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Prozessdigitalisierung im Büro: Effizienz-Booster und Einsparpotenzial

30.11.2020
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Prozessdigitalisierung im Büro: Effizienz-Booster und Einsparpotenzial

30.11.2020

Die Digitalisierung der Büro- und Verwaltungsprozesse in deutschen Unternehmen ist in diesem Jahr einen großen Schritt vorangekommen. Zunächst eher als Notlösung für den Infektionsschutz gedacht, hat sich das Homeoffice erstaunlich gut bewährt. Sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber berichten von einer gesteigerten Produktivität, und es erscheint attraktiv, das Homeoffice auszuweiten.

Digital Office Index 2020 zeigt enorme Ausweitung der Digitalisierungsbestrebungen

Eine aktuelle Studie des Digitalverbands Bitkom zum Digital Office Index 2020 offenbart, in welch großem Maße die Digitalisierung in deutschen Unternehmen ab 20 Mitarbeitern und in der öffentlichen Verwaltung voranschreitet. Bei den genutzten Medien haben mobile Endgeräte und Tools für die Kollaboration einen großen Sprung gemacht. In 81 Prozent der Unternehmen haben Smartphones einen festen Anteil im Alltag. Die Hälfte nutzt Messenger-Dienste wie WhatsApp oder Telegram, und in rund jedem dritten Unternehmen wird die Teamarbeit im Homeoffice mit digitalen Kollaborationstools wie Slack oder Microsoft Teams perfektioniert. Auffällig: Durchschnittlich verwendet jeder zweite festangestellte Mitarbeiter ein mobiles Endgerät, ob Notebook, Tablet oder Smartphone – bei Banken und Finanzdienstleistern sind es sogar 93 Prozent.

Drei von vier Unternehmern verfolgen eine Digitalstrategie und jedes dritte Unternehmen hatte 2020 vor, die Investitionen in die Digitalisierung der Büro- und Verwaltungsprozesse auszuweiten. Insbesondere die Ausstattung der Mitarbeiter mit der für das Homeoffice und die Teamarbeit erforderlichen Hard- und Software ist Ziel der Investitionen.

Mehr Homeoffice = weniger Büroflächen?

Angesichts des großen Erfolgs des Homeoffice im Jahr 2020 haben aktuell viele Unternehmen die Bestrebung, diesen Trend auszubauen und so Büroflächen zu reduzieren. Kommen Mitarbeiter nur noch zwei bis drei Tage die Woche ins Büro, können sie sich Büroarbeitsplätze teilen und viele Räume werden überflüssig.

Das Beratungsunternehmen PwC hat berechnet, unter welchen Umständen es sich für Unternehmen lohnen könnte, Büroflächen abzubauen. Denn einerseits sparen sie Kosten für Büroräume und in der Folge auch Gemeinkosten ein. Andererseits stehen jedoch auch Investitionen ins Haus, ob in die Hard- und Softwareausstattung der Mitarbeiter im Homeoffice, in IT-Schulungen oder in die Einrichtung von flexiblen Desk-Sharing-Systemen und Meetingräumen. Die Analysen haben ergeben, dass sich bei angemieteten Büroflächen die Reduzierung bereits ab 8 Prozent weniger Fläche lohnen kann.

Gehört dem Unternehmen das Bürogebäude, lohnt es sich ab rund 10 Prozent Flächenreduzierung, die freigewordene Fläche an Dritte zu vermieten. Kritischer sehen die Experten hingegen das Modell Sale-and-lease-back, bei dem Gewerbeimmobilien an einen Investor verkauft und anschließend gemietet werden. Dieses Modell dürfte sich nur lohnen, wenn künftig ein niedrigeres Mietniveau erwartet wird. Häufig überwiegen die Nachteile die Vorteile.

Entscheidend ist, dass Unternehmen nicht vorschnell handeln. Nicht in jeder Situation lohnt sich die Reduzierung der Büroflächen. Die Optionen sollten genau durchgerechnet werden, ehe Maßnahmen ergriffen werden.

Digitalisierung auch im HR-Bereich auf dem Vormarsch

Auch in den HR-Bereich kommt allmählich Bewegung. Schon heute werden mit moderner HR-Software viele Daten digitalisiert erfasst und ausgewertet und Prozesse mit digitaler Unterstützung umgesetzt. In diesem Rahmen gewinnen auch Themen wie People Analytics und Data Warehouse zunehmend an Bedeutung. Denn sind die Mitarbeiter nicht mehr ständig vor Ort im Betrieb, ist es umso wichtiger, Kennzahlen im Blick zu behalten, um unerwünschten Entwicklungen rechtzeitig gegensteuern zu können.

Mit Employee Self Services können sich die Mitarbeiter selbst verwalten, vom Urlaubsantrag bis zur Abgabe von Reisekostenabrechnungen. Tools für das Bewerbermanagement erlauben eine effiziente Abwicklung des Bewerbungsprozesses mittels Bewerbungswebsite, Multiposting von Stellenanzeigen oder automatisierter Kommunikation mit den Kandidaten.

Durch die Corona-Pandemie wurde das Recruiting – wie man es bisher kannte – plötzlich erneut auf den Kopf gestellt. Persönliche Kontakte, wie sie für Bewerbungsgespräche nun einmal erforderlich sind, sollten auf ein Minimum reduziert werden. Dies hat dazu geführt, dass der Prozess des E-Recruitings nun auch ohne Medienbruch funktioniert:

Die gesamte Kommunikation mit den Bewerbern von der Stellenanzeige bis hin zur Einladung zum Jobinterview läuft bereits elektronisch ab. Über Video-Interviews können sich der HR-Spezialist, der Fachbereichsleiter und der Bewerber trotz der räumlichen Distanz persönlich kennenlernen.

Moderne Personalverwaltungssoftware ermöglicht es zudem, den HR-Mitarbeitern selbst, ohne Medienbruch im Homeoffice zu arbeiten. Auf eine HR-Cloud-Lösung greifen sie über jedes Endgerät mit Internetverbindung zu, sei es mit dem Firmen-Notebook, einem PC oder dem Smartphone. Durchdachte Sicherheitskonzepte stellen sicher, dass ein unbefugter Zugriff auf personenbezogene Daten nicht möglich ist.

Bei aller Digitalisierung: Menschlichkeit darf nicht ins Hintertreffen geraten

Nicht nur in Job-Interviews, auch im betrieblichen Alltag gehören Videokonferenzen heute zum Standardrepertoire. Mittlerweile setzt jedoch vermehrt ein – mehr und mehr „Videokonferenzen“ finden ohne Kamera statt. Damit wird jedoch genau der Effekt, den sie erreichen sollten, konterkariert: Ohne sich gegenseitig zu sehen, kann keine virtuelle Nähe entstehen. Ohne Körpersprache, Mimik und Gestik geht die Menschlichkeit der Gespräche verloren. Entfällt der nonverbale Teil eines Gesprächs, sind Missverständnisse und Fehlinterpretationen programmiert.

Soll das Homeoffice auf Dauer erfolgreich bestehen und den betrieblichen Alltag nicht nur ergänzen, sondern bereichern, sind Konferenzen mit Kamera wichtig. Blickkontakt, Körpersprache, Haltung und Mimik können sehr zum positiven Verlauf von Gesprächen beitragen. Zudem zwingt die Kamera die Teilnehmer, bei der Sache zu bleiben. Ansonsten ist es zu einfach, nebenbei die Spülmaschine einzuräumen, einen Blick in die E-Mails zu werfen oder die Dokumentenablage zu erledigen. Halten sich alle Mitarbeiter an die „Netiquette“, können Videokonferenzen auf Dauer ein fester Bestandteil der Digitalisierung sein.

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