Die Erhebung und Analyse von Mitarbeiterdaten spielt inzwischen eine entscheidende Rolle, um Prozesse und Abläufe in Unternehmen zu verbessern. Workforce-Analytics fokussiert sich hierbei auf die Datenerhebung in Bezug auf die Belegschaft. Auf diese Weise können HR und Management bessere Entscheidungen treffen, was sich langfristig positiv auf die Mitarbeiterbindung und Arbeitgeberattraktivität auswirkt.

Definition: Was bedeutet Workforce-Analytics?

Workforce-Analytics ist ein digitaler Bereich des Personalwesens und leitet sich vom englischen Wort „workforce“ ab, das mit „Belegschaft“ übersetzt wird. Vor diesem Hintergrund bezeichnet Workforce-Analytics die Analyse und Strukturierung von mitarbeiterbezogenen Daten mittels statistischer Methoden und spezieller Software, um bessere Entscheidungen zu treffen. Dabei werden Daten des Personalwesens mithilfe diverser Analysewerkzeuge mit anderen Unternehmensdaten verglichen.

Es handelt sich also um eine Schnittstellentechnik, die verschiedene Unternehmensbereiche betrifft. Diese Datenanalyse macht die Auswirkungen bestimmter HR-Prozesse auf die Unternehmensergebnisse sowie -organisation sichtbar und bildet die Grundlage für viele Managemententscheidungen. Grundlegendes Ziel ist immer die Verbesserung des Return-on-Investment (kurz: ROI) und der HR-Kernfunktionen, wie Personalakquise und -entwicklung, Mitarbeiter-Performance, die Besetzung der Geschäftsbereiche sowie Gehaltsstrukturen.

Abgrenzung zu HR Analytics und People Analytics

Der Begriff Workforce-Analytics ist nicht ohne Weiteres mit anderen Bezeichnungen aus dem datengestützten Personalmanagement gleichzusetzen. Weltweit gibt es eine Vielzahl unterschiedlicher Begriffe in Bezug auf die Nutzung und Analyse HR-bezogener Daten. Dazu gehören neben Workforce-Analytics unter anderem:

People Analytics
HR Analytics
Talent Analytics
HR Reporting
HR Controlling
Employee Experience Analytics (EX Analytics)

Insbesondere die Bezeichnungen „People Analytics“, „HR Analytics“ und „Workforce-Analytics“ werden häufig synonym verwendet, die jedoch mit Blick auf das Ziel und den Gegenstand der Analyse voneinander zu differenzieren sind.

HR Analytics

HR Analytics befasst sich mit dem täglichen Personalbetrieb, zentralen HR-Prozessen und der Personalabteilung selbst. Die Analyse bezieht sich auf viele Organisationsbereiche im Allgemeinen und soll ein besseres Verständnis darüber schaffen, wie HR-Prozesse und -Techniken definiert sind oder sich bestimmte Verfahren in der täglichen Personalarbeit verbessern und effizienter gestalten lassen. Damit dient HR-Analytics beispielsweise der Evaluierung von einzelnen HR-Maßnahmen oder der Analyse der Servicequalität im HR-Bereich. Mögliche Fragen sind zum Beispiel:

Wie wirken sich Maßnahmen zur Personalentwicklung auf die Umsatzentwicklung des Betriebs aus?
Welche firmeninternen Prozesse und Entwicklungen beeinflussen die Fluktuationsrate?
Wie viel Zeit benötigt die HR-Abteilung, um eine Vakanz zu besetzen?

People Analytics

People Analytics legt den Fokus dagegen auf den einzelnen Mitarbeitenden. Ziel ist es, dessen Motive und Bedürfnisse besser zu verstehen und basierend auf diesen Erkenntnissen ein personalisiertes, proaktives sowie strategisches Personalmanagement umzusetzen. Mit der Bestimmung wichtiger Personalkennzahlen sollen in erster Linie die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung sowie Engagement und Produktivität der Angestellten gefördert werden. Darüber hinaus dient People Analytics der Steigerung der Arbeitgeberattraktivität und Weiterempfehlungsrate. Zu den möglichen Fragen zählen zum Beispiel:

Wie wirkt sich eine hervorragende Candidate Experience auf die Kündigungswahrscheinlichkeit aus?
Was sind die wichtigsten Gründe für freiwillig eingereichte Kündigungen?
Wie können finanzielle Investitionen eingesetzt werden, um die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu steigern?

Ziel und Gegenstand von Workforce-Analytics

Abgrenzend zu HR Analytics und People Analytics bezieht sich Workforce-Analytics dementsprechend auf die Gesamtheit des vorhandenen Personals in einem Unternehmen, sprich das Humankapital. Damit dient Workforce-Analytics der Analyse der Belegschaft, ihrer Dynamik und allgemeinen Strukturen. Ziel ist mithilfe der Analyse von Personaldaten den Einsatz, die Besetzung und die Leistung des Personalbestands sowie des Unternehmens insgesamt zu verbessern. Damit steht es inhaltlich meist in Zusammenhang mit Talent Management sowie Methoden der Humankapitalbewertung und strategischen Personalplanung. Fragen, die mit der Analyse der Belegschaft beantwortet werden sollen, sind zum Beispiel:

Welche Recruiting-Maßnahmen eignen sich für die Neubesetzung von Stellen, interne oder externe Personalbeschaffung?
Welche Auswirkungen hat die demografische Entwicklung der Belegschaft auf den künftigen Personalbedarf?

Welche Bedeutung und Vorteile hat Workforce-Analytics?

Das Humankapital und die erfolgreiche Zusammensetzung der Workforce ist eine Voraussetzung für den langfristigen Erfolg und die Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens. Die Mitarbeitenden bringen Qualifikationen, Fachwissen, Innovationskraft und Leistungsbereitschaft mit. Umso wichtiger ist es, diese im Unternehmen zu halten und ihre Potenziale bestmöglich auszuschöpfen und zu verteilen. Die Grundlage hierfür bilden Mitarbeiter- und Arbeitsdaten, die mithilfe von Workforce-Analytics ermittelt und ausgewertet werden. Auf diese Weise können datengesteuerte Entscheidungen getroffen werden, um Anpassungsbedarfe und Optimierungspotenziale zu identifizieren und auf lange Sicht die Motivation, das Wohlbefinden, die Produktivität, das Engagement, die Gesundheitsquote und nicht zuletzt die Bindung der Angestellten zum Unternehmen zu steigern. Organisatorische Vorteile, die sich für Unternehmen ergeben, sind unter anderem:

Personalbedarf für künftige Bedürfnisse bestimmen und einplanen
leistungsfähige Belegschaft erhalten durch die Bestimmungen von Faktoren, die das Engagement und die Zufriedenheit steigern
softwaregestützte Personaleinsatzplanung, Zeiterfassung und Auswertung von unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen
potenzielle Kandidaten und Talente identifizieren, die zur Unternehmenskultur passen bzw. die künftige Nachfolgeplanung decken
leistungsstarke Mitarbeitende ermitteln und die nötigen Ressourcen für ihre Weiterentwicklung bereitstellen (Mitarbeiterbindung)

Das sind Einsatzbereiche von Workforce-Analytics

Workforce-Analytics findet in verschiedenen Bereichen des Unternehmens Anwendung, um mittels datengestützter Analysetools Auswertungen vorzunehmen und erfahrungsbasierte Entscheidungen zu treffen. Dabei werden bei der Analyse konkrete Zusammenhänge auf der Basis von Hypothesen statistisch untersucht. Einsatzgebiete sind zum Beispiel:

Recruiting: Welches Jobportal ist das lukrativste für neue Bewerbungen? Welche Talente finden sich bereits im Unternehmen, um eine ausgeschriebene Stelle intern besetzen zu können? Mit welchen Voraussetzungen lässt sich die Mitarbeiterzufriedenheit und -motivation verbessern?
Personalplanung und -einsatz: Wie realistisch ist es, dass ein Mitarbeitender kündigt? Wie viele Angestellte mit entsprechenden Qualifikationen werden gebraucht, um bestimmte Positionen in der Zukunft zu besetzen? Wie lässt sich der gezielte und motivierende Personaleinsatz mit gerechten Schicht- oder Dienstplänen planen?
Mitarbeiterbindung: Gibt es Anzeichen dafür, dass Mitarbeitende das Unternehmen eventuell verlassen möchten?
Marketing: Warum hat sich ein Bewerber auf eine offene Stelle beworben?
Personalauswahl und -entwicklung: Welcher Kandidat ist am besten geeignet? Welcher Mitarbeitende bringt die relevanten Qualifikationen zur Führungskraft mit? Wie lässt sich ein Konzept für lebenslanges Lernen im Betrieb etablieren?
Mitarbeitermanagement: Gibt es bei den Angestellten Qualifikationslücken, die durch das Angebot von Schulungen oder Weiterbildungen geschlossen werden können?

Workforce-Analytics implementieren

Um eine wichtige Datengrundlage zu schaffen und ein Problem oder eine Frage analysieren zu können, ist die Einführung einer Workforce Management Software sinnvoll. Es ist gibt verschiedene spezialisierte Anbieter und Unternehmen sollten hierbei darauf achten, dass die Software zur Branche und Unternehmensgröße passt. Vor der Nutzung des Computerprogramms ist sicherzustellen, dass die Auswertungswerkzeuge und Arbeitsprozesse korrekt eingestellt und etabliert sind.

Im Anschluss daran kann die Implementierung der Workforce-Analytics in folgenden Schritten erfolgen:

Problem definieren, mithilfe von konkreten Fragen näher bestimmen und festlegen, welche Daten und statistischen Modelle dafür benötigt werden. Mögliche Fragen sind zum Beispiel: Lässt sich das Mitarbeiterengagement mit Weiterbildungsmaßnahmen verbessern? Wie lassen sich Zeit und Kosten im Rekrutierungsprozess einsparen? Wie kann das Bewerbungsverfahren vereinfacht und die Candidate Experience verbessert werden?
Daten aufzeichnen, sammeln, filtern und Informationen definieren, die für die Problemlösung bzw. Beantwortung der Frage erforderlich sind: Welche Daten sind bereits vorhanden? Welche Daten müssen noch beschafft werden und wie hoch ist der Aufwand dafür?
Daten analysieren, auswerten und vergleichen: Welche Ebenen oder Beziehungen müssen in Bezug auf die konkrete Fragestellung gemessen werden, um mögliche Handlungen abzuleiten? Zum Beispiel: Bewerber- oder Einstellungsquote, um vielversprechende Recruiting-Kanäle zu identifizieren. Wie hoch ist die Zufriedenheit von Mitarbeitenden, die eine zusätzliche Qualifikationsschulung absolviert haben im Vergleich zu jenen, die diese Schulung nicht durchlaufen haben?
Daten zielgerichtet nutzen und strategische Entscheidungen treffen:Anhand der gesammelten und verarbeiten Daten kann das Management bzw. die HR-Abteilung konkrete Entscheidungen treffen und Maßnahmen einleiten, um Prozesse und Handlungen zu optimieren.

Entscheidend ist im gesamten Ablauf, welche Daten auf welche Weise genutzt werden, da damit jeweils ein unterschiedliches Ziel verfolgt werden kann. Diese Daten lassen sich in drei verschiedene Ebenen unterteilen: Unternehmensebene, Team- und Abteilungsebene und Individualebene. Grundlage der gesamten Workforce-Analyse ist ein transparenter Datenschutz und die Wahrung der Mitbestimmungspflicht des Betriebsrats.