Features der Reisekosten-Software in Rexx Systems

Mit der integrierbaren Software unseres Partners Yokoy werden alle Ausgaben wie Kilometergeld, Übernachtungskosten, Verpflegungspauschalen oder Bewirtungen automatisch in der Reisekostenabrechnung samt Belegen aufgelistet. Spesenanträge werden so transparent und vor allem fehlerfrei. Natürlich immer gemäß der geltenden gesetzlichen Anforderungen.

Herzstück des Reisekostenmoduls ist eine KI, die Beleginformationen erkennt und fortwährend dazulernt.

Reiseantrag & Genehmigung per App
Belegerfassung per Smartphone
KI-Automatisierung & Validierung der Reisekostenabrechnung
Berechnung von Pauschalen & Verpflegungsmehraufwand
Mehrstufiger Freigabe-Workflow
Schnittstellen & Entgeltabrechnung
ISO-zertifiziert und DSGVO-konform

Reiseantrag und Genehmigung per App

In der Rexx Suite starten Mitarbeitende ihre Dienstreise direkt in der Rexx Go App oder am Desktop. Reisedaten, Ziel und voraussichtliche Kosten werden digital erfasst und automatisch mit den hinterlegten Reiserichtlinien abgeglichen. Nach dem Absenden wird der Reiseantrag an die zuständige Führungskraft weitergeleitet

Reiseantrag per App oder Portal: Reisedaten, Reiseziel und geplante Kosten direkt digital erfassen.
Automatischer Abgleich mit Reiserichtlinien: Hinterlegte Vorgaben wie Kostenobergrenzen oder Beförderungsklassen werden bereits bei der Eingabe berücksichtigt.
Digitale Genehmigungsworkflows: Anträge und spätere Reisekostenabrechnungen werden automatisch an die zuständigen Personen zur Prüfung und Freigabe weitergeleitet.

Belegerfassung & Reisekosten mit KI

Mit der Rexx Go App erfassen Mitarbeitende ihre Ausgaben direkt unterwegs. Quittungen und Rechnungen werden mit der Smartphone-Kamera fotografiert und einer Reise zugeordnet. Die KI-gestützte OCR-Technologie liest relevante Belegdaten automatisch aus und bereitet sie für die Reisekostenabrechnung vor.

Belegerfassung per Smartphone: Belege fotografieren, digitalisieren und direkt dem passenden Reisevorgang zuordnen.
Automatische Datenextraktion mit OCR und KI: Anbieter, Datum, Bruttobetrag, Währung und Mehrwertsteuersätze werden automatisch aus dem Beleg ausgelesen.
Dubletten- und Richtlinienprüfung: Die Software prüft Belege auf Mehrfacheinreichungen und gleicht die erkannten Daten mit hinterlegten Spesen- und Compliance-Regeln ab.
GoBD-konforme digitale Archivierung: Hochgeladene Belege werden digital und revisionssicher gespeichert.

Mobile Belegerfassung mit KI in der Reisekosten-Software

Reisekosten digital abrechnen ohne manuelle Umwege

Sehen Sie, wie Belege, Pauschalen und Freigaben in einer Reisekosten-Software zusammenlaufen.

Reisekosten-Software live ansehen

Reisekosten-Pauschalen und Verpflegungsmehraufwand automatisch berechnen

Die Rexx Suite übernimmt die Berechnung gesetzlicher und individuell hinterlegter Pauschbeträge. Auf Basis von Start, Ende und Ziel der Dienstreise berechnet die Software automatisch den entsprechenden Verpflegungsmehraufwand für In- und Auslandsreisen.

Verpflegungsmehraufwand automatisch berechnen: Reisedaten bilden die Grundlage für die Berechnung der hinterlegten Pauschalen.
Kilometerpauschalen berücksichtigen: Bei Privatfahrzeugen können Erstattungssätze anhand der hinterlegten Kilometerstände oder einer Distanzmatrix berechnet werden.
Fremdwährungen automatisch umrechnen: Auslandsbelege können automatisch in die Hauswährung umgerechnet werden.

Reisekosten-Pauschalen und Verpflegungsmehraufwand automatisch berechnen

DATEV, SAP und Entgeltabrechnung anbinden

Nach der finalen Freigabe werden die Daten der Reisekostenabrechnung an Buchhaltung und Lohnabrechnung übergeben. Über Schnittstellen stellt die Rexx Suite abrechnungsrelevante Daten für DATEV, SAP sowie weitere ERP- und Lohnsysteme bereit.

DATEV- und SAP-Schnittstellen: Buchungs- und Abrechnungsdaten können für angebundene Drittsysteme bereitgestellt werden.
Integration in die Lohn- und Entgeltabrechnung: Spesen und Verpflegungsmehraufwände werden an das Entgeltmodul der Rexx Suite oder externe Payroll-Anbieter übermittelt.
Revisionssichere Archivierung: Abgeschlossene Reisekostenabrechnungen und zugehörige Belege werden digital abgelegt und bleiben ortsunabhängig abrufbar.

DATEV, SAP und Entgeltabrechnung in der Reisekosten-Software anbinden

Axel Hofmann

Managing Director Human Resources

Veolia Deutschland

“Die Entscheidung für Rexx Systems hat sich für Veolia Deutschland in jeder Hinsicht ausgezahlt. Wir haben nicht nur unsere HR-Prozesse digitalisiert und effizienter gestaltet, sondern auch eine zukunftsfähige Plattform geschaffen, die mit unserem Unternehmen mitwachsen kann. Die positiven Erfahrungen bestärken uns darin, die Zusammenarbeit mit Rexx Systems weiter auszubauen und zusätzliche Module zu implementieren, um unser Personalmanagement kontinuierlich zu optimieren.”

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Patrick Lambrou

Sachgebietsleiter Personalservice

Stadt Hilden

„Die Rexx Suite hat sich zur zentralen Plattform für sämtliche Personalangelegenheiten etabliert.“

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Datenschutz- und DSGVO-konforme Reisekosten-Software

Berechtigungskonzept:

Steuern Sie, wer Zugriff auf Reisedaten und Belege hat. Ein Teamleiter könnte nur die Anträge des eigenen Teams sehen, ohne Einsicht in private Bankverbindungen oder fachfremde Budgets.

Zugriff nach Rolle:

Erstellen Sie Profile für Reisende, Genehmigende und Administratoren. So stellen Sie sicher, dass jede Nutzergruppe nur die Funktionen und Daten sieht, die für ihren Aufgabenbereich im Abrechnungsprozess zwingend erforderlich sind.

Qualität, Sicherheit und die Einhaltung der DSGVO sind wichtige Maßstäbe, für die wir mit dem ISO 27001:2022-Zertifikat ausgezeichnet wurden und auf die wir regelmäßig überprüft werden.

Auch unsere Rechenzentren in Deutschland und der Schweiz gewährleisten die Einhaltung der europäischen Datenschutzbestimmungen gemäß EU DSGVO.

Symbolbild zur Datensicherheit im Talent Management. Ein Mitarbeiter zeigt auf ein HR-Dashboard am Bildschirm, ergänzt durch Hinweise auf DSGVO und ISO 27001.

Sichere Authentifizierung

Durch einen einmalig zu scannenden QR-Code im Portal der Rexx Suite erhalten User Zugriff auf die App. Sie wird mit dem Profil des Mitarbeitenden automatisch synchronisiert und alle Daten sind sofort verfügbar.

Rexx Go unterstützt die komfortable Möglichkeit der jeweiligen mobilen Betriebssysteme: Face-detect, Fingerprint oder PIN zur sicheren Authentifizierung sind unkompliziert möglich.

Das umständliche Log-in mit Username und Passwort ist damit passé!

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Reisekostenprozesse in einem System abbilden

Erleben Sie, wie Rexx Systems Reiseanträge, Belege, Freigaben und Abrechnung digital verbindet.

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Wie erkennt die Reisekosten-Software Belegdaten automatisch?

Die Reisekosten-Software nutzt eine KI-gestützte OCR-Technologie (Optical Character Recognition). Sobald ein Beleg abfotografiert oder hochgeladen wird, scannt das System das Dokument und erkennt Felder wie Anbieter, Datum, Währung, Bruttobetrag und Steuersätze von selbst.

Unterstützt die Reisekosten-Software von Rexx Systems auch internationale Dienstreisen?

Ja, das Modul berechnet automatisch die korrekten Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand (VMA) für fast alle Länder weltweit, basierend auf den jeweils aktuellen Sätzen des Bundesfinanzministeriums. Zudem werden Fremdwährungen automatisch zum tagesaktuellen Kurs umgerechnet.

Können wir unsere eigenen Reiserichtlinien in der Reisekosten-Software hinterlegen?

Ja, Sie können individuelle Deckelungen (z. B. maximale Hotelkosten pro Nacht) oder Regeln (z. B. bevorzugte Beförderungsklassen) im System konfigurieren. Bei Verstößen erhält der Mitarbeitende während der Eingabe einen Hinweis.

Wie gelangen die Daten der Reisekostenabrechnung in unsere Lohnabrechnung oder Buchhaltung?

Rexx Systems bietet Schnittstellen (z. B. für DATEV, SAP oder andere ERP-Systeme). Nach der finalen Freigabe können alle Buchungsdaten gesammelt exportiert und ohne manuelle Nacherfassung in Ihre Zielsysteme eingelesen werden.

Ist die Nutzung der Rexx Go App für Mitarbeitende immer nötig?

Nein, die Erfassung kann wahlweise über die Rexx Go App am Smartphone oder ganz klassisch über das Mitarbeiterportal im Webbrowser am Desktop erfolgen.

Müssen die Original-Papierbelege der Reisekosten nach dem Scannen aufbewahrt werden?

Durch die GoBD-konforme Archivierung in der Rexx Suite können Papierbelege in vielen Fällen vernichtet werden (ersetzendes Scannen), sofern Ihre interne Verfahrensdokumentation dies vorsieht.

Spesen, Pauschalen und Belege in einer Software

Reisekosten-Software für Unternehmen