Zeiterfassung:  vom Stundenzettel zum Cloudsystem

In vielen deutschen Unternehmen gibt es zwar bereits Systeme für die Erfassung der Arbeitszeiten, doch häufig laufen diese noch sehr konventionell ab. Arbeitgeber sind häufig der Auffassung, dass eine Zeiterfassungssoftware für kleine Betriebe nicht erschwinglich oder „mit Kanonen auf Spatzen geschossen“ ist. Dabei bietet sie, eine zielgerichtete Auswahl vorausgesetzt, viele Chancen – auch und gerade für KMU.Zeiterfassung als Cloudsystem

Zeiterfassung: vom Papierflieger zur Profi-Lösung

Von händisch ausgefüllten Stundenzetteln in Papierform mit jeder Menge Papierchaos bis hin zu manuell geführten Excel-Listen gibt es eine Vielzahl möglicher Lösungen. Doch sie alle haben eines gemeinsam: Sie sind äußerst zeitaufwendig, kosten viel Geld und sind noch dazu fehleranfällig.

Was viele Arbeitgeber heute noch freiwillig erledigen, wird schon bald für alle verpflichtend: Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat mit einem Urteil die Mitgliedstaaten verpflichtet, den Arbeitgebern die Einführung einer Arbeitszeiterfassung aufzugeben. Mit dieser sollen sie die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zuverlässig dokumentieren können.

Um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, müssen viele Arbeitgeber jetzt ohnehin nachrüsten. Die perfekte Gelegenheit, um mehr aus der Zeiterfassung herauszuholen. Professionelle Zeiterfassungssoftware ermöglicht viel mehr als die reine Dokumentation der Kommen- und Gehen-Zeiten. Aus den Stundenzetteln können Arbeitgeber dann getrost Papierflieger falten.

Warum ein Zeiterfassungssystem unverzichtbar ist

Arbeitszeiterfassung mit der richtigen SoftwareDer Gesetzgeber gibt bislang keine bestimmte Form für die umzusetzende Arbeitszeiterfassung vor. Wenn der Arbeitgeber eine Zeiterfassung umsetzt, die den Kriterien des EuGH nach einer „verlässlichen, objektiven und leicht zugänglichen“ Lösung entspricht, spielt es im Endeffekt keine Rolle, ob er Papierzettel oder eine Softwarelösung verwendet. Und doch lohnt sich die Verwendung einer Software. Sie bietet viele Vorteile, mit denen das klassische Papierchaos nicht mithalten kann:

  • Mobile Nutzung: Die Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten völlig orts- und zeitunabhängig erfassen, ob im Büro, im Homeoffice oder im Vertriebsaußendienst. Cloudlösungen sind oft auch über Smartphone und Tablet verfügbar.
  • Wegfall von Handarbeit: Manuelles Ausrechnen der geleisteten Arbeitszeit und Überstunden? Gehört mit einer Zeiterfassungssoftware für kleine Betriebe der Vergangenheit an.
  • Schnittstellen: Dank Schnittstellen oder praktischer Export-Funktionen lassen sich die generierten Daten problemlos weiterverarbeiten, etwa in der Entgeltabrechnung.
  • Sicherheit: Arbeitgeber gewährleisten dank einer professionellen Software den sicheren Umgang mit den personenbezogenen Daten ihrer Mitarbeiter.
  • Überblick: Die Daten in der elektronischen Zeiterfassung lassen sich einfach auswerten. Mithilfe praktischer Reports verschaffen sich Arbeitgeber und Mitarbeiter jederzeit einen Überblick über die geleistete Arbeitszeit und angefallene Überstunden.
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Zeiterfassungssoftware kann so viel mehr als nur Zeit

Die einfachste Stempeluhr erfasst die Kommen- und Gehen-Zeiten der Mitarbeiter und ermöglicht es dem Arbeitgeber so, die gearbeiteten Stunden komfortabel zu ermitteln. Was viele nicht wissen: Selbst Softwarelösungen, die für KMU erschwinglich und geeignet sind, bieten eine Vielzahl von zusätzlichen Funktionen.

Sie unterstützen sie auf dem Weg in eine digitale Arbeitsorganisation. So ermöglichen sie es etwa, Urlaubsanträge per Mausklick an den Vorgesetzten zu senden und genehmigen zu lassen, Dienstpläne an die Mitarbeiter zu verschicken und viele weitere bislang manuell erledigte Prozesse in ihr digitalisiertes Pendant zu überführen. Was bisher noch umständlich auf Papier erledigt wurde, lässt sich mit wenig Aufwand automatisieren, was den Verwaltungsaufwand im Alltag minimiert.

Die Mitarbeiter können wichtige Informationen stets aktuell abrufen – auch zu ihrem eigenen Arbeitszeit- oder Urlaubskonto. Sie erfassen ihre Arbeitszeiten für Projekte, halten Kundentermine fest und passen das System flexibel an ihren Bedarf an. Dank nahtlos gestalteter Schnittstellen entfällt die doppelte Erfassung von Daten und die tägliche Arbeit kann so effizient wie möglich ablaufen.

Was die Zeiterfassung für die Lohnabrechnung bedeutet

Arbeitszeit erfassen - aber richtigEgal wie klein ein Unternehmen auch sein mag – sobald es Mitarbeiter beschäftigt, muss es eine Entgeltabrechnung erstellen. Was mit Papier-Stundenzetteln aufwendig und mühselig sein kann, wird durch eine per Schnittstelle an die Payroll-Software angebundene Zeiterfassung zum Kinderspiel. Die Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeiten selbst. Die Daten werden entweder tagesaktuell oder stichtagsbezogen an die Abrechnungssoftware übergeben. Das Ergebnis: Die Lohnabrechnung lässt sich mit nur wenig Feinjustierung auf Knopfdruck erledigen.

Für kleine Unternehmen bedeutet das, dass sie die Lohnabrechnung selbst dann in-house erledigen können, wenn dafür nur wenig Kapazität zur Verfügung steht. Das spart Kosten, reduziert die Abhängigkeit vom Steuerberater oder Abrechnungsbüro und sorgt für stets aktuell verfügbare Daten.

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rexx Zeitwirtschaft: so einfach, so effizient

Ein gutes Beispiel dafür, was eine gut strukturierte Softwarelösung im Bereich der Zeiterfassung für Unternehmen leisten kann, ist rexx Zeitwirtschaft. Die Software basiert auf den zwei Modulen TimeRegistration und VacationManager, mit denen Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter erfassen und Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit oder Weiterbildung verwalten.

rexx Zeitwirtschaft bildet die perfekte Basis, um ihre Prozesse im Bereich der Arbeitszeiten und Abwesenheiten auf Grundlage digitaler Lösungen effizienter zu gestalten. Die webbasierte Software lässt sich mit minimalem Aufwand einführen, da sie nicht lokal installiert werden muss. Sie wird automatisch von rexx systems auf dem neuesten Stand gehalten, setzt aktuelle Rechtsvorgaben um (selbst für unterschiedliche Länder) und bietet eine hohe Sicherheit der gespeicherten Daten.

Nutzt der Arbeitgeber bereits Zeiterfassungsterminals, kann er diese mittels standardisierter Schnittstellen problemlos anbinden und die Zeiterfassungslösung unkompliziert in die bestehende Softwarelandschaft integrieren. Doch auch ohne Hardware ist rexx Zeitwirtschaft problemlos nutzbar. Die Verwaltung von Arbeitszeiten und Fehlzeiten ist für die Mitarbeiter völlig orts- und zeitunabhängig verfügbar und ermöglicht so eine deutliche Entlastung der Personalabteilung. Durchdachte Prozesse, smarte Lösungen und die mobile Verfügbarkeit machen sie zur perfekten Zeiterfassungssoftware, die ihren Fokus auf ihr Kerngeschäft richten wollen, statt auf das Ausfüllen von Zetteln - Mit rexx systems gelingt ihnen der Sprung vom Stundenzettel zum zukunftsfähigen Cloudsystem.

 

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16. November 2021

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