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Was ist zu beachten bei Firmenhandys und -laptops?

01.12.2021
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Was ist zu beachten bei Firmenhandys und -laptops?

01.12.2021

Viele Angestellte laufen mit firmeneigenen Smartphones und Notebooks herum, wissen aber nicht, ob sie damit auch privat telefonieren und surfen dürfen. Die HR kann dazu beitragen, entsprechende Regeln aufzustellen.

Nachdem immer mehr Leute damit herumlaufen, ist das Statussymbol, das das Firmenhandy umgibt, etwas verblasst. Immerhin laut der Deutschen Anwaltshotline DAHAG verfügt schon jeder fünfte Beschäftigte über ein Diensthandy. Aber egal, ob man sich so geadelt fühlt oder nicht, ist die firmeneigene Hardware für viele Angestellte auch eine Last, weil sie sich so gegängelt fühlen und es lieber mit BYOD (Bring Your Own Device) halten würden.

Unternehmen bevorzugen dagegen schon aus Compliance- und Sicherheitsgründen lieber die in Deutschland weniger bekannten Akronyme COPE (Company Owned/Personally Enabled) und COBO (Company Owned/Business Only) oder zumindest CYOD (Choose Your Own Device). COPE meint, dass die Mitarbeitenden mit den ihnen übergebenen Geräten nur geschäftlich kommunizieren und surfen dürfen, COBO heißt, dass sie die Geräte auch privat nutzen dürfen und CYOD, dass das Unternehmen vorgibt, dass zum Beispiel nur Apple-Produkte für berufliche und private Zwecke mitgebracht werden dürfen.

Wer letztendlich in den Genuss eines Firmenhandys kommen darf, entscheiden in größeren Unternehmen meist die HR-Abteilungen. Bei kleineren Unternehmen fasst oftmals die Geschäftsführung derartige Beschlüsse. Ein essenzielles Kriterium ist dabei die Position des Mitarbeiters. Wird dabei das COPE- oder COBO-Modell verfolgt, hat die Personalverwaltung weitere Einflussfaktoren. Sie legen unter anderem fest, wie oft die firmeneigenen Geräte getauscht werden. Dadurch können sie gleichzeitig, sofern vorhanden, an das Nachhaltigkeitskonzept des Arbeitgebers anknüpfen.

Private Nutzung erlaubt oder nicht – ein Riesenunterschied

Firmenlaptop-NutzungZwischen den besagten Kürzeln gibt es auch in arbeitsrechtlicher Hinsicht gewaltige Unterschiede. Ist nur COBO, sprich die rein berufliche Nutzung der firmeneigenen Hardware, erlaubt, kann den Angestellten, wenn sie die Geräte auch privat nutzen, eine Abmahnung oder sogar eine Kündigung drohen. Das trifft übrigens auch zu, wenn jemand sein eigenes Smartphone unerlaubt in der Firma auflädt, denn juristisch begeht man damit laut DAHAG sogar eine Straftat. § 248c StGB (Strafgesetzbuch) sieht das nämlich salopp gesagt als „Stromklau“. Das nur am Rande.

Ist die private Nutzung des firmeneigenen Handys oder Laptops ausdrücklich erlaubt, gelten ganz andere Regeln. Denn dann darf der Arbeitgebende das Firmenhandy anders als bei einem reinen COBO-Gerät auch nicht überwachen, wie t3n betont. Wenn es um die Ortung und das Abhören von Telefongesprächen geht, ist das in dem Fall nur mit der Zustimmung des oder der jeweiligen Angestellten zulässig. Aber warum sollten sich Unternehmen überhaupt darauf einlassen, ihren Beschäftigten die private Nutzung zu erlauben? Die Antwort ist ganz einfach und lautet Mitarbeiterbindung. Durch das Zugestehen der privaten Nutzung der Firmengeräte schafft das Unternehmen ein gegenseitiges Vertrauensverhältnis, das im Zusammengang mit Agile Leadership, New Work oder Modern Work eine immer größere Rolle spielt. Die Personalverwaltung oder HR-Abteilung kann dabei einen großen Einfluss nehmen, das Ganze in regelkonformen Bahnen zu halten. Solche Verträge regeln übrigens auch den Verlust- oder Schadensfall, was bei Anschaffungskosten von bis zu mehreren tausend Euro schon zu empfindlichen Einbußen für die Beschäftigten führen kann.

Darf man das Firmenhandy ablehnen?

Ablehnen dürfen die Mitarbeitenden das Diensthandy oder -notebook übrigens nicht, auch wenn sie es nur beruflich nutzen dürfen. Firmenhandy und Laptop privat nutzenDenn die Firma kann fordern, dass die Angestellten während der gesamten Arbeitszeit darüber erreichbar sind. Anders verhält es sich mit dem privaten Smartphone. Ist die Führungskraft an der ständigen Erreichbarkeit (während der Arbeitszeit) interessiert, muss sie den Angestellten die entsprechende Firmenhardware zur Verfügung stellen. Aber unabhängig von BYOD, CYOD, COPE oder COBO darf man während der Arbeitszeit die Geräte auch nicht unerlaubt privat nutzen, und schon gar nicht ausgiebig, denn sonst kann die Abmahnung oder sogar Kündigung drohen, heißt es bei der DAHAG. Im Urlaub darf der oder die Vorgesetze die Angestellten der Anwaltshotline zufolge auch nur in absoluten Notfällen stören. Das heißt nur, wenn der sonstige Betrieb des Unternehmens in Abwesenheit der betroffenen Person lahmgelegt ist. Ein Beispiel wäre, wenn nur der- oder diejenige das nötige Passwort einer bestimmten Applikation kennt.

Zudem bildet diese Regelung einen großen Vorteil. Durch Firmenhandys und -laptops sind die Mitarbeitenden flexibel bezüglich ihrer Arbeitsplatzwahl, wodurch sie auch leichter ins Homeoffice wechseln können oder auf Geschäftsreisen dennoch erreichbar sind. Die HR-Abteilungen haben auf derartige Entwicklungen einen enormen Einfluss. Dadurch, dass Remote Work so zum Alltag werden kann, ist es wichtig, dass sowohl ältere Mitarbeiter als auch jüngere Beschäftigte durch die HR-Abteilungen über die Bandbreite der Möglichkeiten aufgeklärt werden. Ein wesentliches Thema stellen hierbei die Sicherheit und der Datenschutz dar.

Wie ist es mit Apps und dem Datenschutz?

Firmenlaptop und Handy NutzungAuch wenn die private Nutzung des Diensthandys gestattet ist, sollten die Vorgesetzten und die HR darauf achten, dass auch nicht alles erlaubt ist. Das gilt vor allem für die Nutzung einiger Apps. Ein Problem könnte dabei, da sind sich alle Experten einig, meist mit der privaten Nutzung von WhatsApp auf den Firmenhandys auftreten. Wie DAHAG erklärt, greift der Messenger-Dienst nämlich auf das gesamte Telefonbuch auf dem Smartphone zu und lädt er es in den eigenen WhatsApp-Server. Und da das als Austausch personenbezogener Daten gilt, stellt das ein Verstoß gegen die Datenschutzrichtlinien gemäß der DSGVO dar. Für Unternehmen und Selbständige kann die Nutzung von WhatsApp daher schnell teuer werden.

Teuer werden kann für sie übrigens auch, wenn Mitarbeitende mit dem Firmenhandy ins Ausland telefonieren. Geschieht das über ein COPE-Gerät, das heißt ein Smartphone, das nur beruflich genutzt werden darf, stellt das einen Straftatbestand dar, anders verhält es sich mit einem COBO-Gerät, das auch privat genutzt werden darf. Dann darf der oder die Angestellte auch auf Firmenkosten damit telefonieren und das unterliegt laut Personalleiter.de gemäß der gesetzlichen Regel der Lohnsteuer. Das heißt, für das jeweilige Unternehmen entsteht kein geldwerter Vorteil. Durch die Vergünstigung des Firmenhandys könne sich aber das Bruttogehalt der Angestellten verringern. Das sei aber nur fair, weil die Beschäftigten keine Handy- und Telefonkosten aus dem Nettogehalt bezahlen müssten. Und das kann natürlich auch Bindungskraft im Arbeitsvertrag haben, was wiederum dem ganzen Personalwesen zugutekommt.

Im Großen und Ganzen bietet die Bereitstellung von Firmenhandys und -laptops viele Vorteile für die Angestellten. So müssen sie fortan nicht mehr ihre Arbeitsdokumente auf den privaten Computern ablegen. Dennoch sollten Arbeitnehmer das Vertrauen der Arbeitgeber in Bezug auf die Firmengeräte nicht ausnutzen.

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