Mit einer Abmahnung können Arbeitgeber auf das Fehlverhalten oder Vertragsverstöße von Arbeitnehmenden hinweisen – aber auch umgekehrt. Abmahnfähig sind in der Regel jedoch nur zulässige Gründe und beim Aussprechen der Abmahnung gilt es besondere Voraussetzungen zu beachten, damit sie rechtskräftig ist.

Was ist eine Abmahnung?

Eine Abmahnung gehört im Arbeitsbereich zu den Disziplinarmaßnahmen und ist neben der Kündigung die bekannteste Form, mit der Arbeitgeber arbeitsrechtlich ihren Unmut äußern können. Im Arbeitsrecht weist eine Abmahnung den Arbeitnehmenden auf ein vertragswidriges oder unerwünschtes Verhalten hin. Während sich Arbeitgeber mit einer Abmahnung rechtlich absichern können, erkennen Arbeitnehmende, dass mit ihrem Verhalten einen Verstoß begangen haben. Falls dieses Fehlverhalten nach einer Abmahnung wiederholt werden sollte, kann der Arbeitnehmende vom Arbeitgeber gekündigt werden. Voraussetzung für eine verhaltensbedingte Kündigung ist unter anderem, dass der Arbeitnehmende konkret auf sein Fehlverhalten hingewiesen wurde und ihm dadurch eine Kündigung droht. Einer verhaltensbedingt außerordentlichen und fristlosen Kündigung geht immer eine Abmahnung voraus, das ist in § 314 Absatz 2 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) geregelt. Einer schriftlichen Abmahnung geht in vielen Fällen bereits eine mündliche Warnung voraus. In diesem Zusammenhang ist die Abmahnung von der Ermahnung zu unterscheiden, die keine rechtliche Relevanz hat und deutlich milder ausfällt. Mit einer Ermahnung können Arbeitgeber das Verhalten eines Arbeitnehmenden missbilligen, ihre Unzufriedenheit oder unerhebliche Verstöße gegen den Arbeitsvertrag zum Ausdruck bringen.

Welche Funktion hat eine Abmahnung und wie lange gilt sie?

Eine Abmahnung zielt darauf ab, entweder eine verhaltensbedingte Kündigung seitens des Arbeitgebers vorzubereiten oder das Arbeitsverhältnis zu wahren. Diesbezüglich hat eine Abmahnung in der Regel drei konkrete Funktionen:

Dokumentation: das Fehlverhalten bzw. der Pflichtverstoß des Arbeitnehmenden wird seitens des Arbeitgebers schriftlich festgehalten und in dessen Personalakte als Nachweis abgeheftet
Hinweis: der Arbeitnehmende erhält den Hinweis, dass ein Fehlverhalten bzw. Pflichtverstoß vorliegt
Warnung: dem Arbeitnehmenden werden arbeitsrechtliche Konsequenzen bzw. eine Kündigung angedroht bei einem wiederholten Verstoßen oder wenn sich sein Verhalten nicht bessert.

Es gibt weder eine Verjährungsfrist noch gesetzlich festgelegte Richtlinien, wie lange eine Abmahnung gültig ist. Für Arbeitnehmende bedeutet das, dass eine Abmahnung gegebenenfalls bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses in der Personalakte verbleibt. Allerdings bestehen für sie aus rechtlicher Sicht gute Chancen, dass eine Abmahnung nach etwa zwei Jahren aus der Personalakte entfernt werden kann – sofern sie nicht erneut gegen Vertragsinhalte verstoßen haben. Für Arbeitgeber bedeutet dies dagegen, dass sie sich nach zwei oder drei Jahren wegen eines neuen Fehlverhaltens seitens des Arbeitnehmenden nicht mehr auf die Abmahnung berufen können. Da diese zu lange zurückliegt, darf dann keine Kündigung aussprechen, sondern muss den Arbeitnehmenden erneut abmahnen. Allerdings dürfen Arbeitgeber auch dann abmahnen, wenn Verstöße bereits längere Zeit zurückliegen – auch hier gelten keine Fristen.

Rechtlich zulässige Gründe für eine Abmahnung

Eine Abmahnung ist nicht für jede Art von Fehlverhalten am Arbeitsplatz rechtlich zulässig. In der Regel müssen Arbeitnehmende gegen Gesetze, ihren Arbeitsvertrag, die Unternehmensrichtlinien oder allgemeine Umgangsformen verstoßen haben. Zu den zulässigen Gründen, aus denen Arbeitgeber eine Abmahnung aussprechen dürfen, zählen unter anderem:

Alkohol am Arbeitsplatz
Arbeitsverweigerung (z.B. wiederholte Low Performance oder Verstöße gegen die Arbeitszeit)
Beleidigungen gegenüber Kunden, Mitarbeitenden, Kollegen, Vorgesetzten (z.B. Beschimpfungen)
(grob fahrlässige oder absichtliche) Beschädigung von Eigentum des Arbeitgebers
Compliance-Verstöße
Diebstahl
fehlende Krankmeldung
Mobbing
Nebenbeschäftigung
sexuelle Belästigung
Unentschuldigtes Fernbleiben (Arbeitsverweigerung)
Urlaub ohne Bewilligung
Vorgetäuschte Arbeitsunfähigkeit

In der Regel ist jedoch jeder Fall einzeln dahingehend zu prüfen, ob das Fehlverhalten tatsächlich so schwerwiegend war, dass es eine Vertragsverletzung darstellt. Hierbei ist zu unterscheiden, ob Arbeitgeber ein willentliches oder unwillentliches Verhalten des Arbeitnehmenden abmahnen. Eine Krankheit, die ein Arbeitnehmer nicht selbst verschuldet hat, kann nicht abgemahnt und als Rechtfertigung für eine Kündigung herangezogen werden. Anders sieht es aus, wenn der Arbeitnehmende die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zu spät oder gar nicht eingereicht hat. Darüber hinaus gibt es einige Fälle, bei denen die Fortführung des Arbeitsverhältnisses bereits beim ersten Vorfall des Fehlverhaltens unzumutbar ist und die eine Kündigung ohne vorherige Abmahnung nach sich ziehen. Dies trifft in der Regel bei Straftaten zu. So kann dem Arbeitnehmenden zum Beispiel bei Diebstahl oder aggressivem Verhalten am Arbeitsplatz außerordentlich und fristlos gekündigt werden.

Eine Abmahnung ist im Allgemeinen entbehrlich

bei schweren Vertragsverletzungen,
wenn das Vertrauensverhältnis unumkehrbar stark erschüttert wurde oder
in naher Zukunft eine mögliche Verhaltensänderung nicht erwartbar ist.

Form und Inhalt: Was muss in einer Abmahnung stehen?

Eine Abmahnung ist auch in mündlicher Form gültig, wobei für Arbeitgeber die schriftliche Form deutlich sicherer in Hinblick auf die Nachweisbarkeit ist. Ob mündlich oder schriftlich, in beiden Fällen gelten dieselben Voraussetzungen, damit eine Abmahnung rechtmäßig ist. Sie muss folgende enthalten:

konkrete Beschreibung des vertragswidrigen Verhaltens: Angabe von Datum, Zeit, Ort und Art des Pflichtverstoßes
Rüge der Pflichtverletzung
Aufforderung an den Mitarbeitenden, sein Verhalten in Zukunft zu ändern
Androhung der Kündigung bei einem wiederholten Fehlverhalten

Wichtig ist, dass Arbeitgeber die Abmahnung nicht pauschal formulieren und nur allgemeine Hinweise geben. Stattdessen ist das Fehlverhalten so genau wie möglich zu benennen und darzulegen. Hat er gegen ein Gesetz, Vorschriften oder einen Abschnitt im Arbeits- bzw. Tarifvertrag verstoßen, ist konkret darauf hinzuweisen. Nicht zuletzt muss dem Arbeitnehmenden erkenntlich sein, welche arbeitsrechtlichen Konsequenzen drohen, wenn er sein Fehlverhalten wiederholt. Abhängig von der Situation und dem Fehlverhalten können Arbeitgeber dem Arbeitnehmenden vermitteln, dass sie ihr Verhalten bessern können. Ändert sich nichts, sind dementsprechend auch die Konsequenzen zu ziehen. Bei einer mündlichen Abmahnung sollten Arbeitgeber hingegen darauf achten, dass Zeugen anwesend sind, um die Inhalte zu einem späteren Zeitpunkt genau rekonstruieren zu können.

Abmahnung durch Arbeitnehmende

Eine Abmahnung kann sich ebenso seitens des Arbeitnehmenden ergeben. Zum Beispiel kann dieser im Falle eines Zahlungsverzugs oder wiederholter unzulässiger Arbeitszeiten den Arbeitgeber abmahnen und eine außerordentliche Kündigung androhen. Wichtig ist jedoch zu beachten, dass, wie bei einer Abmahnung durch den Arbeitgeber auch, nicht jedes Fehlverhalten des Vorgesetzten abgemahnt werden kann. Zu den abmahnfähigen Gründen zählen unter anderem:

unterlassene Lohnzahlungen
ungerechtfertigte Lohnkürzungen
Mobbing
Sexuelle Belästigung

Was können Arbeitnehmende gegen eine Abmahnung vorgehen?

Eine Abmahnung wiegt meistens schwer in der Personalakte. Die Entfernung einer Abmahnung kann jedoch beim zuständigen Arbeitsgericht verlangt werden. Bevor Arbeitnehmende jedoch eine Klage vor dem Arbeitsgericht einreichen und sich mit ihrem Arbeitgeber überwerfen, können sie zunächst das Gespräch mit diesem suchen. Andernfalls haben Arbeitnehmende auch das Recht, schriftlich eine Gegendarstellung zu verfassen, mit der sie die Situation aus ihrer Perspektive beschreiben. Ein gerichtliches Vorgehen bei inhaltlichen oder formellen Fehlern in einer Abmahnung sollte erst das letzte Mittel der Wahl sein.