Knapp zwei Drittel der Personalverantwortlichen sehen eine positive Entwicklung im Bereich der HR-Digitalisierung. Doch ist es langfristig ausreichend, Papier im Büro einzusparen oder einfache Cloudlösungen einzuführen? Die digitalen Ansprüche aller Beteiligten steigen – von den Mitarbeitern bis zu Geschäftspartnern. Um diesen gerecht zu werden, muss HR aus seiner passiven Rolle herauskommen und den digitalen Wandel gezielt vorantreiben. Und einen erfahrenen Partner ins Boot holen, wenn es an seine Grenzen stößt.
Aller Anfang ist schwer: Das muss sich noch in der HR-Digitalisierung ändern
Als die Pandemie die Arbeitgeber zwang, sich durch Homeoffice und Kollaborationstools eine Art der digitalen Zusammenarbeit zu schaffen, ging alles plötzlich schnell. Cloudlösungen wurden eingeführt, Heimarbeitsplätze eingerichtet und der Fokus lag darauf, intuitive und leicht zu bedienende Systeme einzuführen, die ohne große Vorbereitungszeit eingesetzt werden konnten. Dass vielen der Einstieg damals schwerfiel, war vor allem dem hohen zeitlichen Druck geschuldet.
Doch jetzt, mit über zwei Jahren Erfahrung im Rücken, stellt so mancher Personaler fest: Das war eigentlich nur die Spitze des Eisbergs! Digitalisierung ist mehr als nur einige Insellösungen, die – ohne aufeinander abgestimmt zu sein – die drängendsten Probleme lösen.
Jetzt gilt es, eine langfristige Digitalisierungsstrategie zu erarbeiten. Dafür braucht HR einen langen Atem. Viele HR-Abteilungen kommen an ihre Grenzen – auf der fachlichen Ebene und im Bereich der Leistungsfähigkeit. Denn die digitale Transformation ist ein Marathon, kein Sprint.
Wie sieht die Idealvorstellung einer digitalen HR-Landschaft aus?
Moderne Arbeitsmodelle wie Remote-Work zu ermöglichen, ist nur ein netter Nebeneffekt der digitalen Transformation und nicht ihr Hauptzweck. Ziel der HR-Digitalisierungsstrategie ist nicht, einzelne digitale Dienste nach dem Gießkannenprinzip auszurollen. Sondern flexible und intelligente Prozesse zu schaffen, die den Mitarbeitern Partizipation und Eigenverantwortung im Rahmen des digitalen Self-Service ermöglichen und bei HR Kapazität freisetzt, die die Personaler in strategische Aufgaben investieren können.
Ein gutes Beispiel dafür ist die Bearbeitung von Bewerbungen. Eine lange Time-to-hire können sich Arbeitgeber heute nicht mehr leisten – sonst unterschreiben die Bewerber längst bei einem anderen Unternehmen. Schnelle Prozesse sind im Bewerbermanagement zum entscheidenden Faktor geworden. Sie lassen sich mit einem hohen Automatisierungsgrad von Routineaufgaben wie Bewerberkommunikation und -auswertung erreichen.
Ein hoher Automatisierungsgrad soll Prozesse nicht unpersönlicher machen, sondern vielmehr Raum für Individualität schaffen. Muss sich der Recruiter nicht mehr mit zeitraubender Routine beschäftigen, kann er seine Konzentration auf das Wesentliche legen: eine individuelle Betreuung der Bewerber und die Schaffung einer Atmosphäre, in der sie sich willkommen und gut aufgehoben fühlen.
IT meets HR – Eine Herausforderung
Um für andere Abteilungen als Vorbild fungieren zu können, muss HR die digitale Transformation erst einmal für sich selbst vorantreiben. Neben der Einführung von HR Software und Tools, die Prozesse standardisieren und automatisieren, gehört dazu die Entwicklung einer Technologie-Affinität, die den Fortschritt überhaupt erst ermöglicht.
Die heutige Idealvorstellung eines Personalers verfügt neben seinen HR-Kenntnissen und Erfahrungen auch über IT-Kompetenzen. Diese sollten zumindest so weit gehen, dass er sich einen Überblick über das Zusammenspiel verschiedener Lösungen verschaffen und sich aktiv an gemeinsamen Entscheidungsprozessen mit den IT-Experten beteiligen kann.
Dies ist die Basis für die Implementierung von Lösungen, die den tatsächlichen Bedarf treffen, intuitiv zu bedienen sind und so langfristig genutzt werden. Zu viele eigentlich gute, eingeführte Lösungen verstauben in imaginären Schubladen, einfach nur, weil sie am Bedarf vorbei eingekauft oder nicht korrekt customized wurden.
Diese IT-Kompetenzen auszubilden, ist einerseits Aufgabe der Arbeitgeber. Andererseits müssen Lösungen aber schon viel früher ansetzen. Etwa an den Hochschulen, die den Mix aus HR-Know-how und digitalen Kompetenzen in kombinierten Studiengängen forcieren und bewerben können.
Zudem sollte sich HR noch mehr für Quereinsteiger öffnen, die zwar vielleicht noch nicht ausreichend Know-how im Personalwesen mitbringen, aber Talent im Umgang mit Menschen beweisen und einen IT-Background besitzen.
Outsourcing als Lösung für die stockende Digitalisierung?
Gerät der Digitalisierungsprozess aufgrund mangelnden Know-hows ins Stocken, ist guter Rat teuer. Arbeitgeber sollten sich in dieser Situation auch mit der Option auseinandersetzen, einen externen Partner ins Boot zu holen, der bei der Umsetzung digitalisierter HR-Prozesse unterstützen kann.
Schon heute ist es üblich, bestimmte Prozesse per Business Process Outsourcing (BPO) an einen externen Dienstleister auszulagern, der sie in ein digitales Format überführt und den Mitarbeitern so den idealen Service bieten kann. Die große Nachfrage nach flexibel erreichbaren Cloudlösungen zeigt, dass der Weg für viele Arbeitgeber attraktiv ist – auch im Hinblick auf Hybrid- und Remote-Work, die die Zusammenarbeit vieler Arbeitnehmer von unterschiedlichsten Standorten aus ermöglichen.
Dabei bedeutet das Outsourcing via Cloud keinen Kontrollverlust, sondern eine Erweiterung der eigenen Möglichkeiten. Denn es setzt Kapazität frei, die HR in die Betreuung der Mitarbeiter und Bewerber investieren kann. Ob der Arbeitgeber lediglich mit einer HR-Cloudlösung über das Internet arbeitet, hybride Modelle nutzt oder komplette Prozesse an einen Dienstleister auslagert, muss immer in Abhängigkeit von den individuellen Bedürfnissen entschieden werden.
Digitalisierungskosmetik: mehr Schein als Sein?
Viele Arbeitgeber betreiben lediglich „Digitalisierungskosmetik“. Sie führen ohne jegliche Strategie Cloud- oder On-Premise-Lösungen ein, um einzelne Prozesse zu digitalisieren. Da es jedoch an einer klaren Strategie mangelt, greifen die Lösungen nicht ineinander und verschwinden im Laufe der Zeit oft in einer Schublade oder bleiben hinter ihren Möglichkeiten zurück.
Die HR-Digitalisierung darf kein Selbstzweck sein. Wer digitalisiert, ohne den Nutzen der digitalen Transformation überhaupt verstanden zu haben, wird nie die Unterstützung des HR-Teams haben. Die Mitarbeiter wünschen sich Lösungen, die sie in ihrer Arbeit unterstützen und sie effizienter gestalten, ohne ihnen unnötig Zeit zu stehlen. Das Hauptaugenmerk sollte deshalb neben einer gezielten Digitalisierungsstrategie vor allem darauf liegen, flexibel kombinierbare Lösungen zu schaffen, die auf die Anforderungen der Mitarbeiter abgestimmt sind.
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