Damit alle Prozesse in einem Unternehmen effizient funktionieren und transparent sind, ist eine gute Organisation grundlegend. Bereits bei der Unternehmensgründung lassen sich Regeln und Strukturen für reibungslose Arbeitsabläufe schaffen. Das gelingt mithilfe einer Ablauforganisation. Richtig gestaltet, kann sie wesentlich dazu beitragen, Ressourcen effektiv zu nutzen und nachhaltig Kosten und Zeit zu sparen.

Was versteht man unter Ablauforganisation? Eine Definition

Der Begriff „Ablauforganisation“ ist heutzutage weitgehend durch die Bezeichnungen „Prozessmanagement“ oder „Work-flow-Management“ ersetzt worden. Sie bildet das hierarchische Grundgerüst, das alle Arbeitsprozesse in einem Unternehmen definiert und regelt. Das betrifft alle örtlichen und zeitlichen Prozesse ebenso wie alle Informationsprozesse sowie Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Unternehmen. Die Ablauforganisation ist eng mit der Aufbauorganisation verknüpft, allerdings von dieser zu unterscheiden. Während erstere eine dynamische Konstruktion darstellt, ist die Aufbauorganisation statisch und beschreibt die grundsätzliche Struktur eines Betriebs. Typisch ist beispielsweise die Darstellung in einem Organigramm, in dem Hierarchien definiert sind und die Aufgaben sowie Teilaufgaben aller Abteilungen und Bereiche beschrieben sind. Die Aufbauorganisation bildet die Basis, auf der in der Ablauforganisation die Gestaltung der einzelnen Arbeitsprozesse erfolgt. Die grafische Darstellung erfolgt in der Regel durch ein Einliniensystem oder ein Flussdiagramm.

Welche Aufgaben hat die Ablauforganisation?

Die Aufgabe der Ablauforganisation ist es, in einem Unternehmen die Strukturen durch das reibungslose Zusammenspiel unterschiedlicher Prozesse und Tätigkeiten effizient zu gestalten. Hierbei gilt es Arbeitsschritte und Teilaufgaben genau aufeinander abzustimmen, die entweder einzeln, parallel oder nacheinander ablaufen. Bei der Ablauforganisation sind vier Bereiche bzw. Dimensionen zu berücksichtigen:

Arbeitsinhalte: Arbeitsschritte ordnen und klarstellen, welche Arbeit verrichtet wird und welche Sachmittel dafür zur Verfügung stehen.
Arbeitszeit: Definition der zeitlichen Abfolge und Dauer der einzelnen Teilaufgaben sowie Festlegen von Deadlines für die Fertigstellung.
Arbeitsraum: Räumliche Anordnung und Arbeitsplätze für die einzelnen Arbeitsschritte festlegen, wobei es oberstes Ziel ist, die Durchlaufzeiten durch kurze Transport- und Informationswege möglichst gering zu halten.
Arbeitszuordnung: Festlegen, wer welche Arbeitsschritte ausführt bzw. ob bestimmte Tätigkeiten von einer bestimmten Person erledigt werden (Einzelordnung) oder eine Gruppe eine bestimmte Aufgabe erfüllt (Gruppenordnung).

Die drei Arten der Ablauforganisation

Bezogen auf die genannten Dimensionen gibt es drei unterschiedliche Arten, um eine Ablauforganisation zu gestalten.

Bei der funktionsorientierten Ablauforganisation wird eine Gesamtaufgabe in einzelne Arbeitsschritte zerlegt und im Anschluss eine Reihenfolge der Einzeltätigkeiten festgelegt. Je nachdem, wie komplex die Aufgabe ist, kann sie in viele kleinere Arbeitsschritte unterteilt werden. Allerdings ist diese Art der Ablauforganisation mit einigen Nachteilen verbunden, wie zum Beispiel einem hohen Koordinationsaufwand und der abteilungsübergreifenden Bearbeitung. Durch den Transport und die Kommunikation zwischen mehreren Mitarbeitenden bzw. Abteilungen kann es zu erheblichen Verzögerungen kommen, wobei die Mitarbeitenden nur ihre eigene Teilaufgabe kennen, aber nicht die der anderen. Die funktionsorientierte Ablauforganisation lässt sich in einem Flussdiagramm, einer ereignisgesteuerten Prozesskette (EPK) oder erweiterten EPK (eEPK) grafisch darstellen.

Bei der zeitorientierten Ablauforganisation steht die gesamte Dauer, das heißt Beginn und Ende, eines Arbeitsprozesses oder eines Projekts im Mittelpunkt. Die Herausforderung besteht darin, dass alle Arbeitsabläufe zeitlich optimal aufeinander abgestimmt werden. Zu berücksichtigen sind hierbei in jedem Fall, welche Voraussetzungen in Bezug auf Personal, Technik und Maschinen gegeben sind. Die Darstellung erfolgt in einem Netzplan oder Balkendiagramm.

Die raumorientierte Ablauforganisation ist auf die Anordnung der Räume und Gestaltung der Arbeitsplätze fokussiert. Entscheidend ist der kürzeste Weg zwischen den einzelnen Arbeitsschritten, etwa für den Transport von Materialien oder die Weitergabe von Informationen. Ziel ist es, die Durchlaufzeit zu verkürzen, indem störende Einflussfaktoren beseitigt werden. Die räumliche Anordnung kann sich je nach Bereich unterscheiden. In der Produktion bestimmen in der Regel die technischen Notwendigkeiten oder geltende Sicherheitsvorschriften die Arbeitsplatzordnung. In der Verwaltung gilt es dagegen einen optimalen Informationsaustausch und Kommunikationsfluss zu gewährleisten. Mithilfe einer Kommunikationsanalyse lassen sich hier beispielsweise Kontakt- und Informationsbeziehungen unterscheiden.

Was sind die Ziele der Ablauforganisation?

Oberstes Ziel bei der Erarbeitung einer Ablauforganisation ist die Effizienzsteigerung aller Prozessabläufe auf den unterschiedlichen Ebenen. Das gelingt durch die Umsetzung weiterer kleinerer Ziele, um etwa den Zeit- und Kostenfaktor möglichst zu minimieren und die Qualität zu steigern. Im Fokus steht beispielsweise die Minimierung von Durchlauf-, Warte-, Verteil- und Leerlaufzeiten. So lassen sich etwa Transport- und Verteilaufwendungen durch eine optimierte Arbeitsplatzanordnung reduzieren. Eine erhöhte Termintreue lässt sich durch das Einhalten von Lieferfristen sicherstellen und verkürzt zusätzlich Warte- und Verteilzeiten. Durch die optimale Gestaltung und Beschleunigung aller Arbeitsprozesse lassen sich nicht zuletzt die Produktionszeiten verringern, wodurch eine schnellere Verfügbarkeit der Produkte gewährleistet ist.

Die Standardisierung von Arbeitsabläufen ist entscheidend, um Komplexität zu reduzieren und eine einheitliche Struktur der Prozesse zu schaffen. Hierbei ist es wichtig, dass alle Ressourcen effizient genutzt werden und Abläufe so geplant werden, dass Personal, Sachmittel und Maschinen optimal ausgelastet sind. Durch die Prozessverbesserungen können Fehler minimiert, Kapazitäten besser geplant und die Qualität der Produkte optimiert werden. Auf diese Weise können nicht zuletzt auch Kosten reduziert und der Gewinn gesteigert werden. Eine erhebliche Kosten- und Zeitersparnis ergibt sich darüber hinaus durch die Automatisierung von Prozessabläufen, etwa indem digitale Technologien in die Arbeitsabläufe implementiert werden.

Ablauforganisation planen und gestalten in drei Schritten

Die Gestaltung und Umsetzung einer Ablauforganisation kann in drei Schritten erfolgen:

Systemanalyse: Analyse des tatsächlich gegebenen Ablaufprozesses, Identifizieren von Defiziten und Bestimmung der Anforderungen an das neue System.
Systemgestaltung: Auf Basis der Systemanalyse erfolgt ein erstes Konzept der Ablauforganisation sowie möglicher Alternativen. Alle Aufgaben sind zu erfassen, die Arbeitszeiten zu definieren und alle Arbeitsabläufe effektiv abzustimmen.
Systemeinführung: Das erarbeitete Konzept wird in mehrere Aufgabenstufen verteilt und eingeführt. Die Belegschaft ist entsprechend zu schulen und nötige Organisationsmittel sind bereitzustellen.

Bei der Einführung sind schließlich einige Einflussfaktoren zu berücksichtigen, die sich intern oder extern ergeben. Zu den internen Einflussfaktoren zählt etwa die Organisation der Produktion, die Unternehmenshierarchie, die Struktur der Belegschaft, die herrschende Unternehmenskultur oder welche Qualifizierungen die einzelnen Beschäftigten mitbringen. Zu den externen Einflussfaktoren gehören etwa rechtliche Voraussetzungen, Lieferketten außerhalb des Betriebs, das Verhalten der Kunden oder aktuelle Trends und neue technologische Entwicklungen.