Die Einstellung von neuen Angestellten ist für Unternehmen ein wichtiger Schritt. Kommt es zu einer Fehlbesetzung, wirkt sich das nachhaltig auf Kosten- und Arbeitsaufwand aus. Umso entscheidender ist es, dass Arbeitgeber bei der Personaleinstellung sorgfältig vorgehen und einige wichtige Punkte beachten.

Personaleinstellung: Definition

Die Personaleinstellung ist das angestrebte Ziel bei einer erfolgreichen Personalbeschaffung. Dabei wird ein neues Arbeitsverhältnis in Form eines Arbeitsvertrags zwischen Arbeitnehmendem und Arbeitgeber erstellt. Der Arbeitnehmende stellt seine Leistung zur Verfügung und erhält als Gegenleistung vom Arbeitgeber seinen Lohn bzw. sein Gehalt. Mit Unterzeichnung des Arbeitsvertrags untersteht der neue Angestellte dem Weisungs- und Direktionsrechts des Betriebsinhabers.

Bei der Einstellung von Personal gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, einen Angestellten zu beschäftigen. Für gewöhnlich handelt es sich um eine Vollzeitbeschäftigung, bei der Arbeitnehmende einen unbefristeten Arbeitsvertrag erhalten und 40-Wochen-Stunden arbeiten. Die Lohnnebenkosten für den Arbeitgeber betragen 20 Prozent des Bruttolohns, wobei Lohnfortzahlungserstattungen hinzuzurechnen sind. Darüber hinaus gibt es weitere Anstellungsarten, die diese Voraussetzungen nicht erfüllen, wie zum Beispiel Teilzeitarbeit, geringfügige Beschäftigung, kurzfristige Beschäftigung, Praktika und Werkstudenten.

Die wichtigsten Schritte bei der Einstellung von Personal

Die Personaleinstellung spielt eine Schlüsselrolle für den Arbeitgeber, da die Mitarbeitenden ein Schlüsselfaktor für das Unternehmen sind. Bei einer Fehlbesetzung ergeben sich wirtschaftliche Folgen für den Betrieb, da der Prozess der Personalbeschaffung erneut durchlaufen werden muss – und das kostet Zeit und Geld. Um eine Fehlbesetzung zu vermeiden, ist es wichtig, eine korrekte Stellenbeschreibung zu erstellen und die Qualifikationen der Bewerber mit den gestellten Anforderungen abzugleichen. Die Personalbeschaffung umfasst auf Arbeitgeberseite folgende Schritte:

Personalbedarfsplanung: Personalbedarf ermitteln und Anforderungsprofil erstellen
Personalsuche über mehrere Kanäle wie zum Beispiel Veröffentlichung von Stellenanzeigen auf Online-Jobbörsen, Karriereportal auf der firmeneigenen Homepage, Social Media oder Personalberatung
Personalauswahl: Sichtung und Analyse der eingereichten Bewerbungsunterlagen und Vorauswahl treffen mit diversen Verfahren wie Telefoninterviews, Bewerbungsgespräche, Assessment Center, Arbeitsproben oder Einstellungstests
Gehaltsverhandlung und Arbeitsvertrag unterzeichnen, aus dem sich Haupt- und Nebenpflichten für Arbeitgeber und Angestellten ergeben
Onboarding: Arbeitsplatz vorbereiten, Arbeitsmittel und wichtige Informationen zum Unternehmen bereitstellen, Integration ins Team mittels unterschiedlicher Maßnahmen

Die Unterzeichnung des Arbeitsvertrages bildet die Basis für das Beschäftigungsverhältnis und erfolgt nach der Gehaltsverhandlung. Er sollte folgende Informationen enthalten:

Name und Anschrift von Arbeitgeber und Arbeitnehmenden
Arbeitsort
Beginn und Dauer des Arbeitsverhältnisses
Beschreibung der Tätigkeit
Wöchentliche Arbeitszeiten
Dauer der Probezeit
Gehalt
Urlaubsanspruch
Kündigungsfrist
Sonstige Vereinbarungen, z.B. Firmen-Laptop, Dienstwagen, Boni

Was bedeutet die Personaleinstellung für Arbeitgeber und Arbeitnehmenden?

Zu den Hauptpflichten des Mitarbeitenden, die sich aus dem Arbeitsvertrag ergeben, gehört es, dass er seine Arbeitspflicht persönlich und innerhalb der vereinbarten Wochenarbeitszeit verrichtet. Er darf zwar mehrere Tätigkeiten ausüben, muss jedoch sicherstellen, dass die Arbeitszeit nicht die gesetzliche Arbeitszeit von 48 Wochenstunden überschreitet und die Nebentätigkeit seinen Hauptjob nicht beeinträchtigt. Die Pflicht des Arbeitgebers ist es, dem Mitarbeitenden pünktlich ein Arbeitsentgelt zu zahlen, ordnungsgemäß Steuern abzuführen, ihm eine schriftliche Lohnabrechnung auszustellen und das Entgelt bei Krankheit oder Urlaub fortzuzahlen. Zudem zahlt er anteilig die Beiträge für die Pflege- und Krankenversicherung sowie die Renten- und Arbeitslosenversicherung.

Checkliste für Arbeitgeber: Was ist bei der Personaleinstellung zu beachten?

Aus den Hauptpflichten ergeben sich für den Arbeitgeber weitere Pflichten bei der Beschäftigung eines neuen Arbeitnehmenden, das sind unter anderem:

Betriebsnummer bei der Bundesagentur für Arbeit beantragen
Arbeitsvertrag aufsetzen
Anmeldung bei der Sozialversicherung
Anmeldung bei der gesetzlichen Unfallversicherung (Berufsgenossenschaft)
Anmeldung beim Finanzamt
ggf. Meldung beim Gesundheitsamt

Zunächst hat der Arbeitgeber seinen Angestellten bei Bundesagentur für Arbeit zu melden. Dort erhält er eine Betriebsnummer, mit der er den Arbeitnehmenden im nächsten Schritt bei der Sozialversicherung anmelden kann. Die Anmeldung beim Sozialversicherungsträger geschieht über die zuständige Krankenkasse, die als Einzugsstelle fungiert und die entsprechenden Informationen an die Bundesagentur für Arbeit, die Deutsche Rentenversicherung und die Pflegekasse weiterleitet. In einigen Branchen ist eine Sofortmeldung beim Sozialversicherungsträger notwendig, die spätestens am ersten Arbeitstag erfolgt. Das betrifft unter anderem Arbeitnehmende in der Gebäudereinigung, Forstwirtschaft, in Betrieben der Personenbeförderung oder im Bau- und Schaustellergewerbe.

Bei der Einstellung von Minijobbern erfolgt die Anmeldung bei der Minijob-Zentrale. Darüber hinaus nimmt der Arbeitgeber die Anmeldung des neuen Mitarbeitenden bei der Krankenkasse und der zuständigen Berufsgenossenschaft vor, die die gesetzliche Unfallversicherung übernimmt. Damit die Lohnsteuer des Arbeitnehmenden rechtzeitig an das Finanzamt abgeführt wird, muss der Arbeitgeber neue Angestellte umgehend beim Finanzamt melden. Um die Meldungen bei den zuständigen Stellen vornehmen zu können, benötigt der Arbeitgeber vom neuen Mitarbeitenden folgende Unterlagen und Informationen:

ausgefüllter Personalfragebogen mit persönlichen Angaben, Steuer usw.
Personalausweis
Rentenversicherungsnummer
Bescheinigung über die Mitgliedschaft bei der Krankenkasse
Steuer-ID
Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)
Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis von ausländischen Mitarbeitern
Nachweise über Zusatzqualifikationen
Branchenspezifische Nachweise

Neben den unterschiedlichen Meldeverfahren sollten Arbeitgeber bedenken, dass die Personaleinstellung in Firmen, in denen gemäß §§ 99 bis 101 Betriebsverfassungsgesetz über 20 wahlberechtigte Angestellte arbeiten, der Mitbestimmung durch den Betriebsrat unterliegt. Für Arbeitgeber bedeutet es, dass sie dazu verpflichtet sind, den Betriebsrat bei einer geplanten Einstellung in Kenntnis zu setzen. Dieser hat das Recht, bei einem Gesetzesverstoß die Zustimmung zur Personaleinstellung zu verweigern.

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