Fehlzeiten von Angestellten stellen für Unternehmen ein enormes Problem dar und sind nicht selten mit hohen finanziellen Einbußen und Herausforderungen verbunden. Die Gründe, warum Arbeitnehmende fehlen, sind sehr vielschichtig. Doch Unternehmen können gezielt Maßnahmen ergreifen, um die Fehlzeitenquote zu reduzieren und die Mitarbeitermotivation zu steigern.

Definition: Was bedeutet Absentismus?

Der Begriff Absentismus leitet sich vom lateinischen Wort „absentia“ für Abwesenheit ab und bezeichnet ein Arbeitnehmerverhalten, das durch das Fernbleiben von der Arbeit gekennzeichnet ist. Konkret bedeutet es, dass sich aufgrund von Abwesenheit die Fehlzeiten von Arbeitnehmenden häufen. Das heißt, sie erscheinen nicht zur Arbeit, halten Termine nicht ein und nehmen Verpflichtungen nicht wahr.

Zu unterscheiden ist in diesem Zusammenhang zwischen freiwilligem und unfreiwilligem bzw. genehmigtem und unentschuldigtem Absentismus. Die Übersetzung des englischen Wortes „absenteeism“ macht jedoch deutlich, dass es sich beim Absentismus in erster Linie um unentschuldigtes Fernbleiben von der Arbeit handelt, gern auch als „Schwänzen“ bezeichnet. Das heißt, die Fehlzeiten beruhen nicht auf einer Erkrankung, im Arbeitsvertrag vereinbarten oder anderen Gründen, die nicht gesetzlich oder tarifvertraglich abgedeckt sind, etwa dem Todesfall eines Familienmitglieds.

Formen von Abwesenheit in Unternehmen

Die häufigste Form von Absentismus sind genehmigte Fehlzeiten, zum Beispiel unfreiwillig aufgrund von Krankheit oder freiwillig durch Urlaub. Der Mitarbeitende informiert seinen Arbeitgeber in diesem Fall rechtzeitig darüber, warum und wie lange er der Arbeit fernbleibt. Gründe für genehmigten Absentismus können darüber hinaus unter anderen auch die Betreuung eines kranken Kindes unter 12 Jahren, der unvorhergesehene Ausfall der Kinderbetreuung, der Tod eines engen Familienmitglieds, die Anordnung einer häuslichen Quarantäne sein oder vom Arbeitgeber genehmigte Urlaubsanträge sein. Zu unterscheiden ist hierbei zwischen bezahltem oder unbezahltem genehmigtem Urlaub, etwa in Form eines Sabbaticals.

Demgegenüber meint unentschuldigter Absentismus, dass Mitarbeitende der Arbeit fernbleiben, ohne ihren Arbeitgeber davon in Kenntnis zu setzen. Damit verstößt der Arbeitnehmende gegen die arbeitsvertraglich vereinbarte Verpflichtung, gegenüber seinem Arbeitgeber für ein Arbeitsentgelt eine bestimmte Arbeitsleistung zu erbringen. Abhängig von der Schwere und der Höhe der Fehlzeiten kann der Arbeitgeber Sanktionen einleiten.

Davon zu unterscheiden ist der freiwillige Absentismus, bei dem der Arbeitnehmende den Arbeitgeber über seine Abwesenheit informiert. Allerdings ist diese nicht medizinisch begründet. Das heißt, der Mitarbeitende nutzt zum Beispiel im Unternehmen geltende Karenztage zum „krank feiern“, da dieser erst am dritten Fehltag seinem Arbeitgeber ein Attest vorlegen muss.

Absentismus und Präsentismus

In Zusammenhang mit Absentismus fällt oft auch der Begriff Präsentismus, die sich beide gleichermaßen negativ auswirken können. Während der Arbeitnehmende beim Absentismus der Arbeitnehmende oftmals der Arbeit fern bleibt, obwohl er nicht arbeitsunfähig erscheint, ist es beim Präsentismus genau umgekehrt. Der Mitarbeitende erscheint zur Arbeit, obwohl er krank ist oder sich krank fühlt. In diesem Fall kann der Angestellte dem Unternehmen schaden, da er weniger produktiv ist, häufiger Fehler macht, andere Kollegen ansteckt oder seine Krankheit verschleppt und in der Folge längere Zeit ausfällt. Gelegentlich werden Absentismus und Präsentismus als zwei Seiten derselben Medaille betrachtet, insofern sich daraus ein Rückschluss auf die Arbeitseinstellung und die Identifizierung des Mitarbeitenden mit seiner Arbeit ergäbe. Allerdings sind die Gründe und Ursachen von Absentismus sehr vielschichtig und nicht allein beruflich bedingt.

Ursachen und Gründe für Absentismus

Die Gründe, warum ein Arbeitnehmender seiner Arbeit fernbleibt, können sehr unterschiedlich und für den Arbeitgeber nur schwer ersichtlich sein. Grundsätzlich ist zwischen privaten, gesundheitlichen und beruflichen Gründen zu unterscheiden.

Private Gründe

Besonders die privaten Gründe können für den Arbeitgeber nur sehr schwer erkennbar sein, da Arbeitnehmende auf der Arbeit selten Privatangelegenheiten ausbreiten oder sich nicht trauen, private Probleme offen zu thematisieren. Zu den privaten Gründen zählen unter anderem:

Beziehungsprobleme mit dem (Ehe-)Partner
Familiäre Überlastung
Schwierige Koordination von Kinderbetreuung und Arbeit
Kinderbetreuung
Pflege von älteren Verwandten oder anderen Personen

Gesundheitliche Gründe

Gesundheitliche Gründe können neben Krankheit auch Verletzungen durch Unfälle am oder außerhalb des Arbeitsplatzes, chronische Verletzungen oder Arzttermine sein. Eine unterschätzte Ursache für Absentismus sind jedoch auch Suchtprobleme, allen voran Alkoholismus. Da viele Arbeitgeber erst ab drei aufeinander folgenden Fehltagen ein Attest verlangen, können Alkoholiker ihre Sucht lange Zeit verbergen.

Berufliche Gründe

Nicht zuletzt können es aber ebenso berufliche Gründe sein, die zu Absentismus führen. Nicht selten spielen Unternehmenskultur, Arbeitsbedingungen und Betriebsklima eine zentrale Rolle. Zu den möglichen Ursachen des Fernbleibens zählen unter anderem:

hohe Arbeitsbelastung und Überforderung, die zu Stress oder sogar Burnout führen
geringe Wertschätzung und fehlende Anerkennung
belastende Beziehungen zu Kollegen oder Vorgesetzten, z. B. Mobbing, Bossing oder Belästigung
fehlende Unternehmenskultur
schlechte Arbeitsmoral im Unternehmen, z. B. häufige Konflikte oder fehlender respektvoller Umgang mit den Mitarbeitenden

Auswirkungen für Unternehmen und Arbeitnehmende

Die Abwesenheit kann sich sowohl negativ auf das Unternehmen als auch auf den Mitarbeitenden selbst auswirken. Für den Arbeitnehmenden besteht die Gefahr, dass er aufgrund der häufigen Fehlzeiten entlassen wird. Kann dieser für die Zeit seines Fehlens nicht vollwertig ersetzt werden, müssen die Kollegen dessen Aufgaben und damit Mehrarbeit und gegebenenfalls Überstunden leisten. Diese Zusatzbelastung beeinträchtigt nicht nur die Arbeitsmoral der anderen Angestellten. Es ist ebenfalls möglich, dass der fehlende Arbeitnehmende in der Gunst seiner Kollegen deutlich einbüßt, was sich wiederum negativ auf das Arbeitsklima auswirkt. Für Unternehmen ergeben sich weitere Folgen, darunter:

kostspielige Überstunden
erschwerte Personaleinsatzplanung und Vertretungsregelung
zusätzliche Personalkosten
geringere Produktivität des Unternehmens insgesamt
drohende Produktionsausfälle und Lieferschwierigkeiten

Was tun bei Absentismus? Tipps für Arbeitgeber

Glänzt ein Arbeitnehmender regelmäßig mit Abwesenheit oder fehlt unentschuldigt, haben Arbeitgeber unterschiedliche Möglichkeiten, um einzugreifen. Der erste Schritt sollte stets ein Gespräch mit dem betreffenden Angestellten sein, um die Gründe für die Abwesenheit zu klären und bestenfalls gemeinsam eine Lösung zu finden oder Unterstützung anbieten zu können. Im Falle eines Alkoholproblems können Arbeitgeber auf Hilfsangebote mit einem Vertrauensarzt hinweisen. Zeigt sich der Mitarbeitende jedoch uneinsichtig oder unkooperativ, haben Arbeitgeber die Möglichkeit, eine Abmahnung auszusprechen.

Viel wichtiger ist es jedoch, dass Unternehmen dafür sorgen, Arbeitsbedingungen und Betriebsklima zu verbessern, sollten berufliche Gründe für den Absentismus vorliegen. Ziel ist es, Motivation, Arbeitszufriedenheit, Teamzugehörigkeit, Gesundheit und Wohlbefinden der Angestellten zu stärken. Wertschätzung und Respekt sind hierbei Grundvoraussetzung, um Attraktivität der Arbeit und die Identifikation mit ihr zu erhöhen. Mögliche firmeninterne Maßnahmen sind zum Beispiel:

leistungsgerechte Vergütung
Erweiterung des Aufgabenspektrums (Job Enlargement)
betriebliches Gesundheitsmanagement
ergonomische Arbeitsplatzgestaltung
Unfallverhütungsmaßnahmen
Lärmschutz
flexible Arbeitszeitmodelle und Homeoffice
Aus- und Weiterbildung
Programme zur Personalentwicklung
Betreuungsangebote, z. B. Betriebskindergarten
betriebliches Vorschlagswesen

Es ist ebenfalls möglich, Mitarbeitende mit einer niedrigen Fehlzeitenquote zu belohnen. Das müssen keine finanziellen Anreize sein, auch ein zusätzlicher freier Tag ist eine Form der Belohnung. Allerdings besteht die Gefahr, dass beispielsweise Mitarbeitende mit geringem Einkommen schlimmstenfalls zu Präsentismus neigen und damit womöglich ihrer Gesundheit schaden.

Darüber hinaus ist es entscheidend, die Fehlzeitenquote mithilfe einer HR-Software zu überwachen, um Verhaltensmuster oder Trends abzuleiten. So lässt sich auch analysieren, wie eine hohe Fehlzeitenquote künftig im Unternehmen vermieden werden könnte. Um die Hintergründe von Abwesenheit zu klären, sind regelmäßige Mitarbeiterbefragungen und Feedbackgespräche ein geeignetes Instrument. Wichtig ist jedoch, dass entsprechend geschulte Vorgesetzte die Mitarbeitergespräche führen.