In bundesdeutschen Unternehmen gehen pro Jahr im Schnitt 2480 Bewerbungen ein, 597 Bewerber werden zu einem Vorstellungsgespräch geladen und schließlich 170 neue Arbeitsverträge unterschrieben. Bewerbungsverfahren sind für die Firmen somit ein aufwändiger Prozess, in den sie Zeit und Kosten investieren müssen. Von der Ausschreibung einer neuen Stelle bis zu ihrer Neubesetzung dauert es in den meisten Unternehmen mindestens vier Wochen, Besetzungszeiten zwischen 12 und 16 Wochen sind der Regelfall. Evident ist: Der Einsatz digitaler Tools kann hier für einen Effizienzschub sorgen. Moderne Bewerbermanagement- bzw. E-Recruiting Software digitalisiert idealerweise alle Prozesse rund um die Bewerbung. Die Programme unterstützen das Erstellen und die Publikation von Stellenanzeigen in verschiedenen Kanälen inklusive Mobile Recruiting und Social Media, übernehmen anhand standardisierter Kriterien die Vorauswahl geeigneter Bewerber und einen Teil der schriftlichen Kommunikation mit den Kandidaten.

Gleichzeitig dienen sie als Schnittstelle zu anderen Digitalsystemen. Beispielsweise lässt sich direkt aus der E-Recruiting Software eine digitale Personalakte erstellen, die der Personaladministration und der Personalentwicklung dient. Die Übergänge zwischen Bewerbermanagement und der Mitarbeiteradministration mittels einer Talent Management Software sind somit fließend.

Bewerbermanagement Software von rexx systems

Mit der Bewerbermanagement Software von rexx systems stellen Sie Ihr E-Recruitment auf eine sehr moderne, digitale Basis, für die Sie zwischen einer Cloud- und einer Server-Variante wählen. Die Prozessteuerung durch den rexx workflow schließt sämtliche Phasen des Bewerbungsprozesses ein:

Ihre Fachabteilung startet einen digitalisierten Besetzungsantrag. Die Genehmigungsschritte und die Inhalte der Templates definieren Sie dabei völlig frei. Hiermit schaffen Sie die Grundlage für einen schlanken Bewerbungsprozess – von der Schaltung der Stellenanzeige über das Bewerbermanagement bis zum Onboarding des neuen Mitarbeiters.

• Stellenanzeigen gestalten Sie innerhalb des rexx workflows mit dem Form-Designer. Optional stehen Ihnen hierfür unsere attraktiven Designvorlagen zur Verfügung. Ihre Stelleninserate erhalten Sie in allen Formaten, die für Ihr Recruiting wichtig sind - also für Print, für Desktop und für mobile Endgeräte.
• Vor allem junge Bewerber erreichen Sie fast ausschließlich über gezieltes E-Recruiting im Internet und im Social-Media-Bereich. Unsere Software enthält Schnittstellen zu allen gängigen Online-Jobbörsen und Social-Media-Kanälen.
• Die Termin- und Kontaktverwaltung für Ihr Recruiting übernimmt rexx systems. Mit aussichtsreichen Kandidaten im Talentpool bleiben Sie über die rexx contact engine in Verbindung. Terminsynchronisation mit Outlook / Exchange: rexx bietet eine ausgetüftelte Schnittstelle um den Exchange/Outlook Unternehmens-Kalender mit rexx Recruitment zu verbinden. So können freie Termine für Interviewer und andere Teilnehmer abgefragt werden. Das rexx Interviewmanagement führt Terminbuchungen im Outlook-/Exchange Kalender durch und umgekehrt fließen Terminänderungen im Outlook zurück ins rexx Recruitment. Auch der Bewerber ist online in die Terminplanung eingebunden.
• Selbstverständlich nimmt die rexx Software auch eine automatische Vorauswahl der Kandidaten vor und liefert Ihnen ein entsprechendes Bewerberranking. Der integrierte CV-Parser wertet Print- und Online-Bewerbungen anhand semantischer Kriterien aus und überträgt die Bewerberdaten in das digitale Bewerbermanagementsystem. Je nach Relevanz kann der Recruiter Skills gewichten. Der Algorithmus matcht die Daten und rankt dann die Profile mit der größten Übereinstimmung. Effektiv, objektiv und passgenau!

Was ist Bewerbermanagement – und was E-Recruiting?

Die Begriffe Bewerbermanagement und E-Recruiting werden heute in der Regel synonym verwendet. Sie bezeichnen eine moderne, digital gestützte Methode der Personalbeschaffung. Durch Bewerbermanagement Software wird der Recruiting Prozess gleichzeitig in das gesamte digitale Personalmanagement von Unternehmen integriert. Ohne E-Recruiting kommen Unternehmen heute nicht mehr aus: Potenzielle Mitarbeiter suchen vor allem im Internet nach einer neuen Stelle. Aktuelle Studien zeigen, dass Firmen bei der Kandidatensuche vor allem mit Online-Stellenanzeigen und Stellenausschreibungen auf ihrer eigenen Karrierewebseite erfolgreich sind. Hinzu kommt das sogenannte Active Sourcing – für diese Direktansprache geeigneter Kandidaten wird heute natürlich ebenfalls das Internet intensiv genutzt. Print-Stellenanzeigen spielen als Medium und als Erfolgsfaktor für die Personalbeschaffung dagegen nur noch in 40 bzw. 30 Prozent der Unternehmen eine Rolle.

Aufgaben des Bewerbermanagements

Optimal ist, wenn die Bewerbermanagement Software in der Lage ist, den gesamten Recruitingprozess digitalisiert abzubilden und zu steuern: Das System übernimmt in diesem Fall nicht nur die komplette Verarbeitung der Bewerberdaten, sondern auch die Vorauswahl der Kandidaten sowie große Teile der Kommunikation mit den Fachabteilungen und den Bewerbern. Die HR Software standardisiert Prozesse, führt Routineaufgaben aus, überwacht die Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen und sorgt für die Integration des Recruitings in die digitale Infrastruktur des Unternehmens. Dazu gehört auch die automatische Arbeitsvertragserstellung auf Basis der vorhandenen Bewerberdaten. Erstellen Sie im Handumdrehen aus individuell anpassbaren Textbausteinen Ihre Arbeitsverträge - natürlich DSGVO-konform.

Ziele des Bewerbermanagements

Aus Sicht der Unternehmen bestehen die wichtigsten Ziele des Bewerbermanagements in der Ersparnis von Zeit und Kosten für die Personalauswahl. Hier fließen als wichtige Controlling-Kriterien unter anderem der Gesamtzeitraum bis zur Besetzung einer offenen Stelle sowie die Produktivitätsverluste durch Vakanzen ein. Gleichzeitig trägt ein effizientes Bewerbermanagement zu einer positiven Candidate Experience und damit zu einem wirkungsvollen Employer Branding bei!

Wie wird Bewerbermanagement eingesetzt?

Zeitgemäßes Bewerbermanagement erfolgt mit Hilfe einer Software. Was entsprechende Programme heute können sollten, sehen Sie hier im Rahmen des Funktionsumfangs der HR Software von rexx systems. Im Fokus des digitalen Bewerbermanagements steht heute zielgerichtetes Online Recruitment inklusive Mobile- und Social-Media-Recruiting. Das Bewerbermanagementsystem muss also auch den Unternehmensauftritt und die Personalbeschaffung in diesen Kanälen unterstützen. Im Übrigen gelten für das E-Recruiting die gleichen Regeln wie im Onlinemarketing: Der erste Eindruck zählt – ein Urteil, ob sich die weitere Beschäftigung mit einer Stellenanzeige lohnt, fällen die Leser innerhalb von etwa drei Minuten. Die Formatvorlagen für die Anzeigen sind somit auch wichtige visuelle Marketinginstrumente, zum Teil werden mittels Eye-Tracking-Optimierungen maximale Aufmerksamkeitseffekte erzielt. Ein weiterer wichtiger Aspekt im E-Recruitment ist der Aufbau eines digitalen Talentpools in den Firmen, der nicht nur der unmittelbaren Personalbeschaffung dient, sondern eine Komponente der strategischen Personalplanung und Personalentwicklung ist. Zeitgemäße Software für das Bewerbermanagement schließt außerdem analytische Funktionen ein: Aus welchen Kanälen kommen die Besucher einer Stellenausschreibung oder der eigenen Karrierewebseite? Gibt es einen regionalen Fokus? Wie hoch ist die Abbruchrate für ein bestimmtes Inserat? Generell sowie kanalspezifisch? Auf lange Sicht helfen diese Informationen, den gesamten Recruitingprozess zu optimieren.

Wer kann das digitale Bewerbermanagement nutzen?

Digitales Bewerbermanagement ist prinzipiell in allen Unternehmen sinnvoll. Kleinen Unternehmen und Start-ups helfen die Programme, ihr Recruiting und andere HR-Prozesse zu strukturieren. Gegebenenfalls können sie hierfür schlankere Software-Versionen nutzen. Insgesamt stehen in Europa und speziell dem deutsch- und englischsprachigen Raum die Unternehmen dem E-Recruiting und damit auch einem digitalen Bewerbermanagement aufgeschlossen gegenüber. Online Recruiting über digitale Stellenbörsen und die Unternehmenswebseite hat sich in den letzten Jahren auf breiter Basis durchgesetzt, nicht zuletzt, weil auch die Verantwortlichen für die Recruitingprozesse massiv davon profitieren. Daher sind auch Mobile- und Social-Media-Recruiting vor allem in größeren Unternehmen eindeutig auf dem Vormarsch: Bei den Top 1000 der deutschen Arbeitgeber belegen die sozialen Netzwerke nach Online-Stellenbörsen und der Firmenwebseite inzwischen den dritten Platz als Recruiting-Medium – eine Perspektive, die exakt mit den Präferenzen potenzieller Bewerber übereinstimmt.

Warum sich Bewerbermanagement und E-Recruiting für Sie lohnen

Lohnenswert sind E-Recruiting und digitales Bewerbermanagement für die Unternehmen auf jeden Fall: Die weitaus meisten interessanten Bewerber erreichen sie vorwiegend oder ausschließlich mit einem modernen webbasierten Ansatz. Zusatz-Nutzen: Vor allem die Nutzer mobiler Recruiting-Angebote, also diejenigen Bewerber, die schon Erfahrung mit Online-Recruitment haben, verfügen häufig über einen höheren Bildungsabschluss, ausgeprägte Web-Affinität und allgemeine Kompetenzen im Umgang mit Digitaltechnologien – diese sprechen Sie mit E-Recruitment besonders an! Umgekehrt laufen Unternehmen, die dem Trend zum E-Recruiting nicht folgen, Gefahr, den Anschluss an die reale Recruiting-Praxis und damit einen wichtigen Wettbewerbsvorteil zu verlieren. Immerhin geben 55 Prozent der Firmen an, dass sie bei ihrer Personalauswahl unter dem Mangel an Fach- und Nachwuchsführungskräften bereits heute stark bis sehr stark leiden, und weit mehr als die Hälfte der Personalentscheider meinen, dass sich dieser Trend in den kommenden fünf Jahren weiter verstärken wird. Gerade die gesuchten internetaffinen Nachwuchsführungskräfte der Generation Y und Z, der so genannten Millenials, überzeugen Sie mit einem professionell geführten Bewerber- und Talentmanagement – das gleichzeitig Zeit und Handlungsraum schafft für den Fokus auf die weiteren entscheidenden Tätigkeitsfelder der HR und Personalentscheider wie Führungsaufgaben, Mitarbeiterbindung und Personalentwicklung.