Für die Beschäftigung von Mitarbeitern fallen für Unternehmen aufgrund der regulären Gehalts- oder Lohnzahlungen an Arbeitnehmer Lohnnebenkosten an, wie zum Beispiel Sozialversicherungsbeiträge. Erfahren Sie hier, woraus sich die Lohnkosten zusammensetzen und wie sie sich berechnen und nachhaltig senken lassen.

Was sind Lohnnebenkosten? Eine Definition

Unter den Lohnnebenkosten sind alle Kosten zusammengefasst, die der Arbeitgeber zusätzlich zum Bruttolohn eines Arbeitnehmers zuzahlen muss. Diese Kosten werden nicht immer direkt an den Beschäftigten gezahlt und sind in der Gehaltsabrechnung auch nicht aufgeführt. Das heißt, Unternehmen zahlen für einen Beschäftigen oft mehr als dieser aus seiner Lohnabrechnung entnehmen kann. Mit knapp 21 Prozent des Bruttogehalts haben die Lohnnebenkosten einen wesentlichen Einfluss auf die Unternehmenskosten. Arbeitgeber haben jedoch die Möglichkeit, die Lohnnebenkosten steuerlich abzusetzen.

Direkte und indirekte Personalnebenkosten – Das ist der Unterschied

Die gesamten Kosten, die ein Arbeitgeber für einen Arbeitnehmer zahlt, ist das sogenannte Arbeitgeberbrutto. Es umfasst alle Personalkosten, die für einen voll sozialversicherungspflichtig beschäftigten Arbeitnehmer anfallen. Diese unterteilen sich in zwei Kategorien: Die direkten Personalkosten sind das Gehalt oder der Lohn, die dem Arbeitnehmer als direkte Arbeitskosten ausgezahlt werden. Diese umfassen das Bruttogehalt sowie Nebenbezüge und Sachwertbezüge des Beschäftigten. Die indirekten Personalkosten sind die Lohnnebenkosten, die sich wie folgt zusammensetzen:

Beiträge des Arbeitgebers zur Sozialversicherung (Kranken-, Renten-, Arbeitslosen-, Pflege- und Unallversicherung)
Aus- und Weiterbildungskosten
Sonstige Aufwendungen (Berufskleidung, Anwerbungskosten, Umzugskosten)
Steuern auf die Summe des Gehalts/Lohns bzw. die Angestelltenanzahl

Darüber hinaus trägt der Arbeitgeber im Rahmen der Sozialversicherungsabgaben allein die Umlagen U1, U2 und U3. Die Umlage U1 ist eine Pflichtversicherung für Arbeitgeber mit 30 oder weniger Beschäftigten: Sie zahlen eine monatliche Umlage an die jeweilige Krankenkasse des Arbeitnehmers und erhalten dafür eine prozentuale Erstattung der Aufwendungen im Falle der Lohnfortzahlung bei Krankheit. Beim Umlageverfahren U2 werden dem Arbeitgeber die Aufwendungen für die Zahlungen zum Mutterschutz gemäß Mutterschutzgesetz erstattet. Das betrifft sowohl das Mutterschaftsgeld als auch das zu zahlende Arbeitsentgelt bei Beschäftigungsverbot. Die Umlage 3 ist die sogenannte Insolvenzgeldumlage: Der Arbeitgeber zahlt monatlich eine Umlage, um im Falle einer Insolvenz das Insolvenzgeld für die Arbeitnehmer aufbringen zu können.

Welche Lohnnebenkosten zahlt der Arbeitgeber?

Die Gesetzesgrundlage für die Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge ist im vierten Buch des Sozialgesetzbuches enthalten und Arbeitgeber und Arbeitnehmer kommen anteilig für die monatlich anfallenden Beiträge auf, die den größten Teil der Lohnnebenkosten ausmachen. Hierbei übernimmt der Arbeitgeber die Hälfte der Beiträge und zahlt diese sowie den Anteil des Arbeitnehmers, der von dessen Bruttogehalt abgezogen wird, direkt an die Versicherungsträger. Lediglich bei der Unfallversicherung zahlt der Arbeitgeber die vollständigen Beiträge. Die Beiträge zur Sozialversicherung werden vom Gesetzgeber jährlich neu festgelegt und an die jeweiligen Arbeitsmarktbedingungen und Kostenentwicklungen angepasst, wobei das Bruttogehalt des Arbeitnehmers die Basis bildet. Der Anteil zur Rentenversicherung beträgt demnach aktuell 9,35 Prozent (Knappschaft: 15,4 Prozent), der Anteil zur Krankenversicherung 7,3 Prozent, der Anteil zur Arbeitslosenversicherung 1,2 Prozent und der Anteil zur Pflegeversicherung 1,525 Prozent (außer Sachsen: 1,025 Prozent). Die Lohnnebenkosten sind durch die Beitragsbemessungsgrenzen gedeckelt, die in den neuen und alten Bundesländern unterschiedlich ausfallen. Das heißt, Arbeitgeber müssen die Sozialversicherungsbeiträge nur bis zur einer bestimmten Einkommenshöhe zahlen. Für den Bruttolohn, der diese Grenze übersteigt, müssen Arbeitgeber keine Beiträge zur Sozialversicherung zahlen.

Neben den Lohnnebenkosten kann der Arbeitgeber darüber hinaus sogenannte freiwillige Sozialleistungen und sonstige Aufwendungen geltend machen, zu denen er nicht gesetzlich verpflichtet ist. Dazu zählen zum Beispiel:

Leistungen zur betrieblichen Altersvorsorge
Zuschüsse zur Kinderbetreuung
Urlaubs- und Weihnachtsgeld
13. Monatsgehalt
Gesundheitsleistungen
Fort- und Weiterbildungsleistungen
Beratungsleistungen
Kinderbetreuung
Leistungen zur Versorgung von Hinterbliebenen

Wie berechnen sich die Lohnnebenkosten und Arbeitgeberbrutto?

Für die korrekte Berechnung der Lohnnebenkosten benötigen Arbeitgeber einige Daten des Arbeitnehmers. Dazu gehören sein Bruttogehalt, seine Lohnsteuerklasse, das Bundesland, in dem er beschäftigt ist, seine Kirchensteuerpflicht und ob er Kinderfreibeträge geltend machen kann. Anhand der jeweiligen Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung und der Umlagesätze können die Lohnnebenkosten ermittelt werden. Die kompletten Personalkosten ergeben sich jedoch erst aus dem Arbeitgeberbrutto. Um dieses zu berechnen, zählen Arbeitgeber das Bruttogehalt jedes Angestellten und die entsprechenden Lohnkosten zusammen. Das heißt, für einen Arbeitnehmer, der einen Bruttolohn von 4.000 Euro hat und für den Lohnnebenkosten von 900 Euro anfallen, fällt ein Arbeitgeberbrutto von 4.900 Euro an. Zu beachten ist hierbei, dass die Lohnnebenkosten progressiv wirken: Alle Löhne und Gehälter haben bei Ermittlung der Lohnnebenkosten eine prozentual gleiche Steuerlast. Das heißt, niedrigere Löhne werden prozentual stärker belastet.

Tipps zur Lohnkostenoptimierung: Wie können Arbeitgeber ihre Personalkosten senken?

Unternehmen, die ihre Lohnkosten senken möchten und sich dennoch für potenzielle neue Mitarbeiter als attraktiver Arbeitgeber am Markt präsentieren möchten, können eine Lohnkostenoptimierung vornehmen. Das gelingt unter anderem mit steuerfreien oder pauschal besteuerten Leistungs- und Sachzuwendungen. Unter diese Ergänzungen zum regulären Gehalt fallen unter anderem die bereits weiter oben ausgeführten freiwilligen Sozialleistungen und sonstigen Aufwendungen. Auf Essensgutscheine, eine betriebliche Gesundheitsförderung, Zuschüsse zur Kinderbetreuung, einen Firmenwagen oder Zuschläge für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit fallen keine Lohnnebenkosten an. Ob als einmalige Zahlung oder zusätzlich feste Vereinbarung zum Arbeitsvertrag: Diese Zuwendungen des Arbeitgebers erhält der Arbeitnehmer in voller Höhe und er muss diese gar nicht oder nur pauschal versteuern. Auf diese Weise können Unternehmen ihre Lohnkosten senken und ihren Mitarbeitern dennoch attraktive Arbeitsbedingungen und Konditionen anbieten. Im Unterschied zu einer einfachen Lohnkürzung hat die Lohnkostenoptimierung den Vorteil, dass die Arbeitnehmer am Ende des Monats mindestens genauso viel oder sogar mehr Geld zur Verfügung haben. Zudem wirken die zusätzlichen Benefits nachhaltig positiv auf die Mitarbeitermotivation und -zufriedenheit. Wichtig ist lediglich, dass sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer gemeinsam darauf verständigen, dass die steuerfreien Zuwendungen einen Teil des Bruttogehalts ersetzen.