Jahresgespräch

Das Jahresgespräch ist eine besondere Form des Mitarbeitergesprächs, das einmal pro Jahr zwischen einem Mitarbeiter und seinem direkten Vorgesetzten stattfindet. Üblicherweise wird dieses Evaluierungsgespräch oder Performance-Gespräch zum Jahresende oder am Beginn des neuen Jahres durchgeführt. Es geht darum, die Ergebnisse und Leistungen des zurückliegenden Jahres Revue passieren zu lassen und zu bewerten.

Welche Erfolge waren zu verzeichnen und in welchen Bereichen besteht Verbesserungsbedarf? Dies sind zentrale Fragen, mit denen sich Vorgesetzter und Mitarbeiter im Rahmen des Jahresgesprächs auseinandersetzen. Abgesehen davon erweist sich das Jahresgespräch als wichtiges Instrument zur Mitarbeiterführung und Personalentwicklung. Im Idealfall erfolgt das Gespräch unter vier Augen und in einer vertraulichen Atmosphäre. Das Feedback spielt eine wichtige Rolle, um zukünftige Ziele zu definieren und Maßnahmen zur Weiterbildung festzulegen.

Ziele eines Jahresgesprächs im Überblick

Das Gespräch sollte auf Augenhöhe stattfinden, auf Wertschätzung beruhen und Raum für konstruktives Feedback bieten. Dabei stehen diese Ziele im Mittelpunkt:

• Leistung der Mitarbeitenden steigern
• Mitarbeitende fördern und deren Qualifikationen weiterentwickeln
• Betriebsklima verbessern
• Fortschritt von Projekten analysieren
• Ziele für das neue Geschäftsjahr formulieren
• offene Fragen klären
• Probleme ansprechen und Lösungen suchen
• Konflikte bereinigen
• Unternehmenserfolg steigern
• Wachstum des Unternehmens fördern

Jahresgespräche zielen in erster Linie darauf ab, die Leistung zu optimieren und die Mitarbeitende zu fördern sowie die Produktivität des gesamten Unternehmens zu steigern. In zweiter Linie bilden diese Gespräche auch für Führungskräfte die Chance, Feedback zu ihrem Führungsstil zu erhalten.

Zentrale Fragen im Jahresgespräch

Das Performance-Gespräch kreist hauptsächlich um diese Fragen:

• Wo steht das Unternehmen aktuell?
• Wo steht der oder die Mitarbeitende?
• Welchen Beitrag hat der oder die Mitarbeitende zur Unternehmensentwicklung geleistet?
• In welchen Bereichen gibt es Verbesserungsbedarf?
• Wo besteht persönlicher Weiterbildungsbedarf?
• Wie sehen die Ziele und Pläne für das kommende Jahr aus?
• Welche Maßnahmen zur Weiterbildung und Entwicklung bieten sich an?

Die wichtigsten Inhalte eines Mitarbeiterjahresgesprächs

Die Gesprächsinhalte drehen sich im Wesentlichen um diese drei Themen:

Persönliche Leistungen des Mitarbeiters und deren Bewertung

Es geht darum, die Leistung des Mitarbeiters in Bezug auf die Ziele und den Einsatz zu analysieren.

Zielerreichung des Unternehmens und Bewertung der Umsetzung

Ein weiteres Thema besteht darin, zwischen der Mitarbeiterleistung und den Zielen des Unternehmens einen Zusammenhang herzustellen. Außerdem ist zu analysieren, inwieweit das Unternehmen selbst seine Vorhaben realisieren konnte.

Zukünftige Entwicklung des Mitarbeiters und Pläne des Unternehmens

Führungskraft und Mitarbeitende beschäftigen sich mit der Frage, welche Entwicklungsperspektiven sich für den oder die Mitarbeitende eröffnen und wie die Pläne des Unternehmens bezüglich der nächsten Karriereschritte aussehen.

Wie läuft ein Jahresgespräch ab?

Im Idealfall folgt das Jahresgespräch einer klaren Struktur, bei der diese Punkte aufeinander aufbauend behandelt werden:

Rückblick in die Vergangenheit: gemeinsam zurückblicken und Feedback geben

Den Gesprächsbeginn markiert ein gemeinsamer Rückblick auf das vergangene Jahr. Dabei lassen die Führungskraft und der oder die Mitarbeitende erzielte Erfolge, erledigte Projekte und wichtige Entwicklungen Revue passieren. Auch etwaige Herausforderungen sind zu besprechen. Die Leistung des Mitarbeiters ist auf der Grundlage jener Ziele zu analysieren, die im Vorjahr festgelegt wurden. Führungskräfte können an dieser Stelle Punkte anführen, die besonders gut funktioniert haben. Umgekehrt sind auch jene Aspekte anzusprechen, mit denen der Vorgesetzte nicht zufrieden war.

Gegenwart im Fokus: Ist-Situation analysieren

Bei Punkt zwei geht es um die aktuellen Aufgaben und Projekte des Mitarbeiters. Dabei sollte die Führungskraft gezielt nachfragen, ob der oder die Mitarbeitende mit seinem derzeitigen Aufgabenbereich und der aktuellen Arbeitssituation zufrieden ist. Vielleicht möchte der Arbeitnehmer etwas verändern. Auch eine mögliche Überbelastung oder Unterforderung sollte die Führungskraft ansprechen.

Blick in die Zukunft: Vorschau und Weiterentwicklung

Nun fokussieren sich die Gesprächspartner auf die Zukunft. Dabei klären Führungskraft und Mitarbeitende, wie es im nächsten Jahr mit dem oder der Mitarbeitende und dem Unternehmen weitergehen soll. Sie definieren klare Ziele und halten diese optimalerweise auch schriftlich fest. Die persönlichen Leistungsziele des Mitarbeiters sollten sich sowohl nach seinen individuellen Stärken richten als auch an den Zielen des Unternehmens orientieren.

Ein weiterer Punkt betrifft die Weiterentwicklung des Arbeitnehmers. Dabei stehen die beruflichen Perspektiven und das Entwicklungspotenzial im Fokus. Auf dieser Grundlage ist zu analysieren, welche Weiterbildungsmaßnahmen zielführend sind. Im Rahmen der Weiterentwicklung sind sowohl die individuellen Wünsche des Mitarbeiters als auch die Pläne und der Bedarf im Unternehmen zu berücksichtigen.

Dank aussprechen

Der oder die Mitarbeitende sollte die Gelegenheit erhalten, Themen anzusprechen, die ihm wichtig sind. Im Idealfall schließt die Führungskraft das Jahresgespräch mit Dankesworten gegenüber dem Beschäftigten ab. Es geht darum, die Leistung des Mitarbeiters gebührend anzuerkennen und sich für den persönlichen Einsatz aufrichtig zu bedanken.

Vorbereitung des Jahresgespräches

Die Führungskraft sollte sich – ebenso wie der oder die Mitarbeitende – gut auf das Jahresgespräch vorbereiten. Dabei sind die folgenden Punkte entscheidend.

Ausreichend Zeit einplanen

Das Gespräch sollte in einer ruhigen, stressfreien Atmosphäre stattfinden. Deshalb ist es wichtig, ausreichend Zeit dafür einzuplanen. Die Zeitspanne bewegt sich im Regelfall zwischen einer und zwei Stunden.

Auf einheitliche Inhalte achten

Das Jahresgespräch sollte über die Jahre hinweg einem standardisierten Ablauf folgen und in Hinblick auf die Inhalte einheitlich sein. Damit gibt es eine gute Vergleichsbasis zwischen vergangenen Zielen und der aktuellen Situation. Im Optimalfall arbeitet die Führungskraft mit Vorlagen, in denen die Fragen und Hauptthemen des Jahresgesprächs festgelegt sind. Für die Bewertung sollte es eine Vorlage mit klaren Kriterien und einer Bewertungsskala geben.

Unterlagen bereitstellen

Die Führungskraft sollte rechtzeitig alle wichtigen Unterlagen zur Hand haben, um sich gut vorbereiten zu können. Dazu gehören Gesprächsanleitungen, Fragen, Vorlagen zur Bewertung und Checklisten.

Vorgesetzte schulen

Es ist wichtig, dass der Vorgesetzte gut geschult ins Jahresgespräch geht. Dabei sind insbesondere diese Punkte wichtig:

• konstruktives Feedback geben
• wertschätzender Umgang
• Regeln einer guten Gesprächsführung
• Umgang mit Gehaltsforderungen des Mitarbeiters

Mit dem oder der Mitarbeitenden auseinandersetzen

Führungskräfte sollten sich nicht nur auf die allgemeinen Gesprächsinhalte vorbereiten, sondern sich im Vorfeld auch mit dem oder der jeweiligen Mitarbeitenden auseinandersetzen. Dabei ist es hilfreich, das Protokoll des letzten Jahresgesprächs noch einmal durchzugehen und Notizen mit positiven und negativen Punkten, die im Jahr aufgefallen sind, zur Hand zu nehmen.

Ergebnisse festhalten

Die Führungskraft und der oder die Mitarbeitende sollten die Ergebnisse des Jahresgesprächs dokumentieren. Dies betrifft Ziele und Vereinbarungen. Auf Basis dieser Aufzeichnungen ist es einfacher, Maßnahmen zu planen, das Einhalten von Vereinbarungen zu analysieren und spätere Mitarbeitergespräche zu führen bzw. Mitarbeiterbefragungen zu machen.