Chatbots im Personalwesen – Unterstützung, unnötiger Mehraufwand oder sogar die „falsche“ Zielrichtung?

Im Personalwesen setzt sich nicht nur HR-Software immer mehr durch. Mittlerweile halten auch Chatbots und sogar Künstliche Intelligenz Einzug, um zum Beispiel Aufgaben wie das Recruiting zu vereinfachen und Personaler zu entlasten. Aber möchten gerade im Recruiting nicht Menschen lieber direkt mit Menschen sprechen?

chatbot-personalwesenKünstliche Intelligenz (KI) hat für viele Menschen den Hautgout des „Jobvernichters“ und scheint sich mit Human Resources (HR) so gar nicht zu vertragen. Tatsächlich kann KI in Form von Chatbots oder Sprachassistenten dazu beitragen, dass mehr Talente und Unternehmen zusammenfinden. Sie sind somit eher Job-Beschaffer. Inwieweit Chatbots für die HR-Arbeit sinnvoll sind und von Bewerber*innen angenommen werden, steht auf einem anderen Blatt. Mehr dazu später.

Sprachassistenten nehmen Personalmanagern mit automatisierten Bewerbungsgesprächen oft schon viele repetitive oder wiederkehrende Aufgaben ab, schreibt Wolfgang Sölch von der Firma Qualtrics in seinem Beitrag „So greift künstliche Intelligenz dem HR-Bereich unter die Arme“ für das Magazin für Enterprise Application Software. Somit gewinnen sie mehr Zeit für das Talent-Management beziehungsweise die Personalentwicklung und anderen erfüllenden Aufgaben, die das HR-Management erst zu der Berufung machen. Denn sie wollen etwas bewegen und nicht nur „Menschenschicksale abwickeln“.

Daher finden neben HR-Software auch KI, Chatbots und digitale Sprachassistenten immer mehr Anklang im Personalwesen – zumindest wirken sie auf den ersten Blick sexy. Dabei sind Chatbots oder Bots auch nicht immer gleichzusetzen mit Künstlicher Intelligenz, mit intelligenten Algorithmen unterfüttert, gehen manche von ihnen schon in Richtung KI, wie Stefan Scheller in seinem persoblogger.de und in einem rexx-Beitrag über Chatbots im Recruiting schreibt. Derweil sind die meisten dieser Bots aber noch eher mit der Volltextsuche verwandt und von „echter“ KI noch ein Stück entfernt.

Wird mit Chatbots funktional unsinnige "Mode" verkauft? Eine kritische Betrachtung.

Tatsächlich sollten zahlreiche andere Sichtweisen berücksichtigt werden, wenn es um die Diskussion geht, ob ein Chatbot im HR tatsächlich Sinn macht. Chatbots arbeiten auf der Basis von künstlicher Intelligenzrecruiting-chatbots (KI). Doch um wirklich gut performen zu können, benötigt KI eine gigantische Datenbasis. Und an der Stelle kommt die Frage auf, ob man das als Großunternehmen oder Konzern mit mehr als 10.000 Mitarbeitenden selbst erreichen kann - oder ob man sich als Unternehmen selbst öffnet und seine Daten mit anderen Unternehmen teilt, um eine aussagekräftige Grundgesamtheit zu bekommen. Darüber hinaus kommen juristische oder auch moralische Fragestellungen auf, denn: An der Stelle ist KI rechtlich fragwürdig, da in Deutschland keine HR-Entscheidungen von Software getroffen werden dürfen. Aber wenn dieser Gedanke weiter ausgeführt wird, so kommt man schnell zum nächsten Gedanken, der eher auf die Ethik abzielt. Denn kein Bewerber oder keine Bewerberin möchte, dass die KI über ihn bzw. sie entscheidet, solange die Lerndatensätze, mit denen KI trainiert wird, nicht vollständig neutral sind. Und das ist auf absehbare Zeit nicht realistisch und es gibt in der Praxis bereits zahlreiche gescheiterte Projekte, die sich eben dem angenommen haben.

Sind Chatbots sind wirklich echte und leistungsstarke KIs, dann müssen diese komplett mit dem Bewerbungsmanagement verbunden sein oder die Daten vollständig kennen, damit der Chatbot selbst Aussagen treffen kann. Aber ist das wirklich gewollt? Tatsächlich stellt sich doch die Frage, ob es sich hier wirklich um KI handelt oder handeln kann. Oder sind Chatbots wie oben bereits beschrieben in Wirklichkeit bessere Volltextsuchen? Dann hilft das bei Bewerbungen nicht wirklich weiter. Typischerweise kann dann eine Chatbot-Antwort kommen wie "Um eine Bewerbung einzureichen, , klicken Sie bitte auf "Bewerben"".

Videochat wichtiger als Chatbots

Künstliche Intelligenz, Chatbots und Sprachassistenten im Personalwesen sind auch nicht dafür gedacht, das HR Management zu ersetzen, sondern sie in ihrer Arbeit zu unterstützen, um ihnen wiederkehrende Aufgaben abzunehmen und durch Automatisierung zu beschleunigen. Die HR-Arbeit wird aber vermutlich nie ganz von Chatbots übernommen werden können. So wie bei der Produktwerbung auf Websites können Bots wohl helfen, die Stellenangebote mit den Bewerberprofilen zu „matchen“, sprich in Einklang zu bringen. Aber für weitergehende Fragen und für das eigentliche Bewerbungsgespräch wird immer der persönliche Kontakt von Mensch zu Mensch entscheidend bleiben.

Sinnvoll ist dabei Bewerbungen und Stellenbeschreibungen direkt mit einem konkreten Ansprechpartner zu verknüpfen. Denn die eigentliche Auswahl der in Frage kommenden Talente verlagert sich – Stichwort Dezentralisierung im Recruiting-Prozess – immer mehr von der Personal- zu den Fachabteilungen beziehungsweise zu den Führungskräften im mittleren Management. Das heißt nicht, dass die HR-Manager*innen beim Recruiting außen vor sind, aber sie werden so entlastet und gewinnen mehr Zeit für die oben genannten Aufgaben der Personalentwicklung. Eine solche Lösung darf aber nie mit Mehraufwand einhergehen und muss auch immer wieder auf die Akzeptanz bei Bewerber*innen und Mitarbeitenden hinterfragt werden.

Ein Beispiel aus der Praxis: Die nachfolgende Stellenanzeige zeigt den Ansprechpartner aus der Fachabteilung. Es besteht die einfache Möglichkeit, per Telefon oder E-Mail Kontakt aufzunehmen – noch bevor die eigentliche Bewerbung abgeschickt wird. Die Philosophie von rexx systems sieht eben diesen direkten Austausch vor und dies wesentlich zielgerichteter als ein Chatbot. „Im Recruiting geht es immer um people business. Das heißt, dass der direkte Austausch zwischen Bewerber und künftigem Vorgesetzten an erster Stelle steht“, so Florian Walzer von rexx systems. Dementsprechend wird über das rexx Bewerbungsmanagement individuell für jede Vakanz gesteuert, welche Kontaktinformationen des Fachbereichs sichtbar sind. Das kann so weit gehen, dass die Möglichkeit besteht, direkt per Chat Kontakt zum Fachentscheider aufzunehmen und individuelle Fragen zur Vakanz zu diskutieren. Alternativ geht das sogar direkt per Video-Chat, denn das System weiß, ob der Fachentscheider gerade verfügbar ist, in einem Termin oder abwesend. „Diese Transparenz ist gerade bei schwer zu besetzenden Positionen ein riesiges Plus und spricht für den Arbeitgeber. Bewerberinnen und Bewerber möchten doch viel lieber mit ihrem künftigen Vorgesetzten in den Austausch treten als mit einem anonymen Chatbot, der mehr oder weniger gut funktioniert.“, so Walzer weiter.

 

Chatbots im Personalwesen

Einzelne Kunden von rexx systems setzen im Rahmen ihres Bewerbungsmanagements mit rexx bereits einen Chatbot ein. Andere folgen der Philosophie von rexx und setzen lieber auf den direkten Austausch. Beides ist mit rexx systems möglich!

Da das in Corona-Zeiten nicht immer möglich ist, gewinnen auch vor dem Hintergrund der besagten Dezentralisierung der Recruiting-Prozesse mehr noch als Chatbots Videokonferenzen an Bedeutung. rexx systems hat gerade sein Portfolio erweitert und bietet nun neben Multi Translate, einem automatischen Übersetzer für die Mitarbeitenden, auch Video-Chat an, um dem Trend entgegen zu kommen. Denn HR-Arbeit ist People Business, wie rexx systems immer wieder betont. Die Lösung erlaubt zudem, Bewerbungsgespräche automatisch direkt an die richtigen Ansprechpartner*innen weiterzuleiten. Das ist auch schon ein ziemliches Stück Intelligenz.

Zusammengefasst: Wenn Chatbots wirklich sinnvoll und hilfreich sind, wird rexx systems diese Technologie ebenfalls anbieten. Auf absehbare Zeit sind sie das aber nicht ...

 

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