Unternehmen können sich das Pareto-Prinzip zunutze machen, um Prioritäten zu setzen und sich auf jene Aufgaben zu konzentrieren, die den größten Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten. Wenn es darum geht, den Gewinn zu erhöhen und gleichzeitig den eingesetzten Aufwand und die Kosten zu reduzieren, bringt die 80/20-Regel riesige Chancen.

Mit nur 20 Prozent des Aufwandes 80 Prozent des Ergebnisses erreichen – das klingt gut. Tatsächlich steht hinter dieser Aussage das Pareto-Prinzip. Dieses Prinzip, das auch als 80/20-Regel bekannt ist, geht auf den italienischen Ökonomen Vilfredo Pareto zurück. Letzterer entdeckte dieses 80/20-Muster bei der Vermögensverteilung im Italien des 19. Jahrhunderts, um es anschließend in vielen anderen Lebensbereichen wiederzufinden.

80/20-Regel im Unternehmen: Produkte, Kunden und Informationen

Für Unternehmen bedeutet das, dass sie ihre Ressourcen für die Aufgaben einsetzen sollten, die die wichtigsten Ergebnisse erzielen. Mit diesem Ansatz können sie ihre Gewinne steigern, mehr Kunden gewinnen und kompetente Mitarbeiter engagieren. Der wichtigste Schritt besteht darin, jene Bereiche zu identifizieren, die den größten Gewinn abwerfen. Fast noch wichtiger ist es, die Zeit- und Geldverschwender zu entlarven, die den Erfolg schmälern.

So kann die 80/20-Regel in der Praxis aussehen

Das Pareto-Prinzip kann seine Wirkung in unterschiedlichen Bereichen entfalten. Dies verdeutlichen die folgenden Beispiele.

Produkte

20 Prozent der Produkte bringen 80 Prozent des Umsatzes ein. Unternehmen sollten sich auf den Absatz und die Weiterentwicklung dieser Produkte konzentrieren. Umgekehrt legt die Regel nahe, Kostenfresser und schwache Performer aus dem Sortiment zu eliminieren. Bei der Analyse der umsatzstärksten Produkte können diese Fragen weiterhelfen:

Wie viel Verkaufszeit nimmt das Produkt in Anspruch?
Wie viel Werbung muss das Unternehmen einsetzen, um das Produkt zu verkaufen?
Wie komplex sind die Produktionsprozesse?

Tragen Produkte nur wenig zum Gewinn beitragen, ist es sinnvoll, die Produktpalette anzupassen und auf die erfolgreichsten Artikel oder Dienstleistungen zu beschränken.

Kunden

20 Prozent der Kunden liefern 80 Prozent des Umsatzes. Unternehmer sollten deshalb ihre Vertriebsaktivitäten auf diesen Kundenkreis konzentrieren. Am Anfang steht die Suche nach jenen Kunden, die bei geringem Aufwand hohe Umsätze realisieren. Gelingt es dem Unternehmen, deren Bedürfnisse sehr gut zu erfüllen und ihnen einen ausgezeichneten Service zu bieten, bindet es sie langfristig. Diese Analyse muss regelmäßig wiederholt werden, um auf Veränderungen im Kundenverhalten oder im Markt reagieren zu können.

Informationen

Auch bei der Informationsbeschaffung lässt sich das Pareto-Prinzip anwenden. 20 Prozent der Informationsquellen, die man zu einem Thema liest, 80 Prozent der erforderlichen Informationen. Es lässt sich also viel Zeit sparen, indem man sich auf die wesentlichen Medien konzentriert.

8 Tipps für Pareto-Prinzip und Zeitmanagement

Zeit ist bekanntlich kostbar. Deshalb ist es wichtig, Prioritäten richtig zu setzen und kostbare Zeit nicht mit unwichtigen Aufgaben zu vergeuden. Bei durchdachter Prioritätenverteilung können Mitarbeiter mit 20 Prozent Zeitaufwand 80 Prozent ihrer Arbeiten erledigen. Um das Pareto-Prinzip im Zeitmanagement oder auf Unternehmensebene in der Zeiterfassung effektiv anzuwenden, ist die eigene Arbeit zu hinterfragen. Für welche Aufgaben verschwendet der Arbeitnehmer 80 Prozent der zur Verfügung stehenden Zeit? Und welche sind die wichtigsten Arbeiten, dies sich in nur 20 Prozent der Arbeitszeit erledigen lassen?

Tipp 1: To-do-Liste anlegen oder Not-to-do-Liste erstellen

Hierbei ist es hilfreich, eine Liste mit den wichtigsten To-dos anzulegen. So identifizieren Arbeitnehmer die wichtigsten Aufgaben und können für diese Zeitfenster ohne Störungen von außen einplanen.

Mitarbeiter können sich dieser Thematik aber auch von der anderen Seite annähern, indem sie sich hinterfragen, welche Tätigkeiten weniger wichtig sind. Es geht darum, herauszufinden, welche Dinge unwichtig sind und daher liegen bleiben sollten. Bei dieser Herangehensweise entwickeln Mitarbeiter ein Gespür dafür, welche Aufgaben sie von den wichtigsten Tätigkeiten ablenken.

Tipp 2: Zeit begrenzen

Ein wirksames Mittel, um unwichtige Dinge tatsächlich unerledigt zu lassen, besteht darin, sich Deadlines zu setzen. Nach der gesetzten Frist muss kein perfektes Ergebnis vorliegen. Es besteht nach wie vor die Möglichkeit, Verbesserungen vorzunehmen.

Tipp 3: Perfektionismus ablegen

Wer das Pareto-Prinzip anwenden möchte, sollte den Mut aufbringen, Neues auszuprobieren. Das Bestreben, das perfekte Ergebnis abzuliefern, ist hingegen kontraproduktiv. Es geht darum, Halbfertiges und Lücken in Kauf zu nehmen und sich durch Ausprobieren und Anpassen dem Ergebnis anzunähern.

Tipp 4: Wichtige Aufgaben zuerst erledigen

Auch unwichtige Dinge müssen erledigt werden. Im Idealfall widmen sich die Mitarbeiter zu Tagesbeginn den wichtigen 20 Prozent. Die anderen 80 Prozent lassen sich zu Randzeiten wie am späten Nachmittag oder am Ende der Arbeitswoche erledigen.

Tipp 5: Auf eine Sache konzentrieren

An mehreren Aufgaben gleichzeitig zu arbeiten, ist wenig förderlich. Pareto plädiert dafür, sich mit voller Konzentration einer Sache zu widmen. Der Mitarbeiter sollte sich auf die wichtigsten Punkte fokussieren, ohne sich in Details zu verlieren. Das gilt insbesondere dann, wenn nur ein knappes Zeitfenster zur Verfügung steht.

Tipp 6: Zeitfenster akzeptieren

Die Zeitressourcen sind oftmals begrenzt. Deshalb sollte man hinterfragen, was im Rahmen der verfügbaren Zeit machbar ist und was nicht.

Tipp 7: Wiederkehrende Meetings

Wiederkehrende Meetings erweisen sich oftmals als wahre Zeitfresser. Darum ist es sinnvoll, sich vor jedem Meeting zu fragen, ob es etwas Wichtiges zu besprechen gibt. Wenn das nicht der Fall ist, spart es kostbare Zeit, den Termin ausfallen zu lassen.

Tipp 8: Strategische Stunde pflegen

Unternehmen können einmal wöchentlich eine strategische Stunde pflegen, bei der diese Fragen im Raum stehen:

Welche Themen haben uns vorangebracht?
In welchen Bereichen haben wir Zeit verschwendet?
Was ist ohne Ergebnis geblieben?

Diese Fragen bringen Licht ins Dunkel, wenn es darum geht, die wirklich wichtigen Arbeiten (20 Prozent) herauszufiltern. Für den Einzelnen kann es sinnvoll sein, sich diese Fragen jeden Tag zu stellen.

Das Verhältnis 80:20 muss übrigens nicht überall in dieser Form gelten. Vielmehr sind auch andere Relationen denkbar. Insgesamt geht es darum, sich die Frage zu stellen, welche Tätigkeiten wirklich wichtig sind, das Unternehmen voranbringen und in welchen Bereichen wertvolle Zeit liegen bleibt.