Mitarbeitergespräche während und nach der Corona-Zeit – warum Sie diese Aufgabe nicht verschieben sollten

"Nicht geschimpft ist genug gelobt!"

Ein No-Go vor allem für Unternehmen, deren Mitarbeitende nicht einfach Anweisungen befolgen, sondern Initiative und Einsatz zeigen sollen. Besonders in einer Ausnahmesituation wie die Pandemie 2020, die besonderes Engagement abverlangt. Kommunikation ist nicht nur in Zeiten wichtig, in der alles gut läuft. Besonders in ungewöhnlichen Phasen, in denen die nächsten Monate ungewiss sind, können Gespräche Misstrauen zwischen Angestellten und Unternehmen vermeiden. Führen Sie weiterhin regelmäßig Mitarbeitergespräche und haben diese auch für die Zeit nach der Pandemie geplant? Das sollten Sie, denn so können Sie nach der Krise mit der Unterstützung Ihrer Mitarbeitenden rechnen.

 

Unternehmen & Belegschaft: Was passiert während der Corona-Krise?

Zunächst hat die Corona-Zeit auch Gutes bewirkt:​​​​​ Die digitale Transformation wurde beschleunigt und ist nicht mehr aufzuhalten! Was eine echte Chance für einen veränderten Arbeitsmarkt sein kann. Eine Gelegenheit zum Wechsel für Unternehmen, um nicht (mehr) zeitgemäße Strukturen aufzuräumen und eine neue Arbeitskultur zu definieren!

Die Krise hat klargemacht, was für einen reibungslosen Ablauf zählt. Und wie wichtig für den Erfolg eines Unternehmens motivierte Mitarbeiter sind, die ihre Stärken einbringen. Während Krisenzeiten, aber auch wenn diese vorbei sind.

Was nun gefragt ist, sind Angestellte mit Initiative, die sich wertgeschätzt fühlen und ihr Potenzial entfalten wollen. Und wissen, dass ihr Einsatz gewürdigt wird. Um Ihren Arbeitnehmer*innen solch einen Motivationsschub zu geben, steht Ihnen eins der effektivsten Mittel des Talent Managements zur Verfügung: konstruktive Personalgespräche. Spätestens jetzt müssen Unternehmen sich überlegen, wie sie vorgehen werden, um damit für produktive und engagierte Mitarbeiter zu sorgen.

Warum sind Mitarbeitergespräche gerade während der Corona-Krise wichtig?

Kennen Sie das Eisenhower-Prinzip? Nach dieser Zeitmanagementstrategie gibt es Aufgaben die dringend, aber nicht besonders wichtig sind. Das könnte zum Beispiel ein Meeting oder ein Telefonat sein. Und es gibt Aufgaben, die sehr wichtig, aber nicht dringend sind. Dazu zählen Gesundheitsvorsorge, Zeit für Entspannung und auch Mitarbeitergespräche. Das Problem dabei ist, dass “dringende” Anliegen oft priorisiert werden, weil es sofort bemerkt wird, wenn man sich nicht darum kümmert. Trotzdem können diese Aufgaben Zeitfresser sein, ohne einen wirklichen Nutzen zu bieten! Da es – vor allem für Führungskräfte während einer Krise – immer mehr als genug solch “wichtiger” Tasks geben wird, werden dafür manchmal schwerwiegende Dinge aufgeschoben. Und oft so lange, bis es knallt und man sich wünscht, man hätte die Prioritäten anders gesetzt.

Denn wenn Angestellte über längere Zeit kein persönliches Gespräch haben, nicht ausreichend informiert und irgendwann vor vollendete Tatsachen gestellt werden, kann es zu Misstrauen, Enttäuschung und Wut kommen. Oft führt das dazu, dass sich jemand in der Belegschaft unnötig “querstellt”, um sich gegen vermeintlich willkürliche Unternehmensentscheidungen zu wehren. Oder unter den Kolleg*innen werden Fake News und Tratsch verbreitet.

Dazu muss es nicht kommen!

Haben Sie Ende letzten Jahres oder zum Jahresanfang in Mitarbeitergesprächen Jahresziele festgelegt?

Das ist gut – bisher, und in "normalen" Zeiten waren diese wahrscheinlich realistisch und sinnvoll. 2020 hat aber natürlich viele Ziele verändert. Wer privat geplant hatte, auf Weltreise zu gehen, musste andere Projekte finden. Genauso müssen Unternehmen mit Mitarbeitenden jetzt dringend neue Ziele setzen, die nicht nur erreichbar sind, sondern auch den neuen Herausforderungen entsprechen.

Vor allem nach der Krise ist es deshalb wichtig, dass sich Angestellte durch Personalgespräche bestärkt fühlen und engagiert neue Ziele verfolgen.

Aber nicht nur Arbeitsplätze und Zielvorgaben, auch einzelne Mitarbeitende werden möglicherweise durch die Krise verändert. Diese Zeit ist für viele von ihnen belastend: abrupte Veränderungen und Ungewissheit, dazu Sorgen um Gesundheit, den Arbeitsplatz und Kinderbetreuung. Das kann mental auslaugen.

Die Krisenzeit (und danach die Rückkehr zum neuen Alltag) kann leichter werden, wenn Führungskräfte in einem Gespräch die Belastungen für den Einzelnen anerkennen und besondere Leistungen würdigen. So kann in Zukunft mehr Offenheit im Unternehmen zur Normalität werden. Ein offenes, wertschätzendes Gespräch, das Mitarbeiter mitnimmt, und Transparenz zu den Zukunftsplänen des Unternehmens können die Ausnahmesituation aber auch den Neustart nach der Krise erfolgreich gestalten. Bevor das Management überstürzt Entscheidungen trifft, muss deshalb genug Zeit in Personalgespräche investiert werden.

Was können Mitarbeitergespräche nach einer Krisenzeit bewirken?

Mitarbeitergespraech-in-kriesenzeitNach einer monatelangen Ausnahmesituation, in der Schwächen und Stärken des Unternehmens und der Teams klar wurden, soll in Zukunft etwas Neues, Besseres erschaffen werden. Das kann bedeuten, dass neue Arbeitsweisen eingeführt und Teams neu organisiert werden.

Können Sie sich vorstellen, was für eine vergeudete Chance es wäre, Mitarbeitende – die unter erschwerten Bedingungen den Betrieb am Laufen hielten – dabei nicht "mitzunehmen"?

Stephen Covey beschreibt das in seinem Buch "7 Wege zur Effektivität" als "emotionales Bankkonto". Beziehungen zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten lassen sich – wie alle zwischenmenschlichen Verbindungen – mit einem Konto vergleichen. Wird auf dieses "Konto" zum Beispiel lange genug Wertschätzung und Ehrlichkeit eingezahlt, wird dadurch eine Reserve aufgebaut. Darauf können Unternehmen bauen, wenn sie Neues einführen oder besonderes Engagement gefragt ist. Wenn stattdessen nach einer Krise einfach zur Tagesordnung gerufen wird, als sei nichts gewesen, wird Guthaben aufgebraucht.

Daher sind Personalgespräche eine wertvolle Möglichkeit, um Stärken und Leistungen anzuerkennen und gute Mitarbeiter an das Unternehmen zu binden.

Es kann sein, dass Sie im Personalmanagement bald unbeliebte Entscheidungen treffen müssen – radikale Einschnitte und Veränderungen, neue Arbeitsweisen, Zuständigkeiten, Einsparungen. All das kann teilweise massive Auswirkungen auf Mitarbeitende haben. Wenn in Mitarbeitergesprächen kommuniziert wird, warum Sie sich so entschieden haben, signalisieren Sie Ihrem Gegenüber Respekt und können viel eher mit Unterstützung und Akzeptanz rechnen.

Ohne Employee Centricity, echte Wertschätzung der Bedeutung zufriedener Mitarbeiter für ein Unternehmen, kann weder Kundenzufriedenheit noch die Produktivität des Unternehmens wieder angekurbelt werden. Kein Wandel kann wirklich gelingen, wenn von Angestellten eines Unternehmens nur erwartet wird, Anweisungen zu befolgen – denn letztendlich soll der Neuanfang ja vor allem von Mitarbeitenden ausgeführt werden! Ohne Kommunikation geht also nichts, und das beste Werkzeug dafür sind effektive Mitarbeitergespräche.

Besonderheiten bei virtuellen Mitarbeitergesprächen während Corona

Ändert sich etwas an einem Mitarbeitergespräch, wenn man sich nicht direkt gegenüber sitzt? Das kann sein. Gespräche vis-a-vis sind noch etwas persönlicher, als sich auf einem Bildschirm zu sehen. Ihr Gesprächspartner sollte in Ruhe und frei sprechen können – das ist während eines Lockdowns, wenn möglicherweise Kinder und Partner im Haus sind, keine Selbstverständlichkeit wie im Büro. Vor allem ungeplante Kritikgespräche können unangenehm werden! Auch deshalb müssen virtuelle Personalgespräche rechtzeitig geplant werden, damit alle dafür vorbereitet sind.

Aber im Prinzip bleibt das Wichtigste gleich: Sie nehmen sich ausreichend Zeit für Ihre Mitarbeitenden, hören zu und besprechen die kommende Zeit.

Soll die Frequenz beibehalten oder regelmäßiger werden? Da die wirtschaftlichen Auswirkungen auf Ihr Unternehmen nicht vorhergesehen werden können, ist Flexibilität besonders wichtig. Jahresgespräche haben vielleicht bisher gut funktioniert, aber in Krisenzeiten kann sich in drei Monaten so viel ändern wie sonst in einem Jahr. Können Sie mehrere Gespräche einplanen? Das wäre optimal, aber realistisch gesehen reicht die Zeit dafür oft nicht. Bevor Sie sich zu weit aus dem Fenster lehnen und jedem Mitarbeitenden ein ausführliches Gespräch jeden zweiten Monat versprechen, aber aus Zeitgründen keines durchführen – gibt es Alternativen?

Ein Weg wäre, zusätzlich zum persönlichen Personalgespräch regelmäßig Feedback Meetings mit einzelnen Teams abzuhalten, in denen Sie nicht nur die Tagesordnung besprechen, sondern Ihre Belegschaft motivieren und sich für deren Anliegen Zeit nehmen.virtuelle_mitarbeitergespraeche

Tipps für effektive Mitarbeitergespräche

Wie gesagt, ist insbesondere während der Corona-Krise regelmäßige Kommunikation wichtig. Aber auch für die Zeit danach werden Sie sich auf Mitarbeitergespräche vorbereiten müssen. Dann nämlich, wenn mit Homeoffice und Unregelmäßigkeiten Schluss sein wird, diese Phase abgeschlossen und nach vorne geschaut werden wird. Wenn es soweit ist, muss vermittelt werden, dass der Ausnahmezustand um ist und Sie bei der Neuorientierung auf die Unterstützung Ihrer Belegschaft hoffen.

Und das geht am besten in einem persönlichen Personalgespräch – wenn nötig, auch virtuell.

Tipps_mitarbeitergespraecheVor allem von einer Führungskraft hat ein ausführliches persönliches Gespräch eine starke Symbolkraft: ich bin sehr beschäftigt, aber ich investiere Zeit in Gesprächen mit meinen Mitarbeitern, in denen ich vor allem zuhöre.

Das zeigt Wertschätzung und zahlt auf das "Beziehungskonto" zwischen Mitarbeitenden und Unternehmen ein – wenn es richtig gemacht wird.

Wie schaffen Sie es, Arbeitnehmer*innen mit unterschiedlichen Charaktereigenschaften zu motivieren? Ob jemand eher schweigsam ist oder "auf Krawall gebürstet" und gerne provoziert, einige Regeln zur Gesprächsführung sind allgemeingültig.

1. Gute Vorbereitung

Mitarbeitende müssen selbstverständlich rechtzeitig persönlich über das geplante Gespräch informiert werden und über dessen Ziel Bescheid wissen. Damit kann er oder sie sich auch Gedanken machen, statt unnötig nervös zu sein. Und Sie sollten sich darauf vorbereiten, was Sie dieser Person konkret zu sagen haben.

2. Genug Zeit einplanen

Nicht gehetzt sein und einfach Punkte abhaken, sonst hat das Mitarbeitergespräch nicht den Effekt, den Sie sich wünschen. Ein inhaltsloses Gespräch, das wenige Minuten dauert, demotiviert und ist für alle eine Zeitverschwendung.

3. Leistungen anerkennen

Im Mitarbeitergespräch sollten Sie die Erfolge und Leistungen während der Krise ansprechen und würdigen und ihr oder ihm dafür Danken. Nicht aus Berechnung und Gewohnheit, sondern echt und möglichst konkret. Wenig motiviert so sehr zu mehr Einsatz wie zu wissen, dass Engagement bemerkt und geschätzt wird.

4. Zuhören

Kommunikation besteht nicht nur aus senden: wer in anderen etwas bewirken will, muss erst mal Zuhören. Und echtes Zuhören ist mehr als "gerade nicht selbst reden", während man sich innerlich auf das vorbereitet, was man selbst sagen will.

Wenn Sie durch das Mitarbeitergespräch motivieren und Wertschätzung zeigen wollen, stellen Sie offene Fragen, lassen den Mitarbeiter reden und seien Sie ehrlich interessiert daran, was er oder sie zu sagen hat.

No-Gos bei Personalgesprächen

1.   Mitarbeitergespräch nur als Kritikmittel einsetzen

Wenn Angestellte das Muster erkennen, dass sich Vorgesetzte nur dann Zeit für ein Gespräch nimmt, wenn etwas schiefläuft, wird sie oder er bei einer Einladung dazu misstrauisch.

2.   Micromanagement als Personalgespräch tarnen

Angestellte im Homeoffice sind faul und wenn etwas geschafft werden soll, müssen Vorgesetzte ein Auge darauf haben? Wer das denkt, wird vielleicht regelmäßige Kontrollen als Mitarbeitergespräch tarnen wollen. Das wird bemerkt und Angestellte unnötig nerven, die unter erschwerten Umständen ihre Arbeit machen wollen.

3.   Während Gesprächs unfokussiert sein

Sie haben vielleicht Ihre Gründe, während eines Gesprächs mehrmals aufstehen zu müssen, auf ihr Handy schauen und unkonzentriert zu sein. Aber wenn Sie eine*n Mitarbeiter zum Gespräch eingeladen haben und er oder sie sich Zeit dafür nimmt, ist es ein Zeichen von Respekt, so fokussiert wie möglich zu sein.

Fazit: persönliche Gespräche mit Mitarbeitern sind unersetzlich

Werden Sie während (und nach) der Corona-Pandemie motivierende Personalgespräche einplanen? Es ist eine anspruchsvolle Aufgabe, und es wird nie genug Zeit dafür "übrig" sein. Denken Sie daran – es ist in stressigen Zeiten einfach, wichtige Aufgaben zu verschieben, wenn sich keiner beschwert. Auf lange Sicht wird das wahrscheinlich nicht gut gehen. Machen Sie Mitarbeitergespräche jetzt zur Priorität, damit Ihr Unternehmen für die Zukunft vorbereitet ist!

 

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2. November 2020

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