Der Fahrkostenzuschuss ist ein beliebter Bonus, der Pendler entlastet und eine willkommene Alternative zur Gehaltserhöhung darstellt. Die freiwillige Leistung ist sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmende mit zahlreichen Vorteilen verbunden, wirft aber ebenfalls viele Fragen hinsichtlich der Höhe, Form oder Versteuerung auf.
Inhaltsverzeichnis
Definition: Was ist der Fahrtkostenzuschuss?
Der Fahrtkostenzuschuss, auch als Fahrtkostenerstattung bezeichnet, ist eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers an den Arbeitnehmenden. Der Arbeitgeber übernimmt dabei entweder einen Anteil oder die vollen Kosten für den Weg, den der Arbeitnehmende von seiner Wohnung bis zu seinem Arbeitsplatz zurücklegt.
Die Fahrtkostenerstattung kann in unterschiedlicher Form erfolgen, wie zum Beispiel einem Tankgutschein, einer zusätzlichen Vergütung oder einem Jobticket. In der Regel wird der Zuschuss zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmenden individuell vereinbart. Der Arbeitgeber ist weder dazu verpflichtet, diesen zu zahlen, noch gibt es feste Regelungen, was die Höhe und die Form der Erstattung betrifft.
Unterschied zu Pendlerpauschale, Geschäftsreise und E-Prämie
Der Fahrtkostenzuschuss ist nicht mit der Pendlerpauschale zu verwechseln und entsprechend davon abzugrenzen. Während die Erstattung der Fahrkosten eine freiwillige zusätzliche Zahlung des Arbeitgebers ist, handelt es sich bei der Pendlerpauschale um ein Angebot des Staates.
Arbeitnehmende können damit die Fahrtkosten zum Arbeitsort pauschal steuerlich als Werbungskosten geltend machen, das heißt es reduziert sich das zu versteuernde Einkommen.
Wer eine Fahrtkostenerstattung erhält, kann zugleich auch die Pendlerpauschale beziehen. Des Weiteren ist der Fahrtkostenzuschuss von Geschäftsreisen abzugrenzen, die gesondert abgerechnet werden, sowie von der E-Prämie. Diese ist ein staatlicher Zuschuss für den Kauf von Elektroautos.
Wie funktioniert die Fahrtkostenerstattung?
Die Erstattung der Fahrkosten eignet sich meist nur für Arbeitnehmende, die einen längeren Arbeitsweg haben und auf Transportmittel, wie zum Beispiel Bus, Bahn oder Auto, angewiesen sind. Diese sind je nach Wegstrecke kostbar und die Ausgaben belaufen sich nicht selten auf mehrere hundert Euro im Jahr.
Zu beachten ist, dass der Zuschuss nur für die Tage gezahlt wird, an denen der Arbeitnehmende tatsächlich im Unternehmen arbeitet – sei es Vollzeit oder Teilzeit. Wer dagegen öfter Remote oder im Homeoffice seiner Arbeit nachgeht, erhält dementsprechend auch eine geringere Zuwendung.
Arbeitgeber, die die Kosten für die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel bezuschussen, können das beispielsweise in Form eines Jobtickets tun. Dabei handelt es sich um eine Monats- oder Jahreskarte, die Arbeitnehmende ebenfalls in ihrer Freizeit und am Wochenende nutzen können. Arbeitgeber sollten hier jedoch beachten, dass eine monatliche Freigrenze von 44 Euro gilt, bis zu der das Jobticket steuerfrei ist.
Der Fahrtkostenzuschuss ist an keinen Zweck gebunden, das heißt Mitarbeitende müssen nicht nachweisen, dass sie die Erstattung für Fahrtickets oder Benzin ausgeben. Das bedeutet ebenfalls, dass sie keine Belege einreichen müssen, um den Zuschuss zu erhalten. Stattdessen erhalten sie ihn am Ende des Monats gemeinsam mit dem Gehalt auf ihrem Konto.
Arbeitgeber können die Fahrtkostenerstattung als sogenannten Corporate Benefit zahlen. Oder sie bieten ihn als Alternative zu oder in Zusammenhang mit einer Gehaltserhöhung an. Ein Fahrtkostenzuschuss ist ebenfalls für Angestellte in Minijobs sowie für Auszubildende möglich.
Zwar darf bei Geringverdienern die Grenze von 450 Euro im Monat nicht überschritten werden, allerdings gilt das nicht für die Zahlung einer Fahrtkostenerstattung. Mit dem Zuschuss können Arbeitgeber sowohl Minijobber als auch Azubis unterstützen und finanziell entlasten.
Steuerpflicht für Arbeitgeber und Lohnsteuerpauschalierung
Die Zahlung des Fahrkostenzuschusses ist, ebenso wie der Arbeitslohn, steuerpflichtig. Im Unterschied zum Gehalt zahlt der Arbeitgeber keine Sozialabgaben, sondern lediglich die Lohnsteuer, die pauschal 15 Prozent beträgt.
Die Pauschalbesteuerung ist jedoch nur bis zu einem Höchstbetrag von 4.500 Euro im Jahr möglich. Übersteigt der Fahrtkostenzuschuss diesen Betrag, wird die Restsumme individuell versteuert, wobei diese ebenfalls sozialversicherungspflichtig ist. Für diese individuelle Versteuerung ist es dann erforderlich, dass der Arbeitnehmende Belege für seine Fahrtkosten einreicht. In einigen Sonderfällen ist der Fahrtkostenzuschuss steuerfrei, wie zum Beispiel:
- bei einer Sammelbeförderung, die der Arbeitgeber organisiert
- bei doppelter Haushaltsführung oder
- wenn der Arbeitnehmende auswärts tätig ist
Auch die Zuschüsse für die Nutzung der öffentlichen Verkehrsmittel sind steuerfrei. Das gilt etwa für das Jobticket, das Arbeitgeber zusätzlich zum Entgelt gewähren und für ihre Angestellten erwerben. Des Weiteren fallen keine Steuern an, wenn Arbeitgeber für Auszubildende einen Fahrtkostenzuschuss zur Berufsschule zahlen.
Die Fahrtkostenerstattung richtig berechnen
Üblicherweise beträgt der Fahrtkostenzuschuss 30 Cent pro Kilometer, wobei lediglich die einfache Strecke zum Arbeitsort zur Berechnung herangezogen wird. Neben der Entfernung zwischen Wohnort und Arbeitsplatz ist bei der Berechnung der Fahrtkostenerstattung ebenfalls die Anzahl der Arbeitstage zu berücksichtigen. Die Dauer der Tätigkeit spielt dagegen keine Rolle. Die Formel, mit der der Fahrtkostenzuschuss berechnet wird, lautet:
Entfernung zwischen Wohnort und Arbeitsstätte x Arbeitstage pro Monat x 0,30 Euro
Ein Beispiel: Bei einer einfachen Wegstrecke von 30 Kilometern und 16 Arbeitstagen pro Monat in der Arbeitsstätte beträgt die Fahrtkostenerstattung 144 Euro monatlich bzw. 1728 Euro jährlich. Diese Summe liegt unter dem Höchstbetrag von 4.500 Euro und kann pauschal mit 15 Prozent versteuert werden.
Arbeitgebern steht es frei, ihren Angestellten individuell auch höhere Zuschüsse zu den Fahrtkosten zu zahlen. Dann ist jedoch zu beachten, dass diese zum Teil als Gehaltserhöhung gelten und nicht in vollem Umfang pauschal zu versteuern sind.
Vorteile für Arbeitnehmende und Arbeitgeber
Die Zahlung einer Fahrtkostenerstattung ist für beide Seiten mit Vorteilen verbunden. Arbeitgeber zahlen für den Zuschuss keine Sozialabgaben und profitieren von einem geringeren Steuersatz. Zudem eignet sich der Fahrkostenzuschuss als Instrument zur Mitarbeiterbindung, um die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern.
Während er für Arbeitgeber eine vergleichsweise kostengünstige Alternative zur Gehaltserhöhung ist, ist er für Arbeitnehmende ein geschätzter Bonus zum Gehalt. Aufgrund der pauschalen Versteuerung müssen sie weniger Steuern als auf eine Gehaltserhöhung zahlen und erhalten im Endeffekt mehr Geld.
