Die Mitarbeitenden sind die Basis für den Erfolg eines Unternehmens. Damit diese motiviert und engagiert bei der Arbeit sind, müssen sie auf einer Position arbeiten, die ihren Kompetenzen entspricht. Doch die Suche nach Bewerbern, die zum Unternehmen und auf eine ausgeschriebene Stelle passen, ist oft gar nicht so leicht. Insbesondere sehr fachspezifische Positionen sind schwer zu besetzen. In diesem Zusammenhang nimmt der Hiring Manager im Recruiting-Prozess eine Schlüsselrolle ein.
Was macht ein Hiring Manager?
Der Hiring Manager spielt im Recruiting-Prozess eine entscheidende Rolle. In der Regel handelt es sich hierbei um eine Führungskraft aus jenem Fachbereich, in dem eine freie Stelle ausgeschrieben ist und für die ein passender Kandidat gefunden werden soll. Damit tritt die Führungskraft, die ein Manager oder Leiter der Abteilung ist, lediglich kurzzeitig als Entscheidungsträger im Einstellungsprozess auf. Da sie über umfangreiche fachliche Kenntnisse verfügt, wird sie schon allein deswegen früh bei der Personalsuche miteinbezogen. Vor allem kann sie hierbei beurteilen, ob ein potenzieller Bewerber die notwendigen fachlichen Qualifikationen, das erforderliche Wissen und die Erfahrung für eine ausgeschriebene Stelle mitbringt.
Im Unterschied zu den anderen Mitarbeitenden der Personalabteilung verfügt der Hiring Manager über eine besondere Tiefe an Wissen über die ausgeschriebene Stelle. Er arbeitet kurzfristig mit der Personalabteilung zusammen, um den Recruiting-Prozess zu unterstützen. Gut organisierte Personalprozesse sind intern oft daran zu erkennen, dass der Hiring Manager die Führung des Recruiting-Teams übernimmt, da er am besten beurteilen kann, welche Kandidaten für welche Stellen entsprechend qualifiziert sind.
Funktion und Bedeutung des Hiring Managers für das Recruiting
Das Einbeziehen von Hiring Managern in den Recruiting-Prozess erweist sich immer als hilfreich und von Vorteil. Denn das Wissen über die jeweilige Stelle in der Tiefe besitzen weder die Personalabteilung selbst, noch die Führungskräfte der anderen Abteilungen. So kann es passieren, dass die Führungskräfte, die bei der Personalsuche für ihren Fachbereich als Hiring Manager auftreten, innerhalb des Recruiting-Prozesses Talente identifizieren können, die nicht genau dem ausgeschriebenen Stellenprofil entsprechen. Somit kann auf der einen Seite der beste Kandidat für das Unternehmen ausgesucht werden.
Auf der anderen Seite ergeben sich zugleich Vorteile für die Bewerber. Diese haben in der Regel ein großes Interesse daran, bereits im Bewerbungsprozess mit ihrer zukünftigen Führungskraft zu sprechen. In ihrer Funktion als Hiring Manager kann sie als kompetente Fachkraft alle Fragen in Bezug auf die fachlichen Aufgabenstellungen präzise und adäquat beantworten. Auch Einzelfallregelungen, wie zum Beispiel Gleitzeit oder Homeoffice, können sie mit dem Hiring Manger im Verlauf des Bewerbungsgesprächs klären. Indem der Fachbereich von Beginn an in den Recruiting-Prozess eingebunden ist, können Entscheidungen im Einstellungsprozess zudem schneller getroffen werden, ohne auf lange Rückmeldungen des Fachbereichs zu warten. Darüber hinaus profitiert das Recruiting vom persönlichen Netzwerk des Hiring Managers, der beispielsweise zu Mitarbeiterempfehlungen aufrufen kann oder auf relevante Foren, Veranstaltungen oder Fachzeitschriften hinweist, um interessante Talente überhaupt erst anzusprechen oder Stellenanzeigen zu schalten.
Hiring Manager und Recruiter bilden ein Team
Um eine vakante Stelle bestmöglich zu besetzen, ist es sinnvoll, wenn der Einstellungsprozess von einem kollaborativen Recruiting-Team durchgeführt wird. Denn in der Regel betrifft der Recruiting-Prozess mehrere Abteilungen und Entscheidungsträger. Neben dem Hiring Manager sind bei der Personalbeschaffung insbesondere Recruiter relevant, wobei Vertreter der Personalabteilung, CEOs oder direkte Kollegen des künftigen neuen Mitarbeitenden ebenfalls mit einbezogen werden können. Wie groß das Team ist, hängt letztlich von der Größe des Unternehmens ab. Je mehr Perspektiven bei der Personalauswahl Berücksichtigung finden, desto wahrscheinlicher ist es, dass der neue Mitarbeitende die Anforderungen der ausgeschriebenen Stelle erfüllt, gut mit den verschiedenen Unternehmensbereichen zusammenarbeitet und die Firmenkultur verinnerlicht. Umgekehrt können die Kandidaten interne Abläufe einsehen und den Fachbereich kennenlernen, in dem sie künftig arbeiten.
Bei der Personalsuche und -auswahl sind die Mitarbeitenden der Human-Resources-Abteilung und die Recruiter in erster Linie für den Prozessablauf der Personalbeschaffung zuständig und begleiten den Bewerbungsprozess. Sie können den Arbeitsmarkt sehr gut einschätzen, kennen die Erfordernisse des Unternehmens in der Breite und behalten die Firmenentwicklung im Blick. Da sie für die übergeordnete Personalstrategie verantwortlich sind und unterschiedliche Fachbereiche betreuen, verfügen sie nicht über spezifische Fachkenntnisse der einzelnen Abteilungen. Diese Expertise aus dem Fachbereich bringt der Hiring Manager ein, der sich nur vorübergehend mit der Personalsuche beschäftigt und umgekehrt von den Recruitern und HR unterstützt werden kann.
Welche Aufgaben übernimmt ein Hiring Manager?
Der Hiring Manager unterstützt im Allgemeinen das Recruiting-Team bei der Suche und Auswahl von Kandidaten für eine ausgeschriebene Stelle. Konkret kann er bei der Personalbeschaffung unter anderem folgende Aufgaben übernehmen:
- Planung der Personalsuche
- Bewerbungen sichten und erste Vorauswahl treffen
- Telefoninterviews
- Bewerbungsgespräche
- Personalauswahl
- Betreuung und Weiterentwicklung der Kandidaten
- Koordination von Weiterbildungen (intern und extern)
- Offboarding
Im Vorfeld definiert der Hiring Manager gemeinsam mit dem HR-Team, welche Kriterien der Bewerber für den Job erfüllen muss und plant die Personalsuche. Das heißt, er legt in Zusammenarbeit mit dem Recruiting-Team ein Anforderungsprofil fest und beschreibt die vakante Stelle mit den geforderten Fachkompetenzen. Des Weiteren kann er den Einstellungstermin bestimmen und mit der HR Details der ausgeschriebenen Stelle verhandeln, wie zum Beispiel das Gehalt.
Nach dem Schalten der Stellenanzeige und wenn die ersten Bewerbungen eingehen, übernimmt der Hiring Manager ebenfalls die Sichtung der Bewerbungsunterlagen und trifft eine erste Vorauswahl. Sein Fokus liegt hierbei auf der fachlichen Qualifikation der Kandidaten.s
Zudem kann es sinnvoll sein, wenn er vor dem eigentlichen Vorstellungsgespräch bereits Telefoninterviews mit ausgewählten Kandidaten führt, um fachliche Kenntnisse zu erfragen und zu prüfen, ob sich die Einladung zu einem Bewerbungsgespräch angebracht ist. Auch beim Bewerbungsgespräch ist der Hiring Manager anwesend und kann bereits eine erste Verbindung mit den Kandidaten knüpfen, die der zukünftigen Zusammenarbeit zugutekommt.
Bei der Personalauswahl kann er schließlich am besten beurteilen, welcher Bewerber für am besten qualifiziert ist. Er trifft die Entscheidung über die Einstellung zwar nicht allein, seine Stimme hat jedoch mehr Gewicht. Das Aufgabenspektrum des Hiring Managers endet jedoch nicht mit der Einstellung eines ausgewählten Bewerbers.
Er ist ebenfalls für die Betreuung des Mitarbeitenden zuständig, sorgt für ein erfolgreiches Onboarding und die Einarbeitung, führt Mitarbeitergespräche und gibt Feedback. Außerdem fördert er die Weiterentwicklung, beispielsweise durch interne oder externe Weiterbildungen.
Verlässt ein Arbeitnehmender die Firma, übernimmt der Hiring Manager das Offboarding und leitet die Suche nach einem geeigneten Nachfolger ein.
7 Tipps für die gute Zusammenarbeit zwischen Hiring Manager und HR
Damit der Recruiting-Prozess erfolgreich ist und ein passender Kandidat gefunden wird, ist es unerlässlich, dass Hiring Manager und Recruiter bzw. HR-Abteilung eng zusammenarbeiten. Diese Tipps können helfen:
- Suchkriterien festlegen: Zuerst müssen Recruiter und Hiring Manager klären, welche Kenntnisse, Erfahrungen und Qualifikationen der Kandidat mitbringen sollte, wobei der Hiring Manager seine fachliche Sicht einbringt.
- Prioritäten setzen bei den Kompetenzen und Qualifikationen setzen: Was ist wirklich erforderlich? Bei welchen Fähigkeiten gibt es Spielraum?
- Zeitplan festlegen für das Schalten von Stellenanzeigen, Sichten der Bewerbungen und Führen von Vorstellungsgesprächen: Welche Suchkanäle sollen bedient werden? Welche Interviewphasen gibt es, z.B. Telefoninterview?
- Termine festlegen, Aufgaben definieren und Verantwortlichkeiten klären.
- Kommunikation und regelmäßiger Austausch, z.B. eine E-Mail mit einer vorgeschlagenen Vorauswahl von Bewerbern oder ein Telefonat zur Nachbesprechung eines Bewerbungsgesprächs.
- Bewerbermanagementsystem und Automatisierungsfunktionen nutzen: Bewerber können systematisch erfasst und nach verbindlichen Kriterien verglichen werden.
- Zusammenarbeit und Absprache zwischen HR-Abteilung und Hiring Manager ist auch nach der erfolgreichen Einstellung eines Bewerbers sinnvoll.
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