Recruiting-Kennzahlen in der Praxis: So erhöhen Arbeitgeber die Offer-Acceptance-Rate

Die Offer-Acceptance-Rate steht stellvertretend für eine ganze Reihe von Recruiting-Kennzahlen, die als Indikatoren für die Qualität des Recruitings im Unternehmen gelten. Selbst die kreativsten Stellenanzeigen bringen nicht die gewünschten Stellenbesetzungen, wenn der Recruiting-Prozess krankt. Die Offer-Acceptance-Rate zeigt, wie viele Kandidaten das ihnen unterbreitete Angebot tatsächlich annehmen.

Die Offer-Acceptance-Rate als Recruiting-Kennzahl

Die Offer-Acceptance-Rate, kurz OAR, ist das Verhältnis der akzeptierten zu den unterbreiteten Jobangeboten. Man könnte sie als eine der wichtigsten Kennzahlen im Recruiting ansehen, denn sie sagt aus, wie erfolgreich das Team den Bewerbungsprozess abschließt. Konkret heißt das: Liegt eine OAR von 80 Prozent vor, sagen vier von fünf Kandidaten zu, wenn sie ein Jobangebot erhalten.

Fällt die OAR niedrig aus, sollten Arbeitgeber Maßnahmen ergreifen, um die Zahl der angenommenen Angebote zu erhöhen. Das ist nämlich zugleich ein Zeichen für Ineffizienz: Das Recruiting-Team verwendet viel Zeit und Budgets darauf, Gespräche mit Bewerbern zu führen – und steht am Ende doch ohne neuen Kollegen da.

Die Offer-Acceptance-Rate steigern: 12 Maßnahmen

Die Offer-Acceptance-Rate zu steigern, lässt sich nicht über Nacht umsetzen. Je nachdem, woran die häufigen Absprünge von Top-Kandidaten liegen, kommt eine Vielzahl von Maßnahmen in Frage, die sich auf die OAR positiv auswirken können.

#1 Ein straffer Zeitplan

Ein Bewerbungsprozess, der sich über viele Wochen oder sogar Monate hinzieht, ist einer der größten Faktoren, die zu ausbleibenden Zusagen führen. Die Konkurrenz schläft nicht – unterbreitet sie schon ihr Angebot, während andere Arbeitgeber noch die ersten Vorstellungsgespräche führen, hat sie bessere Chancen.

Arbeitgeber sollten deshalb darauf hinarbeiten, ihren Bewerbungsprozess zu straffen – idealerweise auf eine maximale Dauer von einem Monat bis zum Angebot. Dies erreichen sie, indem sie weniger Personen in den Prozess involvieren und schnelle Entscheidungen treffen.

#2 Transparenter Bewerbungsprozess

Im Optimalfall weiß der Bewerber von Anfang an, welche Schritte er im Bewerbungsprozess zu erwarten hat und wann diese im zeitlichen Ablauf etwa folgen werden. So ist er jederzeit darüber informiert, was als Nächstes kommt – und fühlt sich bestens aufgehoben, wenn der Plan eingehalten wird.

#3 Ein schnelles Angebot nach dem letzten Gespräch

Nach der letzten Gesprächsrunde sollte der Recruiter keine Zeit verlieren. Steht der Top-Kandidat fest, informiert er ihn am besten unverzüglich darüber, dass er ein Angebot bekommen wird – selbst wenn dieses noch nicht bis ins letzte Detail ausgearbeitet wurde.

#4 Mündliches Angebot vor dem offiziellen Schreiben

Kaum etwas ist unpersönlicher, als eine so freudige Botschaft wie ein Jobangebot mit einem förmlichen Geschäftsbrief zu überbringen. Arbeitgeber zeigen ihren Bewerbern Wertschätzung, indem sie ihnen das Angebot persönlich unterbreiten und Details klären, sei es in einem kurzfristigen Termin vor Ort oder auch in einem Videotelefonat. So lässt sich die Offer-Acceptance-Rate deutlich steigern.

#5 Reduzierte Optik des Angebotsschreibens

Keinen guten Eindruck beim Bewerber hinterlässt ein Schreiben, das jedes juristische Detail des Jobangebots erläutert oder gar eine Art von „Kleingedrucktem“ enthält. Besser beschränkt sich der Arbeitgeber auf die wichtigsten im Vorstellungsgespräch vereinbarten Eckdaten und nutzt den begrenzten Platz, um noch einmal die Vorzüge des Wechsels zum Unternehmen zu betonen.

#6 Verhandlungen schon vor dem Angebot

Will der Arbeitgeber dem Kandidaten bereits ein Angebot unterbreiten, ist der falsche Zeitpunkt für die Verhandlung. Idealerweise klärt das Unternehmen bereits in den ersten Gesprächen, zu welchen Konditionen sich der Bewerber für eine Anstellung entscheiden könnte. Der finanzielle Teil des Jobangebots sollte die in diesem frühen Stadium des Bewerbungsprozesses getroffenen Vereinbarungen aufgreifen und somit nur noch „Formsache“ sein.

#7 Engagement der zukünftigen Kollegen

Wer das Unternehmen wechselt, hat die Hoffnung, auf ein freundliches und offenes Team zu treffen. Indem der Arbeitgeber die zukünftigen Kollegen des Bewerbers bereits im Vorstellungsgespräch einbezieht, gibt er wertvolle Einblicke in den Zusammenhalt im Team. Zugleich hat der Bewerber die Chance, seine neuen Kollegen vorab kennenzulernen. Dies stärkt die Bindung an das Unternehmen. Eine schöne Idee: Das Team erstellt ein kurzes Video, in dem jeder Mitarbeiter einen kleinen Willkommensgruß aufnimmt. So fühlt „der Neue“ sich sofort willkommen.

#8 Positive Candidate-Experience

Nicht nur in der Schlussphase des Bewerbungsprozesses, sondern vom ersten Berührungspunkt an sollte der Arbeitgeber den Kandidaten ein optimales Erlebnis bieten. Dazu können zahlreiche Faktoren zählen, etwa ausführliches Feedback nach den Vorstellungsgesprächen, Pünktlichkeit oder eine freundliche Kommunikation. Kurzum: Jede Interaktion mit den Bewerbern sollte ein positives Gefühl hinterlassen. Ziel ist, dass sich die Kandidaten gut aufgehoben fühlen.

#9 Mitarbeiterempfehlungsprogramme

Mitarbeiter werben Mitarbeiter – Empfehlungsprogramme können helfen, die Recruiting-Kennzahlen zu verbessern. Solche Bewerber sind von vornherein gut informiert und wissen über das Unternehmen selbst ebenso Bescheid wie über interne Besonderheiten hinsichtlich Betriebsklima, Führungsstil oder Werten. Dies reduziert die Absprungrate in der finalen Phase des Einstellungsprozesses deutlich.

#10 Motivation des Bewerbers als „Verkaufstaktik“

Idealerweise bringt der Personaler schon früh in Erfahrung, warum der Bewerber wechseln möchte. Auch wenn die Vergütung durchaus eine Rolle spielt, andere Gründe könnten ausschlaggebend sein, etwa eine stockende Karriere, ein schlechtes Betriebsklima, ein zu langer Arbeitsweg oder zu viele Überstunden. Kennt der Recruiter die Motivation des Bewerbers, kann er diese gezielt für seine Argumentation nutzen, indem er zum Beispiel Karrierechancen im Unternehmen aufzeigt, flexible Arbeitszeitmodelle oder gemeinsame Betriebsveranstaltungen ins Feld führt.

#11 Aufbau einer Beziehung

Die Mitarbeiterbindung beginnt nicht erst am ersten Arbeitstag. Idealerweise bauen Arbeitgeber schon während des Bewerbungsprozesses eine Bindung zu den Kandidaten auf. Dies erreicht der Recruiter, indem er den Bewerbern das Gefühl gibt, willkommen zu sein, ihre Bedürfnisse aufgreift und persönlich, aber zugleich professionell mit ihnen kommuniziert.

#12 Angebot mit Ablaufdatum

Unterbreitet der Arbeitgeber ein Angebot, sollte dieses eine genaue Angabe enthalten, bis wann die Antwort des Kandidaten erwartet wird. Dies lässt sich sogar noch steigern, indem der Arbeitgeber einen Bonus für eine besonders schnelle Entscheidung anbietet, beispielsweise einen zusätzlichen Urlaubstag. Doch dieses Mittel ist auch mit Vorsicht zu genießen: Zu viel Druck kann den Bewerber verschrecken. Die Anwendung ist deshalb abhängig von der Branche und dem gesuchten Typ Mensch.

Recruiting als Vertriebsarbeit verstehen

Die Zeiten, in denen sich Arbeitgeber aus einer großen Auswahl von Bewerbern die Rosinen herauspicken konnten, sind längst vorbei. Heute buhlen viele Unternehmen um eine Handvoll Top-Kandidaten. Es gilt deshalb, ein Umdenken anzustoßen: Recruiting besteht nicht mehr aus dem Schalten von Stellenanzeigen und der Auswertung von Bewerberunterlagen.

Das Recruiting hat sich zur Vertriebsarbeit gewandelt. Aufgabe von HR ist es, ein attraktives Bild vom Unternehmen zu zeichnen, einen straffen Einstellungsprozess zu gestalten und Bewerbern die optimale Erfahrung zu bieten. Deshalb ist der Bereich Recruiting heute mehr denn je verwoben mit Themen wie Candidate-Experience und Employer-Branding. Den Grundstein für die Verbesserung von Recruiting-Kennzahlen wie der Offer-Acceptance-Rate legen Arbeitgeber bereits bei den ersten Berührungspunkten mit dem Unternehmen – und diese liegen zeitlich deutlich vor der eigentlichen Bewerbung.