssen sie als laufender Arbeitslohn versteuert werden.

Arbeitsrechtliche Regelung von Gratifikationen

Das Arbeitsrecht teilt Gratifikationen in drei Kategorien ein:

Sonderzahlungen mit reinem Entgeltcharakter
Sonderzahlungen für Betriebstreue
Mischform aus beidem

Während die Sonderzahlungen mit Entgeltcharakter als finanzielle Anerkennung für die erbrachte Arbeitsleistung gesehen werden, handelt es sich bei einer Sonderzahlung für Betriebstreue beispielsweise um eine Gratifikation in Form einer Jubiläumszahlung. Am häufigsten trifft man jedoch die Mischform aus beiden Kategorien an.

Meist werden Gratifikationen mit einem Freiwilligkeitsvorbehalt versehen, der bereits angesprochen wurde. Dieser verhindert, dass eine betriebliche Übung entsteht, sodass der Arbeitgeber zu einer Zahlung von Gratifikationen nicht verpflichtet ist.

Auch die sogenannte Rückzahlungsklausel wird bei der Auszahlung einer Gratifikation gerne verwendet. Damit stehen Arbeitgeber auf der sicheren Seite, falls der Arbeitnehmer das Unternehmen in absehbarer Zukunft verlassen wird.

Für gewöhnlich können Arbeitgeber keine ausbezahlte Gratifikation wieder zurückfordern. Macht man allerdings von der Rückzahlungsklausel Gebrauch, ist es rechtlich zulässig, eine Gratifikation von der künftigen Betriebstreue abhängig zu machen. Was bedeutet das in der Praxis?

Eine Gratifikation kann innerhalb von gewissen Grenzen zurückgefordert werden. Der Arbeitgeber muss den Betrag zurückzahlen, falls er bis zu einem bestimmten Termin des folgenden Jahres aus dem Arbeitsverhältnis ausscheidet.

Dabei gilt laut Arbeitsrecht folgender Grundsatz:

Je geringer die Gratifikation, desto kürzer kann die vereinbarte Vertragsbindung sein.
Je größer die Gratifikation, desto länger kann die vereinbarte Vertragsbindung sein.

Hinsichtlich der Rückzahlungsklausel in Bezug auf Gratifikationen hat das Bundesarbeitsgericht klare Regelungen aufgestellt, nach denen es seine Entscheidung trifft:

Die Klausel ist unzulässig, wenn die Gratifikation weniger als 100 € beträgt.
Ab 100 € kann eine Vereinbarung getroffen, bei der er 31. März des Folgejahres Stichtag ist.
Ist eine Gratifikation höher als das Bruttomonatsgehalt, bezieht sich die Stichtagsklausel nur auf die Kündigungsfristen.
Beinhaltet eine Klausel einen Stichtag, der nach dem 30. Juni des Folgejahres liegt, ist sie unzulässig.
Der Arbeitgeber hat keinen Anspruch auf Rückzahlung der Gratifikation, wenn keine Rückzahlungsvereinbarung im Arbeitsvertrag vorhanden ist.

Wie sieht es allerdings mit Fehlzeiten aus? Kann ein Arbeitgeber eine Gratifikation kürzen, wenn der Arbeitnehmer viele Fehlzeiten aufweist? Ja, dies ist in bestimmten Fällen möglich, Arbeitgeber müssen jedoch aufpassen, wann eine Kürzung gerechtfertigt ist und wann nicht.

Es ist möglich, eine Gratifikation als Arbeitgeber zu kürzen, wenn sie sich auf die Arbeitsleistung bezieht, die im Laufe eines Jahres erbracht. In diese Kategorie fällt beispielsweise eine Anwesenheitsprämie. Hatte ein Arbeitnehmer viele Fehlzeiten innerhalb des betroffenen Kalenderjahres, kann es zu einer Kürzung kommen.

Folgende Fehlzeiten rechtfertigen die Kürzung einer Gratifikation:

Krankheitsbedingte Ausfallzeiten, wenn diese über den Entgeltfortzahlungszeitraum hinweg andauern
Abwesenheit aufgrund von Elternzeit

Folgende Fehlzeiten rechtfertigen laut Arbeitsrecht keine Kürzung einer Gratifikation:

Krankheitsbedingte Ausfallzeiten, die der Arbeitgeber bezahlen muss (Entgeltfortzahlung)
Abwesenheit aufgrund von Mutterschutz

Berechnung und Höhe der Gratifikation

In Bezug auf die Höhe der Gratifikation gibt es keine verbindlichen Regeln, an die sich der Arbeitgeber zu halten hat. Daher kann er selbst entscheiden, wie hoch die Sonderzuwendung ausfällt. Es gilt jedoch, den Gleichbehandlungsgrundsatz zu beachten.

Zudem müssen sich Arbeitgeber an ihre Vereinbarungen mit den Arbeitnehmern halten, falls sie welche getroffen haben. Diese Vereinbarungen können zum Beispiel in einem Arbeits- oder Tarifvertrag festgehalten sein.

Es ist jedoch auch möglich, Abstufungen vorzunehmen. Diese ergeben sich aus folgenden Aspekten:

Dauer der Betriebszugehörigkeit
Familienstand
Anzahl der Kinder

Arbeitgeber haben demnach auch die Möglichkeit, eine Gratifikation als Pauschalbetrag zu zahlen oder die Höhe prozentual an das monatliche Arbeitsentgelt zu koppeln. Übt ein Arbeitgeber sein Ermessensrecht nicht aus, kann auch das zuständige Arbeitsgericht die Höhe der Gratifikation bestimmen.